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Genehmigungsvorgänge

  1. Acrobat-Benutzerhandbuch
  2. Einführung in Acrobat
    1. Über den Desktop, Mobilgeräte und Webbrowser auf Acrobat zugreifen
    2. Neue Funktionen in Acrobat 
    3. Tastaturbefehle
    4. Systemanforderungen
  3. Arbeitsbereich
    1. Grundlagen des Arbeitsbereichs
    2. Öffnen und Anzeigen von PDF-Dateien
      1. PDF-Dateien öffnen
      2. Durch PDF-Seiten blättern
      3. Anzeigen von PDF-Voreinstellungen
      4. PDF-Ansichten anpassen
      5. Miniaturansichtsvorschau von PDF-Dateien aktivieren
      6. PDF in Browser anzeigen
    3. Arbeiten mit Online-Speicherkonten
      1. Über Box auf Dateien zugreifen
      2. Über Dropbox auf Dateien zugreifen
      3. Über OneDrive auf Dateien zugreifen
      4. Über SharePoint auf Dateien zugreifen
      5. Über Google Drive auf Dateien zugreifen
    4. Acrobat und macOS
    5. Acrobat-Benachrichtigungen
    6. Raster, Hilfslinien und Abmessungen in PDF-Dateien
    7. PDF-Dateien in asiatischen Sprachen, Kyrillisch und Sprachen mit Schreibrichtung von rechts nach links
  4. PDF-Dateien erstellen
    1. Überblick über die PDF-Erstellung
    2. Erstellen Sie PDF-Dateien mit Acrobat
    3. PDF-Dateien mit PDFMaker erstellen
    4. Den Adobe PDF-Drucker verwenden
    5. Webseiten in PDF konvertieren
    6. PDF-Dateien erstellen mit Acrobat Distiller
    7. Adobe PDF-Konvertierungseinstellungen
    8. PDF-Schriftarten
  5. Bearbeiten von PDF-Dateien
    1. Text in PDF-Dateien bearbeiten
    2. Bilder oder Objekte in einer PDF-Datei bearbeiten
    3. PDF-Seiten drehen, verschieben, löschen und neu nummerieren
    4. Gescannte PDF-Dokumente bearbeiten
    5. Fotos von Dokumenten optimieren, die mit einer mobilen Kamera aufgenommen wurden
    6. PDF-Dateien optimieren
    7. PDF-Eigenschaften und Metadaten
    8. Verknüpfungen und Anlagen in PDF-Dateien
    9. PDF-Ebenen
    10. Miniaturseiten und Lesezeichen in PDF-Dateien
    11. Aktionsassistent (Acrobat Pro)
    12. In Webseiten konvertierte PDF-Dateien
    13. Einrichten von PDF-Dateien für eine Präsentation
    14. PDF-Artikel
    15. PDF-Dateien mit Geodaten
    16. Anwenden von Aktionen und Skripts auf PDF-Dateien
    17. Standardschriftart zum Hinzufügen von Text ändern
    18. Seiten aus PDF-Dateien löschen
  6. Scannen und OCR
    1. Dokumente in PDF-Dateien scannen
    2. Dokumentfotos verbessern
    3. Fehlerbehebung bei Scannerproblemen beim Scannen mit Acrobat
  7. Formulare
    1. PDF-Formulare – Grundlagen
    2. Formulare in Acrobat neu erstellen
    3. Erstellen und Verteilen von PDF-Formularen
    4. PDF-Formulare ausfüllen
    5. Eigenschaften von PDF-Formularfeldern
    6. Ausfüllen und Signieren von PDF-Formularen
    7. Einstellen von Aktionsschaltflächen in PDF-Formularen
    8. Veröffentlichen von interaktiven Webformularen im PDF-Format
    9. PDF-Formularfelder – Grundlagen
    10. PDF-Barcodeformularfelder
    11. Daten in PDF-Formularen erfassen und verwalten
    12. Info über Formular-Tracker
    13. Hilfe zu PDF-Formularen
    14. PDF-Formulare per E-Mail oder über einen internen Server an Empfänger senden
  8. Dateien zusammenführen
    1. Dateien in einem PDF-Dokument kombinieren oder zusammenführen
    2. PDF-Seiten drehen, verschieben, löschen und neu nummerieren
    3. Kopfzeilen, Fußzeilen und Bates-Nummerierung zu PDF-Dateien hinzufügen
    4. PDF-Seiten zuschneiden
    5. Wasserzeichen zu PDF-Dateien hinzufügen
    6. Hintergründe zu PDF-Dateien hinzufügen
    7. Komponentendateien in einem PDF-Portfolio
    8. PDF-Portfolios veröffentlichen und freigeben
    9. Überblick über PDF-Portfolios
    10. PDF-Portfolios erstellen und anpassen
  9. Freigabe, Überprüfungen und Kommentare
    1. PDF-Dateien online freigeben und verfolgen
    2. Textänderungen markieren
    3. Vorbereitungen für eine PDF-Überprüfung
    4. Starten einer PDF-Überprüfung
    5. Hosten von gemeinsamen Überprüfungen auf SharePoint- und/Office 365-Sites
    6. An der Überprüfung einer PDF teilnehmen
    7. PDF-Dateien Kommentare hinzufügen
    8. Hinzufügen eines Stempels zu einer PDF-Datei
    9. Genehmigungsvorgänge
    10. Verwalten von Kommentaren | Anzeigen, Beantworten, Drucken
    11. Kommentare importieren und exportieren
    12. PDF-Überprüfungen protokollieren und verwalten
  10. Speichern und Exportieren von PDFs
    1. PDF-Dokumente speichern
    2. PDF-Dateien nach Word konvertieren
    3. PDF-Dateien in JPG konvertieren
    4. PDF-Dateien in andere Dateiformate konvertieren oder exportieren
    5. Dateiformatoptionen für PDF-Export
    6. PDF-Inhalte wiederverwenden
  11. Sicherheit
    1. Erweiterte Sicherheitseinstellung für PDF-Dateien
    2. PDF-Dokumente durch Passwörter schützen
    3. Verwalten digitaler IDs
    4. Dokumente durch Zertifikate schützen
    5. Öffnen gesicherter PDF-Dateien
    6. Vertrauliche Inhalte aus PDF-Dateien entfernen
    7. Einrichten von Sicherheitsrichtlinien für PDF-Dateien
    8. Sicherheitsmethode für PDF-Dateien auswählen
    9. Sicherheitswarnungen beim Öffnen eines PDF-Dokuments
    10. Sichern von PDF-Dateien mit dem Adobe Experience Manager
    11. Geschützte Ansicht für PDF-Dateien
    12. Überblick über die Sicherheit in Acrobat und in PDF-Dateien
    13. JavaScript als Sicherheitsrisiko in PDF-Dateien
    14. Anhänge stellen Sicherheitsrisiken dar
    15. Links in PDF-Dateien zulassen oder blockieren
  12. Elektronische Signaturen
    1. PDF-Dokumente signieren
    2. Signatur auf mobilen Endgeräten aufzeichnen und überall verwenden
    3. Dokumente zum e-Signieren senden
    4. Informationen zu zertifikatbasierten Signaturen
    5. Zertifikatbasierte Signaturen
    6. Validieren digitaler Signaturen
    7. Adobe Approved Trust List
    8. Vertrauenswürdige Identitäten verwalten
  13. Drucken
    1. Grundlegende Druckaufgaben bei PDF-Dateien
    2. Drucken von Broschüren und PDF-Portfolios
    3. Erweiterte Einstellungen zum Drucken von PDF-Dateien
    4. In PDF drucken
    5. Drucken von Farben in PDF-Dateien (Acrobat Pro)
    6. Drucken von PDF-Dateien in Sondergrößen
  14. Barrierefreiheit, Tags und Umfließen
    1. PDF erstellen und Barrierefreiheit prüfen
    2. Ein-/Ausgabehilfe-Funktionen in PDF-Dateien
    3. Werkzeug „Leserichtung“ für PDF-Dateien
    4. PDF-Dokumente mit den Funktionen „Ein-/Ausgabehilfe“ und „Umfließen“ lesen
    5. Dokumentstruktur mit den Bedienfeldern „Inhalt“ und „Tags“ bearbeiten
    6. Barrierefreie PDF-Dateien erstellen
  15. Suchen und indizieren
    1. PDF-Indexe erstellen
    2. PDF-Dokumente durchsuchen
  16. Multimedia und 3D-Modelle
    1. Audio, Video und interaktive Objekte zu PDFs hinzufügen
    2. Hinzufügen von 3D-Modellen zu PDF-Dateien (Acrobat Pro)
    3. Anzeigen von 3D-Modellen in PDF-Dateien
    4. Interaktiv mit 3D-Modellen arbeiten
    5. Messen von 3D-Objekten in PDF-Dateien
    6. Einstellen von 3D-Ansichten in PDF-Dateien
    7. 3D-Inhalte in PDF-Dateien aktivieren
    8. Hinzufügen von Multimedia zu PDF-Dateien
    9. Kommentieren von 3D-Designs in PDF-Dateien
    10. Wiedergabe von Video-, Audio- und Multimediaformaten in PDF
    11. Hinzufügen von Kommentaren zu Videos
  17. Druckproduktionswerkzeuge (Acrobat Pro)
    1. Übersicht über Werkzeuge für die Druckproduktion
    2. Druckermarken und Haarlinien
    3. Ausgabevorschau
    4. Transparenz-Reduzierung
    5. Farbkonvertierung und Druckfarbenmanagement
    6. Farbüberfüllung
  18. Preflight (Acrobat Pro)
    1. PDF/X-, PDF/A- und PDF/E-kompatible Dateien
    2. Preflight-Profile
    3. Erweiterte Preflight-Überprüfungen
    4. Preflight-Reporte
    5. Preflight-Ergebnisse, -Objekte und -Ressourcen anzeigen
    6. Ausgabe-Intentionen in PDF-Dateien
    7. Korrektur von Problembereichen mit dem Preflight-Werkzeug
    8. Automatisierung der Dokumentanalyse mit Droplets oder Preflight-Aktionen
    9. Analyse von Dokumenten mit dem Preflight-Werkzeug
    10. Zusätzliche Prüfungen im Preflight-Werkzeug
    11. Preflight-Bibliotheken
    12. Preflight-Variablen
  19. Farbmanagement
    1. Gewährleisten konsistenter Farben
    2. Farbeinstellungen
    3. Farbmanagement für Dokumente
    4. Arbeiten mit Farbprofilen
    5. Informationen zum Farbmanagement

Genehmigungsvorgänge

Benutzer der asiatischen Version von Acrobat (umfasst traditionelles Chinesisch, vereinfachtes Chinesisch, Japanisch und Koreanisch) können PDF-Dokumente als E-Mail-Anlage versenden, um sie von anderen Benutzern genehmigen zu lassen. Wenn Teilnehmer eine Aufforderung zur Genehmigung in Acrobat (einer beliebigen Sprachversion) öffnen, können sie das PDF-Dokument durch Hinzufügen eines digitalen Identitätsstempels genehmigen. Anschließend können Sie das PDF an andere Überprüfer senden oder an den Initiator und andere Teilnehmer zurückschicken. Der Initiator kann den Status eines Dokuments verfolgen, indem er bestimmt, nach jeder Genehmigung des PDF-Dokuments benachrichtigt zu werden. Der Vorgang endet mit der letzten Genehmigung des letzten Teilnehmers. Wenn eine PDF-Datei nicht genehmigt wird, muss der Genehmigungsvorgang erneut durchgeführt werden.

Hinweis:

Wenn Sie Acrobat Pro zur Initialisierung des Workflows verwenden, können Sie Benutzer von Reader 9 oder einer neueren Version dazu einladen, die PDF zu kommentieren.


Der Assistent richtet Genehmigungsvorgänge ein (links); die Stempelpalette enthält Stempel zum Genehmigen von Dokumenten (rechts).

 

PDF zur Genehmigung senden

Wenn Sie ein PDF per E-Mail zur Genehmigung senden (nur traditionelles Chinesisch, vereinfachtes Chinesisch, Japanisch und Koreanisch), erhalten die Empfänger das PDF als Anlage zur E-Mail. Nach dem Öffnen der PDF-Dateianlage können die Empfänger einen digitalen Identitätsstempel aus der Stempelpalette anbringen und dann die entsprechende Auswahl in der Dokumentmeldungsleiste vornehmen.

Zum Versenden eines PDF-Dokuments für einen Genehmigungsvorgang verwenden Sie den Assistenten in Acrobat. Der Assistent bietet Anweisungen, die Sie beim Einladen von Genehmigern, beim Anpassen der Anweisungen und beim Senden des PDF-Dokuments unterstützen.

In Acrobat Pro aktiviert der Assistent die Kommentarfunktion, so dass Benutzer von Acrobat Reader am Genehmigungsvorgang teilnehmen können.

Bevor Sie einen Genehmigungsarbeitsablauf initiieren, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mail-Anwendung für die Verwendung mit Acrobat konfiguriert ist.

  1. Zum Starten des Genehmigungsvorgangs wählen Sie Kommentare > Per E-Mail zur Genehmigung senden.

  2. Geben Sie bei Aufforderung im Dialogfeld „Identitätseinrichtung“ Ihre E-Mail-Adresse ein.
  3. Geben Sie ein PDF-Dokument an und klicken Sie auf Weiter.

  4. Geben Sie die E-Mail-Adresse des ersten Genehmigers in das Feld „An“ ein.
  5. (Acrobat Pro) Wenn Sie Reader-Anwendern die Teilnahme ermöglichen oder über den Genehmigungsstatus für jeden Teilnehmer informiert werden möchten, legen Sie die entsprechenden Optionen fest.

  6. (Acrobat Standard) Wenn Sie über den Genehmigungsstatus für jeden Teilnehmer informiert werden möchten, legen Sie die entsprechenden Optionen fest.

  7. (Optional) Geben Sie zusätzliche Anweisungen für den ersten Genehmiger oben in der E-Mail ein.

    Es werden nur die Standard-Textnachricht und die Anweisungen an die nachfolgenden Genehmiger weitergeleitet.

    Hinweis:

    Die Einladungs-E-Mail enthält Anweisungen, die die Teilnehmer beim Durchführen des Genehmigungsvorgangs unterstützen. Dieser Text sollte nicht verändert oder gelöscht werden.

  8. Klicken Sie auf Einladung senden.

An einem Genehmigungsvorgang teilnehmen

Wenn Sie zur Teilnahme an einem Genehmigungsvorgang eingeladen werden, erhalten Sie eine E-Mail mit schrittweisen Anweisungen zum Genehmigen des angehängten PDF-Dokuments. Wenn Sie das PDF-Dokument öffnen, wird auch die Stempelpalette angezeigt. Gleichzeitig erscheint die Dokumentmeldungsleiste oben im PDF-Dokument. Wenn Sie eine ältere Acrobat-Version als 7.0 haben, werden Sie aufgefordert, die neueste Version von Reader herunterzuladen.

Sie können einen der digitalen Identitätsstempel in der Stempel-Palette auswählen, um das Dokument zu genehmigen. Ein digitaler Identitätsstempel enthält persönliche Informationen wie Name, Titel, Organisation und E-Mail-Adresse. Sie können einen Identitätsstempel anstelle einer Signatur verwenden. Wenn Sie einen Stempel anwenden, wird dieser zu einem Bestandteil des Seiteninhalts im Dokument. Sie können Ihre eigenen Stempel während des Genehmigungsprozesses wieder löschen; ist der Genehmigungsprozess jedoch abgeschlossen, sind Ihre Stempel geschützt. Sie können keine Stempel anderer Teilnehmer verschieben oder löschen.

Sie haben auch die Möglichkeit, Dokumente zurückzuweisen, die Ihren Anforderungen nicht entsprechen.

Außer digitalen Stempeln können Sie einem PDF auch andere Kommentartypen hinzufügen, wie Notizkommentare, Textbearbeitungen, benutzerdefinierte Stempel und Dateianlagen.

PDF genehmigen

  1. Öffnen Sie die PDF-Anlage in der E-Mail mit der Einladung zum Genehmigungsvorgang.
    Hinweis:

    Wenn Sie Ihre persönlichen Informationen für den Stempel noch nicht eingegeben haben, werden Sie dazu aufgefordert.

  2. Wählen Sie in der Stempelpalette einen Stempel aus (Werkzeuge > Stempel > Stempelpalette). (Zum Anzeigen aller Stempel blättern Sie oder ziehen Sie an einer Ecke, um die Fenstergröße anzupassen.)

  3. Klicken Sie in das Dokument, um Ihren Genehmigungsstempel anzuwenden.
    Hinweis:

    Zum Löschen eines von Ihnen angewendeten digitalen Identitätsstempels klicken Sie darauf und drücken Sie die Entf-Taste. Wenn Sie während des Genehmigungsvorgangs den Befehl zum Drucken, Speichern einer Kopie oder zum E-Mail-Versand wählen, können Sie Ihren Stempel nicht löschen.

  4. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Um das Dokument an den nächsten Genehmiger zu senden, klicken Sie in der Dokumentmeldungsleiste auf die Schaltfläche Genehmigen. Geben Sie im Dialogfeld „An nächsten Genehmiger senden“ im Feld „An“ die E-Mail-Adresse des nächsten Genehmigers ein, geben Sie nach Bedarf Adressen weiterer Empfänger ein und klicken Sie auf Senden.

    • Zum Abschließen des Genehmigungsvorgangs klicken Sie in der Dokumentmeldungsleiste auf die Schaltfläche Letzte Genehmigung. Geben Sie im Dialogfeld „Letzte Genehmigung abschließen“ im Menü Methode für letzte Genehmigung an, ob eine Genehmigungsbenachrichtigung gesendet werden soll. Wenn Sie eine Benachrichtigung senden, geben Sie im Feld „An“ die E-Mail-Adresse ein, geben Sie bei Bedarf weitere Empfänger ein und klicken auf Senden. Wenn Sie keine Benachrichtigung senden, klicken Sie auf Fertig.

      Wenn die Option Initiator per E-Mail über Genehmigungsstatus informieren ausgewählt ist, wird eine separate E-Mail-Benachrichtigung angezeigt, die an den Initiator gerichtet ist. Klicken Sie auf Senden, um diese Benachrichtigung zu senden.

  5. Speichern Sie die PDF-Datei.
    Hinweis:

    Wenn Sie auf der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche „E-Mail“  klicken, um das PDF-Dokument zu senden, gehört das PDF-Dokument nicht mehr zum Genehmigungsvorgang; die Genehmigungsoptionen stehen dem Empfänger der E-Mail nicht zur Verfügung.

PDF zurückweisen

Falls das zu genehmigende PDF-Dokument die Anforderungen für eine Genehmigung nicht erfüllt, verwenden Sie die Optionen in der Dokumentmeldungsleiste, um das Dokument abzulehnen und an den Initiator zurückzusenden. Wenn eine PDF-Datei abgelehnt wird, muss der Genehmigungsvorgang erneut durchgeführt werden.

  1. Öffnen Sie die PDF-Anlage in der E-Mail mit der Einladung zum Genehmigungsvorgang.
  2. Klicken Sie in der Dokumentmeldungsleiste auf die Schaltfläche Ablehnen.

  3. Geben Sie im Dialogfeld Ablehnen und Benachrichtigung senden die E-Mail-Adresse des Initiators in das Feld „An“ ein. Wenn die Option Initiator per E-Mail über Genehmigungsstatus informieren ausgewählt ist, wird eine separate E-Mail-Benachrichtigung an den Genehmigungsinitiator gesendet. Klicken Sie auf Senden.

  4. Klicken Sie in der angezeigten E-Mail-Nachricht auf Senden.

Persönliche Informationen für einen digitalen Stempel hinzufügen oder ändern

  1. Wählen Sie Werkzeuge > Stempel > Stempelpalette.

  2. Wählen Sie in der Stempelpalette Digitale Identitätsstempel, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Stempel und wählen Sie Identität bearbeiten.

  3. Geben Sie im Dialogfeld „Identitätseinrichtung“ Ihren Namen, Ihren Titel, Ihren Firmennamen, Ihre Abteilung und Ihre E-Mail-Adresse ein bzw. bearbeiten Sie sie und klicken Sie auf Fertig.

Hinweis:

Sie können Ihre persönlichen Informationen auch im Dialogfeld „Voreinstellungen“ ändern. Klicken Sie unter „Kategorien“ auf „Identität“.

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