Os recursos Histórico e Relatório de auditoria do Adobe Acrobat Sign estão disponíveis a todos os usuários do sistema. Cada contrato associado a um usuário tem um histórico e um relatório de auditoria relacionado.
Visão geral
Cada contrato no Acrobat Sign passa por uma série de eventos em “etapas” que definem o andamento da transação.
Essas etapas podem incluir eventos como:
- Criação de documentos
- Modificações à transação enviada
- E-mails enviados a destinatários
- E-mail visualizado por destinatários
- Delegação da autoridade do destinatário
- Assinaturas/aprovações aplicadas a contratos
- Status Concluído/Recusado/Cancelado
As etapas são gravadas em dois formatos com conteúdo semelhante, mas com objetivos diferentes:
A lista de Atividade é um resumo rápido de onde a transação se encontra no processo, exibido dentro do aplicativo Acrobat Sign.
- A lista de Atividade contém um mínimo de informações, expondo apenas o evento, o usuário/destinatário (identificado pelo endereço de e-mail) que registrou o evento e data/hora do evento (ajustadas para o fuso horário do visualizador com base em configurações locais do sistema)
- Cada evento que altera o documento (isto é, modificação, ação de destinatários) contém um link que mostra o documento imediatamente depois desse evento
- O escopo da lista de Atividade abrange a transação inteira. Como resultado, você pode visualizar as informações que não estão incluídas no Relatório de auditoria (que é restrito mais para interação com o documento)
- Quando a transação ainda estiver “em andamento”, a parte inferior da lista de Atividade mostra uma lista de destinatários antecipados que permanecem no fluxo de trabalho do contrato
- Retenção e eventos de eVaulting que ocorrem depois que o documento for concluído
- A lista de Atividade é um elemento do contrato e é destruída por ações explícitas que removem os contratos (por exemplo, GDPR). Se o contrato for excluído da conta do usuário por qualquer motivo, o conteúdo do histórico é perdido com a visualização do item e não pode ser recuperado
Os Relatórios de auditoria contêm as mesmas etapas de contrato do painel Histórico, mas incluem a ID de transação do documento autoritativo no servidor do Acrobat Sign.
Opcionalmente, os administradores podem habilitar a coleta de endereços IP, se necessário.
Os Relatórios de auditoria devem ser documentos oficiais que articulam como um documento foi manipulado a partir da sua criação até sua resolução completa. Eles podem ser salvos como arquivos PDF e enviados para processos internos conforme necessário.
- Uma diferença importante é que o Relatório de auditoria mostra todos os eventos padronizados para o fuso horário GMT. Isso reduz a confusão para auditores que revisam transações de usuários em vários fusos horários.
- A Lista de atividade é gerada dinamicamente para o visualizador e reflete todos os eventos no fuso horário do sistema local do visualizador.
- O carimbo de hora do campo de assinatura visível incorporado ao contrato reflete o fuso horário do sistema local do signatário no momento em que a assinatura é aplicada. O código de fuso horário é fornecido para dar contexto ao visualizar o PDF.
- O formato do carimbo de data e hora está definido como YYYY-MM-DD.
- Relatórios de auditoria são armazenados independentemente dos objetos do contrato visualizados na guia Gerenciar do aplicativo para a web. Excluir um objeto da página Gerenciar não exclui o relatório de auditoria.
- Se você souber a ID da transação um contrato, poderá acessar o Relatório de auditoria referente a essa transação pelo site: https://secure.echosign.com/verify (permissão de configurações de segurança)
O Relatório de auditoria tem duas etapas:
- O relatório “Temporário” - quando uma transação estiver “em andamento”, o Relatório de auditoria é gerado a partir dos eventos registrados em relação ao contrato no momento que a solicitação é feita. Por definição, esse relatório é incompleto e sujeito a alterações quando o destinatário seguinte confirma um evento registrado.
Relatórios temporários são claramente marcados na parte superior do relatório para garantir que não possam ser lidos incorretamente como o documento final caso sejam salvos ou impressos.
- O relatório “Final” - uma vez que o contrato atinge um estado terminal (Assinado, Cancelado, Recusado ou Expirado), o Relatório de auditoria final é gerado e armazenado. Nenhum evento adicional que ocorre em relação à transação (por exemplo, retenção) pode ser adicionado ao relatório. Isso cria um relatório completo dos eventos que ocorreram até a obtenção do documento assinado e nada mais.
Como é usado
A lista de atividades é exibida na página Gerenciar clicando no link Atividade na parte inferior das opções do painel à direita:
O Relatório de auditoria é acessado pela guia Gerenciar.
Selecione o contrato e clique em Baixar relatório de auditoria
Como ativar ou desativar
O painel Histórico e o Relatório de auditoria estão habilitados por padrão para todos os usuários e não podem ser desabilitados.
Opções de configuração
Relatórios de auditoria têm três controles de interface do usuário que regem o acesso ao relatório, e uma configuração de API:
- Anexar o Relatório de auditoria ao e-mail assinado e arquivado.
- Anexar o Relatório de auditoria a documentos baixados pela página Gerenciar.
- Permitir acesso ao Relatório de auditoria por meio da página de verificação de transação.
- Anexar o Relatório de auditoria por meio da API quando getLatestDocument é chamado.
Anexar o Relatório de auditoria ao email assinado e arquivado
O controle está localizado na página Configurações globais (Configurações de grupo para ajustes de nível de grupo)
Essa opção está definida como Tudo por padrão e pode ser configurar no nível da conta ou do grupo.
A pergunta a fazer é “Quem deve obter o Relatório de auditoria com o e-mail de Assinado e arquivado?”
As opções são:
- Nunca - ninguém recebe o Relatório de auditoria.
- Somente para o remetente - somente o remetente do contrato receberá o Relatório de auditoria anexado.
- Todos (padrão) - todos os participantes receberão o Relatório de auditoria.
Quando incluído, o Relatório de auditoria é concatenado com o contrato em um PDF anexado.
Anexar o Relatório de auditoria a documentos baixados pela página Gerenciar
Essa opção está desabilitada por padrão e pode ser habilitada/desabilitada no nível da conta ou do grupo.
O controle está localizado na página Configurações globais (Configurações de grupo para ajustes de nível de grupo).
Quando habilitado, todos os documentos salvos pelo usuário na página Gerenciar incluirão o Relatório de auditoria como parte do PDF do contrato.
Permitir acesso ao Relatório de auditoria por meio da página de verificação de transação
Essa opção está desabilitada por padrão e pode ser habilitada/desabilitada no nível da conta ou do grupo.
O controle está localizado na página Configurações globais (Configurações de grupo para ajustes de nível de grupo).
Quando habilitado, o Relatório de auditoria pode ser acessado na página do verificador por qualquer pessoa que tenha a ID da transação do contrato.
Anexar o Relatório de auditoria por meio da API quando getLatestDocument é chamado
É possível fazer com que o Relatório de auditoria seja anexado automaticamente a qualquer documento recuperado usando a chamada getLatestDocument.
Essa opção é False por padrão.
A configuração deve ser habilitada pelo seu gerente de sucesso e se aplica a todas as instâncias da chamada.
Os documentos que ainda estão em andamento receberão um relatório temporário.
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