Pracovní postupy schvalování

Hledat

Naposledy aktualizováno 19. 12. 2023 | Platí také pro Adobe Acrobat, Adobe Acrobat 2017

O pracovních postupech schvalování

Uživatelé aplikace Acrobat (pouze tradiční čínština, zjednodušená čínština, japonština a korejština) mohou ostatním uživatelům posílat dokumenty PDF ke schválení jako přílohy e-mailu. Když účastníci otevřou požadavek na schválení v aplikaci Acrobat (všechny jazyky), mohou dokument PDF schválit přidáním razítka s digitální identitou. Pak mohou PDF poslat dalším schvalovatelům, nebo mohou PDF vrátit iniciátorovi a dalším příslušným účastníkům. Iniciátor může sledovat průběh tak, že zvolí, aby byl upozorněn při každém schválení PDF. Pracovní postup končí, když poslední účastník přidá konečné schválení. Pokud PDF nebyl schválen, musí se pracovní postup schvalování spustit znovu.

Poznámka:

Pokud pro zahájení pracovního postupu použijete Acrobat Pro, můžete pozvat k účasti uživatele Readeru 9 nebo novějšího tak, že v PDF povolíte přidávání poznámek.

Průvodce nastavuje pracovní postupy schvalování (vlevo); paleta razítek obsahuje razítka pro schvalování dokumentů (vpravo).

Poslání PDF ke schválení

Když soubor PDF posíláte e-mailem ke schválení (pouze tradiční čínština, zjednodušená čínština, japonština a korejština) dostanou další schvalující soubor PDF jako přílohu e-mailu. Když příjemci otevřou PDF přílohu, mohou na něj aplikovat razítko s digitální identitou z palety Razítka a pak provést příslušný výběr v pruhu zpráv dokumentu.

Chcete-li odeslat PDF ke schválení, použijte průvodce v aplikaci Acrobat. Průvodce zobrazuje na obrazovce pokyny, které vám pomohou pozvat schvalovatele, přizpůsobit pokyny a poslat PDF.

V aplikaci Acrobat Pro umožňuje průvodce přidávání poznámek v PDF, aby se uživatelé aplikace Acrobat Reader mohli účastnit procesu schvalování.

Dříve než zahájíte proces schvalování, zkontrolujte, že je vaše e-mailová aplikace správně zkonfigurovaná pro spolupráci s Acrobatem.

Schvalovací proces spustíte výběrem možnosti Sdílet > Poslat e-mailem ke schválení.
Pokud budete vyzváni, zadejte svou e-mailovou adresu v dialogovém okně Nastavení identity.
Určete soubor PDF a klikněte na tlačítko Další.
Do pole Komu zadejte e-mailovou adresu prvního schvalovatele.
(Acrobat Pro) Pokud chcete uživatelům aplikace Reader umožnit účast nebo chcete být upozorněni na stav schvalování u každého účastníka, použijte příslušné možnosti.
(Acrobat Standard) Pokud chcete být upozorněni na stav schvalování u každého účastníka, použijte příslušné možnosti.
(Volitelně) Další pokyny pro prvního schvalovatele zadejte v horní části e-mailové zprávy.

Dalším schvalovatelům se přepošle pouze výchozí text zprávy a pokyny.

Poznámka:

E-mail s pozváním obsahuje pokyny, které pomohou účastníkům dokončit proces schvalování. Tento text byste neměli změnit ani odstranit.
Klikněte na Poslat pozvánku.

Účast v pracovním postupu schvalování

Pokud budete vyzváni k účasti v pracovním postupu schvalování, dostanete e-mail s podrobnými pokyny, jak schválit přiložený dokument PDF. Když otevřete soubor PDF, otevře se paleta Razítka a v horní části dokumentu PDF se objeví pruh zpráv dokumentu. Pokud je vaše verze aplikace Acrobat starší než 7.0, budete vyzváni ke stažení poslední verze Readeru.

Pro schválení dokumentu můžete použít libovolné razítko s digitální identitou z palety Razítka. Razítko s digitální identitou obsahuje vámi poskytnuté údaje, jako je jméno, titul, organizace a e-mailová adresa. Razítko s identitou můžete použít namísto podpisu. Razítko, které aplikujete, se stane součástí obsahu stránky dokumentu. V průběhu procesu schvalování můžete odstranit své vlastní razítko; ale po dokončení procesu schvalování bude vaše razítko zamknuté. Nemůžete přemístit ani odstranit razítka od ostatních účastníků.

Můžete také zamítnout dokumenty, které nevyhovují vašim požadavkům.

Kromě přidání digitálních razítek můžete do PDF přidat také další typy poznámek, včetně lístků s poznámkou, úprav textu, vlastních razítek a přiložených souborů.

Schválení PDF

Otevřete přílohu PDF v e-mailové zprávě s výzvou ke schválení.

Poznámka:

Pokud jste do razítka nepřidali informace o identitě, budete vyzváni, abyste je zadali.
Vyberte razítko z Palety razítek (Nástroje > Razítko > Paleta razítek) . (Chcete-li si prohlédnout všechna razítka, rolujte v jejich seznamu nebo přetáhněte roh okna, abyste zvětšili velikost okna.)
Kliknutím do dokumentu aplikujte vybrané schvalovací razítko.

Poznámka:

Chcete-li odstranit razítko s digitální identitou, které jste aplikovali, vyberte ho a stiskněte Delete. Pokud během procesu schvalování zvolíte Tisknout, Uložit kopii nebo Poslat e-mailem, nebudete moci svoje razítko odstranit.
Proveďte jeden z následujících úkonů:
- Chcete-li dokument poslat dalšímu schvalovateli, klikněte na tlačítko Schválit v pruhu zpráv dokumentu. V dialogovém okně Poslat dalšímu schvalovateli zadejte e-mailovou adresu dalšího schvalovatele do pole Komu, podle potřeby přidejte adresy dalších příjemců a klikněte na Poslat.
- Chcete-li dokončit proces schvalování, klikněte na tlačítko Závěrečné schválení v pruhu zpráv dokumentu. V dialogovém okně Dokončit závěrečné schválení určete, zda se má poslat upozornění na schválení z nabídky Metoda závěrečného schválení. Pokud chcete upozornění poslat, zadejte e-mailovou adresu do pole Komu, podle potřeby přidejte adresy dalších příjemců a klikněte na Poslat. V případě, že upozornění poslat nechcete, klikněte na Dokončit.
  
  Pokud je vybraná možnost Upozornit iniciátora na stav schvalování e-mailem, objeví se samostatné e-mailové upozornění adresované iniciátorovi. Toto upozornění odešlete kliknutím na Poslat.
Uložte PDF.

Poznámka:

Pokud použijete tlačítko Poslat e-mailem v pruhu nástrojů k odeslání PDF, toto PDF již nebude součástí pracovního postupu, a pro příjemce této e-mailové zprávy nebudou dostupné možnosti schvalování.

Zamítnutí PDF

Pokud PDF přijatý v požadavku na schválení nevyhovuje vašim podmínkám pro schválení, můžete dokument pomocí možností v pruhu zpráv dokumentu zamítnout a vrátit iniciátorovi. Když je PDF zamítnutý, musí se pracovní postup schvalování spustit znovu.

Otevřete přílohu PDF v e-mailové zprávě s výzvou ke schválení.
Klikněte na tlačítko Zamítnout v pruhu zpráv dokumentu.
V dialogovém okně Zamítnout a poslat upozornění zadejte e-mailovou adresu iniciátora do pole Komu. Pokud je vybrána možnost Upozornit iniciátora na stav schvalování e-mailem, je iniciátorovi schvalování zaslán samostatný e-mail. Klikněte na Odeslat.
V e-mailové zprávě, která se objeví, klikněte na Poslat.

Přidání nebo změna informací o identitě pro digitální razítko

Vyberte Nástroje > Razítka > paleta razítek.
V paletě Razítka vyberte Razítka s digitální identitou, klikněte na svoje razítko pravým tlačítkem myši a vyberte příkaz Upravit identitu.
V dialogovém okně Nastavení identity zadejte nebo upravte svoje jméno, titul, název společnosti, oddělení a e-mailovou adresu a klikněte na Dokončit.

Poznámka:

Údaje o své identitě také můžete změnit v dialogovém okně Předvolby. V části Kategorie vyberte položku Identita.

Získejte pomoc rychleji a snáze

Nový uživatel?