Expanda o menu do Adobe Acrobat Sign e selecione Enviar para assinatura.
Última atualização em
14/03/2023
Visão geral
O guia do usuário do Adobe Acrobat Sign for ServiceNow fornece instruções de como criar, enviar, visualizar, assinar e gerenciar contratos. Veja como:
Na página Enviar para assinatura, selecione um modelo do Adobe Acrobat Sign ou adicione um arquivo.
É possível criar um contrato com vários documentos utilizando um destes dois métodos:
- Crie um modelo de vários documentos e selecione-o no campo “Modelos”.
- Faça upload de vários arquivos. A Adobe combina vários documentos em um único PDF para assinatura.
Na próxima página, selecione um(a) ou mais signatários(as), edite o assunto, se necessário, e selecione Enviar.
Será exibida uma mensagem de confirmação, a partir da qual você pode visualizar o contrato.
Nota
Os contratos criados por um produtor de registros são enviados diretamente ao Acrobat Sign. O aplicativo não permite o envio de contratos com o estado “Rascunho”.
Somente usuários com a função de Remetente (x_adosy_as.adobe_sign_sender) podem ver a opção Assinar com o Adobe Acrobat na interface. Usuários com a função de remetente, solicitante ou signatário(a) podem ver os contratos na lista “Adobe Acrobat Sign” relacionada.
No formulário “Incidente”, selecione Assinar com o Adobe Acrobat.
Na seção exibida, selecione um modelo ou faça upload do seu próprio arquivo e clique em Próximo.
Quando solicitado, verifique os campos do documento e selecione Próximo.
No exemplo, existe uma regra de mesclagem para o modelo de política local para animais de estimação no registro de incidente que define:
- "TodaysDate" de "open_at"
- "EmployeeName" de "caller_id"
Na caixa de diálogo exibida:
- Adicione signatários(as). Você pode selecionar usuários do ServiceNow ou inserir endereços de email.
- Insira um assunto. O valor do assunto é predefinido como Novo contrato, o que pode ser editado.
- Para definir uma senha para acessar o contrato, selecione Proteger com senha.
- Opcionalmente, selecione Enviar emails da Adobe.
- Para criar um contrato com o estado “Rascunho”, selecione Enviar como rascunho. O contrato é carregado para o Adobe Acrobat Sign, mas é necessário que o usuário revise os detalhes (por meio da opção disponível no registro do contrato) para que ele possa ser enviado para assinatura.
- Selecione Enviar.
Na mensagem de confirmação exibida:
- Selecione Exibir contrato no ServiceNow para acessar uma visualização do contrato da perspectiva do usuário final.
- Selecione o ícone X para permanecer no formulário “Incidente”. Recarregue o formulário ou atualize a lista relacionada ao Adobe Acrobat Sign para atualizar o formulário com os detalhes do contrato.
Na página de contratos, você pode selecionar Cancelar contrato para cancelar o contrato.
A opção Cancelar contrato está disponível somente para remetentes ou usuários e usuárias com função de gerente (x_adosy_as.adobe_sign_manager).
Nota
Quando o contrato é revisado e assinado, os valores TodaysDate e EmployeeName no documento são preenchidos previamente de acordo com a Regra de mesclagem observada ao verificar os campos preenchidos (acima).
Depois que o contrato é assinado pelas partes interessadas, a lista relacionada no formulário “Incidente” mostrará o status atualizado.
Para contratos criados com o status “Rascunho” (selecionando a caixa de seleção Enviar como rascunho), você pode revisar os detalhes do contrato e modificá-los conforme necessário antes de enviar.
Remetentes revisam o contrato na interface da web do Adobe Acrobat Sign, e todas as modificações feitas no contrato antes do envio são sincronizadas com o ServiceNow. As pessoas responsáveis pela administração podem reordenar os signatários e signatárias na interface da web do Adobe Acrobat Sign, e as alterações são sincronizadas automaticamente com o ServiceNow.
Para revisar e submeter rascunhos:
Navegue até Adobe Acrobat Sign > Operacional > Contratos e, em seguida, selecione o rascunho do contrato que deseja revisar e enviar.
Na página “Contrato”, selecione Revisar detalhes.
Você será redirecionado para a interface da web do Adobe Acrobat Sign.
Observação: o botão Revisar detalhes está disponível somente para quem tiver a função para administrar (x_adosy_as.adobe_sign_admin).
Se solicitado, insira as credenciais para fazer logon na sua conta do Adobe Acrobat Sign.
Na página “Enviar detalhes” exibida, modifique os detalhes conforme necessário:
- Para reordenar os signatários e signatárias, arraste os destinatários para cima ou para baixo conforme necessário.
- Atualize a mensagem do contrato, se desejar.
- Marque ou desmarque as opções do contrato.
- Depois de concluir, selecione Enviar.
Isso reordena os destinatários e envia o contrato atualizado aos destinatários. Isso exibe uma mensagem de confirmação, conforme mostrado abaixo.
Depois de ver a mensagem de confirmação, navegue de volta ao contrato no ServiceNow.
O status do contrato é atualizado para “Enviado para assinatura”, os participantes são reordenados e o estado agora é “Enviado para assinatura”.
Pode ser necessário atualizar a lista relacionada para exibir as alterações.
Você pode usar selos eletrônicos para adicionar uma assinatura digital a um contrato específico da sua organização ou departamento.
Depois de configurar os selos eletrônicos na sua conta do Adobe Acrobat Sign, você pode adicioná-los ao ServiceNow e aplicá-los aos seus contratos.
Aqueles com função para administrar (x_adosy_as.adobe_sign_admin) podem criar e gerenciar modelos de documento.
Para criar um selo eletrônico:
- Navegue até Adobe Acrobat Sign > Administração > Selos eletrônicos e clique em Novo.
- Dê um nome ao selo e copie/cole a ID do selo no campo ID.
- Selecione Enviar.
Para usar o selo eletrônico:
- Adicione um selo a um modelo de documento no campo Selo eletrônico.
- Use o método addElectronicSeal() na API de script.
Nota
Os documentos devem conter um campo de formulário de assinatura digital para que o processo de selagem funcione. Como alternativa, você pode adicionar manualmente campos de assinatura digital na interface de composição do Acrobat Sign usando a opção Enviar como rascunho durante a criação seguida pela ação Revisar detalhes no contrato.
Para acessar os documentos que aguardam sua assinatura, navegue até Autoatendimento > Adobe Acrobat Sign e selecione Para assinatura.
Clique duas vezes no registro que deseja assinar na lista para abri-lo e selecione Revisar e assinar.
Preencha os campos conforme necessário e selecione o Campo de assinatura.
Insira seu nome e selecione Aplicar.
Se solicitado, concorde com os Termos de uso e a Divulgação do cliente e selecione Clique para assinar.
Depois que a conexão for criada, você verá uma mensagem de confirmação, conforme mostrado abaixo. Você será redirecionado para o contrato, onde:
- O estado é Concluído.
- O status é Assinado.
- O campo Documento assinado é preenchido com o nome do documento assinado.
- A lista de participantes incorporada é atualizada.
- O documento em si está anexado.
Talvez seja necessário clicar com o botão direito do mouse e Recarregar o formulário para ver as alterações nos campos e no anexo.
Para visualizar os contratos assinados, navegue até Autoatendimento > Adobe Acrobat Sign > Meus documentos assinados.
A lista exibe os contratos enviados ou recebidos e o estado é Concluído.
Você pode cancelar um contrato enviado para assinatura (no estado “Enviado”). Somente quem criou o contrato ou as pessooas com a função Gerente [x_adosy_as.adobe_sign_manager] podem cancelar um contrato.
Para cancelar um contrato, abra o registro do contrato e selecione Cancelar contrato.
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