Adobe Sign prend entièrement en charge le Règlement général sur la protection des données (RGPD) pour tous les utilisateurs.
Remarque :
L’article ci-dessous fournit des instructions pour la nouvelle mise en page.
Cliquez ici pour consulter le même contenu avec la mise en page classique.
CLAUSE DE NON-RESPONSABILITE : ce guide est une directive et ne constitue PAS un conseil juridique. Veuillez demander conseil au conseiller juridique de votre marque pour répondre aux exigences des régions où vous travaillez.

Qu’est-ce que le RGPD ?

La réglementation générale sur la protection des données (RGPD) est la nouvelle loi sur la confidentialité de l’Union européenne qui harmonise et modernise les exigences de protection des données. Bien qu’il existe de nombreuses exigences nouvelles ou améliorées, les principes sous-jacents restent les mêmes. Les nouvelles règles adoptent une définition large des données personnelles et une portée étendue, affectant toute entreprise qui collecte des informations personnelles des individus de l’UE. Une partie de la réglementation exige que les individus aient le droit de comprendre quelles données personnelles ont été collectées et de faire supprimer ces données sur demande, le cas échéant.

Dans le cadre de cet article, le terme Utilisateur désigne un membre d’une société qui envoie des accords pour signature.  Le terme Signataire désigne une personne qui reçoit et signe ou rejette l’accord.  Un administrateur des informations personnelles est un administrateur de compte Adobe Sign jouissant de droits spéciaux pour la suppression des informations personnelles du service sur demande d’un expéditeur ou d’un signataire.

Le caractère unique de l’utilisateur dépend de l’adresse électronique utilisée pour identifier l’individu. Une personne possédant plusieurs adresses électroniques peut avoir plusieurs ID utilisateur distincts dans le système. Tous les contrôles du RGPD dans Adobe Sign utilisent l’adresse électronique pour rechercher et gérer les informations personnelles.  Il n’y a pas de connexion entre les adresses électroniques uniques et un administrateur ne trouvera que des données sur l’adresse électronique fournie.


Fonctionnalités respectant le RGPD

Adobe Sign propose des fonctionnalités qui aident les clients à se conformer au RGPD. Pour plus d’informations sur la manière dont Adobe protège votre vie privée, rendez-vous sur le site www.adobe.com/fr/privacy.

Dans le cadre du RGPD, les individus disposent de droits accrus pour demander l’accès, la correction et la suppression de leurs informations personnelles.

  • Accès : la plupart des informations personnelles relatives à un Utilisateur ou à un Signataire sont accessibles directement par cette personne via l’interface utilisateur Adobe Sign.  Une petite quantité d’informations sur l’activité n’est pas disponible directement pour le moment.  Une personne titulaire de compte devra contacter le bureau de confidentialité d’Adobe à l’adresse Adobe.com/fr/privacy pour demander l’accès à ces informations.  Un exemple de rapport est inclus plus loin dans cet article.
  • Correction : toutes les informations personnelles collectées sur les Utilisateurs ou les Signataires sont disponibles via l’interface utilisateur.  Si des modifications sont nécessaires, l’Utilisateur ou le Signataire peut effectuer les modifications directement sans contacter Adobe ou son administrateur.
  • Suppression : il existe différentes actions selon le rôle joué lors de la cérémonie de signature.  Un Utilisateur envoyant des accords doit soumettre la demande à la société auprès de laquelle il est employé.  Adobe ne peut pas participer à cette interaction et ne contrôle pas les données collectées par l’employeur dans le cadre de ses activités.  Le processus de signature collecte la quantité minimale d’informations sur un signataire au cours de la cérémonie.  Ces informations comprennent le nom, l’adresse électronique, l’adresse IP et, éventuellement, le numéro de téléphone et le code OTP.  Ces informations sont stockées avec l’accord et sa signature, en plus d’être contrôlées par la société qui a envoyé l’accord.  Si un Signataire a besoin d’informations relatives aux informations personnelles collectées dans le cadre de cet accord, il doit contacter l’Expéditeur de l’accord.  Adobe, en tant que sous-traitant de données, ne peut pas fournir d’informations au Signataire sur l’accord ou la société qui a envoyé l’accord. Etant donné que les seules informations enregistrées concernant le Signataire figurent dans l’Accord, la suppression de l’Accord entraîne la suppression des informations personnelles du Signataire.  Si l’Expéditeur accepte de supprimer les informations du Signataire, il utilise le menu de confidentialité pour trouver et supprimer les accords auxquels le Signataire a participé.

En ce qui concerne les outils Adobe Sign, trois fonctions sont disponibles :

  • Historique au niveau de l’utilisateur : historique des différents événements (qui incluent des informations personnelles) déclenchés dans l’environnement Adobe Sign
  • Suppression de l’accord : les administrateurs des informations personnelles disposent des droits nécessaires pour consulter et supprimer tout accord créé par un utilisateur de leur compte.
  • Suppression d’utilisateurs : les administrateurs des informations personnelles disposent des droits nécessaires pour supprimer n’importe quel utilisateur de leur compte.

 


Historique au niveau de l’utilisateur

Tout utilisateur peut demander au Centre de traitement des données personnelles d’Adobe de fournir l’historique de ses activités dans le système Adobe Sign qui inclut des informations privées.

Ces informations sont renvoyées sous la forme d’un fichier CSV contenant les éléments suivants :

  • La date de l’événement
  • Le type d’événement
  • L’adresse IP à partir de laquelle l’événement a été déclenché
example_user_privacydata


Suppression de l’accord

Applicable uniquement aux accords envoyés par des utilisateurs sous l’autorité de l’Administrateur des informations personnelles.

Lorsqu’un Signataire demande de supprimer ses informations du système Adobe Sign, l’Administrateur des informations personnelles du compte peut rechercher l’adresse électronique de l’utilisateur, puis renvoyer tous les accords auxquels l’adresse électronique a participé et qui ont été créés dans le compte de l’Administrateur.

Si l’Administrateur des informations personnelles détermine que l’accord n’est plus nécessaire, il peut le supprimer entièrement et irrévocablement du service.

Les destinataires qui contactent Adobe Sign seront invités à consulter leur onglet Gérer et à contacter la société qui a créé la transaction pour supprimer le contrat.

Adobe Sign, en tant que sous-traitant des données du Client, ne supprimera jamais un accord à la demande d’un destinataire.

delete_agreements


Suppression de l’utilisateur

Applicable uniquement aux utilisateurs sous l’autorité de l’Administrateur des informations personnelles

Lorsqu’un employé demande à ce que ses informations soient supprimées de vos systèmes, cet outil supprime complètement toutes les informations de l’utilisateur des serveurs Adobe Sign. 

Les utilisateurs doivent soumettre cette demande directement auprès de l’Administrateur des informations personnelles du compte. Seul l’Administrateur des informations personnelles a le droit de supprimer des utilisateurs.

L’assistance Adobe Sign ne peut pas supprimer des utilisateurs d’un compte. Si cette demande lui est tout de même soumise, elle renverra l’utilisateur vers l’administrateur du compte.

delete_user_link

Remarque :

Comptes individuel et gratuit

Les utilisateurs qui existent en tant que seule personne dans un compte, ou qui possèdent seulement un compte gratuit, ne pourront pas se supprimer eux-mêmes. Dans ce cas, l’utilisateur doit contacter le Centre de traitement des données personnelles d’Adobe.

L’utilisateur doit fournir son adresse électronique et une demande explicite de suppression de l’utilisateur associée à l’adresse électronique des systèmes Adobe Sign. Le Centre de traitement des données personnelles d’Adobe prendra alors les mesures appropriées pour garantir que l’utilisateur est supprimé.


Comment les utilisateurs peuvent-ils demander la suppression de leurs données dans Adobe Sign ?

Pour que des informations personnelles soient supprimées du système Adobe Sign, les ressources de l’utilisateur doivent être correctement résolues.  Ce processus varie en fonction du type d’utilisateur/de compte concerné, qui peut être réparti en quatre catégories :

Les signataires sont uniques car tous leurs accords ont été créés par d’autres utilisateurs.

La première étape de la suppression de votre contenu du système Adobe Sign consiste à enregistrer votre adresse électronique et à vérifier le contenu qui lui est associé.

Vous pouvez enregistrer votre adresse électronique ici : https://secure.na1.echosign.com/public/registerAccount

 

Une fois votre adresse électronique enregistrée, connectez-vous et cliquez sur l’onglet Gérer en haut de la fenêtre.

Cette page affiche tout le contenu Adobe Sign qui a intégré votre adresse électronique.

  • Assurez-vous de cliquer sur les filtres sur le côté gauche de la fenêtre.

S’il n’y a pas de contenu sur cette page, contactez le Centre de traitement des données personnelles d’Adobe et demandez à ce que votre utilisateur (adresse électronique) soit supprimé du système Adobe Sign.

Page Gérer

 

Pour supprimer le contenu de votre accord, vous devez contacter l’expéditeur d’origine de l’accord.

Seul le compte expéditeur d’origine peut consulter et supprimer l’accord.

Remarque : l’administrateur des informations personnelles du compte expéditeur d’origine détermine quand un contrat peut être supprimé.

 

Pour déterminer qui est l’expéditeur d’origine :

  • Cliquez une fois sur un enregistrement dans l’onglet Gérer pour le sélectionner (double-cliquez pour ouvrir l’accord)
    • Une image de l’accord apparaît dans le panneau de droite
  • Cliquez sur le lien Activité dans le volet droit des options pour ouvrir la liste des événements de l’accord.
    • L’enregistrement le plus bas du rapport d’activité est Document créé. L’adresse électronique de la partie qui a créé le contrat est indiquée juste en dessous
  • Copiez l’adresse électronique
  • Envoyez un e-mail au créateur du document d’origine en utilisant son adresse électronique, en indiquant que vous souhaitez qu’il supprime vos informations de son compte Adobe Sign.
    • Veillez à envoyer l’e-mail à partir de la même adresse que celle à laquelle le contrat d’origine a été envoyé afin qu’ils sachent que vous êtes autorisé à effectuer la demande

Répétez les étapes ci-dessus pour tous les accords répertoriés sur la page Gérer dans les catégories Terminé et En cours.

  • Lesentreprisescontactées disposent de 30 jours pour mener à bien votre demande de suppression du contenu
Liste d’activité

Tout accord en attente de votre signature doit être refusé :

  • Ouvrez l’accord à signer.
  • Cliquez sur les options en haut à gauche.
  • Sélectionnez Ne e-signerai pas.
  • Indiquez le motif de refus, puis cliquez sur le bouton Refuser.
Refuser

Lorsqu’un accord est supprimé du système, il est supprimé de l’affichage de votre onglet Gérer.

Une fois tous les accords Signés supprimés, contactez le Centre de traitement des données personnelles d’Adobe et demandez à ce que votre utilisateur (adresse électronique) soit supprimé du système Adobe Sign.

Les utilisateurs des formules de services gratuites et individuelles ont une adresse électronique enregistrée,et doivent être en mesure de se connecter à leur compte pour passer en revue le contenu comme bon leur semble.

Si vous rencontrez des difficultés pour vous connecter, cliquez sur le lien J’ai oublié mon mot de passe juste en dessous des champs de connexion, puis réinitialisez votre mot de passe.

i_forgot_my_password

 

Une fois que vous pouvez vous connecter au service :

  • Cliquez sur l’onglet Compte en haut de la fenêtre
  • Cliquez sur l’onglet Données personnelles dans le rail de gauche
    • La page qui s’affiche vous permet d’utiliser une adresse électronique pour rechercher le contenu que vous avez créé à l’aide de cette valeur d’adresse électronique
  • Saisissez votre propre adresse électronique en haut de l’écran, puis cliquez sur Entrée
    • Une liste de tous les accords que vous avez créés est renvoyée
  • Cliquez sur chaque accord Terminé et téléchargez le PDF pour le consulter.
  • Supprimez tous les accords qui ne sont plus en vigueur en cliquant sur l’icône de poubelle tout à droite.
    • L’utilisateur ne peut pas être supprimé tant que tous les accords Terminés n’ont pas été supprimés du compte.
delete_your_own_agreements

 

Cliquez sur l’onglet Gérer en haut de la fenêtre.

Cette page affiche tout le contenu Adobe Sign restant qui a intégré votre adresse électronique.

Page Gérer

 

Pour que les accords envoyés par d’autres utilisateurs soient supprimés, vous devez contacter l’expéditeur d’origine de l’accord.

Seul le compte expéditeur d’origine peut consulter et supprimer l’accord.

Remarque : le RGPD n’exige pas que les contrats qui sont toujours en vigueur soient supprimés. Cet aspect est déterminé par l’Administrateur des informations personnelles du compte expéditeur d’origine.

 

Pour déterminer qui est l’expéditeur d’origine :

  • Cliquez une fois sur un enregistrement dans l’onglet Gérer pour le sélectionner (double-cliquez pour ouvrir l’accord)
    • Une image de l’accord apparaît dans le panneau de droite
  • Cliquez sur le lien Activité à droite de l’image pour ouvrir l’historique de l’accord.
    • L’enregistrement le plus bas de la liste d’activité est Document créé. L’adresse électronique de la partie qui a créé le contrat est indiquée juste en dessous
  • Copiez l’adresse électronique
  • Envoyez un e-mail au créateur du document d’origine en utilisant son adresse électronique, en indiquant que vous souhaitez qu’il supprime vos informations de son compte Adobe Sign.
    • Veillez à envoyer l’e-mail à partir de la même adresse que celle à laquelle le contrat d’origine a été envoyé afin qu’ils sachent que vous êtes autorisé à effectuer la demande

Répétez les étapes ci-dessus pour tous les accords répertoriés sur la page Gérer dans les catégories Terminé et En cours.

  • Si vous avez créé l’accord dans En cours, annulez-le.

Lesentreprisescontactées disposent de 30 jours pour mener à bien votre demande de suppression du contenu

activité

 

Refusez tout accord dans la catégorie En attente.

Lorsqu’un accord est supprimé du système, il est supprimé de l’affichage de votre onglet Gérer.

Une fois tous les accords Signés supprimés, contactez le Centre de traitement des données personnelles d’Adobe et demandez à ce que votre utilisateur (adresse électronique) soit supprimé du système Adobe Sign.

Les utilisateurs qui sont sous l’autorité d’un Administrateur de compte/des informations personnelles doivent uniquement contacter leur Administrateur et demander à être supprimés du système.

L’Administrateur des informations personnelles a le droit d’examiner votre contenuutilisateur,et de supprimer tout le contenu approprié.


Supprimer les informations d’un utilisateur

Pour supprimer un utilisateur du serveur Adobe Sign, vous devez au préalable détenir l’autorité système sur cet ID utilisateur. Si l’utilisateur ne figure pas dans votre compte, vous n’avez aucune autorité pour le supprimer.

Pour déterminer si l’utilisateur se trouve sous votre autorité, procédez comme suit :

  1. Accédez à l’interface utilisateur : Compte > Utilisateurs

  2. Cliquez sur l’icône Options (trois lignes tout à droite)

  3. Sélectionnez Afficher tous les utilisateurs

  4. Recherchez l’adresse électronique de l’utilisateur

    navigate_to_users

    Si l’adresse électronique est introuvable dans le compte, le message Aucun utilisateur disponible à l’aide du filtre actuel s’affiche à l’écran.

    user_not_found

    Si l’utilisateur existe, un seul enregistrement est visible (puisque les adresses électroniques sont uniques).


Supprimer les accords d’un utilisateur

Vérifiez que l’adresse électronique est correcte et que vous êtes sur le point de supprimer l’ID utilisateur approprié. 

Une fois l’ID utilisateur supprimé, il est impossible de le récupérer.

  1. Cliquez une fois sur l’enregistrement d’utilisateur pour le mettre en évidence. Les liens d’action apparaissent alors juste au-dessus de l’enregistrement d’utilisateur.

  2. Si l’utilisateur a un état autre que Inactif, cliquez sur le lien Désactiver l’utilisateur

    • Seuls les utilisateurs inactifs peuvent être supprimés
  3. Cliquez sur le lien Supprimer les informations d’utilisateur

    delete_the_user

    Attention :

    La demande de confirmation de suppression de l’utilisateur s’affiche, indiquant les ramifications de ce que vous êtes sur le point d’effectuer.

    La suppression d’un utilisateur va :

    • Annuler tous les accords en cours de traitement déclenchés par cet utilisateur
    • Refuser tout accord en cours de traitement pour lequel l’utilisateur est un destinataire
    • Désactiver tout formulaire web actif créé par cet utilisateur
    • Empêcher toute intégration associée à cet utilisateur d’effectuer des appels API
    • Supprimer tout modèle de bibliothèque enregistré créé par cet utilisateur
    • Supprimer tous les partages de comptes avec cet utilisateur

  4. Trois options s’affichent sous les avertissements.

    Sélectionnez l’option qui convient à la situation et cliquez sur Supprimer les informations utilisateur (ou sur Annuler si vous n’êtes plus sûr de l’opération) :

    • Conserver les accords initiés par cet utilisateur mais supprimer les informations d’utilisateur, y compris les ressources ci-dessus
      • Sélectionnez cette option si l’utilisateur a créé des accords qui restent valables pour l’entreprise.
        • Les accords sont alors automatiquement partagés avec le compte de l’administrateur qui supprime l’utilisateur (voir la remarque ci-dessous).
      • S’applique uniquement aux accords terminés
      • Vous pouvez supprimer ces accords ultérieurement si nécessaire
    • Supprimer les informations d’utilisateur y compris les ressources ci-dessus et tous les accords initiés par cet utilisateur
      • Tout disparaît
    • Ne pas supprimer les informations d’utilisateur pour l’instant
      • Option par défaut
    delete_user_challenge

    Remarque :

    Si l’option Conserver les accords est sélectionnée :

    • L’ensemble du contenu finalisé créé par l’ID utilisateur est partagé avec le compte de l’administrateur qui supprime l’utilisateur.
    • L’adresse électronique associée à l’ID utilisateur supprimé est conservée de sorte qu’elle puisse être correctement référencée par l’historique/le rapport d’audit.
    • Puisque l’adresse électronique est conservée, elle ne peut pas être attribuée à un nouvel utilisateur créé dans le système
    • Si un nouvel ID utilisateur doit être créé avec l’adresse électronique conservée, tout le contenu partagé doit être supprimé au préalable ; sinon, l’utilisateur ne pourra pas être créé (puisqu’il ne peut pas y avoir deux fois la même adresse électronique dans le système).

  5. Une dernière demande de confirmation s’affiche :

    • Cliquez sur Supprimer les informations d’utilisateur si vous êtes sûr de vous
      • Dans le cas contraire, cliquez sur Annuler
    delete_user_challenge-part2

    Un message de réussite s’affiche, indiquant que l’ID utilisateur est supprimé de la base de données.

    • Aucun regret... cliquez sur OK


Supprimer les accords d’un utilisateur

Le RGPD affirme que les utilisateurs (les signataires en général) ont le droit de voir tous les enregistrements contenant leurs informations personnelles supprimés des systèmes qui n’ont plus besoin de les conserver.

Dans le contexte d’Adobe Sign, cela signifie que l’utilisateur doit contacter la société avec laquelle il a signé des documents pour évaluer les documents dans le système et les supprimer si nécessaire.

Un administrateur des informations personnelles doit être désigné parmi les administrateurs de compte. L’autorisation d’afficher tous les accords et de les supprimer si nécessaire doit lui être accordée.

Le processus permettant d’être conforme au RGPD est simple et la décision de supprimer ou de conserver les accords est exclusivement confiée à l’administrateur des informations personnelles pour le compte.

 

Pour consulter et supprimer le contenu d’un utilisateur :

  1. Connectez-vous en tant qu’administrateur des informations personnelles pour votre compte

  2. Accédez à Compte > Informations personnelles

  3. Saisissez l’adresse électronique du demandeur dans le champ supérieur et appuyez sur Entrée

  4. Tous les accords créés par les utilisateurs de votre compte et qui incluent l’adresse électronique fournie sont renvoyés

    delete_agreements
  5. Cliquez une fois sur chaque enregistrement, puis cliquez sur le lien Télécharger l’accord en haut de la liste des accords

    • Ouvrez le PDF téléchargé et vérifiez le contenu pour déterminer si le contrat est toujours en vigueur ou si vous avez d’autres raisons valables de conserver l’accord
    • S’il n’y a aucune raison de conserver le document, cliquez sur l’icône Supprimer (poubelle) située à l’extrême droite de l’enregistrement du contrat
      • La suppression de l’accord est absolue et irréversible

    Remarque :

    Le RGPD n’exige pas que vous supprimiez les accords qui sont toujours légalement en vigueur.

  6. Une demande de confirmation est émise pour vérifier que vous souhaitez vraiment supprimer l’accord

    • Cliquez sur Supprimer l’accord si vous êtes absolument sûr de vouloir supprimer l’accord
    delete_agreementchallenge

    Un message de succès indiquant que la suppression est en cours s’affiche.

    • Impossible de revenir en arrière... cliquez sur OK


Désigner un administrateur en tant qu’administrateur des informations personnelles

L’accès à la page Informations personnelles est limité aux administrateurs des informations personnelles. 

Seul l’utilisateur désigné comme tel peut utiliser cette fonction.


Pour désigner un administrateur des informations personnelles, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous en tant qu’administrateur du compte

  2. Accédez à Compte > Utilisateurs

  3. Cliquez une fois sur l’utilisateur que vous souhaitez désigner comme administrateur des informations personnelles.

  4. Sélectionnez Modifier dans le menu situé au-dessus de la liste des utilisateurs.

    navigate_to_users
  5. Lorsque le panneau des utilisateurs s’affiche :

    • Activez au bas du panneau la case à cocher L’utilisateur est un administrateur des informations personnelles
    • Cliquez sur Enregistrer


Centre de traitement des données personnelles d’Adobe

Toute demande d’action non prise en charge par les outils de l’interface utilisateur, ou toute question relative à la conformité au RGPD, doit être soumise au Centre de traitement des données personnelles d’Adobe.

Les agents Assistance et Succès n’ont pas accès aux outils qui suppriment du contenu des serveurs.

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