Habilitar grupos de destinatários

Criar um grupo de destinatários no qual todos têm acesso ao contrato, mas apenas um precisa (ou tem permissão para) assinar.

Os grupos de destinatários fornecem um método para que um membro de um grupo definido pelo remetente responda a um contrato em nome do grupo inteiro. Isso permite que o ciclo de assinatura avance pelas aprovações de equipe sem que uma pessoa se torne um obstáculo para o andamento do processo.

Por exemplo, caso você tenha uma equipe jurídica de cinco membros que devem aprovar um contrato, mas qualquer membro dessa equipe tenha permissão para assinar.

• É possível criar um grupo de destinatários que contenha todos os cinco membros. 
• Todos os cinco membros são notificados quando o contrato estiver pronto para a equipe.
• O primeiro membro a assinar o contrato completa a obrigação da equipe de assinar o contrato.
• Todos os membros do grupo receberão a notificação final por email quando o contrato for concluído.

Há dois tipos de grupos de destinatários no Acrobat Sign:

Os grupos de destinatários reutilizáveis são:

• Predefinidos. O grupo deve ser criado antes que o usuário tente adicioná-lo a um contrato ou fluxo de trabalho.
• Configurados pelos usuários em seu perfil (na guia Catálogo de endereços )
• Desenvolvidos para um acesso de nível individual, de grupo ou de organização.
• Disponibilizados para remetentes por meio do menu de preenchimento automático do catálogo de endereços 
• Estáticos quando carregados. Os remetentes não podem editar os nomes ou valores de email do grupo.

Os grupos de destinatários ad hoc: são:

• Totalmente definidos pelos remetentes no momento da configuração.
• Úteis para definir grupos de destinatários com signatários externos que não seriam predefinidos.
• Apenas para uso único. Eles não podem ser salvos nem compartilhados para uso em outro aplicativo.

Disponibilidade:

Os grupos de destinatários estão disponíveis somente no plano de licença do Acrobat Sign Solutions.

Escopo da configuração

O recurso pode ser habilitado nos níveis de conta e de grupo.

Como usar

Existem dois tipos de grupos de destinatários:

• Os grupos de destinatários ad hoc são inseridos manualmente pelo remetente e usados apenas para o contrato no qual são definidos. Grupos de destinatários ad hoc:
  • Devem ser habilitados por um(a) admin antes que estejam disponíveis para o usuário.
  • Permite que o remetente adicione quantos destinatários no grupo forem necessários.
  • Permitem que o remetente nomeie o grupo.
  • Não podem ser salvos para reutilização.

• Os grupos de destinatários reutilizáveis podem ser criados por usuários e salvos como grupos pessoais ou compartilhados com o grupo ou conta. Grupos de destinatários reutilizáveis:
  • São habilitados para todos os usuários no catálogo de endereços do perfil do usuário.
  • Devem ser definidos antes de poderem ser usados.
  • Devem ter um escopo apropriado para que o usuário possa acessá-los.
  • Não podem ser editados em termos de valores de nome ou email por meio da interface Solicitar assinatura.

Configuração

Os controles deste recurso podem ser verificados em Configurações da conta > Configurações de envio > Grupos de destinatários

Quando o recurso está habilitado, um link Adicionar grupo de destinatários é inserido acima da lista de destinatários.
O registro do destinatário é convertido em uma caixa de destinatário que permite ao usuário adicionar todos os membros destinatários que devem ser incluídos no grupo.