Guia de configuração rápida da conta

Preferências de assinatura.

Existem muitas opções que devem ser levadas em conta com essas configurações, vamos analisá-las!

Navegue até Conta > Preferências de assinatura

As duas primeiras configurações controlam a formatação automatizada da linha em que a assinatura ficará localizada e os dados da assinatura que são inseridos sob a linha:

• Usar assinaturas e iniciais bem formatadas
  • Ao habilitar, a linha é posicionada e o conteúdo da assinatura é colocado sob ela
  • Ao desativar essa opção, a assinatura é inserida sem as marcações, o que indica que ela é eletrônica
• Ajuste dinamicamente a linha abaixo da assinatura e das suas iniciais 
  • Ative essa opção para ajustar dinamicamente a linha sob a assinatura para ser apenas alguns pixels maior que a assinatura ou as iniciais
  • Desabilitar essa opção imprime a linha completa correspondente ao comprimento do campo de assinatura original

Permitir que os destinatários assinem e insiram suas iniciais

A próxima seção controla como os destinatários podem aplicar a assinatura deles. Em geral, a menos que você tenha uma finalidade empresarial específica para restringir as opções, recomendamos permitir que os destinatários apliquem a assinatura da maneira que preferirem.

Existem três opções:

• Digitar os nomes e iniciais - digitar o nome é o processo mais fácil para a maioria dos signatários, porque não requer nenhuma ação adicional. O destinatário digita seu nome e uma fonte em Script é aplicada.
  • Escolher dinamicamente a fonte da assinatura - há diversas fontes similares a caligrafias disponíveis no sistema do Acrobat Sign. Por padrão, são aplicadas em uma ordem fixa.  Se essa opção estiver habilitada, o ponto de partida da fonte usada será aleatório
• Usar um mouse, caneta ou apenas o dedo para assinar manualmente ou inserir as suas iniciais - se essa opção estiver ativada, os destinatários terão a opção de escrever fisicamente a assinatura.
• Upload de uma imagem da assinatura e das iniciais - se essa opção estiver ativada, será permitido aos destinatários fazer o upload de uma imagem da assinatura deles a partir do sistema local.

Permitir que os destinatários usem a assinatura salva

Esta seção de opções define se os destinatários podem usar uma assinatura salva existente (as assinaturas biométricas ou com base em imagem são salvas).  Se você optar por não permitir o uso de assinaturas salvas, o destinatário terá que digitar, escrever ou fazer o upload da assinatura, dependendo dos tipos de assinatura permitidos.

As opções são:

• Todos os destinatários - se selecionado, todos os destinatários poderão usar suas assinaturas salvas.
• Destinatários internos - essa opção permitirá que apenas os destinatários que também existem como usuários em sua conta do Acrobat Sign usem as assinaturas salvas.
• Ninguém - desautoriza o uso de uma assinatura salva para todos os destinatários.

Há uma caixa de seleção adicional nesta seção:

• Permitir que os usuários em minha conta façam o upload de uma imagem e a salvem no perfil deles como assinatura e iniciais - ativar essa opção permitirá que os usuários na sua conta do Acrobat Sign façam o upload de uma imagem da assinatura na seção Preferências pessoais.

Adicionar sua identidade corporativa é uma excelente maneira de personalizar o Acrobat Sign para os usuários na sua conta, bem como seus signatários.

Nome da empresa e nome de host do URL

Nesta seção, você definirá o nome da empresa e o nome de host para sua conta. Podem parecer básicos, mas personalizarão sua conta. 

Essas duas configurações abrangem toda a conta e não podem ser ajustadas no nível de Grupo.

Faça logon como um Administrador da conta e navegue até: Conta > Configurações da conta > Configuração da conta

Nome da empresa

O valor inserido neste campo é preenchido automaticamente no campo Nome da empresa de novos usuários quando são criados na conta.

Por padrão, o Acrobat Sign permite que os usuários editem as configurações personalizadas, e isso inclui o valor do Nome da empresa para usuários individuais.

Se você deseja atualizar o valor Nome da empresa no perfil de todos os usuários em sua conta:

• Marque a caixa Definir nome da empresa para todos os usuários na conta
• Clique em Salvar

Todos os perfis de usuários adotarão o valor no campo Nome da empresa como o valor Empresa em seus perfis de usuários.

Nome do host

Definir o nome do host para sua conta altera o URL no qual seus usuários fazem logon e o URL no qual os contratos são hospedados para seus signatários.

O resultado é um URL personalizado com seu nome de host.

A seção Configurações globais da guia Conta é uma das seções mais repletas de recursos, e todas as configurações são especificas para casos de uso.

A seguir, descrevemos rapidamente cada opção e explicamos nossas recomendações, mas provavelmente os casos de usos variam dentre os “usos mais comuns”.

Navegar até Conta > Configurações da conta > Configurações globais.

• Anexar um arquivo CSV com dados de formulário aos e-mails de contrato assinado do remetente
  Se você estiver utilizando formulários e desejar obter um arquivo CSV com os dados de campo de cada documento assinado, marque a caixa. No entanto, CSVs individuais para cada transação podem ser um pouco difíceis de gerenciar.
  
  Se você precisa coletar dados ou enviar dados de volta para seu CRM, então pode ser melhor dedicar tempo para criar uma solução de API.
  


• Visibilidade limitada do documento
  Este recurso permite que você revele os arquivos designados na transação somente aos seus vários signatários. Para obter o máximo da Visibilidade Limitada de Documento, é necessário ter uma compreensão sólida do fluxo de assinatura em relação aos documentos que você está enviando e como anexar esses documentos.
  
  Se você está pensando em enviar uma transação grande com vários arquivos para vários signatários e quer ocultar partes desse documento de um ou mais signatários, então essa configuração é para você! Caso ainda tenha dúvidas, assista a este breve vídeo.

• Anexar uma cópia em PDF dos documentos assinados nos e-mails enviados
  Depois que a transação for concluída, todos os envolvidos receberão uma cópia por padrão. Esta configuração permite alterar isso para que as cópias sejam enviadas apenas para usuários internos, apenas externos, ambos ou nenhum.
  
  Como você define essa configuração provavelmente dependerá da natureza dos seus documentos.Em caso de informações confidenciais, talvez a melhor escolha seja não enviar cópias assinadas por email. Esta é a opção mais segura, mas há a possibilidade de que seus clientes entrem em contato para solicitar uma cópia do documento. Nesses casos, é recomendado que o signatário se registre no Acrobat Sign para obter uma conta gratuita e uma cópia.
  


• Anexar relatório de auditoria aos documentos preenchidos
  Se você precisar anexar relatórios de auditoria à cópia do documento assinado enviado por email, ative esta opção para o Remetente.
  


• Mesclar vários documentos em um documento após a assinatura
  Quando você faz upload de vários arquivos para uma transação, o Acrobat Sign concatena esses arquivos em um PDF antes de enviá-lo para assinatura.
  
  Esta configuração determina se seus emails Assinado e Arquivado contêm aquele PDF grande ou se o documento é dividido de volta em vários arquivos.
  

• Enviar uma cópia adicional de cada contrato assinado para esses endereços de email

É o arquivo externo novamente, mas esse ajuste pode ser configurado no nível do grupo (para clientes de nível corporativo e empresarial), o que permite que você encaminhe contratos de Venda concluídos para a Contabilidade, ou NDAs concluídos para a equipe Jurídica (por exemplo).

• Fazer upload de documentos assinados
  Ative esta configuração para permitir que signatários imprimam, assinem e retornem o contrato por fax. Algum dia, alguém pode imprimir um documento e enviá-lo para você por email, e se a configuração não estiver ativada, não será possível fechar a transação no Acrobat Sign.
  
• Delegação para os usuários na minha conta
  Neste caso, a delegação permite que um signatário diferente (endereço de e-mail) assine o documento em seu lugar. Delegar não remove o acesso da parte original, apenas concede autoridade a outro usuário para assinar.
  
  Em geral, defendemos tornar o processo de assinatura o mais fácil possível, e isso significa permitir delegação.Entretanto, alguns casos de uso exigem que apenas uma parte designada assine.
  

• Delegação para usuários fora da minha conta
  Similar à configuração acima, exceto que esse recurso é específico para usuários que não estão na sua conta do Acrobat Sign.
• Autoridade para assinar
  Esta configuração determina qual é o acesso padrão para assinar um documento para os usuários na sua conta do Acrobat Sign.
  Em geral, recomendamos permitir que todos assinem por padrão.Se você pretende usar o Acrobat Sign para qualquer finalidade de RH, definitivamente precisa permitir que todos assinem.
  Se você optar por negar privilégios de assinatura a todos por padrão, precisará habilitar explicitamente os signatários que precisam assinar.
  Dica: Como administrador, você não é automaticamente incluído como signatário.Desta forma, se você precisar assinar documentos e a configuração escolhida bloquear a assinatura por padrão, acesse Usuário e Grupos, cliquem no seu endereço de email e conceda a permissão para assinaturas.
• Definir um fuso horário padrão para usar em contratos criados por usuários nesta conta
  Isso define o fuso horário para os carimbos de hora/data nas suas transações.
  
• Configurações relacionadas ao administrador de grupo
  Clientes de nível de serviço corporativo e empreendimento podem ter grupos, e se você tem grupos, pode querer ter administradores apenas para esses grupos.
  Essas configurações permitirão que administradores de grupo adicionem novos usuários ou alterem suas configurações de nível de grupo para personalizar como os usuários em seus grupos podem configurar contratos.
  

As configurações de envio são recursos expostos para os agentes de envio na guia Enviar. Esta seção é dedicada a todas as configurações disponíveis na página.

Assim como as configurações globais, elas são específicas aos casos de uso.

É uma seção longa, então sente-se em uma cadeira confortável e acesse Conta > Configurações da conta > Configurações de envio.

• Mostrar página Enviar após fazer logon
  Esta configuração direcionará seus usuários para a guia Enviar após fazerem logon no Acrobat Sign (em vez da guia Página inicial).
  Se você está enfrentando um lag irritante ao fazer logon pela primeira vez, provavelmente é por causa dos Scripts que são executados na aba Página inicial para fazer com que esses mostradores de relatórios legais reflitam dados precisos. Este é o recurso ideal para usuários que preferem continuar com o processo de envio sem analisar os dados da guia Início.
  
• Funções de destinatário
  Seu fluxo de trabalho requer a aprovação de uma ou mais pessoas, ou você tem um destinatário que deve preencher o conteúdo do formulário sem precisar aplicar uma assinatura? Habilitar funções de destinatário permite criar fluxos de trabalho complexos com funções especializadas definidas.
  

• Anexar documentos
  Esta configuração ativa os vários canais que permitem ao usuário anexar um documento. Se você tem uma necessidade forte de controle de versão sobre seus documentos, provavelmente vai querer desabilitar tudo, exceto a biblioteca onde estão as versões atuais dos seus formulários.
  
• Idiomas
  Esta configuração permite aos usuários definir o idioma de assinatura dos signatários externos na página Envio.
  

• Modelos de mensagens
  Economiza o tempo de agentes muito atarefados. Os modelos de mensagens permitem definir uma nova mensagem padrão e uma grande variedade de modelos de mensagens personalizadas. Se você perceber que está enviando os mesmos documentos com a mesma mensagem várias vezes por dia, dedique um tempo para configurar isso.
  
• Mensagens privadas para os destinatários
  Permite o envio de uma mensagem privada para cada destinatário.
  
• Tipos de assinatura permitidos
  Por padrão, somente a assinatura eletrônica está ativada. Entretanto, muitas pessoas ainda preferem imprimir e retornar os documentos via fax. Se você tiver clientes que se sintam assim, habilite a opção Assinatura por Fax.
  
• Configurações de assinatura do remetente
  Essas configurações foram projetadas para os casos nos quais o remetente autenticará o documento. E se você está permitindo que os remetentes contrassinem, vale a pena configurar os padrões conforme seu fluxo de trabalho apenas para minimizar o que os remetentes têm que ajustar em cada transação.
  
• Lembretes
  Se seu processo requer que você configure lembretes, essa configuração permite configurar a iteração padrão de lembrete e a mensagem, reduzindo ainda mais o tempo de ciclo para seus remetentes.
  
• Proteção por senha do documento assinado
  Com isso habilitado, o usuário teria que inserir uma senha antes de poder abrir o PDF assinado ou visualizá-lo online.
  Causa um pouco de atrito, mas oferece boa segurança.
  
• Opções de identificação do signatário
  O Acrobat Sign permite vários métodos de autenticação de segundo fator para signatários. Dependendo do caso de uso, é possível permitir uma ou mais opções e permitir ou não que os remetentes escolham o método.
  

• Expiração do documento
  Se seu caso de uso inclui "janelas de oportunidade", como um preço especial que está disponível apenas pelos próximos XX dias, então você pode definir essa janela e forçar o documento a expirar se não for assinado no tempo necessário.
  Se você habilitar essa opção, é recomendado que considere habilitar a opção Permitir modificação das configurações de expiração após o documento ser enviado. Você não precisa estender o prazo, mas é bom ter a opção.
  
• Visualizar, posicionar assinaturas ou incluir campos de formulário
  Se você estiver adicionando campos nos documentos conforme necessário, ative a ferramenta de campo com a opção de arrastar e soltar por padrão. No entanto, se você está trabalhando com documentos com controle de versão, provavelmente vai querer remover a opção para usuários ajustarem campos.
  
• Ordem de assinatura
  A maioria dos documentos (visíveis) são assinados em ordem sequencial, e esse é o valor padrão. No entanto, se você perceber que seu fluxo de trabalho mais comum aproveita um processo de assinatura paralelo onde todos são solicitados a assinar ao mesmo tempo, você pode configurar isso aqui.
  Você também tem a opção de permitir que o remetente escolha qual fluxo de trabalho é melhor para suas transações se você tem um pé nos dois mundos.

As configurações de segurança do Acrobat Sign são parecidas com as configurações gerais de segurança de senha encontradas em qualquer aplicativo gerenciável, só que contam com algumas configurações diferentes de documento.

Para definir as configurações de segurança, acesse: Conta > Configurações da conta > Configurações de segurança.

• Configurações de logon único
  Os usuários fazem a autenticação a partir de uma base de usuários da Adobe ou do Google? Nesse caso, você deve ativar as configurações adequadas e desativar as que não serão utilizadas.
  
• Configurações de lembrança
  Permite lembrar as informações de logon do usuário por um período específico. Selecione o período na lista suspensa.
  
• Política de senha de login - Para usuários autenticando no sistema de identidade legado do Acrobat Sign
  Essa configuração define os parâmetros para com que frequência a senha tem que ser redefinida, e por quantas senhas históricas o Acrobat Sign vai lembrar para evitar que senhas recorrentes sejam instaladas.
  
• Força da senha de login - Para usuários autenticando no sistema de identidade legado do Acrobat Sign
  A força necessária das suas senhas é fundamental para garantir a segurança da sua conta, e recomendamos definir esse Valor o mais alto que seus usuários tolerarem.
  
• Tipo de criptografia do PDF
  O mais importante para determinar o nível de criptografia do PDF é saber qual versão do Reader seus signatários usam. As criptografias mais avançadas requerem versões mais modernas do Reader.
  De modo geral, se o signatário pretendido tem conhecimento técnico básico, então você pode definir com segurança esse valor para AES de 128 bits.O Acrobat 7 foi lançado no início de 2005 e a maior parte dos usuários já usa versões mais recentes.
  
• API
  Permite que aplicativos de parceiros não certificados acessem dados desta conta. Além disso, permite que os usuários que não são administradores de conta desenvolvam aplicativos que usam a API do Acrobat Sign.
  
• Intervalos de IP permitidos
  Se você estiver preocupado com o acesso de outras pessoas aos usuários, é possível restringir o intervalo de IP como medida de proteção. Apenas certifique-se de que ninguém tenha que trabalhar de casa ou em um dispositivo móvel fora das suas redes próprias.
  
• Compartilhamento de conta
  O compartilhamento de conta é um ótimo recurso para gerenciar os agentes que respondem a você, mas é importante controlar com quem eles compartilham suas contas. Muitos administradores escolhem compartilhar contas apenas durante a criação de novos usuários e desabilitam as configurações de conta mais abrangentes.
  
• Verificação da identidade do signatário
  Os usuários devem fazer logon antes de assinar um documento? Dependendo do caso de uso, essa ação pode ser uma boa verificação de segurança.
  
• Senha de assinatura de contrato
  Permite que você aplique uma política de senha ao proteger a assinatura ou exibição de um documento.
  
• Força da senha do documento
  Especifique uma força de senha para a Senha de assinatura do acordo.
  

Você vai usar a API? Considere essa opção se você for ou tiver um desenvolvedor e quiser integrar o Acrobat Sign ao sistema atual de CRM (ou qualquer item habilitado por API).

O Acrobat Sign é compatível com uma API REST:

Navegue até Conta > API do Acrobat Sign.

O uso das APIs da Adobe Document Cloud para acessar os dados do usuário exigem Tokens OAuth.

É possível criar uma chave de integração se você possuir um aplicativo herdado não compatível com OAuth.

Caso não consiga visualizar o link para criar uma chave de integração, entre em contato com o suporte.

Nesta página também é possível encontrar

• O link WSDL
• O link OAuth Tokens
• Um link para a documentação do método
• E um link para as amostras da API REST

Além disso, depois que a API é habilitada, você notará um novo link à esquerda do Registro de solicitação de API. Este registro exibirá o XML de entrada das chamadas de API e pode ser valioso na resolução de problemas em caso de erros baseados em código.

A API REST está disponível por meio da opção de aplicativos de API.

Na página, clique no link Criar novo aplicativo, insira um nome e clique no botão Criar aplicativo.

A nova ID de aplicativo e o Segredo serão gerados e exibidos imediatamente.

Separar os usuários em grupos determinados por função pode ser extremamente útil, especialmente se as configurações de assinatura ou estruturas de comunicação que precisam ser seguidas forem diferentes.

Por sorte, é fácil criar um grupo no Acrobat Sign. Basta acessar
Conta > Grupos.

Na página Grupo, clique no botão + no canto superior direito da página e digite o novo nome de grupo no campo.

Também há um link para definir as configurações do grupo. Clique na linha para visualizar o link Configurações de grupo. Essas configurações são quase idênticas às Configurações globais do nível da conta, mas como os grupos são os objetos filhos da conta, as configurações do grupo substituirão as configurações da conta.

Observe que o nome do grupo sempre pode ser atualizado, portanto, não há problema se for necessário alterar os nomes.

Chegou o momento de adicionar usuários.

A administração moderna de usuários é gerenciada no Adobe Admin Console, e há vários métodos para preencher sua organização com usuários e conceder-lhes acesso ao Acrobat Sign.

O Admin Console está documentado na documentação maior de gerenciamento de usuários da Adobe. Abaixo estão várias das páginas mais relevantes, dependendo de como você pretende configurar sua organização

• Adicionar um usuário
• Adicionar usuários em massa
• Adicionar usuários do diretório
• Adicionar usuários do MS Azure Active Directory
• Alterar nome/endereço de email
• Promover um usuário para a função de administrador
• Tipos de identidade de usuário e logon único
• Autenticar usuários com o MS Azure
• Autenticar usuários com a federação do Google
• Alternar identidade de usuário
• Perfis de produto