Panoramica
È possibile creare un modulo Web da firmare che può essere incorporato in un sito web (o inviato tramite collegamento), affinché più persone possano facilmente accedervi e firmarlo.
Un modulo Web può essere configurato per avere uno o più partecipanti, più controfirmatari e più destinatari in Cc. Il flusso di firma per un modulo Web è come segue:
- Una volta che il primo partecipante completa e verifica la propria firma/azione, viene creato un accordo
- Se il modulo Web prevede più partecipanti, tutti i partecipanti completeranno le proprie azioni nell‘ordine in cui sono elencate.
- Una volta completate tutte le azioni dei partecipanti, i controfirmatari ricevono una notifica nell’ordine in cui sono elencati.
- Dopo che l’accordo è stato completato, tutte le parti (incluse le parti in Cc) ricevono una notifica di accordo completato.
I Moduli Web sono disponibili per i piani di licenza Team ed Enterprise.
Ambito di configurazione:
Gli account Enterprise possono abilitare l’accesso ai moduli web e le relative opzioni a livello di account e di gruppo.
Per impostazione predefinita, gli account Team possono creare moduli Web, ma non possono configurare le singole opzioni. Le opzioni sono configurate come:
- Consenti Cc: abilitata
- Consenti anteprima PDF: disattivata
- Richiedi indirizzo e-mail: abilitata
- Richiedi al firmatario di verificare il suo indirizzo e-mail: abilitata
- Consenti ulteriori partecipanti:
- Abilitato per account VIP, VIPMP e ETLA inferiori a $ 100.000
- Disabilitato per tutti gli altri account ETLA
- Consenti ai destinatari di salvare l’avanzamento: disabilitata
Configurazione
I moduli Web sono soggetti a diverse impostazioni generali che coprono tutti gli accordi in un gruppo specifico. Tuttavia, l‘utilizzo pratico di un modulo Web è spesso diverso da un accordo inviato direttamente a un destinatario noto e le relative impostazioni che riguardano le opzioni di autenticazione ed e-mail possono essere in conflitto.
Per i clienti che hanno abilitato Utenti in più gruppi può essere utile creare un nuovo gruppo con impostazioni personalizzate per l’esperienza dei moduli web (ad esempio, per i moduli web interni che richiedono un’autenticazione meno rigorosa).
I controlli di questa funzione possono essere determinati passando a Impostazioni globali > Moduli Web
In termini di controlli che influenzano direttamente i moduli web, sono disponibili diverse opzioni di configurazione:
Selezionando questa opzione viene visualizzata l’opzione Pubblica un modulo Web nella pagina Home, che consente agli utenti di creare moduli in base alle esigenze.
Se questa opzione è abilitata, i destinatari in CC possono essere aggiunti al modulo Web. In caso contrario, l’opzione per aggiungere destinatari in Cc viene rimossa dal processo di creazione.
Quando questa opzione è abilitata, nelle Opzioni del modulo web viene visualizzato il collegamento Scarica PDF che consente al destinatario di scaricare il modulo web non compilato come PDF.
I moduli web richiedono che ciascun partecipante fornisca il proprio indirizzo e-mail in modo che l’azione di firma possa essere attribuita e convalidata in modo esplicito.
L’impostazione Richiedi un indirizzo e-mail nel blocco firma determina quando l’e-mail viene raccolta, all’interno dei campi del modulo web stesso o in sovrapposizione dopo il processo di firma.
Se questa opzione è abilitata, per ogni destinatario deve essere presente un campo Indirizzo e-mail. Questo campo E-mail può essere inserito singolarmente o può essere un campo e-mail incorporato quando viene inserito un Blocco firma.
Il sistema inserisce automaticamente un campo Blocco firma in fondo all’ultima pagina per ogni destinatario a cui non è stato assegnato alcun campo E-mail nel documento.
Quando l’impostazione è disattivata, il modulo web non richiede la presenza di un campo e-mail entro i limiti del modulo. Dopo che il destinatario ha immesso la firma, si apre una finestra in cui dovrà inserire un indirizzo e-mail.
È sempre necessario fornire un indirizzo e-mail per ciascun partecipante.
Quando l’opzione Richiedi al firmatario di verificare il suo indirizzo e-mail è abilitata, il destinatario deve verificare la propria firma prima che quella del partecipante possa essere completata.
Il partecipante viene informato dell‘obbligo di verificare la propria firma tramite un collegamento ricevuto per e-mail:
Il report di audit indica chiaramente che l’indirizzo e-mail è stato verificato:
Quando l’opzione Richiedi al firmatario di verificare il suo indirizzo e-mail è disabilitata, il partecipante non deve verificare il proprio indirizzo e-mail per completare il processo di firma. L’accordo assume lo stato Completato oppure passa al partecipante successivo.
Il report di audit per gli indirizzi e-mail non verificati indica che la verifica non era opbbligatoria:
Le firme non verificate sono soggette a rifiuto.
Se disabiliti la verifica tramite e-mail per il partecipante e si richiede una firma che abbia valore legale, assicurati di utilizzare una forma di autenticazione che consenta di identificare una persona univoca (ad esempio: autenticazione basata su conoscenza).
Se il primo firmatario include partecipanti aggiuntivi, è necessario completare la verifica e-mail affinché il secondo destinatario possa ricevere una notifica (indipendentemente da questa impostazione).
Quando è attivata l’opzione Consenti altri partecipanti, l’interfaccia del modulo web espone il collegamento “Aggiungi partecipante” che consente di inserire un record partecipante aggiuntivo per clic (fino a un massimo di 25 partecipanti aggiuntivi).
Quando l’opzione Consenti altri partecipanti è disabilitata, l’interfaccia non consente di aggiungere altri partecipanti e i moduli web possono avere un solo firmatario esterno.
Se abilitata, il destinatario deve convalidare il proprio indirizzo e-mail quando apre il modulo.
Il firmatario deve fornire il proprio indirizzo e-mail, il che creerà un’istanza del modulo Web personalizzata. In tempo reale, al firmatario viene inviata un'e-mail contenente un collegamento alla copia personalizzata.
Una volta utilizzato il collegamento e-mail, l’indirizzo e-mail viene convalidato, il modulo Web viene convertito in un accordo e viene aperto affinché il firmatario possa esaminarlo e firmarlo.
L’attivazione di questa opzione presenta diversi vantaggi:
- Richiedere la convalida dell’e-mail prima della creazione dell’accordo consente di filtrare gli spam bot o i malintenzionati che potrebbero tentare di indirizzare in modo anonimo il volume di dati sul modulo Web.
- Se i moduli Web sono lunghi o complessi, l’avanzamento della firma viene automaticamente salvato nella relativa versione dell’accordo man mano che viene inserito il contenuto.
- Consente di configurare i promemoria dopo la verifica dell’e-mail per avvisare i firmatari che potrebbero essersi distratti.
Abilitare la funzione Consenti ai destinatari di salvare l’avanzamento e continuare in un secondo momento mostra ai destinatari l‘opzione di salvare il modulo Web con tutti i campi di inserimento come se si trattasse di un accordo inviato dall‘autore del modulo Web. Il destinatario può salvare in modo esplicito l‘avanzamento utilizzando il menu Opzioni. Inoltre, il modulo Web richiede automaticamente all‘utente di salvare il proprio avanzamento se tenta uscire dal modulo.
Dopo aver salvato l‘accordo, al destinatario viene inviato un messaggio e-mail e il firmatario visualizza le istruzioni per riprendere a compilare il modulo tramite il collegamento e-mail:
Se il caso d’uso lo consente, alcuni controlli subordinati consentono di regolare l’esperienza del destinatario:
- Disabilita la riautenticazione del firmatario per accedere al modulo Web da un collegamento ricevuto per e-mail: quando questa opzione è abilitata, il destinatario non deve autenticarsi quando accede all‘accordo salvato tramite il collegamento e-mail. Valuta la possibilità di abilitare questa opzione se il processo non richiede l‘autenticazione per ogni accesso al modulo.
- Consenti di modificare il nome dell‘accordo: quando questa opzione è abilitata, il destinatario può modificare il nome dell‘accordo (come visualizzato nella pagina Gestisci) e i riferimenti successivi (report, report di audit, ecc.). In genere si consiglia di non consentire al destinatario di modificare liberamente il nome dell‘accordo a meno che non vi sia una necessità aziendale strettamente necessaria.
Ulteriori dettagli sull‘opzione di salvataggio dei moduli Web sono disponibili qui >
Impostazioni correlate
Quando l’opzione Verifica identità firmatario è abilitata per i moduli Web, qualsiasi firmatario interno (definito dall’indirizzo e-mail) nel tuo account Adobe Acrobat Sign deve autenticarsi in Acrobat Sign prima di applicare la propria firma a un modulo Web creato nello stesso account Acrobat Sign in cui si trova l’utente. All’utente viene richiesto di autenticarsi quando conferma l’indirizzo e-mail o quando accede al documento dopo che è stato salvato.
Il processo di Verifica identità firmatario viene applicato in aggiunta a qualsiasi metodo di autenticazione configurato nel modulo Web.
La funzione Richiedi l’autenticazione dell’identità definisce gli eventi di trigger in seguito ai quali viene richiesto a un destinatario di autenticarsi nuovamente quando interagisce con un accordo, in genere per motivi di conformità, e viene registrata ogni riautenticazione nel report di audit.
Quando le regole relative a Richiedi l’autenticazione dell’identità sono abilitate, queste vengono applicate ai moduli Web creati nello stesso gruppo, affinché rispettino i requisiti di conformità della firma definiti per gli accordi del gruppo.
Se questo livello di registrazione del report di audit non è desiderato, potrebbe essere necessario creare un nuovo gruppo per ospitare i moduli Web.
Questa impostazione corrisponde a quella precedente (Richiedi al firmatario di verificare l’indirizzo e-mail) ma viene posizionata nella pagina Preferenze firma per i tipi di account che non hanno accesso alla scheda Impostazioni globali nel menu di amministrazione.
Per attivare questa impostazione:
- Passa a Impostazioni account > Preferenze firma > Verifica e-mail modulo Web.
- Seleziona la casella di controllo Verifica indirizzo e-mail del firmatario.
- Salva la configurazione della pagina.
Quando l’opzione Verifica l’indirizzo e-mail del firmatario è abilitata, il destinatario deve verificare la propria firma prima che quella del partecipante possa essere completata.
Il partecipante viene informato dell‘obbligo di verificare la propria firma tramite un collegamento ricevuto per e-mail:
Il report di audit indica chiaramente che l’indirizzo e-mail è stato verificato:
Quando l’opzione Verifica l’indirizzo e-mail del firmatario è disabilitata, il partecipante non deve verificare il proprio indirizzo e-mail per completare il processo di firma. L’accordo assume lo stato Completato oppure passa al partecipante successivo.
Il report di audit per gli indirizzi e-mail non verificati indica che la verifica non era opbbligatoria:
Le firme non verificate sono soggette a rifiuto.
Se disabiliti la verifica tramite e-mail per il partecipante e si richiede una firma che abbia valore legale, assicurati di utilizzare una forma di autenticazione che consenta di identificare una persona univoca (ad esempio: autenticazione basata su conoscenza).
Domande frequenti e problemi noti
Solo quando il modulo Web è nello stato Bozza.
Una volta creato un modulo Web, il nome del modulo Web non può essere aggiornato.
L’accordo completato viene sempre ricevuto dall’autore del modulo Web (a meno che non siano state impostate le impostazioni per sopprimere la notifica).
Se al momento della firma dell’accordo per il modulo Web è richiesta una notifica a un altro destinatario, il campo CC può essere utilizzato per garantire che il destinatario venga inclusa automaticamente.
Dopo la pubblicazione del modulo Web, i controfirmatari possono essere modificati solo nella pagina Gestisci.
È possibile modificare solo gli indirizzi e-mail. Il numero di controfirmatari non può essere modificato.
Se l’autore del modulo Web è stato aggiunto ai controfirmatari, tale utente non può essere modificato
Sì.
Dopo aver creato un modulo web, è possibile modificare i destinatari in Cc dalla pagina Gestione.
Sì.
I modelli della libreria Acrobat Sign possono essere utilizzati come base per un modulo Web collegandoli tramite il collegamento Aggiungi file.
I campi Firma digitale non sono supportati nei moduli Web.
Se si tenta di salvare un modulo Web con firma digitale, viene generato un messaggio di errore che identifica i tipi di campo non supportati.
Sì.
Per istruzioni su come disattivare il processo di verifica tramite e-mail, vedere la sezione Configurazione.
Se si disabilita la verifica tramite e-mail, non viene rimosso il requisito per il firmatario di fornire un indirizzo e-mail.
Se disabiliti l‘autenticazione della firma tramite e-mail e richiedi una firma che abbia valore legale, assicurati di utilizzare una forma di autenticazione che consenta di identificare una persona univoca (ad esempio: autenticazione basata su conoscenza, password e telefono).
Sì.
L’URL di un modulo Web è solo un URL come gli altri.
L’aggiunta dell’URL a un modulo Web come collegamento ipertestuale non collega logicamente alcun accordo generato dal modulo Web all’accordo di origine.
I dati raccolti in un modulo Web sono contenuti nell’ID transazione dell’accordo. I dati non vengono compilati in nessun altro punto del sistema Acrobat Sign e, se l’accordo è stato eliminato completamente, anche i dati vengono eliminati.
Il report sui moduli Web consente di estrarre il contenuto dagli accordi per compilare il report, ma non di salvare i dati in nuove posizioni.
I moduli Web in attesa di una verifica tramite e-mail (facendo clic su Conferma il mio indirizzo e-mail o sul link Revisione e firma inviati via e-mail) non vengono visualizzati sulla pagina Gestisci. Questo vale sia per l’elenco degli accordi In corso nonché per il riepilogo del report roll-up:
I moduli Web che sono stati salvati senza accedere al collegamento Revisione e firma, possono essere rilevati esportando i dati per il modulo Web.
Se l‘opzione Richiedi al firmatario di verificare il suo indirizzo e-mail è disabilitata, viene accettato qualsiasi tentativo di firma e l‘accordo viene visualizzato sulla pagina Gestisci di conseguenza.
La sezione Attività del modello di modulo Web principale registra i principali eventi quali creazione, attivazione/disattivazione e sostituzione dei partecipanti
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