Visão geral
O Envio em massa permite criar um modelo de contrato “principal” para gerar até 1.000 contratos “secundários”. Cada contrato secundário usa os mesmos arquivos, campos e propriedades do modelo de contrato principal, mas permanece independente com toda a privacidade e segurança de um contrato criado individualmente.
O Envio em massa permite que os destinatários sejam inseridos manualmente ou usando um arquivo CSV para fazer upload de uma lista de emails de destinatários. O arquivo CSV fornece ao remetente funcionalidades adicionais, como suporte a vários destinatários, atribuições de função, opções de autenticação e valores de campo padrão que podem personalizar a criação de contratos individuais.
Como usar
Os usuários com o recurso Envio em massa habilitado em seu grupo principal podem acessar o recurso na Página inicial, por meio do bloco Envio em massa.
A interface permite o upload de arquivos para definir a documentação base do modelo de contrato principal. Todos os documentos são incluídos em cada contrato secundário criado no lote de Envio em massa.
Os endereços de email dos destinatários são adicionados manualmente ou por meio de um arquivo CSV. Quando inseridos manualmente, cada email recebe seu próprio contrato secundário que é gerado independentemente. Quando um CSV é usado, cada linha no CSV é aplicada a um contrato secudário. Em todos os casos, os destinatários individuais não podem ver os outros contratos. Cada contrato é seguro e pessoal.
Cada contrato secundário pode ser gerenciado de maneira independente na página Gerenciar usando os filtros Em andamento/Concluído/Cancelado/Expirado.
O modelo principal de Envio em massa usado para gerar os contratos secundários pode ser gerenciado na página Gerenciar, no filtro Envios em massa. O modelo principal tem três recursos importantes:
O modelo principal inclui uma tabela de resumo na lista Ações para todos os contratos secundários. A tabela identifica o número de contratos em cada status. Clicar na tabela de resumo abre uma visualização classificável dos contratos secundários individuais.
A opção Exibir relatório de atividades na lista Ações fornece um relatório de execução de documento. Esse relatório fornece um resumo mais detalhado (e imprimível) dos contratos secundários por status.
A atividade Baixar dados de campos de formulário faz o download dos dados de campo de todos os contratos secundários criados pelo modelo principal.
Práticas recomendadas
Considere como o Envio em massa pode ser usado na sua organização. Se você não espera que todos os usuários individuais gerem eventos de contrato em massa, é melhor desabilitar o acesso no nível da conta para que todos os grupos herdem naturalmente o recurso como desabilitado. Habilite explicitamente grupos específicos com um uso identificável (por exemplo, Recursos humanos) ou, se puder atribuir usuários a vários grupos, crie um grupo especificamente para os usuários do Envio em massa que servirá como o grupo principal.
Habilitar a importação de arquivo CSV melhora imensamente a usabilidade do recurso. A menos que você tenha um motivo convincente para inserir todos os usuários manualmente, é altamente recomendável habilitar o upload de arquivo CSV.
Habilitar a nova experiência de Envio em massa. Os arquivos CSV usados no ambiente clássico ainda funcionam, portanto, não é necessário reconfigurar, e as novas opções aumentam drasticamente a utilidade do recurso.
Configuração
Disponibilidade:
O Envio em massa está disponível nos planos de licença para equipes e corporações.
Escopo de configuração:
As contas de nível de equipe têm o Envio em massa e a opção de upload de CSV habilitados por padrão. Nenhum controle está disponível na interface de administração.
O Envio em massa pode ser habilitado nos níveis de conta e grupo para contas que possuem uma licença corporativa.
Os controles desse recurso podem ser verificados em Configurações globais > Envio em massa
As opções configuráveis são:
Quando o Envio em massa estiver habilitado, um bloco será exposto na guia Início para permitir que os usuários acessem o recurso.
Contas com o recurso Usuários em vários grupos ativado devem observar que ele só é acessível aos usuários que ativaram esse recurso em seu Grupo principal.
Um usuário que é integrante de um grupo no qual o Envio em massa está habilitado (mas não no grupo principal do usuário) verá o bloco, mas não poderá utilizar a interface.
A opção de fazer upload da lista de destinatários em um arquivo CSV é altamente recomendada.
Criar uma lista de destinatários como um arquivo CSV fornece melhor controle e visibilidade do que digitar os emails diretamente no campo Para:.
Além disso, o CSV pode conter colunas de dados que definem funções de destinatário, opções de autenticação e valores de campo, o que personaliza o contrato para cada destinatário e melhora a experiência e as taxas de conclusão.
Quando habilitado, um link Importar CSV é inserido sob o campo Para:
Quando habilitado, o novo ambiente Envio em massa é disponibilizado aos usuários do grupo.
Um link de alternância está disponível para que usuários mudem para a experiência clássica, se preferirem.
O novo ambiente habilita toda a nova funcionalidade de CSV, mas mantém a compatibilidade com versões anteriores do formato CSV antigo. Portanto, se um CSV for criado no formato clássico, ele poderá ser usado sem problemas.
Se o novo ambiente estiver desabilitado, os usuários poderão acessar a interface clássica e usá-la como sempre.
Informações importantes
- Para que um usuário tenha acesso à interface de Envio em massa, o recurso deve ser ativado no Grupo principal do usuário.
- O número de transações que podem ser geradas usando o recurso Envio em massa é limitado com base no nível de serviço:
- Clientes de nível corporativo e empresarial podem gerar até 1.000 transações.
- Os clientes do Acrobat Pro com assinatura eletrônica avançada para equipes e do Adobe Acrobat Sign Professional podem gerar até 50 transações.
- O Acrobat Pro com assinatura eletrônica avançada pode gerar até 50 transações.
- As versões de Avaliação para pequenas empresas/equipes podem gerar até cinco transações.
- As versões de Avaliação para corporações podem gerar até três transações.
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