Cumprir com IVES

Visão geral

O documento principal do IRS sobre a conformidade com o IVES pode ser encontrado aqui: https://www.irs.gov/individuals/income-verification-express-services-ives-electronic-signature-requirements

Adobe Acrobat Sign é uma solução totalmente compatível com a Lei ESIGN.Todas as definições do IRS e requisitos da lei ESIGN são atendidos pela solução principal para todos os contratos enviados através do serviço.

O IVES tem requisitos adicionais que devem ser seguidos para garantir a conformidade com e a participação no uso dos formulários 4506-T e 4506T-EZ.

Abaixo você encontrará os requisitos definidos pelo documento do IRS e as configurações relacionadas do aplicativo Acrobat Sign que garantem a conformidade.

O acesso às configurações abaixo requer um nível de serviço empresarial ou corporativo do Acrobat Sign.

Autenticação

A conformidade IVES requer autenticação de dois fatores ao assinar documentos.Acrobat Sign entrega todas as solicitações de assinatura como um link único por signatário para um endereço de email.A URL de assinatura única e o acesso à caixa de entrada de email constituem a autenticação de primeiro fator.Para atender ao requisito de autenticação de segundo fator, a conta do Acrobat Sign pode ser configurada para exigir que o signatário forneça o segundo nível de autenticação antes de poder assinar o documento.Acrobat Sign oferece três opções para o segundo fator:

1. Autenticação por telefone (SMS)
2. Autenticação baseada em conhecimento (KBA)
3. Documento de identidade
   

É recomendado que o grupo ou conta que envia um documento que requer conformidade IVES configure as seguintes configurações:

1. Identificar métodos de autenticação – Selecione um dos métodos de verificação de segundo fator identificados acima e estabeleça-o como padrão.
2. Para reduzir a possibilidade de erro humano, você pode desabilitar a opção para os remetentes alterarem o método de verificação padrão.
3. Se você tem transações que não requerem uma contraassinatura compatível com IVES, habilite diferentes métodos de autenticação de identidade para destinatários internos.
4. Habilite diferentes métodos para signatários internos, e defina o padrão para um padrão aceitável internamente.

Consentimento

O IVES exige que os signatários consintam explicitamente em fazer negócios eletronicamente.

• O consentimento explícito pode ser configurado com revisão obrigatória dos termos de uso e divulgação ao consumidor. Veja os detalhes completos aqui
• Os detalhes do consentimento são capturados na trilha de auditoria para o acordo de assinatura.

Assinatura eletrônica

Os documentos IVES exigem que uma assinatura eletrônica seja validada com base no nome no formulário.

• Todas as assinaturas aplicadas pelo sistema Acrobat Sign são totalmente compatíveis com assinaturas da Lei ESIGN.
• O texto explícito sugerindo que a assinatura seja comparada ao nome no formulário sugere que usar uma assinatura baseada em fonte é superior a um tipo de assinatura mais estilizada (por exemplo: assinaturas biométricas ou de Carimbo Hanko). Portanto, é recomendado que o tipo de assinatura seja restrito a digitar o nome e as iniciais

Selo à prova de violação

Os documentos IVES devem ser feitos à prova de violação após a aplicação das assinaturas.

• O Acrobat Sign aplica proteção contra violação em todos os documentos concluídos
• O selo à prova de violação fica evidente quando o PDF é aberto com Adobe Acrobat ou Adobe Reader e aparece como uma barra azul na parte superior da janela.

Não repúdio / log de auditoria

Um log de auditoria de todo o processo de assinatura deve acompanhar o documento. O log de auditoria deve conter todas as informações do ciclo de vida do documento.

• Toda transação no Acrobat Sign tem um log de auditoria totalmente em conformidade que pode ser baixado do registro da transação (na página Gerenciar).
• Recomenda-se que o grupo ou conta que precisa estar em conformidade com IVES tenha suas configurações definidas para:

i. Anexar relatório de auditoria a documentos concluídos → Sempre

ii. Enviar uma cópia extra de cada contrato assinado para estes endereços de email → Um endereço de email interno para arquivamento

A trilha de auditoria em si contém todos os elementos exigidos pelo IVES:

A. Data e hora da criação

B. Endereço IP do signatário

C. Notificações do ciclo de vida do documento

D. Resultado da autenticação

E. Resultado do consentimento

F. Resultado de cada assinatura eletrônica

Retenção de documentos

Todos os formulários 4506-T e 4506T-EZ, incluindo seus relatórios de auditoria, devem ser arquivados por dois anos.

• O Acrobat Sign retém todos os documentos assinados e logs de auditoria em nossos servidores durante toda a vida útil do serviço fornecido. Apenas por ação direta do cliente um documento poderia ser excluído e, mesmo nesse caso, o log de auditoria persistirá.
• É recomendado que qualquer grupo ou conta que busque estar em conformidade estabeleça um CC automático para um endereço de email de arquivo (por exemplo: AcrobatSignContracts@myDomain.dom)

Revisão de qualidade

Todos os participantes que usam uma solução de assinatura eletrônica devem usar uma parte independente para auditar as assinaturas anualmente.

• Este requisito está fora do escopo do que o Acrobat Sign pode fornecer, pois o requisito demanda especificamente que uma parte independente realize a auditoria.

Fluxos de trabalho personalizados

Clientes de nível corporativo podem criar fluxos de trabalho discretos usando o designer de fluxo de trabalho.

Esta opção permite um fluxo de trabalho específico do documento, incluindo métodos de verificação do usuário e processos de notificação, sem ter que empregar configurações de grupo ou conta.

Considerando que os requisitos do IVES são bastante rigorosos e não perdoam erros humanos, esta opção é altamente recomendada.