Configuration des flux de signature

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Présentation des workflows personnalisés

Le concepteur de workflow personnalisé permet de créer des modèles de workflow qui prédéfinissent la composition de l’accord et les processus de signature en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Les utilisateurs peuvent concevoir des modèles de workflow à l’aide d’une interface intuitive qui facilite la spécification des caractéristiques des participants, y compris des noms, des rôles et des routages prédéfinis ; les documents à inclure dans un accord ; les champs de formulaire à préremplir par l’expéditeur ; la diffusion par e-mail des participants ; les options d’expiration ou de mot de passe et bien plus encore.

Les expéditeurs qui utilisent un modèle de workflow sont guidés tout au long du processus de création de l’accord grâce à des instructions et des champs personnalisés, ce qui rend le processus d’envoi plus simple d’utilisation et moins sujet aux erreurs.

En fonction des paramètres du compte/groupe, tous les utilisateurs peuvent avoir accès à des workflows pour leur usage personnel ou pour les partager avec leurs groupes.

  • Les administrateurs peuvent créer et partager des modèles au niveau du groupe.
    • Les administrateurs de compte peuvent partager un workflow dans toute l’organisation.
  • Les utilisateurs non administrateurs peuvent être habilités à développer leurs propres workflows et éventuellement à les partager avec les groupes dont ils sont membres.

L’historique et le rapport d’audit de l’accord créé par le workflow sont accessibles à partir de la page Gérer.

Pendant que l’accord est en cours de signature/d’approbation, vous pouvez ajouter des rappels et accomplir d’autres tâches en lien avec l’accord.

 Une fois la connexion établie, sélectionnez Workflows dans le menu supérieur de l’écran d’accueil.

Se connecter à Acrobat Sign

Signature/approbation et gestion d’un accord généré par un workflow

L’accord généré par le processus de workflow est exactement le même que tout autre accord envoyé par le biais du même groupe.

Les signataires et les approbateurs peuvent signer l’accord en cliquant sur le lien figurant dans l’e-mail Veuillez signer/Veuillez approuver ou en se rendant sur leurs pages Gérer s’ils sont inscrits à Acrobat Sign via des comptes approuvés.

Les expéditeurs disposent des mêmes options pour gérer l’accord à partir de leur page Gérer.

Les rapports et les exportations de données traitent l’accord de la même manière que tout autre accord créé manuellement.

Options de configuration

Les clients qui souhaitent activer les workflows sont encouragés à activer les deux premières options ci-dessous pour obtenir la meilleure expérience pour leurs utilisateurs et destinataires.

L’activation de la dernière expérience de workflow rapproche les workflows des fonctionnalités du processus d’envoi manuel.

Fonctionnalités activées avec cette option :

  • Mise en page redistribuable
  • Utilisation des signatures numériques pour un ou plusieurs destinataires
  • Configuration des destinataires pour utiliser la vérification d’identité Premium
  • Configuration des groupes de destinataires pendant le processus d’envoi
  • Possibilité de joindre des documents de toutes les sources activées pendant le processus d’envoi

Pour activer la dernière expérience, accédez à : Paramètres du compte > Paramètres d’envoi > Commandes de processus personnalisé.

Configuration des workflows pour utiliser la nouvelle expérience

Vérification de l’identité Premium

Dans Workflow Designer, toutes les méthodes d’authentification activées sont affichées dans l’objet du destinataire.

Les méthodes d’authentification ont été mises à jour de manière à s’afficher sous forme de cases à cocher, en permettant à la conception de flux de travaux d’autoriser les options pour l’expéditeur. 

Si plusieurs options sont sélectionnées dans le concepteur, ces mêmes options seront disponibles pour l’expéditeur lors du processus d’envoi.

Onglet Destinataire avec les propriétés du signataire affichées

Groupes de destinataires

Les objets destinataires dans le concepteur peuvent être marqués comme des groupes de destinataires.  L’expéditeur peut ainsi configurer un ensemble d’adresses e-mail autorisées à signer pour cette étape de signature.

Si, par exemple, vous avez besoin de la contresignature d’un des cinq responsables, vous pouvez lister les cinq adresses e-mail, dont une seule cependant doit apposer une signature.

Il existe deux options pour ajouter un groupe de destinataires :

  • Saisir manuellement une liste de membres : les groupes de destinataires manuels sont activés en sélectionnant l’option Marquer comme groupe de destinataires, puis en ajoutant tous les membres au champ E-mail, séparés par des virgules. 
    • Le système insère automatiquement un nom pour le groupe lorsqu’un expéditeur démarre un accord à l’aide du workflow. Le nom du groupe contient un préfixe identifiant le nom comme étant généré automatiquement, puis la chaîne « Groupe de destinataire X » où X est un nombre croissant commençant à 1 et augmentant en fonction du nombre de groupes de destinataires ajoutés. 
    • Si le destinataire est configuré pour être Modifiable, l’expéditeur peut modifier le nom du groupe, supprimer tout ou partie des membres préremplis et ajouter de nouveaux membres si nécessaire.

 

Concepteur de workflows avec l’option Marquer comme groupe de destinataires sélectionnée et page Envoyer résultante avec les membres du groupe de destinataires répertoriés

  • Utiliser un groupe de destinataires réutilisable : les groupes de destinataires réutilisables sont des groupes persistants créés dans le carnet d’adresses pour être utilisés par un utilisateur, un groupe ou l’ensemble du compte. 
    • Sélectionnez le bouton Ajouter un groupe de destinataires pour ouvrir le sélecteur de groupe. Seuls les groupes de destinataires disposant d’autorisations utilisateur compatibles sont disponibles.
    • Le nom du groupe de destinataires réutilisable est automatiquement inséré en tant que nom de groupe.
    • Si le destinataire est configuré pour être Modifiable, l’expéditeur peut modifier le nom du groupe.
    • Les membres du groupe de destinataires réutilisables ne peuvent pas être modifiés ni supprimés, et aucun membre ne peut être ajouté.

 

Panneau de configuration des destinataires avec le bouton Ajouter un groupe de destinataires mis en surbrillance. Inclusion de la fenêtre du sélecteur de groupe de destinataires et de la page Envoyer résultante

Pièces jointes

Pendant le processus d’envoi, les documents peuvent être joints à partir d’une des sources Acrobat Sign activées.

Ajout d’un fichier

 

L’expérience utilisateur associée au paramètre « Nouveau » a été mise à jour pour adopter un design moderne et redistribuable, comme la page Envoyer.

Les instructions qui se trouvent à droite de la liste des destinataires dans l’expérience héritée ont été déplacées en haut de la page dans une fenêtre réductible.

Accord configuré de workflow

Affectation de champ définie par le modèle

Les affectations de champ définies par le modèle établissent un lien étroit entre la liste des destinataires, telle que définie dans le concepteur de workflow et les affectations de champ appropriées sur vos formulaires créés.

Exemple de cas d’utilisation :

  • Un signataire (client) doit signer en premier.
    • Éventuellement, un cosignataire peut signer après lui.
  • Une contre-signature interne est apposée par un représentant commercial.

Traditionnellement, deux formulaires seraient nécessaires, en raison de la façon dont les destinataires étaient indexés sur la page Envoyer :

  • Un formulaire pour le scénario du signataire unique, attribuant la contre-signature interne comme deuxième numéro d’index des signataires
  • Un formulaire pour le scénario du cosignataire, où ce dernier correspond au deuxième numéro d’index des signataires, et le contre-signataire au troisième

Conformément à la structure de la règle « définie par le modèle », vous construisez un seul formulaire contenant tous les champs de destinataires possibles définis.

L’index des signataires du destinataire (tel que défini dans le concepteur de workflow) est fortement appliqué, sans tenir compte des champs qui sont attribués à tout destinataire omis (facultatif) lors de l’envoi de l’accord.

Ainsi, dans le cas d’utilisation ci-dessus, le cosignataire est toujours en deuxième position dans l’index des signataires, mais s’il n’est pas inclus au moment de l’envoi de l’accord, les champs relatifs au signataire 2 sont ignorés, et le contresignataire (troisième position dans l’index des signataires) aura toujours accès seulement aux champs du signataire 3.

Activez cette nouvelle fonctionnalité en accédant à : Paramètres de compte > Paramètres d’envoi > Commandes de processus personnalisé > Activer le placement de signature en fonction du modèle.

Configuration des workflows pour utiliser le placement de signature en fonction du modèle

Remarque :

l’activation de la fonctionnalité de placement de signature en fonction du modèle désactive l’option de création de l’accord pendant le processus d’envoi.

Compréhension des relations entre les destinataires et les champs

Chaque destinataire impliqué dans un accord se voit affecter un numéro d’index des signataires. Ce numéro d’index est exigé pour associer le destinataire aux champs dans lesquels il est autorisé à ajouter du contenu (comme un champ de signature).

Les destinataires acquièrent leur numéro d’index en fonction de l’ordre d’empilement sur la page Envoyer. Le destinataire en haut de la pile a le numéro 1, le destinataire suivant le numéro 2 et ainsi de suite. Ce numéro d’index peut être vu lorsque l’accord est configuré sur « Remplir dans l’ordre », mais il est toujours présent lorsque le workflow est défini sur « Remplir dans n’importe quel ordre ».

Pile de destinataires

 

Lors de l’élaboration d’un flux de destinataires dans le Concepteur de flux de tâches, l’index des signataires est affecté comme suit :

  • De haut en bas
    • De gauche à droite

Dans l’exemple ci-dessous, le signataire et le cosignataire figurent en haut de la pile.

  • Le « signataire » est le destinataire le plus à gauche en haut et se voit donc attribuer le numéro d’index 1.
  • Le « cosignataire » figure également en haut, mais à droite du signataire, et se voit donc attribuer le numéro d’index 2.

Dans ce cas d’utilisation, peu importe qui signe le formulaire en premier, de sorte qu’ils sont insérés dans un flux de signature parallèle. Toutefois, l’index des signatures est appliqué de manière stricte afin de garantir que le signataire appose son contenu dans les champs « signataire » appropriés, tandis que le cosignataire a seulement accès aux champs « cosignataire » qui lui sont attribués.

Le « représentant commercial » signe en troisième, après le signataire et le cosignataire.

« L’approbation de la direction » correspond au quatrième signataire, une fois la contre-signature du représentant commercial apposée.

Remarque :

les noms des destinataires « Signataire », « Cosignataire », « Représentant commercial », etc. n’ont aucune incidence sur l’affectation des champs. Il s’agit simplement de libellés définis par l’administrateur et utilisés pour la clarté de l’utilisateur dans le modèle de workflow. 

 

Le flux de destinataires du concepteur ci-dessus produira un modèle de page Envoyer qui ressemble à ce qui suit.

(Sur la page Envoyer, l’ordre d’empilement est plus évident, bien que les numéros d’index ne soient pas visibles.)

 

Lors de la création d’un formulaire avec des champs, chaque champ se voit explicitement attribuer un numéro d’index de signature (en ignorant le champ « Quiconque » pour l’instant).

Dans l’environnement de création d’Acrobat Sign, cela se fait en sélectionnant un Participant et en plaçant des champs pour ce participant.

Chaque participant est codé par couleur afin de distinguer visuellement les champs qui lui sont attribués.

 

Si vous utilisez des balises de texte, la balise elle-même fournit un argument (par exemple :signer1) qui désigne le champ dans l’index des signataires.

Pour avoir la possibilité de configurer des workflows, cette fonctionnalité doit être activée.

Accédez à Paramètres du compte > Paramètres généraux > Workflows d’envoi personnalisés et activez l’option Activer le concepteur de workflow pour les administrateurs.

Une fois cette option activée, tous les administrateurs de compte et de groupe auront accès au concepteur de workflow dans leur menu d’administration.

  • Les administrateurs au niveau du groupe peuvent créer des workflows pour les groupes sur lesquels ils exercent une autorité administrative.
  • Les administrateurs au niveau du compte peuvent créer un workflow pour n’importe quel groupe, ainsi que des workflows à l’échelle de l’organisation.
Configuration des workflows à afficher pour le compte

  • Lorsque le paramètre est activé, l’option Workflows personnalisés est disponible après avoir sélectionné l’onglet Workflows .
  • Lorsque le paramètre est désactivé, l’option Workflows personnalisés n’est pas disponible.
Activation/désactivation de l’accès

Pour activer l’option de création de workflows avec une portée d’utilisation « Moi uniquement », le concepteur de workflow doit être activé pour tous les utilisateurs. Si tous les utilisateurs ne sont pas activés, les workflows ne peuvent être associés qu’à des groupes ou à l’ensemble de l’organisation.

Accédez à Paramètres de compte > Paramètres généraux > Workflows d’envoi personnalisés et activez l’option Activer l’accès au concepteur de workflow pour tous les utilisateurs.

Activation de tous les utilisateurs

  • Lorsque le paramètre est activé, l’option Workflows personnalisés est disponible après avoir sélectionné l’onglet Workflows .
  • Lorsque le paramètre est désactivé, l’option Workflows personnalisés n’est pas disponible.

 

Activation/désactivation de l’accès

Par défaut, les utilisateurs non administrateurs peuvent uniquement créer des workflows pour eux-mêmes. Ils n’ont pas l’autorité de partager un workflow avec leur groupe.

Toutefois, l’autorisation pour les utilisateurs de partager leurs workflows avec leurs groupes peut être activée au niveau du compte ou du groupe.

Accédez à Paramètres de compte > Paramètres généraux > Workflows d’envoi personnalisés et activez l’option Autoriser le partage des workflows créés par l’utilisateur avec l’un de ses groupes.

Autorisation des utilisateurs à partager des workflows avec leur groupe

  • Lorsque le paramètre est activé, les utilisateurs voient la liste déroulante du sélecteur de groupe comme une option permettant de déterminer qui peut utiliser le workflow.
  • Lorsque le paramètre est désactivé, l’option de liste déroulante du sélecteur de groupe n’est pas visible dans l’interface.
Autoriser le partage

Les comptes qui souhaitent imposer des workflows spécifiques pour tous leurs documents et rationaliser le processus d’envoi en réduisant au minimum la saisie par l’utilisateur peuvent définir entièrement tous les workflows pour les documents et empêcher totalement les utilisateurs d’effectuer des envois ad hoc.

Les comptes qui utilisent l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes peuvent étendre les options configurables au niveau du groupe, garantissant ainsi l’application stricte des options de signature et des processus de notification corrects.

Pour limiter les utilisateurs à l’envoi uniquement avec des workflows approuvés, accédez à Paramètres du compte > Paramètres généraux > Workflows d’envoi personnalisés et cochez la case Activer l’envoi d’accords à l’aide des workflows uniquement. 

Configuration des workflows comme seule méthode d’envoi d’accords

Rapport d’erreurs pour les problèmes courants

Certains éléments de l’expérience de workflow héritée produiront des erreurs sous la nouvelle interface en raison de l’amélioration du contrôle et de la sécurité dans la nouvelle expérience. Un mécanisme d’interception des erreurs supplémentaire a été mis en place afin de mieux exposer et expliquer ces erreurs quand elles se produisent.

Si le compte est configuré pour l’environnement d’envoi moderne et qu’un workflow problématique est lancé, une bannière rouge indiquant l’erreur s’affiche pour l’utilisateur :

Si le compte est toujours configuré pour utiliser l’environnement classique par défaut, le flux de travaux peut continuer à fonctionner selon ces règles. 

L’environnement moderne affiche les erreurs détectées. 

Si plusieurs problèmes sont détectés, toutes les erreurs détectées seront répertoriées.

Pour que le flux de travaux soit valide conformément aux règles de la nouvelle interface, un administrateur doit le modifier et corriger les erreurs détectées :

Dans le cadre des règles classiques, les chaînes d’adresses e-mail pouvaient être mal formées ou incorrectement délimitées (avec des espaces au lieu de virgules, par exemple).

Quand cette erreur se produit, l’administrateur doit vérifier :

  • Si les adresses e-mail en CC sont correctement délimitées

  • Toute chaîne d’adresses e-mail de destinataires pour s’assurer qu’elle est correctement construite
    • (Exemple : nom@domaine.tld)
  •  
    • L’environnement moderne accepte les virgules ou les points-virgules

L’environnement moderne exige des valeurs uniques pour tous les titres de documents sur la page Documents du Concepteur de flux de travail.

Vous trouverez ici des informations supplémentaires relatives à cette erreur.

Lors de la conception d’un workflow, l’administrateur peut joindre un modèle de document dont la portée d’accès est limitée.

Si un utilisateur hors de ce périmètre tente de charger le workflow, le document ne peut pas être joint, et une violation de sécurité est déclenchée.

Par exemple, un administrateur peut créer un nouveau modèle de document avec des propriétés qui limitent l’accès au seul propriétaire.  L’administrateur peut joindre ce document au workflow, car il en est le propriétaire. 

Les autres utilisateurs du système n’étant pas propriétaires, ils se trouvent en dehors de la portée du document.

Quand cette erreur s’affiche, l’administrateur devra ajuster les propriétés du modèle de document joint.

Vous trouverez ici le processus de révision et de réglage des propriétés du modèle.

Création d’un workflow personnalisé

Tous les utilisateurs ont la possibilité de créer des workflows, en fonction des paramètres activés au niveau du compte/groupe. 

  • Les administrateurs de compte peuvent créer des workflows pour l’ensemble de leur compte ou pour n’importe quel groupe au sein du compte.
  • Les administrateurs de groupe peuvent créer des workflows pour les groupes sur lesquels ils exercent une autorité administrative.
  • Si l’accès au niveau utilisateur est accordé, tous les utilisateurs peuvent créer leurs propres workflows et éventuellement les partager avec un groupe dont ils sont membres.

Pour accéder aux workflows, sélectionnez l’onglet Workflows dans la barre de navigation supérieure.

  • Une liste de tous les workflows existants auxquels l’utilisateur a accès s’affiche.
  • Sélectionnez Créer un workflow pour commencer à configurer un nouveau workflow.
Accès aux workflows

Une fois le workflow ouvert, le volet d’en-tête Concepteur de workflow s’affiche avec un point de couleur et le nom du workflow sur le côté gauche (par exemple, Nouveau workflow). Le point situé en regard du nom du workflow indique si l’état du workflow est Brouillon/Inactif (point gris) ou Actif (point vert).

Les commandes de processus se trouvent sur le côté droit du volet :

  • Cloner le flux de travail  : cette commande vous permet de créer un clone du workflow existant sous un nouveau nom.
  • Supprimer le flux de travail  : cette commande supprime le workflow de la vue du compte.
  • Fermer : cette commande ferme le workflow. Vous serez invité à enregistrer les modifications, le cas échéant.
  • Enregistrer : cette commande enregistre toutes les modifications apportées au workflow.
  • Activer/Désactiver : cliquez pour activer (ou désactiver) le workflow.
    • Lorsqu’il est activé, le workflow s’affiche avec le statut Actif dans la liste des workflows et il est disponible pour l’utilisateur/le groupe/l’organisation (en fonction de la configuration de la portée).
    • Lorsqu’il est désactivé, le workflow s’affiche avec le statut Brouillon et ne peut être accessible que par le propriétaire ou l’administrateur.
Volet d’en-tête du concepteur de workflow

La création d’un workflow consiste à définir les informations suivantes :

  • Informations sur le workflow : définissez le workflow lui-même, notamment en lui attribuant un nom, en saisissant des instructions personnalisées à l’attention des expéditeurs qui l’utilisent et en accordant des permissions pour son utilisation.
  • Informations sur l’accord : définissez et personnalisez les informations concernant l’accord qui s’affichent sur la page Envoyer.
  • Destinataires : créez un acheminement en ajoutant des destinataires (signataires et approbateurs) dans l’ordre de signature requis.
  • Messages électroniques : spécifiez les messages électroniques à envoyer aux participants à différentes étapes du processus de signature.
  • Documents : spécifiez les documents qui doivent être inclus dans le workflow.
  • Champs de saisie de l’expéditeur : définissez les champs dans lesquels les expéditeurs peuvent saisir des informations lors de l’envoi de l’accord. Les informations saisies par les expéditeurs sont fusionnées dans l’accord avant son envoi aux signataires et aux approbateurs.

Les champs obligatoires sont marqués d’un astérisque rouge.

Remarque :

Les paramètres et propriétés définis dans un workflow personnalisé remplacent tous les paramètres au niveau du groupe/compte. Cela s’applique à tout élément configurable du workflow.

Par exemple, si le paramètre relatif à l’expiration du document est défini sur cinq jours au niveau du groupe et que le modèle de workflow définit une échéance de trois jours, l’accord expirera dans trois jours.

  1. Le concepteur de workflow s’ouvre et le panneau Informations sur le workflow s’affiche :

    Informations sur le workflow

    Sur la page Informations sur le workflow, saisissez les informations suivantes :

    • Nom du workflow : attribuez un nom à votre workflow. Ce nom s’affiche dans la bannière Concepteur de workflow, dans le menu déroulant Utiliser un workflow sur la page Accueil et en haut de la page Envoyer lorsque le workflow est utilisé pour envoyer un accord. 
    • Instruction à l’expéditeur : saisissez des instructions sur l’utilisation du workflow. Ces instructions s’affichent en haut de la page Envoyer lorsque le workflow est utilisé pour envoyer un accord.
    Remarque :

    Des instructions peuvent être ajoutées à l’aide de balises HTML. Les balises HTML suivantes, ainsi que leurs attributs, peuvent être utilisés dans la section des instructions : <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="chemin complet"> et <a href="chemin complet">.

    Si vous souhaitez utiliser des chemins src ou href, vous devez les autoriser explicitement. Envoyez les URL à votre gestionnaire de succès client.

    • Qui peut utiliser ce workflow : indiquez qui peut utiliser le workflow. Les options sont les suivantes :
      • Seulement moi : le workflow ne peut être utilisé que par son créateur.
        • « Seulement moi » est disponible uniquement lorsque l’accès aux workflows personnalisés est accordé à tous les utilisateurs.
        • Les utilisateurs ayant accès à plusieurs groupes ont la possibilité de sélectionner le groupe auquel le workflow est mis à disposition.
      • Groupe sélectionné : champ déroulant qui affiche tous les groupes auxquels l’auteur a accès.
        • Lorsque l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes est activée pour le compte, les utilisateurs peuvent créer des workflows pour n’importe quel groupe dont ils sont membres.
        • Les workflows ne peuvent être associés qu’à un seul groupe. Le sélecteur de groupe sur la page Envoyer est supprimé.
          • Si plusieurs groupes doivent accéder au workflow, effectuez les tests du workflow, puis clonez une copie du workflow pour chacun des groupes.
        • Lorsqu’un groupe est sélectionné, tout utilisateur membre de ce groupe a accès à l’utilisation du workflow.
          • Si l’accès au workflow personnalisé est accordé à tous les utilisateurs, les autres utilisateurs auront la possibilité de cloner l’accord et de créer leur propre version du workflow.
        • Les administrateurs de groupe ont le droit de modifier tout workflow partagé avec un groupe pour lequel ils disposent de l’autorité administrative. (Les administrateurs de compte sont également autorisés à modifier les workflows partagés de groupe, car ils ont autorité sur tous les groupes.)
      • Tous les utilisateurs de mon organisation : tout utilisateur du compte Acrobat Sign peut utiliser le workflow.
        • Les workflows au niveau du compte peuvent être envoyés à partir de n’importe quel groupe dont l’expéditeur est membre.
        • Les administrateurs de compte peuvent modifier tout workflow partagé au niveau de l’organisation.

     

    Voici un exemple de section Informations sur le workflow : 

    Exemple d’informations de workflow

  1. Cliquez sur Informations sur l’accord dans le volet de gauche.

    Onglet Informations sur l’accord

    Remarque :

    Notez que certains libellés de champ sont modifiables, comme l’indique l’icône de crayon .

    Cliquez sur l’icône de crayon pour saisir un libellé personnalisé qui s’affiche sur la page Envoyer lorsque le workflow est utilisé pour créer un accord. Cela vous permet de renommer les champs afin d’y intégrer la terminologie interne avec laquelle vos utilisateurs sont plus à l’aise.

    Pour rétablir l’intitulé d’origine, cliquez sur l’icône Rétablir .

    Par exemple, Nom de l’accord peut être renommé en Nom du contrat :

  2. Définissez les informations d’accord qui doivent être renseignées sur la page Envoyer :

    • Nom de l’accord : saisissez le nom de l’accord. Ce nom s’affiche sur la page Envoyer lorsque le workflow est utilisé pour envoyer un accord, ainsi que dans l’en-tête du message électronique « Veuillez signer/Veuillez approuver ».
    • Message : saisissez un message à l’attention des destinataires. Ce message s’affiche sur la page Envoyer lorsque le workflow est utilisé pour envoyer un accord.
    • Cc : si nécessaire, saisissez les adresses électroniques des parties à mettre en copie carbone. Les adresses électroniques doivent être séparées par une virgule ou un point-virgule.
      • Minimum : spécifiez le nombre minimum d’adresses électroniques qui peuvent être mises en copie carbone.
      • Maximum : spécifiez le nombre maximum d’adresses électroniques qui peuvent être mises en copie carbone.
      • Modifiable : activez cette option pour autoriser les expéditeurs à modifier les adresses mises en copie carbone sur la page Envoyer.
    • Langue du destinataire : l’expéditeur peut utiliser ce champ pour spécifier la langue du destinataire. Ce paramètre définit si le sélecteur de langue s’affiche ou non sur la page Envoyer. Si c’est le cas, il spécifie la langue sélectionnée par défaut.
      • Si l’option Ne pas afficher le sélecteur de langue est sélectionnée, la langue par défaut du destinataire définie au niveau du compte/groupe est utilisée.
    • Options d’envoi
      • Définir le mot de passe pour ouvrir le PDF téléchargé : activez cette option pour autoriser l’expéditeur à spécifier un mot de passe pour un PDF téléchargé.
        • Obligatoire : activez cette option pour toujours exiger un mot de passe pour le PDF téléchargé. Si cette option est configurée, les expéditeurs ne peuvent pas la désactiver sur la page Envoyer et doivent renseigner un mot de passe.
      • Échéance : activez cette option pour autoriser la spécification d’une échéance sur la page Envoyer.
        • jours pour achever l’accord : sélectionnez le nombre de jours par défaut dont dispose(nt) le(s) destinataire(s) pour terminer le processus de signature. Le nombre de jours spécifié peut être modifié sur la page Envoyer.
      • Autoriser la création des documents avant l’envoi : activez cette option pour autoriser les expéditeurs à modifier les champs de formulaire du document dans l’environnement de création à l’aide de l’option Prévisualiser et ajouter des champs de signature sur la page Envoyer.
        • Autoriser la création par défaut : activez cette option pour activer automatiquement l’option Prévisualiser et ajouter des champs de signature sur la page Envoyer.

     

    Voici un exemple de section Informations sur l’accord :

  1. Cliquez sur Destinataires dans le volet de gauche pour accéder à la section Acheminement des destinataires.

    Onglet Destinataires

  2. La section Acheminement des destinataires vous permet de spécifier les destinataires et l’ordre d’acheminement selon vos exigences. Vous pouvez créer des workflows très complexes avec un acheminement en série, parallèle, hybride ou hybride imbriqué. Les instructions suivantes mettent en avant les fonctionnalités disponibles pour l’acheminement des destinataires.

    • Pour ajouter un autre destinataire avant ou après un destinataire existant, procédez comme suit :
      • Cliquez sur l’icône Ajouter .
      • Sélectionnez le rôle que vous souhaitez utiliser (tous les rôles activés pour le compte seront disponibles).

     

    • Pour spécifier une branche parallèle, cliquez sur l’icône Ajouter située au-dessus d’un destinataire et sélectionnez Branches parallèles. 

     

    • Pour supprimer un destinataire, placez votre curseur sur la bulle du destinataire, puis cliquez sur l’icône Supprimer .

     

    • Pour personnaliser un destinataire, placez votre curseur sur la bulle du destinataire, puis cliquez sur l’icône Modifier .
    Configuration du destinataire

    Lors de la modification d’un destinataire, vous pouvez configurer les informations suivantes :

    • Intitulé du destinataire : personnalisez l’intitulé du destinataire. Par exemple, modifiez l’intitulé Destinataire par défaut en Acheteur. 
      • Les intitulés des destinataires doivent être uniques au sein d’un workflow..
    • Adresse e-mail : saisissez l’adresse e-mail par défaut du destinataire.
    • Ce destinataire est l’expéditeur : lorsque cette option est sélectionnée, l’expéditeur est inséré en tant que destinataire.
    • Marquer comme groupe de destinataires : lorsque cette case est cochée, un groupe de destinataires est ajouté au workflow à la place d’un enregistrement d’adresse e-mail de destinataire standard. Le groupe de destinataires peut être :
      • Laissé vide pour que l’expéditeur le renseigne.
      • Pré-renseigné avec une ou plusieurs adresses e-mail insérées dans le champ E-mail (délimité par des virgules).
      • Renseigné avec un groupe de destinataires réutilisable.
    • Rôle : mettez à jour le rôle du destinataire (signataire ou approbateur).
    • Obligatoire : activez cette option si la signature du destinataire est requise.
    • Modifiable : activez cette option pour autoriser l’expéditeur à mettre à jour l’adresse e-mail du destinataire sur la page Envoyer.
    • Vérification de l’identité : sélectionnez le type de vérification d’identité qui est requis pour le signataire.
      • Options possibles : Aucun(e), Acrobat Sign, Téléphone, KBA, Mot de passe et Pièce d’identité officielle.
      • Seules les options qui ont été activées seront visibles.

  3. Assurez-vous de cliquer sur Enregistrer pour enregistrer les configurations de destinataires effectuées.

     

    Voici un exemple d’informations sur les destinataires, ainsi qu’un acheminement où les intitulés des deux signataires (Acheteur et Directeur des ventes) et de l’approbateur (Vice-président des ventes) ont été personnalisés. 

  1. Cliquez sur Messages électroniques dans le volet de gauche pour accéder à la section Messages électroniques.

    • La section Messages électroniques vous permet de contrôler les messages électroniques qui sont envoyés pendant le processus de signature/d’approbation en fonction de différents événements. 
    • Par exemple, vous pouvez choisir d’envoyer des notifications électroniques aux destinataires et aux parties mises en copie carbone en cas d’annulation d’un accord. 
    Onglet E-mail

  2. Cochez les cases correspondant aux événements pour lesquels vous souhaitez déclencher la notification par e-mail et enregistrer la configuration.

  1. Cliquez sur Documents dans le volet de gauche pour accéder à la section Documents.

    Onglet Documents

  2. La section Documents vous permet de configurer les éléments suivants :

    • Titre du document : saisissez un titre pour le document. Ce titre s’affiche dans la section Documents de la page Envoyer.
    • Fichiers : cliquez sur l’icône Ajouter un fichier pour joindre un document à partir de votre bibliothèque Acrobat Sign. Ce document est automatiquement joint lorsque vous utilisez le workflow pour envoyer un accord.
      • Si aucun fichier n’est sélectionné, le workflow permet à l’expéditeur de joindre un fichier lors de l’envoi de l’accord.
      • Si un document est marqué comme Requis, il est automatiquement joint à l’accord au déclenchement du workflow.
      • Supprimer le fichier : si vous joignez le mauvais fichier, vous pouvez cliquer sur l’icône Supprimer (X) en regard du nom du fichier pour le supprimer.
    • Nom du document : saisissez un nom évocateur permettant d’identifier le document pour l’expéditeur. Le nom du document de bibliothèque chargé est renseigné par défaut, mais peut être modifié.
    • Obligatoire : spécifie si le document est obligatoire.
    • Ajouter le document : cliquez sur le bouton Ajouter un document pour ajouter des lignes pour des documents supplémentaires.
      •  Les titres de documents doivent être uniques.
    • Supprimer la ligne : cliquez sur l’icône Supprimer la ligne (X) pour supprimer la ligne entière.

  3. Voici un exemple de section Documents configurée :

  1. Cliquez sur Champs de saisie de l’expéditeur dans le volet de gauche pour accéder à la section Champs de saisie de l’expéditeur.

    Ces champs de saisie sont mappés à des champs de formulaire définis dans les documents qui sont joints (soit au sein de la conception du workflow, soit sous forme de fichier chargé par l’expéditeur).

    L’expéditeur peut utiliser ces champs pour préremplir du contenu avant d’envoyer l’accord au destinataire.

  2. Dans le panneau Champs de saisie de l’expéditeur, cliquez sur Ajouter un champ.

    Ajouter un champ

    Pour chaque ligne ajoutée, vous pouvez configurer les éléments suivants :

    • Titre du champ : saisissez un titre pour le champ. Cette valeur s’affichera sur la page Envoyer à titre de référence pour l’expéditeur.
    • Nom du champ de document : attribuez un nom à un champ figurant sur le document de bibliothèque joint.
      • Le nom attribué au champ doit correspondre au nom du champ de formulaire dans le document.
    • Valeur par défaut : saisissez une valeur par défaut, le cas échéant.
    • Obligatoire : activez cette option si une valeur doit être saisie pour ce champ avant l’envoi de l’accord.
    • Modifiable : activez cette option pour autoriser l’expéditeur de l’accord à modifier la valeur par défaut.
    • Cliquez sur l’icône Supprimer la ligne (X) pour supprimer la ligne entière.

     

    Voici un exemple de section Champs de saisie de l’expéditeur : 

Une fois le workflow entièrement configuré, sélectionnez Enregistrer.

Lorsque vous êtes prêt à déployer le workflow, sélectionnez le bouton Activer.

Conseil :

Il est recommandé de définir le paramètre Qui peut utiliser ce workflow sur Seulement moi lors du test du workflow.

Une fois que vous êtes certain que tout est correctement configuré, définissez le paramètre Qui peut utiliser ce workflow sur la valeur de production et mettez à jour le workflow.

Modification d’un workflow personnalisé

Les utilisateurs autorisés à créer des workflows peuvent modifier leurs workflows à tout moment.

Les administrateurs de groupes ont le droit de modifier les workflows créés et associés à leurs groupes.  Notez que les administrateurs qui modifient un workflow partagé avec leur groupe par un autre utilisateur ont la possibilité d’annuler le partage du workflow et de revenir à un état dans lequel seul le propriétaire peut l’utiliser. Si le workflow n’est pas partagé, l’administrateur ne peut plus y accéder jusqu’à ce que son propriétaire le repartage avec le groupe.

  • Un workflow peut être modifié tant qu’il est actif dans le système.
  • Les modifications apportées au workflow qui sont enregistrées (mises à jour) prennent effet immédiatement et sont disponibles pour le prochain utilisateur qui déclenche le workflow pour créer un accord.
  • Les modifications apportées à un workflow ne se traduisent pas en accords précédemment envoyés.
Attention :

Remarque : si un administrateur de groupe modifie la portée des utilisateurs autorisés à utiliser le workflow sur Seulement moi (c’est-à-dire le créateur original), le workflow ne relève plus de la compétence de l’administrateur de groupe et il ne pourra pas regagner l’accès pour modifier le workflow.

  1. Sélectionnez l’onglet Workflows dans la barre de navigation supérieure, puis sélectionnez Workflows personnalisés dans le volet de gauche.

  2. Dans la liste Workflows, sélectionnez un workflow et cliquez sur le bouton Ouvrir <Nom du workflow>.

    Sélectionner un workflow à modifier

  3. Le concepteur de workflow s’affiche.

    Une fois le concepteur de workflow ouvert, le workflow peut être entièrement modifié. Toutes les sections peuvent être modifiées à votre convenance. Aucune modification ne sera enregistrée avant que vous n’ayez cliqué sur le bouton Mettre à jour.

    Les commandes de processus se trouvent sur le côté droit du volet :

    A. Cloner le flux de travail  : cette commande vous permet de créer un clone du workflow existant sous un nouveau nom.

    B. Supprimer le flux de travail  : cette commande supprime le workflow de la vue du compte.

    C. Fermer : cette commande ferme le workflow. Vous serez invité à enregistrer les modifications, le cas échéant.

    D. Mettre à jour : cette commande enregistre toutes les modifications apportées au workflow.

    E. Activer/Désactiver : cliquez pour activer (ou désactiver) le workflow.

    • Le point situé en regard du nom du workflow indique si l’état du workflow est Brouillon/Inactif (point gris) ou Actif (point vert).
    Mettre à jour la barre d’outils

  4. Modifiez le workflow.

    La modification d’un workflow offre les mêmes options et fonctionnalités que la création d’un workflow

    Les administrateurs qui modifient un workflow créé par un utilisateur dans leur groupe (et non leur propre workflow) affichent une liste d’options légèrement modifiée dans la boîte de dialogue Qui peut utiliser ce workflow dans l’onglet Workflow. Au lieu d’afficher la chaîne Seulement moi, le texte de remplacement indique Annuler partage (revenir à <nom de l’utilisateur propriétaire>) pour indiquer que l’administrateur n’est pas le propriétaire.

    L’annulation du partage du workflow renvoie immédiatement le contrôle individuel au propriétaire, supprime l’autorisation de l’administrateur de modifier davantage le workflow et exclut l’administrateur de l’environnement de modification.

    Annuler le partage d’un workflow

  5. Une fois toutes les modifications terminées, sélectionnez le bouton Mettre à jour pour enregistrer la configuration.

    L’interface est mise à jour et le bouton Mettre à jour est grisé pour indiquer qu’il n’existe aucune modification non enregistrée. À ce stade, vous pouvez continuer à modifier le workflow, l’activer/le désactiver ou fermer le concepteur de workflow.

    Mettre à jour le workflow

Activation ou désactivation d’un workflow

Les workflows personnalisés peuvent être activés et désactivés par n’importe quel utilisateur autorisé à les modifier. En règle générale, cette possibilité est limitée à l’utilisateur qui a créé le workflow et à tout administrateur de groupe/compte autorisé sur le groupe auquel le workflow est associé.

La désactivation d’un workflow définit l’état du workflow sur Brouillon et le supprime de toutes les listes auxquelles un utilisateur peut accéder pour générer un nouvel accord.

La désactivation d’un workflow n’a aucun impact sur les accords précédemment générés à l’aide du workflow.

Un workflow désactivé peut être réactivé à tout moment et devient immédiatement disponible pour tout utilisateur ayant accès à la portée (groupe ou organisation) à laquelle le workflow est associé.

Pour activer un workflow, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez l’onglet Workflows dans la barre de navigation supérieure, puis sélectionnez Workflows personnalisés dans le volet de gauche.

  2. Dans la liste Workflows, sélectionnez un workflow au statut Brouillon et cliquez sur le bouton Ouvrir <Nom du workflow>.

  3. Sélection d’un workflow au statut Actif

    Le concepteur de workflow s’affiche.

    Une fois le concepteur de workflow ouvert, le workflow peut être entièrement modifié. Toutes les sections peuvent être modifiées à votre convenance. Aucune modification ne sera enregistrée avant que vous n’ayez cliqué sur le bouton Mettre à jour.

    Les commandes de processus se trouvent sur le côté droit du volet :

    A. Cloner le flux de travail  : cette commande vous permet de créer un clone du workflow existant sous un nouveau nom.

    B. Supprimer le flux de travail  : cette commande supprime le workflow de la vue du compte.

    C. Fermer : cette commande ferme le workflow. Vous serez invité à enregistrer les modifications, le cas échéant.

    D. Mettre à jour : cette commande enregistre toutes les modifications apportées au workflow.

    E. Activer : cliquez pour activer le workflow.

    • Le point situé en regard du nom du workflow indique si l’état du workflow est Brouillon/Inactif (point gris) ou Actif (point vert).
    Activation du workflow

  4. Modifiez le workflow si nécessaire, puis sélectionnez Activer.

  5. Le workflow est immédiatement mis à la disposition de l’utilisateur, du groupe ou de l’organisation.

Pour désactiver un workflow, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez l’onglet Workflows dans la barre de navigation supérieure, puis sélectionnez Workflows personnalisés dans le volet de gauche.

  2. Dans la liste Workflows, sélectionnez un workflow au statut Actif et cliquez sur le bouton Ouvrir <Workflow Name>.

  3. Sélection d’un workflow au statut Brouillon

    Le concepteur de workflow s’affiche.

    Une fois le concepteur de workflow ouvert, le workflow peut être entièrement modifié. Toutes les sections peuvent être modifiées à votre convenance. Aucune modification ne sera enregistrée avant que vous n’ayez cliqué sur le bouton Mettre à jour.

    Les commandes de processus se trouvent sur le côté droit du volet :

    A. Cloner le flux de travail  : cette commande vous permet de créer un clone du workflow existant sous un nouveau nom.

    B. Supprimer le flux de travail  : cette commande supprime le workflow de la vue du compte.

    C. Fermer : cette commande ferme le workflow. Vous serez invité à enregistrer les modifications, le cas échéant.

    D. Mettre à jour : cette commande enregistre toutes les modifications apportées au workflow.

    E. Désactiver : cliquez pour désactiver le workflow.

    • Le point situé en regard du nom du workflow indique si l’état du workflow est Brouillon/Inactif (point gris) ou Actif (point vert).
    Désactivation du workflow

  4. Modifiez le workflow si nécessaire, puis sélectionnez Désactiver.

  5. Le workflow est immédiatement supprimé des options de workflow disponibles pour tous les utilisateurs.

Envoi d’un accord à l’aide d’un workflow personnalisé

L’envoi d’un accord à l’aide d’un workflow commence à la page Accueil en sélectionnant le bouton Démarrer depuis la bibliothèque, puis le workflow que vous souhaitez utiliser.

Une fois que vous avez sélectionné un workflow, une page Envoyer modifiée s’affiche, indiquant l’ordre des destinataires personnalisé, les instructions personnalisées, les pièces jointes, etc.

  1. Dans la page Accueil :

    • Sélectionnez Démarrer depuis la bibliothèque.
    • Sélectionnez Workflows dans les options à gauche.
      • Tous les workflows limités à votre utilisation sont contenus dans un dossier réductible intitulé « Mes workflows ».
      • Tous les workflows limités à un groupe sont contenus dans des dossiers réductibles portant le nom du groupe.
      • Tous les workflows disponibles pour l’ensemble de l’organisation se trouvent dans un dossier réductible intitulé « Workflows du compte ».
    • Sélectionnez le workflow que vous souhaitez utiliser
    • Cliquez sur Démarrer
    Envoi d’un workflow depuis la page d’accueil

     

    La page Envoyer s’affiche :

    Accord configuré de workflow

    Dans l’exemple de page Envoyer ci-dessus, les personnalisations suivantes s’affichent :

    A. Dans la section Informations sur le workflow :

    ○ Le nom du workflow (contrat de service GlobalCorp < 50 K) dans la partie supérieure

    ○ Instructions pour l’expéditeur (Ce workflow est utilisé pour les contrats de moins de 50 K...).

    B. Dans la section Informations sur l’accord :

    ○ Le nom d’accord personnalisé (contrat de service GlobalCorp).

    ○ Le message (Veuillez trouver ci-joint le contrat de service...).

    ○ La date d’échéance.

    C. Dans la section Destinataires :

    ○ Les libellés personnalisés pour les destinataires (Signataire et Contre-signataire) et pour les destinataires certifiés (Équipe juridique) s’affichent.

    ○ L’adresse e-mail est masquée lorsque l’expéditeur est l’un des signataires, et « Moi-même » est indiqué à la place.

    ○ Les adresses e-mail du groupe de destinataires (Équipe juridique). Les membres préconfigurés s’affichent. Des destinataires supplémentaires facultatifs peuvent être saisis, comme indiqué par le texte Entrer l’adresse électronique des destinataires.

    ○ Une partie en copie non modifiable.

    D. Dans la section Documents :

    ○ Le nom du contrat joint au préalable (Contrat de service) s’affiche dans la section Documents.

    ○ Le nom du fichier que l’expéditeur doit télécharger, le document de référence, s’affiche également avec un lien pour demander le téléchargement du fichier.

    E. Dans la section Champs de saisie de l’expéditeur :

    ○ Les champs définis s’affichent dans la section Champs.

    ○ La valeur par défaut est importée, mais peut être modifiée.

  2. Remplissez les champs qui sont requis par votre workflow.

    Dans l’exemple ci-dessus, il s’agit des suivants :

    • Toute adresse e-mail du groupe Équipe juridique supplémentaire (facultatif).
    • Les informations de champs requises (Produit, Quantité et Coût total).

  3. Cliquez sur Envoyer.

  4. Cochez éventuellement la case Prévisualiser et ajouter des champs de signature et modifiez les champs de formulaire, puis cliquez sur Envoyer.

  5. Révisez, mettez à jour ou gérez le nouvel accord à partir de la page Gérer, comme pour tout autre accord.

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