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Guía de Adobe Acrobat Sign

Novedades

  1. Notas previas a la versión
  2. Notas de la versión
  3. Notificaciones importantes

Introducción

  1. Guía de inicio rápido para administradores
  2. Guía de inicio rápido para usuarios
  3. Para desarrolladores
  4. Biblioteca de tutoriales de vídeo
  5. Preguntas frecuentes

Administrar

  1. Información general sobre Admin Console
  2. Administración de usuarios
    1. Agregar, editar y revisar usuarios activos
      1. Revisa los usuarios activos en la pestaña Usuarios
      2. Agregar un usuario
      3. Añadir usuarios en bloque
      4. Añadir usuarios desde el directorio
      5. Añadir usuarios desde MS Azure Active Directory
    2. Crear usuarios centrados en funciones
      1. Cuentas técnicas - basadas en API
      2. Cuentas de servicio - Manejadas manualmente
    3. Revisar usuarios que no han completado la verificación
    4. Buscar usuarios con errores de aprovisionamiento
    5. Cambiar nombre/dirección de correo electrónico
    6. Editar los miembros del grupo de un usuario
    7. Editar los miembros del grupo de un usuario a través de la interfaz de grupo
    8. Promover un usuario a una función de administrador
    9. Tipos de identidad de usuario y SSO
    10. Cambiar identidad de usuario
    11. Autenticar usuarios con MS Azure
    12. Autenticar usuarios con la federación de Google
    13. Perfiles de productos
    14. Experiencia de inicio de sesión 
  3. Configuración de cuenta/grupo
    1. Descripción general de configuración
    2. Configuración global
      1. Nivel de cuenta e ID
      2. Nueva experiencia de destinatario
      3. Flujos de trabajo de firma automática
      4. Enviar en bloque
      5. Formularios web
      6. Flujos de trabajo de envío personalizado
      7. Flujos de trabajo de Power Automate
      8. Documentos de la biblioteca
      9. Recopilar los datos de formularios con acuerdos
      10. Visibilidad limitada de los documentos
      11. Adjuntar una copia de PDF del acuerdo firmado 
      12. Incluir un vínculo en el correo electrónico
      13. Incluir una imagen en el correo electrónico
      14. Los archivos adjuntos a correos electrónicos recibirán el nombre
      15. Adjuntar informe de auditoría a documentos
      16. Combinar varios documentos en uno solo
      17. Descargar documentos individuales
      18. Carga de un documento firmado
      19. Delegación para usuarios de mi cuenta
      20. Permitir delegar a destinatarios externos
      21. Autoridad para firmar
      22. Autoridad para enviar
      23. Potestad para añadir sellos electrónicos
      24. Establecer la zona horaria predeterminada
      25. Establecer un formato de fecha predeterminado
      26. Usuarios en varios grupos (UMG)
        1. Actualizar para usar UMG
      27. Permisos de administrador de grupos
      28. Reemplazar destinatario
      29. Informe de auditoría
        1. Información general
        2. Permitir acceso no autenticado en la página de verificación de la transacción
        3. Incluir recordatorios
        4. Incluir eventos de vista
        5. Incluir recuento de páginas del acuerdo/archivos adjuntos
      30. Pie de página de la transacción
      31. Mensajería en el producto y guías
      32. PDF accesibles
      33. Nueva experiencia de creación
      34. Cliente sanitario
    3. Configuración de la cuenta / Ajustes de marca
      1. Información general
      2. Añadir logotipo
      3. Personalizar el nombre de host/URL de la empresa    
      4. Agregar el nombre de empresa
      5. Redirección de URL posterior al acuerdo
    4. Preferencias de firma
      1. Firmas con el formato correcto
      2. Permitir a los destinatarios firmar mediante
      3. Los firmantes pueden cambiar su nombre
      4. Permitir que los destinatarios utilicen su firma guardada
      5. Condiciones de uso personalizadas y divulgación del cliente
      6. Desplazarse por los destinatarios en los campos del formulario
      7. Reiniciar flujo de trabajo del acuerdo
      8. Rechazo de la firma
      9. Permitir flujos de trabajo de Stamps
      10. Solicitar a los firmantes que proporcionen su Título o Empresa
      11. Permitir a los firmantes imprimir y colocar una firma escrita
      12. Mostrar mensajes al firmar electrónicamente
      13. Requerir a los firmantes usar un dispositivo móvil para crear su firma
      14. Solicitar la dirección IP de los firmantes
      15. Excluir el nombre y cargo de la empresa de los sellos de participación
      16. Aplicar escala de dibujo de firma adaptable
    5. Firmas digitales
      1. Información general
      2. Descargue y firme con Acrobat /content/help/es/sign/config/admin-managed-sharing.
      3. Firmar con firmas en la nube
      4. Incluir metadatos para proveedores de identidad
      5. Proveedores de firma en la nube restringidos
    6. Sellos electrónicos
    7. Identidad digital
      1. Puerta de enlace de identidad digital
      2. Política de comprobación de identidad
    8. Configuración de informes
      1. Nueva experiencia de informes
      2. Configuración de informes clásica
    9. Configuración de seguridad
      1. Configuración de inicio de sesión único
      2. Configuración de recordar usuario
      3. Política de contraseña para inicio de sesión
      4. Seguridad de la contraseña del inicio de sesión
      5. Duración de la sesión web
      6. Tipo de encriptación del PDF
      7. API
      8. Acceso a la información de usuarios y grupos
      9. Rangos de IP permitidos
      10. Uso compartido de cuenta
      11. Permisos de cuenta compartida
      12. Controles de uso compartido de acuerdos
      13. Verificación de la identidad del firmante
      14. Contraseña de firma de acuerdo
      15. Seguridad de la contraseña del documento
      16. Bloqueo de firmantes por geolocalización
      17. Autenticación telefónica
      18. Autenticación basada en conocimientos (KBA)
      19. Permitir la extracción de página
      20. Expiración del vínculo a documentos
      21. Cargar un certificado de cliente para webhooks/devoluciones de llamada
      22. Marca de hora
    10. Configuración del envío
      1. Expandir Página de envío después del inicio de sesión
      2. Experiencias de creación de acuerdos
      3. Requerir el nombre del destinatario al enviar
      4. Bloquear valores de nombre para usuarios conocidos
      5. Funciones de destinatarios permitidos
      6. Permitir testigos electrónicos
      7. Grupos de destinatarios
      8. CCs
      9. Campos obligatorios
      10. Adjuntar documentos
      11. Integración de campos
      12. Modificar acuerdos
      13. Nombre del acuerdo
      14. Idiomas
      15. Mensajes privados
      16. Tipos de firma permitidos
      17. Recordatorios
      18. Protección con contraseña de documentos firmados
      19. Enviar notificación de acuerdo a través de
      20. Opciones de identificación del firmante
        1. Información general
        2. Contraseña de firma
        3. Autenticación basada en conocimientos
        4. Autenticación telefónica
        5. Autenticación por WhatsApp
        6. Contraseña de un solo uso por correo electrónico
        7. Autenticación de Acrobat Sign
        8. Firma digital basada en la nube
        9. ID gubernamental
        10. Informes de identidad del firmante
      21. Protección de contenidos
      22. Habilitar transacciones de Notarize
      23. Caducidad del documento
      24. Vista previa, colocar firmas y añadir campos
      25. Orden de las firmas
      26. Liquid Mode
      27. Controles de flujo de trabajo personalizado
      28. Opciones de carga para la página de firma electrónica
      29. Redirección de la URL de confirmación tras la firma
      30. Restricción del acceso a acuerdos compartidos
    11. Plantillas de mensajes
      1. Descripción general de las plantillas de mensaje
      2. Creación de nuevas plantillas de mensaje
      3. Edición de plantillas de mensajes
      4. Eliminación de plantillas de mensajes
    12. Configuración biofarmacéutica
      1. Información general
      2. Obligatoriedad de la autenticación de la identidad
      3. Motivos de firma
    13. Integración del flujo de trabajo
    14. Configuración de notarización
    15. Integración de pagos
    16. Mensajería de los firmantes
    17. Configuración de SAML
      1. Configuración de SAML
      2. Instalar el Servicio de federación de Microsoft Active Directory
      3. Instalar Okta
      4. Instalar OneLogin
      5. Instalar federación de identidades de Oracle
    18. Gobernanza de datos
    19. Configuración de marca de tiempo
    20. Archivo externo
    21. Idiomas de la cuenta
    22. Configuración de correo electrónico
      1. Imágenes de encabezado y pie de página del correo electrónico
      2. Permitir pies de página de correo electrónico de usuarios individuales
      3. Personalizar el correo electrónico de Firma solicitada
      4. Personalizar los campos “Para” y “CC”
      5. Habilitar notificaciones sin enlaces
      6. Personalice plantillas de correo electrónico
    23. Migración de echosign.com a adobesign.com
    24. Configuración de las opciones para los destinatarios
  4. Orientación para los requisitos reglamentarios
    1. Accesibilidad
      1. Cumplimiento de accesibilidad
      2. Crear formularios accesibles con Acrobat para escritorio
      3. Crear AcroForms accesibles
    2. HIPAA
    3. RGPD
      1. Información general sobre el RGPD
      2. Redactar a un usuario
      3. Redactar los acuerdos de un usuario    
    4. Título 21 del CFR, Parte 11, y EudraLex, anexo 11
      1. Paquete de validación del Título 21 del CFR, Parte 11
      2. Manual del Título 21 del CFR y EudraLex Anexo 11
      3. Análisis de las responsabilidades compartidas
    5. Clientes del sector sanitario
    6. Compatibilidad con IVES
    7. Acuerdos de "protección"
    8. Consideraciones de la UE y el Reino Unido
      1. Transacciones transfronterizas de la UE y el Reino Unido e IDAS
      2. Requisitos de HMLR para los títulos firmados electrónicamente
      3. El impacto del Brexit en las leyes de firma electrónica en el Reino Unido
  5. Descargar acuerdos en bloque
  6. Reivindicar un dominio 
  7. Vínculos de notificación de abuso
  8. Requisitos y limitaciones del sistema
    1. Requisitos del sistema
    2. Límites de la transacción

Enviar, firmar y administrar acuerdos

  1. Opciones de destinatario
    1. Cancelar un recordatorio por correo electrónico
    2. Opciones de la página de firma electrónica
      1. Información general de la página de firma electrónica
      2. Abrir para leer el acuerdo sin campos
      3. Rechazar la firma de un acuerdo
      4. Delegar autorización de firma
      5. Reiniciar el acuerdo
      6. Descargar un PDF del acuerdo
      7. Ver el historial del acuerdo
      8. Ver los mensajes del acuerdo
      9. Conversión de una firma electrónica a una escrita
      10. Conversión de una firma escrita a una electrónica 
      11. Navegar por los campos de formulario
      12. Borrar los datos de los campos de formulario
      13. Ampliación y navegación por la página de firma electrónica
      14. Cambiar el idioma utilizado en las herramientas y la información del acuerdo
      15. Revisar los avisos legales
      16. Ajuste de las preferencias de cookies de Acrobat Sign
  2. Enviar acuerdos  
    1. Enviar página (Redactar)
      1. Información general sobre los puntos de referencia y las funciones
      2. Selector de grupo
      3. Añadir archivos y plantillas
      4. Nombre del acuerdo
      5. Mensaje global
      6. Fecha límite de finalización
      7. Recordatorios
      8. Proteger el PDF con contraseña
      9. Tipo de firma
      10. Configuración regional del destinatario
      11. Orden/flujo de firmas de los destinatarios
      12. Roles de destinatario
      13. Autenticación de los destinatarios
      14. Mensaje privado para el destinatario
      15. Acceso del destinatario al acuerdo
      16. Partes en CC
      17. Comprobación de identidad
    2. Envía un acuerdo solo a ti
    3. Enviar un acuerdo a otros usuarios
    4. Firmas escritas
    5. Orden de firma de los destinatarios
    6. Enviar en bloque
      1. Descripción general de la función Enviar en bloque
      2. Enviar en lote: configurar una plantilla principal
      3. Enviar en lote: configurar con el archivo CSV
      4. Cancelación de una transacción Enviar en lote
      5. Añadir recordatorios a Enviar en lote
      6. Creación de informes para Enviar en lote
  3. Creación de campos en documentos
    1. Entorno de creación en la aplicación
      1. Detección automática de campos
      2. Arrastra y suelta campos con el entorno de creación
      3. Asignación de los campos de formulario a los destinatarios
      4. La función Rellenar previamente
      5. Aplicar campos con una plantilla de campos reutilizable
      6. Transferir campos a una nueva plantilla de biblioteca
      7. Entorno de creación actualizada al enviar acuerdos
    2. Creación de formularios y etiquetas de texto
    3. Creación de formularios con Acrobat (AcroForms)
      1. Creación de AcroForm
      2. Crear documentos PDF accesibles
    4. Campos
      1. Tipos de campo
        1. Tipos de campo comunes
        2. Campos de firma electrónica
        3. Campo de iniciales
        4. Campo de nombre de destinatario
        5. Campo del correo electrónico del destinatario
        6. Fecha del campo de firma
        7. Campo de texto
        8. Campo de fecha
        9. Campo numérico
        10. Casilla de verificación
        11. Grupo de casillas de verificación
        12. Botón de selección
        13. Menú desplegable
        14. Superposición de vínculos
        15. Campo de pago
        16. Archivos adjuntos
        17. Sello de participación
        18. Número de transacción
        19. Imagen
        20. Compañía
        21. Título
        22. Sello
      2. Aspecto del contenido del campo
      3. Validaciones de campo
      4. Valores de campos enmascarados
      5. Configuración de condiciones de mostrar/ocultar
      6. Campos calculados 
    5. Preguntas frecuentes sobre creación
  4. Firmar acuerdos
    1. Firmar los acuerdos que te envíen
    2. Rellenar y firmar
    3. Firma automática
  5. Gestionar acuerdos
    1. Información general de la página Administrar
    2. Acuerdos delegados
    3. Reemplazar destinatarios
    4. Limitar la visibilidad del documento 
    5. Cancelar un acuerdo 
    6. Crear nuevos recordatorios
    7. Revisar recordatorios
    8. Cancelación de un recordatorio
    9. Acceder a flujos de Power Automate
    10. Más acciones...
      1. Cómo funciona la búsqueda
      2. Ver un acuerdo
      3. Creación de una plantilla a partir de un acuerdo
      4. Ocultar/Mostrar acuerdos de la vista
      5. Cargar un documento firmado
      6. Modificar los archivos y campos de un acuerdo enviado
      7. Editar el método de autenticación de un destinatario
      8. Añadir o modificar una fecha de caducidad
      9. Añadir una nota al acuerdo
      10. Uso compartido de un acuerdo individual
      11. Anular uso compartido de un acuerdo
      12. Descargar un acuerdo individual
      13. Descarga de los archivos individuales de un acuerdo
      14. Descargar el informe de auditoría de un acuerdo
      15. Descargar el contenido del campo de un acuerdo
  6. Informe de auditoría
  7. Exportaciones de creación de informes y datos
    1. Información general
    2. Conceder a los usuarios acceso a la creación de informes
    3. Gráficos de informes
      1. Crear un informe nuevo
      2. Informes del acuerdo
      3. Informes de transacciones
      4. Informe de actividad de la configuración
      5. Editar un informe
    4. Exportaciones de datos 
      1. Para crear una nueva exportación de datos
      2. Exportación de datos de formularios web
      3. Edición de una exportación de datos
      4. Actualizar el contenido de exportación de datos
      5. Descargar la exportación de datos
    5. Cambio de nombre de un gráfico/exportación
    6. Duplicar un informe/exportación
    7. Programar un informe/exportación
    8. Eliminar un informe/exportación
    9. Comprobar uso de transacciones

Capacidades y flujos de trabajo de acuerdos avanzados

  1. Formularios web 
    1. Crear un formulario web
    2. Editar un formulario web
    3. Deshabilitación/habilitación de un formulario web
    4. Ocultación/descubrimiento de un formulario web
    5. Buscar la dirección URL o el código de script 
    6. Rellenar previamente los campos del formulario web con parámetros de URL
    7. Guardar un formulario web para completarlo más tarde
    8. Cambiar el tamaño de un formulario web
  2. Plantillas reutilizables (plantillas de la biblioteca) 
    1. Formularios del Gobierno de los EE. UU. en la biblioteca de Acrobat Sign
    2. Crear una plantilla de biblioteca
    3. Cambiar el nombre de una plantilla de biblioteca
    4. Cambiar el tipo de una plantilla de biblioteca
    5. Cambio del nivel de permisos de una plantilla de biblioteca
    6. Copiar, editar y guardar una plantilla compartida
    7. Descargar los datos de campos agregados para una plantilla de biblioteca
  3. Transferencia de la propiedad de formularios web y plantillas de biblioteca
  4. Flujos de trabajo de Power Automate 
    1. Información general sobre la integración de Power Automate y los derechos incluidos
    2. Habilitar la integración de Power Automate
    3. Acciones en contexto de la página Administrar
    4. Seguimiento del uso de Power Automate
    5. Crear un nuevo flujo (Ejemplos)
    6. Desencadenadores utilizados para flujos
    7. Importación de flujos desde fuera de Acrobat Sign
    8. Administrar flujos
    9. Editar flujos
    10. Compartir flujos
    11. Deshabilitar o habilitar flujos
    12. Eliminar flujos
    13. Plantillas útiles
      1. Solo administrador
        1. Guardar todos los documentos completados en SharePoint
        2. Guardar todos los documentos completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar todos los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar todos los documentos completados en Dropbox
        5. Guardar todos los documentos completados en Box
      2. Archivo de acuerdos
        1. Guarde los documentos completados en SharePoint
        2. Guardar los documentos completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar todos los documentos completados en Dropbox
        5. Guardar los documentos completados en Box
      3. Archivo de acuerdos del formulario web
        1. Guardar documentos de formulario web completados en la biblioteca de SharePoint
        2. Guardar documentos de formularios web completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar los documentos de formularios web completados en Box
      4. Extracción de datos del acuerdo
        1. Extraer datos de campos de formulario del documento firmado y actualizar la hoja de Excel
      5. Notificaciones del acuerdo
        1. Enviar notificaciones por correo electrónico personalizadas con el contenido del acuerdo y el acuerdo firmado
        2. Obtener notificaciones de Adobe Acrobat Sign en un canal de Teams
        3. Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Slack
        4. Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Webex
      6. Generación de acuerdos
        1. Generar el documento a partir del formulario de Power App y la plantilla de Word; enviar para firmar
        2. Generar un acuerdo a partir de una plantilla de Word en OneDrive y obtener la firma
        3. Generar un acuerdo para la fila de Excel seleccionada, enviar para revisión y firmar
  5. Flujos de trabajo de envío personalizado
    1. Información general del flujo de trabajo de envío personalizado
    2. Creación de un nuevo flujo de trabajo de envío
    3. Edición de un flujo de trabajo de envío
    4. Activar o desactivar un flujo de trabajo de envío
    5. Enviar un acuerdo con un flujo de trabajo de envío
  6. Compartir usuarios y acuerdos
    1. Compartir un usuario
    2. Compartir acuerdos

Integrar con otros productos

  1.  Introducción a las integraciones de Acrobat Sign 
  2. Acrobat Sign para Salesforce
  3. Acrobat Sign para Microsoft
    1. Acrobat Sign para Microsoft 365
    2. Acrobat Sign para Outlook
    3. Acrobat Sign para Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign para Teams
    5. Acrobat Sign para Microsoft PowerApps y Power Automate
    6. Conector de Acrobat Sign para Microsoft Search
    7. Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign para Microsoft SharePoint 
  4. Otras integraciones
    1. Acrobat Sign para ServiceNow
    2. Acrobat Sign para HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign para SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign para Workday
    5. Acrobat Sign para NetSuite
    6. Acrobat Sign para VeevaVault
    7. Acrobat Sign para Coupa BSM Suite
  5. Integraciones gestionadas por socios
  6. Cómo se crea una clave de integración

Acrobat Sign Desarrolladores

  1. API REST 
    1. Documentación de métodos
    2. Guía de desarrollo/SDK
    3. Preguntas frecuentes sobre API    
  2. Webhooks 
    1. Introducción a Webhook
    2. Configurar un webhook nuevo
    3. Ver o editar un webhook
    4. Desactivar o reactivar un webhook
    5. Eliminar un webhook
    6. Certificados SSL bidireccionales
    7. Webhooks en la API
  3. Zona protegida
    1. Información general sobre la zona protegida
    2. Vincular la producción y la zona protegida
    3. Tipos de recursos de la zona protegida

Soporte y solución de problemas

  1. Recursos de asistencia al cliente 
  2. Recursos de éxito de los clientes de empresa 

.

Añade usuarios, edita sus perfiles y revisa su estado actual.

Utiliza la página Usuarios > Todos los usuarios para ver y administrar a las personas que acceden a Acrobat Sign. Como administrador, puede añadir usuarios, actualizar sus perfiles y comprobar su estado de acceso actual, todo en un lugar.

Qué puede hacer en la página Usuarios

Dispone de varias opciones para administrar la lista de usuarios:

  • Búsqueda de usuarios por el nombre, dirección de correo electrónico o grupo
  • Añadir usuarios a tu cuenta
  • Exportar la lista de usuarios para la creación de informes o copias de seguridad
  • Editar los perfiles de usuario y actualizar los permisos
  • Crear ediciones masivas para varios usuarios a la vez
  • Administrar las reglas de asignación automática que permiten a los usuarios invitar a sus compañeros de trabajo.
  • Revisar el estado de los derechos para ver quién tiene acceso y en qué estado:
    • Usuarios activos : todos los usuarios que tienen un derecho activo y pueden enviar acuerdos libremente.
    • Usuarios pendientes: usuarios con derechos y que han sido invitados, pero que aún no han aceptado la invitación ni activado su cuenta.
    • Usuarios con errores: usuarios que se han añadido a la organización de Acrobat Sign pero que no pueden completar la configuración debido a un problema que requiere acciones adicionales, como conflictos de licencia con cuentas existentes en otras organizaciones de Adobe.
Página Usuarios mostrando la vista Todos los usuarios

Configuración

Disponibilidad:

  • Acrobat Standard y Acrobat Pro: no compatibles
  • Soluciones de Acrobat Sign: Compatible; Cuentas con licencia VIP que administran usuarios únicamente a través de Adobe Admin Console
  • Acrobat Sign para la administración pública: no compatible

Ámbito de configuración:

  • Las cuentas de Acrobat Sign Solutions están habilitadas de forma predeterminada y pueden no deshabilitar o devolver la experiencia a la página clásica.
  • Las cuentas de Acrobat Standard y Acrobat Pro no tienen acceso a la administración de varios usuarios en la aplicación de Acrobat Sign.
  • Las cuentas de Acrobat Sign para la Administración Pública administran el aprovisionamiento de usuarios a través del sistema Okta.
Nota:

La página Usuarios moderna solo está disponible actualmente para las cuentas con licencias VIP.

Las cuentas con licencias ETLA aún utilizan la experiencia de administración de usuarios clásica. La versión moderna estará disponible para las cuentas ETLA en el futuro.

Información sobre el aprovisionamiento de usuarios

El aprovisionamiento y los derechos de usuario se administran a través de la Admin Console. Las acciones que deben realizarse en Admin Console abrirán la página Admin Console correspondiente en una nueva pestaña.

Puedes acceder rápidamente al Admin Console de tu Cuenta desde el vínculo en la parte superior de la página Todos los usuarios. Esto te llevará a la Información general de Admin Console de tu organización.

Página Usuario del administrador con el vínculo Información general de Admin Console resaltado.

Los administradores pueden iniciar sesión en Adobe Admin Console para añadir usuarios. Una vez que haya iniciado sesión, vaya a la Página de producto de Acrobat Sign > Document Cloud > Acrobat Sign > Perfil de producto > Añadir usuario.

Inicia sesión en Admin Console

Comprender las vistas del usuario

Hay tres botones en la parte superior de la página Usuarios que permiten cambiar entre diferentes vistas de usuario. Cada vista muestra un conjunto diferente de usuarios y ofrece acciones específicas para los administradores.

La página Usuarios resalta los tres botones para cambiar las vistas

Usuarios activos

Esta vista muestra a todos los usuarios activos, incluidos los que actualmente están inactivos o archivados (pero que alguna vez estuvieron activos).

Desde la vista Usuarios activos, puedes:

  • Añadir usuarios (se puede hacer desde cualquier vista)
  • Administrar reglas de aprovisionamiento automático
  • Exportar la lista completa de usuarios
  • Editar perfiles y permisos de usuario
  • Configurar el ámbito del Sistema de archivos
  • Crear ediciones masivas para varios usuarios

Usuarios pendientes

Esta vista muestra usuarios que aún no han completado la configuración de su cuenta. Se crean los ID de usuario, pero las cuentas permanecen inactivas hasta que el usuario verifique su correo electrónico.

Desde la vista Usuarios pendientes, puedes:

  • Ver qué usuarios no han activado sus cuentas
  • Abre una plantilla de correo electrónico de recordatorio y envíala a todos los usuarios pendientes (con BCC)

Usuarios con errores 

Esta vista muestra los usuarios que detectaron un problema durante el proceso de derechos. Estos errores impiden que el sistema complete la configuración de la cuenta.

Desde la vista Ususarios con errores, puedes:

  • Resolver conflictos de licencia
  • Revisar los usuarios con errores de derechos
  • Descargar un informe que incluya a todos los usuarios con errores y sus detalles de error


Añadir nuevos usuarios

Selecciona Añadir usuarios para abrir el panel Añadir usuario. Al añadir un usuario desde esta interfaz se creará el usuario tanto en Acrobat Sign como en Admin Console.

Página Usuarios con XXX resaltado


Buscar usuarios por nombre, correo electrónico o grupo

Utilice el campo Buscar para encontrar usuarios en la lista activa por nombre, dirección de correo electrónico o nombre de grupo. La búsqueda coincide con cualquier parte del texto, por lo que la búsqueda por lio devuelve resultados como Callio.

Al buscar por nombre de grupo, solo se verifica el grupo principal de cada usuario.

Página Usuarios con el campo de búsqueda resaltado

 

Usuarios activos

La vista Usuarios activos enumera todos los usuarios con un estado activo, lo que significa que pueden acceder al sistema Acrobat Sign. Cualquier administrador que acceda a esta página puede editar los perfiles y permisos de estos usuarios.

La página Usuarios que muestra la vista Usuarios activos

Adobe permite que una organización que administra sus usuarios en Adobe Admin Console configure la asignación automática de derechos para un usuario a través de algún mecanismo, como un vínculo personalizado o un proceso de invitación por otros usuarios. Las opciones permiten que el usuario:

  • se asigne automáticamente y se añada al producto. Excelente si tienes una licencia de sitio y quieres invitar a equipos grandes.
  • se ponga en cola para que un administrador lo apruebe o rechace. Preferible si tienes un número limitado de licencias.
Vista de usuarios activos destacando el botón Administrar asignación automática.

El proceso para configurar la asignación automática de derechos para el servicio de Acrobat Sign se puede encontrar aquí >

Filtrar la lista de usuarios

Selecciona el botón Filtro para reducir la lista de usuarios por función. Puedes seleccionar ver:

  • Administradores
  • Todos los usuarios
     
Página Usuarios con el campo de búsqueda resaltado

Exportar la lista de usuarios

Para descargar una lista de todos los usuarios, haga lo siguiente:

  1. Selecciona los tres puntos a la derecha del botón Filtro para expandir el menú de opciones.
  2. Selecciona Exportar lista de usuarios.

El administrador de archivos del explorador te avisará cuando se descargue el archivo CSV. Este archivo contiene la información del perfil y el estado de todos los usuarios dentro del sistema.

La página Usuarios con la opción “Exportar lista de usuarios” resaltada


El archivo CSV descargado contiene los registros de usuario, incluidos todos los elementos del perfil de usuario (excepto el incremento de medida):

Ejemplo de CSV del informe de usuario de descarga que muestra todos los campos incluidos.

Actualizar usuarios en masa

Puede actualizar a varios usuarios a la vez cargando un archivo CSV. Los mismos campos disponibles para actualizaciones individuales se pueden editar en bloque.

Para actualizar usuarios, haga lo siguiente:

  1. Descargue el archivo CSV de ejemplo y reemplace los valores de ejemplo con los datos de usuario.
  2. Selecciona los tres puntos junto al botón Filtro para abrir el menú de opciones.
  3. Selecciona Actualizar usuarios en masa.
  4. Cargue el archivo CSV completado.
  5. Selecciona Guardar para aplicar los cambios.

Descargar

Obtener archivo
Ejemplo de archivo CSV de actualización masiva de usuarios
Página Usuarios con la opción “Actualizar usuarios en masa” resaltada

Las propiedades de usuario que se pueden actualizar mediante el archivo CSV son las siguientes:

La dirección de correo electrónico del usuario que deseas actualizar es obligatoria.

La dirección de correo electrónico es un identificador único en el sistema Acrobat Sign y es el valor que identifica el ID de usuario que se va a actualizar.

Actualice

Define el valor de Nombre y Apellido en el perfil del usuario.

El valor del nombre se concatena con el de los apellidos para formar el nombre completo, que a su vez dicta el valor de la firma:

los valores de nombre y apellidos en el perfil de usuario

Este valor define el campo Iniciales en el perfil de usuario.

Se recomienda introducir un máximo de cuatro caracteres.

  • Al firmar, solo se permiten cuatro caracteres en un campo de Iniciales.
    • Se pueden introducir hasta 20 caracteres (alfanuméricos/numéricos/especiales) en el campo.

Las Iniciales se sugieren automáticamente cuando el usuario accede a un campo de iniciales como destinatario:

Perfil de usuario que resalta el campo Iniciales

Este valor define el campo Compañía en el perfil de usuario.

Se admiten hasta 255 caracteres.

El valor se inserta automáticamente en cualquier campo Empresa asignado al usuario durante un proceso de firma:

Perfil de usuario que resalta el campo Empresa

Define el valor de Cargo en el perfil de usuario.

Se admiten hasta 255 caracteres.

El valor se inserta automáticamente en cualquier campo Cargo asignado al usuario durante un proceso de firma:

Perfil de usuario que resalta el campo Título

Un número de teléfono. Preferentemente, del usuario.

Se pueden insertar entre 7 y 255 caracteres.

  • El único carácter especial permitido es el guion
  • No se permiten caracteres alfanuméricos

Este valor no se rellena en ningún lugar significativo que no sea el perfil de usuario:

Perfil de usuario con el campo Número de teléfono resaltado

Determina el código de área asociado con el usuario con el fin de sugerir códigos de área de devolución de fax.

Pueden introducirse tres dígitos cualesquiera.

Este valor no se rellena en ningún lugar significativo ahora que las firmas basadas en fax han quedado obsoletas.

Este valor define la zona horaria del usuario.

Dicta el desplazamiento horario que se aplica cuando el destinatario ve la actividad del acuerdo en la página Administrar.

Perfil de usuario que resalta el campo Zona horaria

A continuación se muestran los valores aceptables para el campo Zona horaria. 

Introduzca el tipo NEGRITA solo desde las opciones siguientes. El desplazamiento respecto a la hora GMT se proporciona solo como referencia.

Las opciones válidas son:

US_SAMOA (GMT-11:00) AMERICA_MONTEVIDEO_DST (GMT-02:00)   ASIA_CALCUTTA (GMT+05:30)
PACIFIC_HONOLULU (GMT-10:00) ATLANTIC_AZORES (GMT-01:00) ASIA_KATMANDU (GMT+05:45) 
US_ALASKA (GMT-09:00) ATLANTIC_CAPE_VERDE (GMT-01:00)  ASIA_DACCA (GMT+06:00) 
US_PACIFIC (GMT-08:00) EUROPE_LONDON (GMT)  ASIA_RANGOON (GMT+06:30) 
US_ARIZONA (GMT-07:00)  GMT (GMT)  ASIA_JAKARTA (GMT+07:00) 
US_MOUNTAIN (GMT-07:00)  AFRICA_LAGOS (GMT+01:00)  ASIA_BRUNEI (GMT+08:00) 
AMERICA_MAZATLAN (GMT-07:00) CET (GMT+01:00)  ASIA_SHANGHAI (GMT+08:00) 
US_CENTRAL (GMT-06:00)  EET (GMT+02:00)  AUSTRALIA_WEST (GMT+08:00) 
CANADA_SASKATCHEWAN (GMT-06:00)  ASIA_ISTANBUL (GMT+02:00) ASIA_JAYAPURA (GMT+09:00) 
AMERICA_BELIZE (GMT-06:00) CAT (GMT+02:00)  ASIA_SEOUL (GMT+09:00
US_EASTERN (GMT-05:00) AFRICA_DJIBOUTI (GMT+03:00)  ASIA_TOKYO (GMT+09:00)
AMERICA_BOGOTA (GMT-05:00) EUROPE_MOSCOW (GMT+03:00)  ACT (GMT+09:30)
AMERICA_CARACAS (GMT-04:30)  MIDEAST_RIYADH89 (GMT+03:07) AET_QUEENSLAND (GMT+10:00)
AMERICA_HALIFAX (GMT-04:00)  ASIA_TEHRAN (GMT+03:30) AET (GMT+10:00)
AMERICA_LA_PAZ (GMT-04:00) ASIA_DUBAI (GMT+04:00)  PACIFIC_GUADALCANAL (GMT+11:00) 
AMERICA_MANAUS (GMT-04:00) ASIA_YEREVAN (GMT+04:00)  PACIFIC_NORFOLK (GMT+11:30)
AMERICA_SCORESBYSUND (GMT-03:00)  ASIA_KABUL (GMT+04:30) PACIFIC_AUCKLAND (GMT+12:00)
AMERICA_MONTEVIDEO (GMT-03:00)  ASIA_KARACHI (GMT+05:00)  

Este valor define la configuración regional (idioma) utilizada en la visualización del entorno del usuario cuando se autentica en el servicio Acrobat Sign, así como el idioma de cualquier correo electrónico recibido del servicio.

Menú Preferencias personales del usuario con el campo Preferencias de idioma resaltado

Para establecer un valor, introduzca únicamente la cadena de configuración regional (p. ej.: en_US para el inglés de EE. UU.).

Las opciones válidas son:

Euskera:  eu_ES Alemán:  de_DE Portugués:  pt_PT
Catalán:  ca_ES Húngaro: hu_HU Portugués de Brasil:  pt_BR
Chino (simplificado):  zh_CN Islandés:  is_IS Rumano:  ro_RO
Chino (tradicional):  zh_TW Indonesio:  in_ID Ruso:  ru_RU
Croata: hr_HR Italiano: it_IT Eslovaco:  sk_SK
Checo: cs_CZ Japonés:  ja_JP Esloveno:  sl_SI
Danés:  da_DK Coreano: ko_KR Español:  es_ES
Neerlandés:  nl_NL Malayo:  ms_MY Sueco: sv_SE
Inglés (Reino Unido):  en_GB Noruego: no_NO Tailandés: th_TH
Inglés (EE. UU.): en_US Noruego (Bokmål): nb_NO Turco: tr_TR
Finés: fi_FI Noruego (Nynorsk):  nn_NO Ucraniano: uk_UA
Francés:  fr_FR Polaco:  pl_PL Vietnamita: vi_VN
  • Define si el usuario puede firmar acuerdos
    • Puede tener dos valores: True (Verdadero) o False (Falso)
      • Si el valor es False, el usuario no podrá firmar acuerdos de Acrobat Sign
        • No obstante, podrá enviar acuerdos siempre que la opción “Puede enviar” esté establecida en True
    • Los usuarios siempre firman según la configuración principal de su grupo
Perfil de usuario con la opción El usuario puede firmar resaltada

  • Define el estado del usuario
    • Puede tener dos valores: Active (Activo) o Inactive (Inactivo)
    • Los usuarios inactivos no pueden utilizar el servicio de ninguna manera, ni siquiera para firmar
Perfil de usuario con el Estado del usuario resaltado

Este campo dicta los grupos a los que pertenece el usuario y su autoridad dentro de cada uno:

Perfil de usuario con los Grupos de usuarios resaltados

Precaución:

Los administradores de nivel de grupo no tienen autoridad para manipular a los usuarios con la columna Grupos.

  • Solo los administradores de nivel de cuenta tienen autoridad para aprovechar las propiedades/el acceso entre grupos mediante la función Creación/Carga masiva de usuarios.

Cuando un administrador de nivel de grupo crea nuevos usuarios mediante la carga masiva:

  • Cada usuario se crea en el grupo desde el que el administrador ha iniciado el proceso
    • El grupo principal del usuario se establece de forma predeterminada en el grupo en el que se crea el usuario
  • Todos los usuarios pueden firmar, independientemente de la configuración de nivel de grupo para el valor predeterminado

La columna Grupos contiene una o varias definiciones de grupo. Cada definición de grupo contiene el nombre de un grupo, seguido de uno o varios valores de estado contenidos en llaves cuadradas. P. ej.: Nombre del grupo[Status]

  • El Nombre de grupo es una coincidencia literal con un nombre de grupo real, incluidos los espacios. P. ej.: Grupo predeterminado.
  • Se pueden incluir varios valores de estado en una Definición de grupo, p. ej.: Nombre del grupo[Status1 Status2].
    • Los valores de estado aparecen entre corchetes.
      • No hay espacio entre el nombre del grupo y el corchete de apertura.
    • Los valores de estado están delimitados por un solo espacio entre los valores.
  • Se pueden incluir varias Definiciones de grupo utilizando un punto y coma como delimitador (sin espacios).
    • P. ej.: Nombre del grupo[Status];Algún otro grupo[Status1 Status2 Status3];Último grupo[StatusA StatusB].
  • Los valores de estado disponibles para una definición de grupo son:
    • Principal: define el grupo como grupo principal para el usuario.
    • Enviar: permite que el usuario envíe acuerdos desde el grupo.
    • No enviar: impide que el usuario envíe acuerdos desde el grupo.
    • Admin: define el usuario como un administrador a nivel de grupo para el grupo.
    • Quitar: quita al usuario del grupo.
      • Si se quita a un usuario de todos los grupos, el usuario residirá en el Grupo predeterminado.
         
Nuevo formato csv de carga masiva

En el ejemplo anterior:

  • JohnDoe@emaildomain.com se ha configurado con dos Definiciones de grupo:
    • El Grupo predeterminado es su grupo principal, es un administrador a nivel de grupo y está autorizado a enviar acuerdos
    • El grupo Ingeniería lo define como un administrador a nivel de grupo y puede enviar acuerdos
  • FredDoe@emaildomain.com también se ha configurado con dos Definiciones de grupo:
    • El grupo Adquisiciones lo define como administrador a nivel de grupo pero desactiva su capacidad para enviar acuerdos
    • Fred también será eliminado del grupo Ventas


Editar datos usuarios

Puede actualizar los detalles de un usuario en Acrobat Sign, pero estos cambios solo se aplican al servicio Acrobat Sign. Las actualizaciones realizadas aquí no afectarán el acceso del usuario a otros productos o servicios de Adobe.

Para editar los detalles del usuario:

  1. Selecciona a un usuario de la lista para mostrar los iconos de acción disponibles.
  2. Elige el icono de lápiz para abrir el perfil del usuario.

Desde el perfil, puedes hacer lo siguiente:

  • Actualizar la información personal del usuario, que incluye lo siguiente:
    • Iniciales predeterminadas
    • Nombre de la compañía
    • Título
    • Zona horaria
    • Unidad de medida predeterminada (en pulgadas o centímetros)

Nota: no se puede editar el nombre o el apellido del usuario. Estos valores se administran a través de Admin Console.

  • Habilita o deshabilita la posibilidad de que el usuario realice lo siguiente:
    • Firmar acuerdos
    • Enviar acuerdos
    • Crear acuerdos con sellos electrónicos
    • Crear flujos de trabajo con Power Automate
  • Establezca el valor Delegación automática del usuario para redirigir las solicitudes de firma. Esto es útil cuando un usuario cambia funciones y los acuerdos deben volver a asignarse.
  • Edita las asignaciones de grupo y los permisos de administrador a nivel de grupo del usuario disponibles solo para cuentas con Usuarios en varios grupos habilitados.
     
Página Usuarios con el vínculo Editar datos usuario resaltada

Nota:

Solo puedes asignar permisos de administrador a nivel de grupo desde el perfil de usuario en la aplicación de Acrobat Sign.


Opciones de informe

Puede actualizar el acceso de datos de un usuario para ejecutar informes y exportaciones. De forma predeterminada, los usuarios solo pueden informar sobre sus propios datos y cualquier grupo en el que sean administradores.

Para editar los detalles del usuario:

  1. Selecciona a un usuario de la lista para mostrar los iconos de acción.
  2. Elige el icono de burbuja de diálogo para abrir las opciones de informe del usuario.

En el perfil, puede seleccionar el ámbito de datos a los que puede acceder el usuario:

Acciones de usuario expandidas con las Opciones de informe resaltadas.


Usuarios pendientes

La vista Usuarios pendientes muestra a los usuarios que no han activado su ID de usuario utilizando el vínculo de correo electrónico o que aún no han iniciado sesión en el servicio. Desde la perspectiva de Adobe, la cuenta de usuario existe, pero el usuario no está utilizando el servicio.

Los administradores deben revisar esta lista para decidir si el usuario aún necesita tener acceso a Acrobat Sign:

  • Si no, elimine los derechos del usuario en Admin Console.
  • Si es así, considere la posibilidad de enviar un recordatorio para solicitarle que active su cuenta.
La página Usuarios que muestra la vista Invitaciones pendientes

Enviar un recordatorio a las invitaciones pendientes

  1. Marca la casilla junto a cada usuario al que quieras recordar
  2. Selecciona el botón Enviar recordatorio.
    Cada usuario recibirá un correo electrónico con un vínculo para activar su asignación o iniciar sesión en el sistema.

Una vez que los usuarios acceden al servicio, el ID de usuario se convierte en Activo y el usuario se mueve a la lista de Usuarios activos.

Vista “Usuarios pendientes” con el botón Enviar recordatorio resaltado


Usuarios con errores

Esta página muestra dos pestañas, cada una con una lista de usuarios que han iniciado la asignación de derechos pero han encontrado un error al generar el ID de usuario. Las pestañas son:

  • Conflicto de licencias: usuarios que tienen una licencia existente en otra organización de Adobe, y el intento de agregarlas ha creado un conflicto de licencias.
  • Otros errores: la causa raíz de cualquier problema listado en esta página requiere la intervención del servicio de asistencia de Adobe.
     
Página Usuarios que muestra la vista Errores

Los conflictos de licencia ocurren cuando se añade un usuario con licencia existente desde una organización diferente utilizando la misma información de usuario.

Si el administrador del cliente es un administrador del sistema (en Admin Console) para ambas organizaciones, entonces puedes resolver estos conflictos de licencia seleccionando el botón Resolver problema y vinculando las organizaciones. No debería ser necesaria ninguna otra acción, ya que el administrador del sistema de ambas organizaciones tiene la autorización para hacer este vínculo.

Vista “Usuarios con errores” resaltando el botón “Resolver problema”

Al resolver el problema, se te pedirá que verifiques que consientes vincular las organizaciones.

Si el administrador no es un Administrador del sistema en Adobe Admin Console para la organización de origen, se muestra un mensaje de error explicando por qué falló el vínculo y se proporciona el correo electrónico del administrador de la organización de origen.

Ejemplo de error en la vista Usuarios con errores cuando el administrador no tiene autorización como Administrador del sistema en la organización de origen.

Si el administrador no es un Administrador del sistema para la organización de destino, el botón Resolver problema se bloquea y se muestra un mensaje para contactar al administrador del sistema:

Ejemplo de error en la vista Usuarios con errores cuando el administrador no tiene autorización como Administrador del sistema en la organización de destino.

Los “Otros errores” suelen ser internos y no se pueden resolver desde el lado del cliente de la aplicación. En este caso, se debe abrir un caso de soporte con el servicio de asistencia de Adobe.

Para proporcionar los elementos requeridos de los ID de usuario que están teniendo problemas, selecciona el botón Descargar errores. Te pedirán que guardes un archivo CSV que contiene la información de todos los usuarios listados. Esto incluye lo siguiente del usuario:

  • Correo electrónico
  • Estado
  • Resolución
  • Fecha de asignación

Adjunta este archivo al caso de soporte cuando lo envíes.

Vista “Usuarios con errores” resaltando el botón Descargar errores.

Contactar con servicio de asistencia

La lista del menú izquierdo incluye un botón integrado Contactar con servicio de asistencia en la parte inferior. Al seleccionarlo, se abre una nueva pestaña del explorador en la página Soporte > Resumen de soporte en Admin Console.

Para crear un caso de soporte:

  1. Selecciona Crear caso.
  2. En los detalles del caso, incluya una copia del informe de error descargable y cualquier contexto adicional que ayude (por ejemplo, si el usuario existe en otra organización)

El servicio de asistencia buscará el usuario, normalmente por su dirección de correo electrónico, y trabajará para corregir el problema. En algunos casos, pueden ponerse en contacto con el administrador de su organización para completar el proceso. Toda la comunicación se realiza a través del caso de soporte para que todo quede registrado.

Vista Errores con el vínculo de Contactar con el soporte resaltado y la la página de Admin Console resultante

Adobe, Inc.

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