Komplette installations- og konfigurationsinstruktioner til en ny implementering af Adobe Sign-produktet i Microsoft Dynamics CRM.

Oversigt

Adobe Sign leverer en Plug and Play-integrationsløsning med Microsoft Dynamics CRM. Denne integration har følgende fordele:

  • Accelererer processen fra tilbud til salg ved at sende aftale som f.eks. kontrakter og salgsdokumenter fra Dynamics med ét klik.
  • Fletter automatisk data fra Dynamics-enheder som f.eks. kunder og kontakter til aftaler og sender data, der er indsamlet fra underskrivere i løbet af underskrivelsesprocessen, tilbage til Dynamics.
  • Gør det nemt for modtagere at underskrive hvor og når som helst og på en hvilken som helst enhed.
  • Gør det muligt at spore dokumenter, der er sendt til underskrivelse, inde fra Dynamics.
  • Fjerner de manuelle trin i hele processen.

 

Denne version (v7) af pakken fås kun til Microsoft Dynamics 365 CRM 8.2 og senere.

Benyt v6-installationsvejledningen, hvis du bruger:

  • Dynamics CRM 2016 Online og On-Premise                                                             
  • Dynamics 2015 Update 2                                                                                
  • Dynamics 2013 Service Pack 1, Update 4            

 Du kan hente Adobe Sign for MS Dynamics v6-pakken her.

 

Dette dokument fokuserer på en ny installation af Adobe Sign-løsningen. Hvis løsningen allerede er installeret, og du gerne vil opgradere løsningen til den nyeste version, bedes du henvise til opgraderingsvejledningen.


Forudsætninger

  • Bekræft, at det korrekte bruger-id (mailadressen) er tildelt som administrator i Adobe Sign-systemet
  • Angiv alle de ejede domæner, som dine brugere måske anvender i deres mailadresser (medtag ikke offentlige domæner som gmail.com, yahoo.com osv.)
  • Hent en liste over alle brugere i Adobe Sign-systemet, som bruger dine ejede domæner
    • Når den er hentet, skal du muligvis anmode om, at gyldige brugere flyttes til din CRM-tilknyttede Adobe Sign-konto
    • Det er vigtigt, at brugermailen i Adobe Sign er den samme som CRM-brugerens primære mail. Hvis den ikke er det, skal Adobe Sign-mailen ændres.

 

I Dynamics-miljøet er der et par ting at være opmærksom på:

  • Licenser – Adobe Sign-brugere og -administratorer skal have tildeltenread/write CRM Cal Licensing.
  • Filbegrænsninger – grænsen for filuploadstørrelsen kan justeres i CRM (standardværdien er 5 MB). Brugere får en fejl, hvis de prøver at vedhæfte en fil, der er større end den konfigurerede værdi.
    • Hvis den underskrevne PDF-fil er større end den konfigurerede værdi, forhindrer Dynamics filen i at blive vedhæftet til det overordnede (eller tilknyttede) objekt.

Download af pakken

Sådan henter du den aktuelle Adobe Sign for MS Dynamics 365 Online-pakke fra Microsoft Store.

Adobe Sign for MS Dynamics On-Premises-pakken kan downloades fra Adobe Sign-integrationssiden.

Du vil også kunne læse produktbemærkning, kendte problemer og yderligere installationsoplysninger på Adobe Sign-integrationssiden. Hvis du har spørgsmål eller kommentarer om/under installationsprocessen, bedes du kontakte din Customer Success Manager.

Installation af pakken

Installation af Microsoft Dynamics On-Premises-pakken

Log på dit Dynamics CRM-miljø som administrator

  • Gå til Indstillinger > Løsninger
Gå til Hovedmenu > Indstillinger > Løsninger

Siden Alle løsninger indlæses:

  • Klik på ikonet Importér
Ikonet Importér

Siden Vælg løsningspakke indlæses:

  • Gå til den Adobe Sign v7 .zip-fil, du har downloadet
  • Klik på Næste
Gå til Adobe Sign v5-binærfilen

Siden Løsningsoplysninger indlæses:

  • Klik på Næste
Siden Løsningsoplysninger

Siden Importindstillinger indlæses:

  • Sørg for, at indstillingen Aktivér eventuelle trin til behandling af SDK-meddelelser... er markeret
  • Klik på Importér
Siden Importindstillinger

Siden Importløsning indlæses og importerer pakken.

Denne proces kan tage et par minutter. Når processen er færdig, skulle du modtage en bekræftelsesmeddelelse.

  • Klik på Luk
Den importerede pakke

Installation af Microsoft Dynamics Online-pakken

Onlineversionen af pakken installeres fra Microsofts AppSource store:

  • Log på Dynamics som en Dynamics-administrator
  • Gå til: Indstillinger > Sikkerhed > Brugere
8_nav_to_settings-security
  • Vælg den bruger, du vil give adgang til at installere pakken, og klik derefter på Gør til administrator
4Promote to Admin
  • Gå til: Indstillinger > Løsninger > Marketplace Option
10_nav_to_marketplace
  • Søg efter Adobe i søgefeltet øverst til højre i AppSource-vinduet
  • Klik på linket Hent nu
6Adobe Sign on MS Store - Rebranded
  • Markér afkrydsningsfeltet for at give Microsoft tilladelse til at bruge eller dele kontooplysninger, og klik derefter på Fortsæt
    • Du omdirigeres til en ny side for vilkår og beskyttelse af personlige oplysninger
7one_more_thing_-rebranded
  • På siden for vilkår og beskyttelse af personlige oplysninger:
    • Vælg den korrekte Dynamics-organisation, som Adobe Sign skal gælde for (hvis du har mere end én)
    • Acceptér Microsofts juridiske erklæring om vilkår og beskyttelse af personlige oplysninger
    • Klik på knappen Acceptér
  • Du omdirigeres til statussiden, og installationen starter automatisk
    • Du skal opdatere siden for at opdatere statussen
  • Når pakken er installeret, bliver den synlig i Løsninger under Indstillinger.

Bemærk:

Hvis en tidligere Adobe Sign for Dynamics allerede er installeret, bliver den pakke opgraderet til den nye version.

8Approve MS

Konfiguration efter installation (kræves)

Installér integrationsnøglen

Nye installationer kræver, at der genereres en integrationsnøgle i Adobe Sign, som efterfølgende angives i Dynamics. Denne nøgle er den adgangstoken, som godkender, at Adobe Sign- og Dynamics-miljøer har tillid til hinanden og deler indhold.

Sådan genererer du en integrationsnøgle i Adobe Sign:

  • Log på som administrative bruger af din Adobe Sign-konto
  • Gå til Konto > Adobe Sign API > API-oplysninger
  • Klik på linket Integrationsnøgle i midten af siden
Gå til Konto > Personlige præferencer > Adgangstokens

Bemærk:

Hvis du ikke ser linket Integrationsnøgle, skal du kontakte din Success Manager eller Adobe Sign Support og få dem til at sikre, at du er i den korrekte kanal. 

Grænsefladen for Opret integrationsnøgle indlæses:

Angiv et intuitivt navn på din nøgle (f.eks. Dynamics CRM)

Integrationsnøglen skal have følgende elementer aktiveret:

  • user_read
  • user_write
  • user_login
  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • library_read
  • library_write
Grænsefladen for Opret integrationsnøgle
  • Klik på Gem, når nøglen er konfigureret.

 

Siden Adgangstokens vises med de nøgler, der er oprettet på din konto.

  • Klik på den nøgledefinition, der er oprettet for Dynamics CRM
    • Linket Integrationsnøgle vises øverst i definitionen.
  • Klik på linket Integrationsnøgle
Linket Integrationsnøgle

Integrationsnøglen vises:

  • Kopiér denne nøgle, og gem den et sikkert sted til næste trin
  • Klik på OK
Integrationsnøglen

Sådan installeres integrationsnøglen i Dynamics CRM:

Log på som administrativ bruger af dit Dynamics CRM-miljø

  • Gå til Hovedmenu > Adobe Sign > Administratorindstillinger
Gå til Hovedmenu > Adobe Sign > Globale indstillinger

Siden Adobe Sign Administratorindstillinger indlæses:

  • Indsæt din nøgle i feltet Integrationsnøgle
  • Klik på Valider nøgle i båndet
Adobe Sign-konfigurationssiden

Efter en kort forsinkelse opdateres siden og viser, at "Du er logget på med Adobe Sign", og at integrationsnøglen anvendes.

  • Feltet Integrationsnøgle låses
  • Knappen Valider nøgle ændres til Fjern nøgle
Adobe Sign-konfigurationssiden


Bekræft, at gengivelse af gammel formular er deaktiveret

Det er nødvendigt at deaktivere gengivelse af gammel formular for at bruge Adobe Sign. Sådan gør du:

  • Gå til Indstillinger > Administration
Gå til Hovedmenu > Indstillinger > Administration
  • Klik på Systemindstillinger
Systemindstillinger

Siden Systemindstillinger indlæses.

  • Sørg for, at indstillingen Brug gengivelse af gammel formular er indstillet til Nej
  • Klik på OK
Siden Systemindstillinger

Aktivering af aktivitetsfeeds på enheden Adobe Aftale

Aktivering af aktivitetsfeeds for enheden adobe_agreement tillader Adobe Sign at opdatere aftalens hændelser under sektionen Meddelelser på posten Aftale samt CRM-posterne, som var det overordnede objekt for aftalen (Kontakter, Kunder osv.).

  • Gå til Indstillinger > Konfiguration af aktivitetsfeeds
Gå til Mail > Indstillinger > Konfiguration af aktivitetsfeeds

Siden Meddelelseskonfigurationer indlæses:

1. Klik på Opdater for at sikre, at alle konfigurationer indlæses

2. Klik én gang på posten adobe_agreement for at vælge den, og klik derefter på Aktivér

Siden Meddelelseskonfigurationer

Pop op-vinduet Bekræft aktivering af meddelelseskonfiguration vises

  • Klik på Aktivér
Pop op-vinduet Bekræft aktivering af meddelelseskonfiguration

Beskeden "Du skal udgive…" vises

  • Klik på OK
Beskeden "Du skal udgive…"

Du føres tilbage til siden Meddelelseskonfigurationer

  • Klik på ellipsen () for at åbne de skjulte indstillinger
  • Klik på Udgiv alle tilpasninger
Siden Meddelelseskonfigurationer

Installér Adobe Sign for brugere ved at tildele sikkerhedsroller

Hver Dynamics-bruger, der forventes at bruge Adobe Sign-programmet, skal have deres sikkerhedsrolle konfigureret i Dynamics-miljøet.

Sikkerhedsrollerne er:

  • Adobe Sign Reader – giver brugeren skrivebeskyttet adgang til aftaleposter.
  • Adobe Sign-bruger – giver brugeren mulighed for at arbejde med aftaler og andre programenheder. Denne rolle giver brugeren tilladelse til kun at se sine egne poster og giver adgang på brugerniveau til indbyggede CRM-poster som Kontakter, Kunder, Kundeemner, Salgsmuligheder, Ordrer, Fakturaer, Tilbud.
  • Adobe Sign-administrator – denne rolle omfatter flere rettigheder ud over dem i Adobe Sign-brugerrollen som f.eks. justering af Globale indstillinger, Dataoverførsel og mulighed for at se alle aftaler i hele programmet.

Sådan konfigureres sikkerhedsrollerne:

  • Gå til Indstillinger > Sikkerhed
Gå til Hovedmenu > Indstillinger > Sikkerhed

Dette åbner siden Sikkerhed

  • Vælg Brugere
siden Sikkerhed

Siden Aktiverede brugere indlæses

  • Vælg alle de brugere, du vil tildele én type sikkerhedsrolle
  • Klik på Administrer roller
Siden Aktiverede brugere

Pop op-vinduet Administrer brugerroller vises

  • Kontrollér den sikkerhedsrolle, du vil definere for disse brugere
  • Klik på OK
Pop op-vinduet Administrer brugerrolle

Valgfrie konfigurationer

Adobe Sign-administratorindstillinger

Siden Adobe Sign Administratorindstillinger giver adgang til administrative værktøjer til oprettelse af skabelon og tilknytning af data samt oprettelse af brugerdefinerede arbejdsforløb. Valgfrie indstillinger kan også bruges til at tilpasse brugeroplevelsen.  

Sådan åbnes indstillinger:

  • Gå til Adobe Sign > Administratorindstillinger
Gå til Hovedmenu > Adobe Sign > Globale indstillinger

Siden Adobe Sign Administratorindstillinger indlæses og identificerer fem diskrete sektioner med funktionelle værktøjer:

A. Adobe Sign-konto – integrationsnøglen, som knytter Dynamics-miljøet til Adobe Sign-serverne

B. Checkliste – en løbende checkliste over installationens milepæle

C. Administratorindstillinger – de værktøjer, som administratorer skal interagere med jævnligt

D. Valgfrie funktioner – automatiske funktioner, der typisk indstilles én gang og derefter ikke justeres

E. Ressourcer – onlineadgang til ofte krævede dokumenter og adgang til systemet for supportanmodninger

admin_settings_page-marked

Adobe Sign-konto

Denne sektion er udelukkende dedikeret til integrationsnøgletilknytningen mellem Dynamics-miljøet og Adobe Sign-serverne.

Nøglen kan til enhver tid fjernes for at afbryde Adobe Sign-tjenesterne.

 

Checkliste

Denne sektion viser installationens fremskridt som målt af de primære konfigurationspunkter:

  • Aktivér og konfigurer Adobe Sign – kontrollerer, hvornår integrationsnøglen er installeret
  • Konfigurer første datatilknytning – kontrollerer, hvornår den første datatilknytning er gemt
  • Konfigurer første skabelon – kontrollerer, hvornår den første skabelon er gemt


Administratorindstillinger

Ofte anvendte værktøjer for administratorer til at udvide værdien af Adobe Sign-tjenesten:

  • Opret ny datatilknytning – åbner den nye grænseflade for Ny datatilknytning
  • Opret ny aftaleskabelon – åbner grænsefladen for Ny aftaleskabelon
  • Skift brugeradgang – et genvejslink til siden Aktiverede brugere, hvor rollerne for brugere administreres
  • Opret nyt arbejdsforløb – åbner grænsefladen for Opret proces


Valgfrie funktioner

  • Aktivér automatisk brugerklargøring – hvis dette er aktiveret, klargør nye brugere, der gives adgang til Adobe Sign-enheden, en bruger i Adobe Sign-systemet ved første brug.  Klargøring er baseret på brugernes primære mailadresse, ikke brugernavnet, og foregår i baggrunden uden yderligere handling af brugeren eller kontoadministratoren.

Bemærk:

Nye brugere, der automatisk klargøres i Adobe Sign, har en tilfældig adgangskode. Eftersom integrationen virker som et godkendt program via API, er der ikke noget funktionelt problem i Dynamics-miljøet. Men hvis brugere ønsker at logge direkte på Adobe Sign, skal de først nulstille deres adgangskode via linket "Jeg har glemt min adgangskode" på Adobe Signs hjemmeside. 

  • Vedhæft underskrevne dokumenter til aftaleenheden – denne indstilling sender en PDF-kopi af det udfyldte dokument tilbage til Dynamics vedhæftet til aftaleposten (under sektionen Bemærkninger). Dette er en kopi af den autoritative original, der bevares på Adobe Sign-servere.
  • Aktivér kombineret revisionsspor med underskrevet aftale – hvis denne indstilling aktiveres, får det Adobe Sign-PDF'en med revisionsspor til at blive vedhæftet til aftaleposten (under sektionen Bemærkninger), når aftalen er underskrevet/udfyldt. Revisionssporet optæller hændelserne (vist, underskrevet, delegeret osv.) for aftalen, tidslinjen for disse hændelser samt IP-adressen, hvor hændelserne blev aktiveret.
  • Vis eksempelbilleder af dokumentet – denne indstilling vedhæfter et billede af det underskrevne/udfyldte dokument til posten, så det nemt kan ses uden at skulle downloade og åbne en PDF-fil. Dette billede installeres nederst på aftaleposten.
  • Aktivér LinkedIn Sales Navigator – når aktiveret viser siden Ny aftale LinkedIn Sales Navigator-panelet. Denne grænseflade lader brugeren konfigurere deres individuelle LinkedIn-konto og vise LinkedIn-oplysninger for valgte modtagere, der føjes til aftalen.

LinkedIn Sales Navigator Team eller Enterprise Edition kræves for at aktivere funktionen.

Bemærk:

LinkedIn Sales Navigator er en separat tjeneste fra Adobe Sign og er ikke inkluderet i købet af Adobe Sign-tjenesten.

LinkedIn Sales Navigator er en betalt premium-version, og en gratis demo er tilgængelig, hvis du vil prøve den.


Ressourcer

En liste over de mest almindelige ressourcer:


Fjernelse/tilbagekaldelse af integrationsnøglen

Hvis du vil fjerne den aktuelle integrationsnøgle fra din Dynamics-installation, kan du gøre det på Adobe Signs konfigurationsside under Globale indstillinger. Hvis nøglen fjernes, frigøres tillidsforholdet mellem Dynamics CRM og Adobe Sign, så alle nye transaktioner samt opdateringer til eksisterende transaktioner stoppes. Når nøglen fjernes, kan den til enhver tid genanvendes for at fortsætte interaktionen mellem de to systemer.

Sådan fjernes nøglen:

  • Gå til Adobe Sign > Administratorindstillinger
  • Klik på Fjern nøgle i båndet
knappen Fjern nøgle

At fjerne nøglen er ikke det samme som at tilbagekalde den. Tilbagekaldelse af en nøgle skal udføres i Adobe Sign-systemet og gør nøglen permanent deaktiveret for Adobe Sign-brug.

Sådan tilbagekaldes en nøgle:

Log på som administrative bruger af din Adobe Sign-konto

  • Gå til Konto > Personlige præferencer > Adgangstokens
  • Klik på nøgledefinitionen for den integrationsnøgle, du vil tilbagekalde
    • Dette viser linket Tilbagekald
  • Klik på Tilbagekald
linket Tilbagekald
  • Klik på Ja, når du spørges

Datatilknytning

Definition af datatilknytninger for at udfylde formularer og opdatere Dynamics

Datatilknytning kan forbedre din proces med oprettelse af aftaler betydeligt og sikrer, at dokumenter har det relevante indhold i felter uden risikoen for menneskelige fejl, ved at hente feltværdier direkte fra Dynamics CRM.

Desuden kan tilknytningen sende nyt indhold fra udfyldte aftaler tilbage til Dynamics og dermed tillade værdifulde opdateringer til din CRM, så der slippes for manuel datamanipulation.  


En hurtig bemærkning om formularer/teksttags

En vellykket tilknytning kræver, at du har forhåndsoprettede formularer med definerede feltnavne, så du på logisk vis kan relatere CRM-feltet til Adobe Sign-formularfeltet. 

En simpel formular vises nedenfor. Felterne defineres af den krøllede parentes på hver side (definition af feltets bredde) og feltnavnet (strengen af tegn mellem de krøllede parenteser). 

Eksempel på formularfelter

Teksttags kan inkludere flere argumenter ud over navneværdien, inkl. valideringer, beregninger og regulære udtryk. En grundig forståelse af formularoprettelse findes her og kan i høj grad forbedre kvaliteten af data, du indhenter under signaturprocessen.

Bemærk:

Funktionen til forkortelse af teksttags kan være nyttig i formulardesign og felttilknytning ved at etablere en konvention for feltnavnene, der gentages på hvert dokument (og sparer tid ved ikke at skulle genoprette det formelle tag). Dette forbedrer udtrykkeligt datatilknytning på tværs af flere formularer og bygger et anker til fremtidige formularer.

Det er også muligt at oprette formularer i PDF-format.

 

Definition af en skabelon til datatilknytning

Der er to adgangspunkter for at konfigurere datatilknytning.

Den første mulighed er at gå til: Adobe Sign > Datatilknytning

Gå til Hovedmenu > Adobe Sign > Datatilknytning

Dette indlæser siden Datatilknytninger – en liste over alle eksisterende datatilknytninger, som du kan gennemgå, redigere eller slette.

  • Klik på +Ny øverst til venstre for at gå til siden Ny datatilknytning
siden Aktive skabeloner til datatilknytning

 

Den anden metode er at åbne linket Opret ny datatilknytning på siden Administratorindstillinger.

Dette link tilsidesætter listen over alle datatilknytninger og åbnes direkte på siden Ny datatilknytning.

 

Indlæsning af siden Ny datatilknytning kan tage et øjeblik. Når feltet Enhed udvides, er siden fuldt indlæst.

1. Skriv et intuitivt navn til din datatilknytning

2. Identificer denne datatilknytning som den standardtilknytning, der skal bruges til denne enhed (eller ikke).

3. Vælg enheden CRM på rullelisten.

  • Dette begrænser de felter, der kun kan tilknyttes den definerede enhed.
  • Det er muligt at have flere skabeloner per enhed.
  • Når enhedsværdien er indstillet, kan den ikke ændres.
Siden Datatilknytning

 

Når værdien Enhed er indstillet, vises datatilknytningsværktøjerne:

data_mappings_tools


Relater Dynamics CRM-felterne til Adobe Sign-feltnavnene

Du kan nu oprette relationer mellem Dynamics CRM-feltnavne og de Adobe Sign-formularfeltnavne, du har defineret. Datatilknytninger konfigureres baseret på, hvordan dataforløbet:

  • KNYT CRM-DATA TIL ADOBE SIGN-AFTALE – forhåndsudfylder felter på din formular ved hjælp af feltværdier, der er tilknyttet den definerede Dynamics-enhed.
    • Det er muligt at oprette en "jagtgruppe" af alternative CRM-feltværdier, der forsøger at udfylde Adobe Sign-formularfeltet. Hvert medlem af gruppen forsøges i rækkefølge, indtil der findes og indsættes en ikke-nulværdi. (Se herunder)
  • KNYT ADOBE SIGN-AFTALEDATA TIL CRM-DATA – udfylder de tomme felter i Dynamics-enheden ved hjælp af formularfeltværdier, der er hentet under underskrivelsesprocessen (når aftalen er fuldført).
    • Adobe Sign sender som standard ikke en ny værdi til et CRM-felt med indhold i.
    • Det er muligt at definere relationen på datatilknytningen for at tilsidesætte indholdsbeskyttelsen, og du kan erstatte eksisterende feltværdier med nyt indhold fra den underskrevne formular.


Vedrørende datatyper

Adobe Sign-datatilknytning understøtter følgende datatyper:

  • Tekst – tekstformularfelter understøttes som enkelt linje af tekst i CRM.
  • Boolesk (to muligheder) – afkrydsningsfelter understøttes for booleske CRM-felter.

○ Hvis formularfelter med rulleliste eller alternativknap bruges til booleske CRM-felter, kan CRM til Adobe Sign-tilknytningen mislykkes. Adobe Sign til CRM-tilknytningen vil stadig virke

  • Indstillingssæt – formularfelter med rullelister og alternativknapper understøttes for felter med CRM-indstillingssæt


Relaterende felter (CRM-data til Adobe Sign-aftale):

  • Vælg CRM-feltet på rullelisten Attribut.
  • Skriv navnet på Adobe Sign-formularfeltet i feltet Aftalefelt
  • (Valgfrit) Markér feltet Tilføj tilknytning i modsat retning, hvis du også vil relatere disse felter, der tilknyttes fra Adobe Sign til CRM.
  • (Valgfrit) Markér feltet Tilsidesæt, hvis denne skabelon skal ignorere eksisterende indhold i CRM-feltet og gennemtvinge udfyldning af feltet med det nye indhold fra Adobe Sign-feltet.
  • Klik på Tilføj

Den nye feltrelation behandles i et par sekunder, og derefter vil du se relationen udfylde sig nede under konfigurationsindstillingerne.

Begge datatilknytningsfelter vises

Hvis du valgte at tilføje den modsatte retning, vil du også se den nye relation udfylde sig under konfigurationsfelterne i Adobe Sign til CRM.

Hvis du valgte at tilsidesætte indholdsbeskyttelsen, vil du se dette indikeret på relationsposten.


Relaterende felter (Adobe Sign-aftale til CRM-data):

Processen med separat at oprette tilknytning fra Adobe til CRM er den samme som den ovenfor, bortset fra at der ikke er mulighed for at tilføje tilknytning i modsat retning.


Sletning af tilknyttede relationer

Du kan slette enhver tilknyttet relation ved at holde markøren over relationsposten og klikke på ikonet Slet helt til højre

Sletning af en relation

Alternative felttilknytningsrelationer (Jagtgruppe)

Hvis du definerer et felt på en Adobe Sign-formular, der muligvis udfyldes af et af flere CRM-felter, kan du oprette en sorteret liste (jagtgruppe) over CRM-attributter, der vil forsøge at udfylde Adobe Sign-feltet.

Du har eksempelvis CRM-feltet Fornavntilknyttet et formularfelt kaldet FNavn, og knyt derefter også CRM-feltet Yomi-fornavn til det samme formularfeltnavn. Programmet vil først forsøge at udfylde feltet med indhold i feltet Fornavn, og hvis der ikke findes noget indhold, vil Adobe Sign forsøge at bruge indholdet i feltet Yomi-fornavn. Hvis der ikke findes indhold i noget element af jagtgruppen, efterlades feltet tomt.

Sådan defineres jagtgruppen:

  • Opret en CRM til Adobe Sign-relation mellem din primære CRM-attribut og Adobe Sign-formularfeltnavnet.
  • Når den første post er på plads, skal du ændre CRM-attributten til den sekundære CRM-attribut og tilføje den relation. 
  • Klik på OK, når du bliver spurgt, om du vil udføre den alternative tilknytning

 

Efter posten er opdateret i systemet, vil du se, at posterne har ændret sig til at inkludere et præfiks foran enhedsattributten:

  • # vil stå foran den primære attribut/standardattributten.   Dette felt vil altid være det første, der kontrolleres for indhold
  • Efterfølgende relationer nummereres 1-N. Den første alternative feltrelation angives med (1) og vil altid være det første alternative felt, der kontrolleres.  (2) vil være det andet alternative felt osv. 
huntgroup-575

Tilføjelse af vedhæftede filer til relaterede enheder

Når en aftale er fuldt underskrevet og færdiggjort, producerer Adobe Sign en PDF-kopi af dokumentet og et revisionsspor af underskrivelsesprocessen. Det er muligt at have disse dokumentet vedhæftet som PDF-filer til en andet CRM-enhed, der er relateret til skabelonens overordnede enhed.

I sektionen KNYT UNDERSKREVET AFTALE OG REVISIONSSPOR TIL CRM-ENHED på skabelonside finder du to Dokumenttyper, der er tilgængelige via rullelisten:

  • Underskrevet PDF – det underskrevne dokuments fulde tekst. Dette er en kopi af den autoritative original, der bevares på Adobe Sign-servere.
  • Revisionsspor – en fuld optælling af alle større hændelser (underskrivelse, delegering osv.) og de associerede metadata (klokkeslæt/dato, IP-adresse osv.)

Du kan vedhæfte en eller begge filer til enhver relateret enhed, men du skal eksplicit tilknytte dem enkeltvis.

Sådan tilknyttes en vedhæftet fil:

  • Vælg den ønskede Dokumenttype på rullelisten
  • Vælg den enhed, du vil sende dokumentet til, ved hjælp af rullelisten Vedhæft til CRM-post.
    • Kun enheder med en defineret relation til den overordnede enhed vises
  • Klik på Tilføj

Vedhæftede filrelationer visesunderkonfigurationsindstillingerne.

Rulleliste for enhedsindstillinger


Sletning af en vedhæftet fil

Hvis du vil slette en post, skal du holde markøren over posten og klikke på ikonet Slet helt til højre.

Sletning af en post

Aftaleskabeloner

Oprettelse af brugerdefinerede skabeloner til almindelige handlinger

Som en Adobe Sign-administrator i Dynamics-miljøet er du bemyndiget til at oprette aftaleskabeloner, der kan prækonfigurere en stor del af aftalefelterne, vedhæfte filer og knytte den aftale til en relevant datatilknytning.

Skabeloner er knyttet til en Dynamics-enhed og bliver tilgængelige til aftaler, der er sendt fra den enhed, når de markeres som Aktive.

21Pick Template-edited

Bemærk:

Datatilknytninger er grundstenen i aftaleskabeloner og bør defineres, før aftaleskabelonen konfigureres. 

Ligesom med Datatilknytning er der to adgangspunkter for at konfigurere en ny aftaleskabelon:

Den første mulighed er at gå til: Adobe Sign > Aftaleskabeloner

navigate_to_agreementtemplates

 

Dette indlæser siden Aftaleskabeloner, som viser alle eksisterende skabeloner, som du skal gennemgå, redigere eller slette.

  • Klik på +Ny øverst til venstre på skærmen for at starte en ny skabelon.
agreement_templateslist

 

Den anden metode er at åbne linket Opret ny aftaleskabelon på siden Administratorindstillinger.

Dette link tilsidesætter listen over alle aftaleskabeloner og åbnes direkte på siden Ny aftaleskabelon.

 

Når siden Ny aftaleskabelon åbnes:

  • Giv skabelonen et intuitivt navn, så brugere ved, hvornår de skal bruge den.
  • Identificer den enhed, som skabelonen skal knyttes til.
    • Enheden kan ikke ændres senere.
    • Når enheden er valgt, gemmes skabelonen, og den fulde aftaleskabelon indlæses.
new_agreement_template

 

Aftaleskabelonen er opdelt i seks sektioner, der hver især indeholder redigerbare værdier, som du kan konfigurere, hvis du har et forudsigeligt brugsmønster:

  • Skabelondetaljer – definerer relationen mellem de store objekter, og om skabelonen er aktiv
  • Modtagerliste – tillader en prækonfigureret signatursti til skabelonen
  • Beskeddetaljer – navnet på aftalen og den globale besked
  • Vedhæft filer – de filer eller dokumenter, du vil sende til underskrivelse eller godkendelse
  • Aftaleindstillinger – flere indstillinger, der giver kontrol over aftalen
  • Sikkerhedsindstillinger – standardindstillinger for sikkerhed


Skabelondetaljer

Skabelondetaljerne viser relationen mellem skabelon/enhed/datatilknytning for denne skabelon.

template_-_details

Skabelonens navn fremstår tydelig helt øverst

  • Skabelonnavn – skabelonens navn. Dette er identisk med det navn, der står øverst på siden
  • Primær enhed – skabeloner er knyttet til en enkelt enhed i Dynamics. Den erklærede enhed er den eneste enhed, der vil vise denne skabelon
    • Denne værdi låses, så snart aftalen oprettes
  • Datatilknytning – dette felt angiver navnet på den datatilknytning, der er bundet til skabelonen.

 

  • Aktiv – dette afkrydsningsfelt angiver, om brugere kan benytte skabelonen, når de sender fra den primære enhed
  • Send med ét klik – hvis aktiveret sender skabelonen automatisk aftalen, når skabelonen vælges.
    • For eksempel: Du har en fortrolighedserklæringsskabelon designet med Kontakt som den primære enhed, og modtagersektionen er konfigureret til at importere kontaktens mail.
      • Afsenderen behøver kun at vælge fortrolighedserklæringsskabelonen fra den kontakt, personen ønsker at sende den til. Konfigurationsfasen springes over, og aftalen sendes uden yderligere interaktion.
      • Hvis der ikke er konfigureret nogen modtager, ignoreres Ét klik, og aftalen åbnes til manuel konfiguration.


Sektionen Modtagere:

Sektionen Modtagere indeholder listen over og underskrivelsesrækkefølgen for modtagere, som du vil forudkonfigurere for skabelonen.

recipients_list

Modtagere – du kan hårdkode en modtagerliste i en skabelon ved at klikke på plusikonet længst til højre i vinduet. Der åbnes et pop op-vindue med konfigurationsmulighederne.

  • Modtagerlisten er som standard tom, så afsenderen kan udfylde den manuelt ved konfiguration af sin aftale.
  • En standardmodtager skal tilføjes eksplicit ved at klikke på plusset og derefter gemme de standardværdier, der vises med Opret fra primær enhed aktiveret
recipient_-_default
  • Muligheden Tilsidesæt standardkontrol gør, at du kan undgå standardkontrolmetoden (der er indstillet i sektionen Sikkerhed) og vælge en anden metode for kun denne modtager.
recipient_-_override
  • Tilføjelse af flere modtagere (f.eks. intern medunderskrivelsesproces) eller modtagere, der ikke er involverede i signaturprocessen, kræver kun, at du fjerner markeringen af afkrydsningsfeltet Opret fra primær enhed og derefter definerer modtageren. En nyttig mulighed for cc-teams, der kun skal administrere de endelige dokumenter
recipient_-_new


Beskeddetaljer

Sektionen Beskeddetaljer indeholder aftalenavnet og den globale besked.

templates_-_messagedetails
  • Aftalenavn – aftalenavnet er fremtrædende i notifikationsprocessen og fremgår af mailens emnelinje med fed skrifttype i mailens brødtekst og i en mindre skrifttype hele vejen gennem standardbeskrivelsen (vist med gult herunder)
  • Meddelelse – feltet Meddelelse er et åbent felt til almindelig tekst, hvor du kan indsætte en meddelelse eller anvisninger til underskriveren (vist med grønt herunder)
email_pair-rebranded

Bemærk:

Både feltet Aftalenavn og Meddelelse tillader indsættelse af Dynamics-feltværdier for at forbedre tilpasningen for modtageren. Du åbner en liste over mulige værdier ved at skrive en venstre klammeparentes: {


Vedhæft filer

I denne sektion kan du på forhånd vedhæfte en fil til aftalen. Hvis du f.eks. opretter en skabelon til en fortrolighedserklæring, kan du vedhæfte virksomhedens fil med fortrolighedserklæringen i skabelonen, så afsenderen ikke behøver at gøre det.

attach_file


Aftaleindstillinger

template_-_agreementoptions
  • Vis og placer altid signaturer før afsendelse – hvis markeret åbner aftalen automatisk oprettelsesmiljøet, så afsenderen kan placere formularfelter
  • Aftale udløber – hvis markeret definerer aftalen en ophørsdato for, hvornår aftalen udløber
  • Dage indtilaftalenudløber – denne indstilling definerer det antal dage, som aftalen kan underskrives i, når funktionen Aftale udløber er aktiveret
  • Tilføj landingsside efter underskrivelse – når aktiveret kan du vælge, hvilken URL-adresse modtageren sendes til, efter denne har fuldført interaktionen med aftalen
  • Landingsside efter underskrivelse – dette felt indeholder URL-adressen til den side, som modtagere skal dirigeres til, når Tilføj landingsside efter underskrivelse er aktiveret
  • Kræv personlig underskrivelse – hvis du er nødt til at få underskriveren til at underskive på afsenderens lokale system eller din tablet uden brug af mail, kan afsendere hoste underskrivelsen ved hjælp af denne indstilling
  • Kræv min signatur – bruges, når afsenderen skal være en del af signaturprocessen
    • Afsenderen skal underskrive først, sidst eller være den eneste underskriver
    • Underskrivelsesrækkefølgen vil være Angiven rækkefølge
template_-_agreementoptionsmenu
  • Underskrivelsesrækkefølge – vælg mellem to arbejdsforløb til at få dit dokument underskrevet
    • Enhver rækkefølge giver alle underskrivere besked på samme tid, og de kan underskrive uden at vente på en anden
    • Angiven rækkefølge håndhæver en streng sekventiel underskrivelsesproces, der er baseret på den rækkefølge, i hvilken du definerer underskriverne på aftalen
  • Signaturtype – vælg det format, dokumentet skal underskrives i
    • ESIGN sender dine aftaler, så de kan blive underskrevet elektronisk, ved hjælp af mail, og forventer, at modtagerne underskriver elektronisk
    • HÅNDSKREVEN leverer dine dokumenter via mail og beder underskriveren om at udskrive dokumentet og underskrive det fysisk. Derefter skal de uploade dokumentet tilbage til Adobe Sign-systemer med det samme maillink.
  • Planlæg modtagerpåmindelser definerer en påmindelsescyklus for transaktionen. Påmindelser kan konfigureres til at blive sendt til den aktuelle modtager på daglig eller ugentlig basis
  • Forsinkelse i sekunder for omdirigering – kræves, når en Landingsside efter underskrivelse er defineret. Denne indstilling angiver, hvor stor forsinkelse der skal være, efter at signaturen er sat, og før modtageren omdirigeres til den designerede landingsside.
  • Underskrivelsessprog – denne indstilling definerer det sprog, der bruges, når aftalen sendes til underskriveren. Alle mails og meddelelser/anvisninger på skærmen til underskriveren er på det valgte sprog


Sikkerhedsindstillinger

Denne sektion definerer standardkontrolmetoden for modtagerne og den valgfrie adgangskode for det endelige PDF-dokument

template_-_securityoptions
  • Indstil adgangskode til at åbne underskrevet PDF – aktivér denne indstilling, hvis du vil anvende en adgangskode til slutdokumentet for at forhindre uautoriseret adgang
  • Identitetskontrol –  definerer den tofaktorkontrol, der skal godkende brugeren
    • Mail – ingen tofaktorkontrol anvendes
    • Adgangskode – feltet med standardadgangskode med alfanumeriske tegn. Når denne indstilling bruges, skal afsenderen give adgangskoden til underskriveren via forskellige netværk eller kanaler
    • Videnbase – vidensbaseret godkendelse bruger offentlige databaser til at stille underskriveren flere spørgsmål om deres fortid for at kontrollere deres identitet
    • Webidentitet – sociale medier bruges som en sekundær bekræftelse

Tilføjelse af brugerdefinerede CRM-enheder til Adobe Sign

Tilføjelse af brugerdefinerede CRM-enheder for at bruge Adobe Sign

Flere indbyggede CRM-enheder er inkluderet i Adobe Sign-pakken, som du kan relatere dine aftaler til:

  • Kontakter
  • Kunder
  • Kundeemner
  • Salgsmuligheder
  • Tilbud
  • Fakturaer
  • Ordrer
  • Kontrakter

 

Du kan føje din brugerdefinerede CRM-enhed (eller en andet indbygget CRM-enhed) til dette område ved at følge et par trin.

Lad os til vores eksempel antage, at der er en brugerdefineret CRM-enhed kaldet "Kunde".

  • Gå til Indstillinger > Tilpasning
Gå til Hovedmenu > Indstillinger > Tilpasning

Siden Tilpasning vises

  • Klik på indstillingen Tilpas systemet
Siden Tilpasning

Siden Standardløsning åbnes i et separat vindue

I venstre skinne under Komponenter

  • Udvid listen Enheder
  • Find den brugerdefinerede enhed ("Kunde" i dette tilfælde), og udvid det
  • Klik én gang på enhedens navn for at se felterne og kontrolelementerne
Siden Standardløsning
  • Kopiér værdien fra feltet Navn (i dette eksempel er værdien "ny_kunde").
    • Dette er det interne systemnavn for din brugerdefinerede enhed.
  • Gå til indstillingen 1:N-relationer under din brugerdefinerede enhed
    • Klik på knappen Ny 1 til mange-relation.
indstillingen 1:N-relationer

Et nyt Relation-vindue åbnes

Opret den nye relation:

  1. Vælg Aftale fra feltet Relateret enhed
    • Feltet Navn ændrer sig for at vise {entityName}_adobe_agreement
Relationship

     2. Indsæt navnet på din brugerdefinerede enhed ("Ny_kunde" i vores eksempel) i feltet Vis navn.

  • Feltet Navn ændrer sin værdi til "ny_" + {entityName} + "Id". (new_new_customerID)

    3. Klik på Gem og luk

  • Vinduet Relation lukkes
  • Klik på Udgiv alle tilpasninger øverst på siden 1:N-relationer
Udgiv alle tilpasninger øverst på siden 1:N-relationer


Downloadbar version

Download

Dette arbejde har licens under en Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Opslag på Twitter™ og Facebook er ikke omfattet af vilkårene for Creative Commons.

Juridiske meddelelser   |   Politik for beskyttelse af personlige oplysninger online