Anexar relatório de auditoria a emails e downloads no Acrobat Sign

Controle se o Adobe Acrobat Sign anexa o relatório de auditoria aos PDFs de contrato entregues pelo email de conclusão final e aos PDFs baixados da página Gerenciar.

O Acrobat Sign pode anexar o relatório de auditoria ao PDF do contrato entregue no email final "Assinado e arquivado" e aos PDFs de contrato baixados da página Gerenciar. Isso combina o documento assinado e sua trilha de auditoria em um único arquivo, o que simplifica o arquivamento de registros e pode expandir a distribuição de detalhes de auditoria, especialmente quando anexos são enviados por email.

Antes de começar

• Você deve ser um administrador de conta ou administrador de grupo para configurar essa definição.
• Confirme como sua organização distribui contratos assinados por email antes de ativar anexos de relatório de auditoria.
• Revise sua política de governança de dados para determinar se metadados de auditoria devem ser compartilhados com destinatários externos.

Configuração

A configuração Anexar relatórios de auditoria a documentos se aplica a todos os contratos enviados pelo Acrobat Sign.

Disponibilidade:

• Acrobat Sign Solutions: compatível
• Acrobat Sign for Government: compatível
• Acrobat Standard e Acrobat Pro: incompatíveis

Escopo da configuração:

Os relatórios de auditoria anexados podem ser configurados em nível de conta e grupo.

• As configurações em nível de grupo substituem as configurações em nível de conta.

Valor padrão:

• Anexar o relatório de auditoria no email assinado e arquivado: todos.
• Anexar um relatório de auditoria atual a documentos ao fazer downloads na página Gerenciar: desativado.

Acesse esse recurso navegando no menu de configuração do administrador em Configurações globais > Anexar o relatório de auditoria a documentos

Controles

• Anexar o Relatório de auditoria no email Assinado e arquivado
  • Nunca: ninguém recebe o relatório de auditoria com o anexo do email final.
  • Somente para o remetente: somente o remetente recebe o relatório de auditoria com o anexo do último email.
  • Todos (padrão): todos os destinatários do anexo do último email recebem o relatório de auditoria.

Impacto: este controle pode expandir significativamente o que é entregue por email na conclusão, porque os destinatários podem encaminhar o email e o anexo.

• Anexar o relatório de auditoria atual ao documento quando seu download for feito a partir da página Gerenciar
  • Ativado: downloads a partir da página Gerenciar incluem um PDF, com o relatório de auditoria anexado ao final.
  • Desativado (padrão): downloads a partir da página Gerenciar incluem apenas o conteúdo do contrato. Usuários devem baixar o relatório de auditoria separadamente.

Como usar

• O controle de email se aplica ao email de conclusão (“Assinado e arquivado”).
• O controle de download se aplica apenas quando um usuário baixa um contrato da página Gerenciar.
• Quando um dos controles está ativado, o Acrobat Sign anexa o relatório de auditoria ao final do PDF entregue (baixado ou anexado ao email).
• Se um contrato ainda está em andamento, o Acrobat Sign anexa o relatório de auditoria provisório no momento do download.

Práticas recomendadas

• Limite a distribuição de relatório de auditoria por email, a menos que os destinatários precisem da trilha de auditoria completa.
• Use o controle de download da página Gerenciar para apoiar o arquivamento de registros internos sem ampliar automaticamente a distribuição de email.
• Confirme que compartilhar relatórios de auditoria externamente está alinhado às políticas de governança de dados da sua organização.

Informações importantes

• O controle de email se aplica apenas se um PDF de contrato assinado estiver anexado ao email de conclusão.
• Destinatários podem encaminhar anexos de email, o que pode estender a distribuição do relatório de auditoria além dos participantes originais.