Skapa formulär med dra och släpp-verktyg

Ett av de mest kraftfulla verktygen i Adobe Acrobat Sign är möjligheten att kunna skapa återanvändbara formulär och formuläröverläggningar för att definiera fälten som signerarna ska fylla i.

Om du tar dig tid att tänka igenom signeringsprocessen och bygger dina formulär noggrant, kommer du att spara din och signerarnas tid, förbättra signeraranpassningen och slutligen få dina dokument slutförda på en kortare tid.

När du bygger upp ett formulär, är det fyra steg som du går igenom och de beskrivs här nedan:

Återanvändbara dokument mot fältöverläggningar

Återanvändbara dokument mot fältöverläggningar… vad passar dig bäst?

I slutändan beror det troligtvis på formulären och hur du skapar din dokumentation.

Du bör skapa ett återanvändbart dokument om du använder ett standarddokument där innehållet i dokumentet inte förändras.

Detta kan innebära dokument som utgiftformulär för kreditkort, momsformulär, program och så vidare.

I följande exempel finns det inget unikt innehåll för signeraren än den information som signeraren skriver in i fälten.

Formulärfältslagret å andra sidan är bara ett lager med fält som placerats över ett överfört formulär eller en överförd fil. Du använder detta när du har ett formulär med variabelt innehåll. Ett exempel är ett hyresavtal där du har anpassad information genom dokumentinnehållet, medan fälten för kunden är desamma och på samma plats.

I det här fallet skulle du skapa ett nytt dokument som du överför. Därefter tillämpar du fältlagren över dokumentet.

Roller – deltagare och hur du identifierar dem

Roller definierar hur parterna (signerare, avsändare och så vidare) kan interagera med dokumentet/transaktionen. Med tanke på formulär (särskilt ett formulär för flera signerare) är det viktigt att förstå hur roller används i avtalet och vilka fält som ska göras tillgängliga för varje signerare. 

Varje fält har tilldelats en roll.  Det är endast signeraren med rätt roll som har åtkomst till fälten som tilldelats till dem. 

Själva konceptet är i själva verket inte så otydligt, men logiken bygger på datorlogik. Du måste låta bli att tänka på den mänskliga innebörden av vissa ord för att kunna tränga in i processen. Klicka här om du vill ha mer information om roller.

Det finns tre huvudroller som du ska känna till:

Förifyll (av avsändare) – Med den här rollen definieras fält som du vill att avsändaren ska fylla i före den första signeraren.  Om du har priser eller rabatter som du lägger till i dokumentet spontant, kan förifyllda fält vara användbara.

Förifyllda fält kan bara fyllas i av avsändaren när han/hon försöker skicka dokumentet, och om det finns obligatoriska förifyllda fält kan dokumentet inte skickas förrän de fyllts i.

Förifyllda fält är inte tillgängliga för redigering efter förifyllningssteget. Inga efterkommande dokumentsignerare kommer att kunna redigera förifyllda fält. Klicka här om du vill ha mer information om förifyllningsprocessen.

Deltagare N (där N är ett stegvis ökande antal som börjar med 1) – Det är här det börjar bli lite besvärligt….

Deltagare 1 är den första personen (e-postadressen) som du skickar dokumentet till för antingen en signatur eller ett godkännande. 

Deltagare 2 är den andra personen som ska godkänna eller signera dokumentet.

Det kan vara besvärligt att komma ihåg rollen för signeraren i den ordning som du anger i fältet Till: på fliken Skicka.

Den första e-postadressen i fältet Till kommer att vara Deltagare 1. Den andra är Deltagare 2 och så vidare….

Ganska enkelt, eller hur?

Nu när du känner till skickaprocessen, märker du att det finns en kryssruta på fliken Skicka som säger Jag måste signera och med den kryssrutan infogas avsändaren i signeringsflödet. 

Om du följer standardalternativet kommer avsändaren att vara den sista signeraren.

Om du har två kunder som måste signera till att börja med, kommer de att vara Deltagare 1 och 2, och avsändaren kommer då att vara Deltagare 3.

Om du väljer att ändra inställningarna så att avsändaren måste signera först så kommer avsändaren att vara Deltagare 1, och i exemplet ovan kommer kunderna att vara Deltagare 2 och 3.

Tänk dig du fallet där dokumentet ska skickas för tre signerare, men att du vill skicka dokumentet med ett parallellt signaturflöde.  Alla parter meddelas samtidigt och det finns ingen självklar signerare som ska signera först.  Vem är då Deltagare 1?

Det korta svaret är: Förmodligen den första e-postadressen som finns i Till-fältet.

Det lite längre svaret är: Den första e-postadressen i Till-fältet (förutsatt att du inte har markerat rutan Jag måste signera och definierat avsändaren som den första signeraren).

Vem som helst – Den här rollen tillåter att alla signerare får tillgång till fältet (inklusive de förifyllda).

Tricket med rollen Vem som helst är att fältet är tillgängligt för alla tills det fylls i.  När fältet fyllts i blir innehållet i fältet fastlåst och ingen efterföljande signerare kan redigera det.

Fälttyper

Det finns ett antal fälttyper varav många har mycket specifika funktioner (såsom signaturfältet), medan andra har generella ändamål (såsom textfältet).

Dessa fält är uppdelare på fem flikar:

Signaturfält – Dessa fält är de egentliga signaturfälten som är mest grundläggande för e-signering.

I signaturfälten anges endast signerarens signatur. Om du har flera signaturfält för en signerare, måste han/hon fylla i det första, men signeraren behöver bara klicka på efterföljande fält för att ange värdet.

Initialer, på samma sätt som signaturfält, måste fyllas i en gång och sedan går det att klicka i de övriga fälten.

Signaturblock är behållarobjekt som innehåller alla fält som krävs för ditt konto för att kunna slutföra signeringen.  Som standard kommer signaturblocket endast att innehålla signaturfältet och ett e-postfält.  Kontoadministratören kan välja att konfigurera signaturinställningar så att en titel och/eller ett företagsvärde kommer att krävas. Om dessa värden är obligatoriska, kommer signaturblocket även att innehålla dessa.

Fält för signerarinformation – Dessa fält används för att samla in och visa information om signeraren/signaturen.

Dessa fält har ett särskilt syfte för att göra signering enklare för användare om de måste signera på nytt.

Sannolikheten är att du har sett din sida med personliga inställningar där ditt namn, titel och företag finns angivna.

Dessa fält används för att fylla i informationen för din signerares profil.

Obs! Företagsfältet är inte ett generiskt inmatningsfält för ett företagsnamn.  Fältet måste tilldelas till en roll och innehållet som anges i fältet lagras som företagsinformationen för deltagarrollen som det är länkat till.

Om du placerar ett titel- och/eller företagsfält för en deltagare, kommer innehållet att lagras som titel-/företagsinformationen för den signeraren. Det kommer sedan automatiskt att fyllas i nästa gång han/hon tillfrågas att signera med dessa fält.

I signerarfältet visas en typsatt version av innehållet som signerare skriver i sina signaturfält. Fältet visas till att börja med som tomt avsnitt i formuläret tills en signatur anges och därefter fylls fältet i.

Tänk på hur detta fält som "Skriv dit namn här"-raden, precis under signaturraden i många formulär.

E-post (adress) fylls i automatiskt med signerarens e-postadress. E-postadressen är ett känt värde så det kan bara infogas här.

Obs! Precis som med titel- och företagsfälten ska du inte använda det här för att försöka samla in en e-postadress.  Om du behöver samla in en e-postadress ska du använda ett textfält (se nedan).

Datum – I detta fält kommer aktuellt datum att visas när deltagaren signerar dokumentet.  Det här är inte ett generellt inmatningsfält för ett datum.  Om du behöver ett inmatningsfält ska du använda textfältet.

Datafält – I datafält samlar du in information om dokumentet, förutom att identifiera signeraren. Dessa är de verktyg som du använder för att samla in information från dina kunder och de är utan tvekan de mest använda fälttyperna.

Textfält är de generella inmatningsfälten för innehåll som du behöver få från dina signerare. Det kan vara kreditkortsinformation, adresser, telefonnummer, anteckningar eller beskrivningar… allt du behöver för att avsluta kontraktsprocessen.

Listrutefält är användbara när du vill erbjuda ett antal olika alternativ så att du kan låta kunden välja ett av dem.

Kryssrutor är de objekt som du använder när du har en uppsättning med alternativ och när du vill att kunden ska välja så många som de vill..

Alternativknappar är motsatsen till kryssrutor, där du ser ett antal alternativ, men här kan signeraren endast välja ett alternativ.

Fler fält – Inte riktigt detsamma som datafält, fliken "Fler fält" innehåller alternativ för att bifoga filer eller möjligheten att definiera en hyperlänk till en viktig punkt i dokumentet.

Stämplar – Dessa fälttyper fylls i med Acrobat Sign för att visa transaktionsdata som normalt inte finns i dokumentet.

Deltagandestämpeln visar namnet, tiden och e-postadressen för deltagaren som fältet är avsett för (rollen).

I Transaktionsnr visas transaktionsnumret (bra om du har problem och behöver hjälp med att spåra transaktionen).

Layout/justeringsverktyg

När du har placerat alla fält, är sista steget att göra så att allt justeras för att formuläret ska få ett trevligt och professionellt utseende.

Längst till vänster på fältbandet visas en linjalikon.  Klicka på det för att öppna justeringsverktygen.

Markera ett fält (det som du vill ska vara "standard"), håll sedan ned CTRL-tangenten (eller CMD) och markera ytterligare fält.  Du ser att ikonerna blir ljusare. Klicka sedan på någon av ikonerna för att justera fälten eller mot det lilla strecket som visas i ikonen.  Till exempel visas i den första ikonen raden högst upp ovanför de båda fälten, vilket innebär att fälten i detta fall justeras mot överkanten.

Med storleksalternativen kan du markera flera fält och sedan fästa dem med samma storlek.

Den första ikonen avser fälthöjden, den andra bredden och den tredje ikonen gäller för båda dimensionerna. Fälten kommer att få exakt samma storlek som det först markerade fältet.