Configurar o roteamento híbrido de destinatários

Crie fluxos de assinatura flexíveis que mantêm contratos complexos em andamento, sem forçar todos os destinatários ao mesmo padrão de roteamento.

Adobe Acrobat Sign permite que administradores habilitem o roteamento híbrido de destinatários para que remetentes possam combinar participação ordenada e paralela em um contrato. O roteamento híbrido é útil quando uma parte do processo deve acontecer em sequência, mas vários destinatários ou grupos de destinatários precisam agir durante a mesma etapa antes que o contrato avance. Habilitar esta configuração oferece aos remetentes mais flexibilidade para fluxos de assinatura complexos sem exigir um fluxo de trabalho personalizado para cada variação de roteamento.

Antes de começar

• Confirme se os remetentes entendem a diferença entre roteamento sequencial, paralelo e híbrido.
• Considere usar a configuração de nível de grupo se apenas equipes específicas precisarem criar fluxos de trabalho híbridos.
• Para melhor desempenho e capacidade de gerenciamento, planeje fluxos de trabalho híbridos com menos de 50 participantes no total.

Configuração

Disponibilidade

• Acrobat Sign Solutions: Compatível
• Acrobat Sign for Government: compatível
• Acrobat Standard e Acrobat Pro: incompatível

Escopo da configuração

O roteamento híbrido de destinatários pode ser configurado no nível do grupo ou da conta.

• As configurações em nível de grupo substituem as configurações em nível de conta.
• Valor padrão: desabilitado

Alterar esta configuração não afetará contratos que já estão em andamento.

Para acessar este recurso, acesse o menu de configurações de admin e navegue até Configurações de envio > Ordem de assinatura

Controles

• Permitir que remetentes especifiquem ordem de roteamento híbrido — Permite que remetentes criem fluxos de destinatários que combinam participação ordenada e paralela. Fluxos de trabalho híbridos podem incluir destinatários individuais e grupos de destinatários dentro da sequência de roteamento.

Como funciona a configuração

Quando o roteamento híbrido está ativado, os remetentes podem criar fluxos de destinatários que combinam participação ordenada e paralela. Um fluxo híbrido começa com uma estrutura de roteamento sequencial e permite que uma ou mais etapas de roteamento incluam vários destinatários ou grupos de destinatários que agem em paralelo.

Por exemplo, um contrato pode usar este padrão de roteamento:

• Destinatário 1 assina primeiro.
• Destinatário 2 assina segundo.
• Destinatários 3, 4 e 5 recebem o contrato ao mesmo tempo e todos devem completar suas ações.
• Destinatário 6 recebe o contrato após a etapa paralela ser concluída.

Todas as etapas de destinatários em uma etapa de roteamento paralelo devem ser concluídas antes que o contrato passe para a próxima etapa de roteamento. Se uma etapa paralela incluir um grupo de destinatários, o grupo conclui de acordo com a configuração do grupo de destinatários.

Fluxos de trabalho híbridos podem incluir grupos de destinatários. Um grupo de destinatários define quem pode agir dentro de uma única etapa de destinatário, enquanto o roteamento híbrido define como as etapas de destinatários avançam pela sequência do contrato.

Quando a configuração está desativada, os remetentes não podem criar roteamento híbrido em experiências regidas por esta configuração. Eles ainda podem usar as opções de roteamento permitidas pela configuração da conta ou do grupo.

O roteamento híbrido afeta como novos acordos são criados. A alteração dessa configuração não afeta os contratos que já estão em andamento.

Práticas recomendadas

• Ative o roteamento híbrido apenas para grupos que precisam de fluxos de destinatário sequenciais e paralelos mistos.
• Mantenha fluxos de trabalho híbridos abaixo de 50 participantes no total para melhor desempenho e solução de problemas mais fácil.
• Use fluxos de trabalho de envio personalizados para processos corporativos repetíveis que exigem roteamento, aprovações ou funções de destinatário consistentes.
• Evite depender de remetentes para reconstruir manualmente roteamentos híbridos complexos para fluxos de trabalho de alto valor ou regulamentados.
• Teste roteamentos complexos com um pequeno grupo interno antes de tornar a configuração amplamente disponível.
• Documente quando os remetentes devem usar roteamento híbrido em vez de roteamento sequencial, roteamento paralelo, grupos de destinatários ou fluxos de trabalho de envio personalizados.

Configurações relacionadas

• Os destinatários assinarão na ordem em que foram inseridos — Define o fluxo de trabalho padrão para roteamento sequencial. O roteamento híbrido se baseia no roteamento de destinatário ordenado, permitindo que uma ou mais etapas de roteamento incluam participação paralela.
• Permitir que remetentes selecionem a ordem de assinatura — Permite que remetentes alternem um acordo entre roteamento sequencial e paralelo durante a composição do acordo. Esta configuração oferece flexibilidade de roteamento, mas não substitui o controle de roteamento híbrido.
• Grupos de destinatários — Permite que várias pessoas participem de uma única etapa de destinatário. Grupos de destinatários podem ser usados em fluxos de trabalho híbridos quando várias pessoas precisam agir durante a mesma etapa.
• Fluxos de trabalho de envio personalizados — Permite que administradores definam fluxos de trabalho de acordo reutilizáveis com roteamento, destinatários, documentos e opções de remetente predefinidos.

Aspectos a considerar / Perguntas frequentes

• A orientação de 50 participantes é um limite rígido do sistema?
  Não. A orientação é uma recomendação de melhores práticas para desempenho e capacidade de gerenciamento. Mantenha fluxos de trabalho híbridos abaixo de 50 participantes totais sempre que possível.
• Como os participantes devem ser contados?
  Conte cada destinatário individual e cada membro de um grupo de destinatários. Por exemplo, um acordo com 10 destinatários individuais e um grupo de destinatários com 15 membros tem 25 participantes totais.
• Por que fluxos de trabalho híbridos maiores devem ser evitados?
  Fluxos de trabalho maiores são mais difíceis de revisar, modificar e solucionar problemas. Eles também podem demorar mais para processar, especialmente se o contrato for modificado depois de enviado.
• Esta configuração afeta contratos que já foram enviados?
  Não. Alterar a configuração afeta se os remetentes podem criar roteamento híbrido para novos contratos. Isso não altera contratos que já estão em andamento.
• Todos os participantes em uma etapa paralela precisam concluir sua ação?
  Todas as etapas de destinatário na etapa de roteamento paralelo devem ser concluídas antes que o contrato prossiga. Se a etapa contiver um grupo de destinatários, a conclusão depende da configuração do grupo de destinatários.
• Os fluxos de trabalho híbridos podem incluir grupos de destinatários?
  Sim. Os fluxos de trabalho híbridos podem incluir grupos de destinatários. Os grupos de destinatários definem quem pode agir dentro de uma única etapa de destinatário, enquanto o roteamento híbrido controla como essa etapa é ordenada com o resto do contrato.
• Os selos eletrônicos são compatíveis com roteamento híbrido?
  Não. Selos eletrônicos não são permitidos em um fluxo de trabalho de assinatura híbrido.
• Quando os administradores devem usar fluxos de trabalho de envio personalizados?
  Use fluxos de trabalho de envio personalizados quando o padrão de roteamento for repetível, crítico para os negócios ou precisar ser controlado por administradores em vez de configurado manualmente pelos remetentes.