Permitir que os remetentes façam upload de um documento assinado fisicamente em nome do destinatário.
Algumas organizações (ou requisitos do documento) exigem assinaturas físicas em vez de eletrônicas. Além disso, alguns destinatários podem preferir não assinar eletronicamente por motivos pessoais. Nesses casos, o destinatário poderá retornar um documento assinado fisicamente em vez de concluir o processo de upload por conta própria.
Para manter o processo de assinatura correto e devidamente registrado no Acrobat Sign, os remetentes podem fazer o upload do documento assinado em nome do destinatário. Isso garante que o contrato seja retomado corretamente no fluxo de trabalho, mantendo uma trilha de auditoria completa.
Como usar
Somente o remetente original do contrato tem autoridade para fazer upload de uma versão assinada fisicamente.
Ao receber o documento físico, o remetente acessa o contrato na página Gerenciar e faz upload usando o link Fazer upload do documento assinado na lista de ações à direita da página.
O relatório de auditoria rastreia essa atividade e o contrato retoma o fluxo de assinatura configurado ou é concluído, dependendo das configurações do contrato.
Práticas recomendadas
As organizações que não exigem estritamente assinaturas eletrônicas ou digitais podem optar por manter a opção de assinatura manual habilitada para reduzir a dificuldade do processo de assinatura. Se um grupo permitir assinaturas manuais, habilitar o recurso “Fazer upload de documento assinado” garante flexibilidade no tratamento de contratos assinados fisicamente.
Gerenciar assinaturas manuais e digitais
- Para contratos que exigem assinaturas digitais, desative a opção de solicitar assinaturas manuais para evitar que os destinatários convertam o fluxo de assinaturas.
- Para organizações que usam vários grupos, a configuração Usuários em vários grupos pode ajudar a gerenciar as opções de assinatura, restringindo a disponibilidade de assinaturas manuais para grupos específicos.
- Para organizações que não aceitam assinaturas manuais, é recomendável desabilitar:
- O recurso de “Fazer upload de documento assinado”.
- A capacidade de enviar contratos para assinatura manuais.
- A opção que permite que os destinatários alternem para o formato de assinatura manual.
Ajustar essas configurações garante que os contratos estejam alinhados aos requisitos de conformidade, além de manter a eficiência do processo.
Configuração
Disponibilidade:
A opção de Fazer upload de um documento assinado está disponível para todos os planos de licença.
Escopo da configuração:
- As contas do Acrobat Standard e do Acrobat Pro vêm com essa ação habilitada por padrão.
- As assinaturas manuais não são selecionáveis ao enviar um contrato por meio desses níveis, mas podem ser convertidas por destinatários com a configuração Permitir que os signatários imprimam, adicionem assinaturas manuais e carreguem o contrato no Acrobat Sign em vez de usarem a assinatura eletrônica.
- Contas com licença corporativa podem habilitar ou desabilitar a configuração nos níveis de contas e de grupos.
Para acessar os controles do recurso, navegue até Configurações globais > Fazer upload de documento assinado.
Configurações relacionadas
Há duas configurações relacionadas à opção de assinatura manual que devem ser consideradas. Se você deseja desabilitar a opção de fazer upload de documentos assinados, é recomendado desabilitar as configurações abaixo:
Permitir o tipo de assinatura manual resultará no recebimento de algumas assinaturas manuais. Em algum momento, você precisará fazer upload de uma cópia física para o signatário.
Se não deseja permitir uma assinatura manual em nenhum caso, desabilite esse tipo de assinatura para que os remetentes não tenham a opção de criá-las.
O estilo Permitir que destinatários convertam o fluxo de assinatura em uma assinatura manual é recomendado se você depende de um processo rápido de assinatura e não necessita de uma assinatura eletrônica.
Signatários que não se sentem à vontade com assinaturas eletrônicas podem adicionar uma assinatura física e dar prosseguimento ao processo.
Simplifique seu trabalho com o Acrobat Sign
Gerencie e assine documentos online de forma rápida e fácil.
