Visão geral
Os controles de Ordem de assinatura determinam o fluxo de trabalho de assinatura padrão aplicado ao contrato e o quanto os remetentes podem modificá-los.
Um de dois valores padrão deve ser selecionado:
- Os destinatários assinarão na ordem de sua inserção: assinaturas sequenciais, onde os destinatários recebem o contrato na ordem em que estão listados na página Enviar. O primeiro destinatário recebe acesso ao contrato e, depois de concluir sua parte, o próximo será notificado. Cada destinatário recebe o acesso um de cada vez até que o contrato seja concluído.
- Os destinatários assinarão em qualquer ordem: assinaturas paralelas, onde todos os destinatários são notificados de uma só vez e todos podem concluir suas atividades com o contrato quando acharem melhor. O contrato é concluído assim que todos os destinatários tiverem concluído sua parte.
Além disso, há dois controles opcionais:
- Permitir que os remetentes selecionem a ordem de assinatura: essa opção revela um botão da página Enviar para permitir que o remetente alterne entre os fluxos de trabalho de assinatura sequencial e paralelo. Se desabilitado, o fluxo de trabalho padrão é aplicado.
- Permitir que os remetentes especifiquem uma ordem de roteamento híbrida: quando habilitado, os remetentes podem criar um fluxo de trabalho misto contendo roteamento sequencial e paralelo para o contrato. Por exemplo, uma pesquisa é enviada a um grupo de funcionários em um fluxo de trabalho paralelo e, em seguida, enviada a um gerente de aprovação depois que todos os membros do grupo tiverem concluído suas ações (sequencialmente após o processo de grupo ser resolvido).
Como usar
O fluxo de trabalho padrão é aplicado automaticamente. Se nenhuma configuração opcional estiver habilitada, somente o fluxo de trabalho padrão poderá ser usado. Os remetentes não têm autoridade para substituir o fluxo de trabalho padrão ao enviar a partir da página Enviar.
Se os remetentes tiverem permissão para alterar a ordem de assinatura, um botão será revelado na página Enviar na parte superior da lista de destinatários. Os remetentes podem alternar livremente entre os fluxos de trabalho.
Para que fluxos de trabalho híbridos sejam configurados na página Enviar, o fluxo de trabalho padrão deve ser sequencial. Se os fluxos de trabalho híbridos estiverem habilitados, o remetente poderá criar fluxos de trabalho híbridos livremente. Nenhum outro acesso é necessário.
Práticas recomendadas
Contas que incluem apenas um grupo ou que não têm a opção Usuários em vários grupos (UMG) habilitada, pode ser conveniente ter a opção de alternar entre fluxos de trabalho expostos para dar algum espaço para que os remetentes encaminhem melhor o fluxo de assinatura do contrato.
As contas com o UMG habilitado devem considerar a criação de grupos que definam fortemente os fluxos de trabalho padrão para contratos enviados do grupo e remoção da opção para alterar o fluxo de trabalho. Isso elimina as opções de interface na página Enviar e garante que os contratos sejam sempre enviados com o fluxo de trabalho correto.
Os fluxos de trabalho híbridos são úteis em casos de uso específicos, mas exigem que o remetente sempre configure corretamente o fluxo do documento. Para clientes corporativos, isso pode ser melhor realizado com fluxos de trabalho de envio personalizado, que removem o peso da configuração do remetente e incorporam-no ao modelo de fluxo de trabalho.
As contas que normalmente nunca usam um fluxo de trabalho de assinatura em paralelo devem selecionar o fluxo de trabalho sequencial e desabilitar a opção de alternar e as opções híbridas.
Configuração
Disponibilidade:
Os controles de Ordem de assinatura estão disponíveis para planos de licença corporativos.
Os planos de licença para equipes e para pessoas físicas têm:
- O fluxo de trabalho padrão definido como assinaturas sequenciais
- A opção para alternar entre fluxos de trabalho habilitada
- A opção para fluxos de trabalho híbridos desabilitada
Escopo de configuração:
Os controles de ordem de assinatura podem ser habilitados nos níveis de conta e de grupo.
Os controles desse recurso podem ser acessados em Configurações de envio > Ordem de assinatura
Quando o fluxo de trabalho padrão é sequencial, a ordem de assinatura é representada numericamente no início do registro do destinatário.
O registro superior é sempre indexado como número um, o segundo é sempre número dois etc. (A menos que um fluxo de trabalho híbrido esteja em vigor, o que pode agrupar mais de um destinatário no mesmo índice, indicando uma seção paralela no fluxo de trabalho).
Quando o fluxo de trabalho padrão é paralelo, não há necessidade de uma ordem de assinatura, pois todos os destinatários recebem o contrato ao mesmo tempo.
O índice de destinatário no início do registro de destinatários é removido.
Quando a opção para alternar entre fluxos de trabalho está habilitada, um botão de alternância é revelado na parte superior da lista de destinatários.
O valor padrão reflete o fluxo de trabalho padrão definido para o grupo e pode ser alterado livremente pelo remetente.
Quando fluxos de trabalho híbridos estão habilitados, a exibição padrão da página Enviar é idêntica à interface de fluxo de trabalho sequencial.
A diferença é que o usuário ou usuária pode arrastar e soltar um destinatário sobre outro, agrupando-os e criando um segmento paralelo no fluxo de assinatura.
Os registros do destinatário ficam próximos uns dos outros e adotam o mesmo número de índice, indicando sua relação de agrupamento como um segmento paralelo.
Configurações relacionadas
Um Grupo de destinatários define uma lista de usuários que podem acessar o contrato em paralelo, mas que somente um membro do grupo pode concluir as ações de destinatários em nome do grupo inteiro. Conceitualmente semelhante ao uso de uma lista de distribuição como um endereço de email para um(a) destinatário(a).
Os grupos de destinatários estão disponíveis somente para contas com licença corporativa
O controle para habilitar grupos de destinatários pode ser acessado navegando até Configurações de envio > Grupos de destinatários.
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