Yleiskatsaus

Adobe Signin integrointi Microsoft SharePointiin tarjoaa yhtenäisen ratkaisun sähköisten allekirjoitusten luomiseen, lähettämiseen, seurantaan ja hallintaan. Integrointi on saatavissa Microsoft SharePoint 2013:n tai 2016:n paikallisesti käytettävään asennukseen. Ratkaisu on kehitetty Microsoft SharePoint -farmiratkaisuksi. Sen ominaisuuksia ovat seuraavat:

  • Adobe Signin hallintasivun lisäämismahdollisuus SharePointin verkko-osaksi, jolloin SharePoint-käyttäjät voivat käyttää sivua sopimusten seurantaan ja päivittämiseen
  • Asiakirjan lähettäminen SharePoint-asiakirjakirjastosta allekirjoitusta varten
  • Asiakirjojen lähettämismahdollisuus yksittäiselle vastaanottajalle tai vastaanottajaerälle käyttämällä SharePoint-luetteloita ja määrittämällä tietojen vastaavuus SharePoint-luetteloista asiakirjoihin, kun asiakirjat lähetetään allekirjoitettavaksi
  • Kaikkien allekirjoitettujen sopimusten arkistointi SharePointissa.

Tässä asiakirjassa termillä ”sopimus” tarkoitetaan yleisesti kaikkia allekirjoitettaviksi/hyväksyttäviksi lähetettäviä tai lähetettäväksi valmisteltavia asiakirjoja.

”Vastaanottaja” on yleistermi kaikille sopimuksen allekirjoittajille, hyväksyjille tai delegoijille (periaatteessa kaikille, joille lähetät asiakirjan ja joiden on toimittava jotenkin sen suhteen).

Edellisistä versioista päivittäville käyttäjille

Jos olet päivittämässä eSign for SharePointin tai EchoSignin aikaisemmasta versiosta, muista, että kaikki aikaisemmat sopimuksen oletusmallit pitää luoda uudelleen sen mukaan kuin on kuvattu osiossa Henkilökohtaisten asetusten määrittäminen.


Adobe Sign -ominaisuuksien käyttö

Adobe Sign on SharePoint-järjestelmänvalvojasi asennettava farmiratkaisu. Käyttäjänä näet Adobe Sign -välilehden SharePoint-sivuston yläosassa.

Adobe Sign -välilehden napsauttaminen avaa valintanauhan, joka sisältää kaikki saatavana olevat Adobe Sign -ominaisuudet.

Kuva Adobe Sign -kuvakkeista valintanauhassa

Valintanauha koostuu viidestä kuvakkeesta:

  • Lähetys allekirjoitettavaksi
  • Sopimuksen tila
  • Kirjastomalli
  • Sopimusten hallinta
  • Asetukset

Neljän ensimmäisen toiminnon avulla voit luoda ja lähettää sopimuksia. Saatat käyttää kuvakkeita säännöllisesti.

Napsauttamalla viimeistä kuvaketta, Asetukset-kuvaketta, voit määrittää sopimusmallisi. Ja kun olet määrittänyt mallin, sinun ei tarvitse palata sivulle, ellet halua tehdä malliin muutoksia.  Aloitetaan siis siitä.


Henkilökohtaisten asetusten määrittäminen

Henkilökohtaisissa asetuksissa voit määrittää sopimuksen oletusnimen sekä saateviestin kaikille sopimuksille, jotka lähetetään SharePointin kautta käyttäessäsi Adobe Sign -sovellusta.

 

Adobe Sign -asetusten sivu

Sopimuksen nimi -kenttään (enintään 255 merkkiä) voit kirjoittaa mitä tahansa, minkä avulla sopimuksen voi tunnistaa.  Kentän sisältöä käytetään vastaanottajien sähköpostin Aihe-rivillä (alla korostettu keltaisella) ja Hallinta-sivun nimiarvona. Ainutlaatuisen ja merkityksellisen sopimusnimen avulla vastaanottajat tunnistavat sähköpostiviestin helposti. Lisäksi sen avulla sopimuksen hakeminen käy tarvittaessa helpommin.

Sopimuksen viesti on tekstikenttä, johon voit kirjoittaa asianmukaisia ohjeita tai kommentteja (alla korostettu vihreällä). Viesti ilmestyy kaikille vastaanottajille lähetettyyn Allekirjoita-sähköpostiin. Älä kirjoita siihen yksilöllisiä ohjeita; yksilölliset ohjeet voit tarvittaessa liittää kullekin vastaanottajalle erikseen.

Esimerkki siitä, kuinka henkilökohtaiset asetusten arvot vaikuttavat sähköpostimalliin


Mukautettujen luetteloiden asiakirjamallit

Sopimuksen oletusnimen ja viestikentän alla on kaksi asetusta, jotka määrittävät, miten asiakirjoja voidaan liittää, kun sopimusta lähetetään luettelosta.

Oletuksena lähettäjä voi valita asiakirjan SharePointista.

Käyttäjä voi muokata oletustoimintoa kahdella asetuksella:

► Käytä SharePointin ulkopuolista asiakirjamallia mukautetuille luetteloille – Kun tämä on käytössä, lähettäjä ohittaa asiakirjan liittämisen SharePointista. Sen sijaan käyttäjä näkee Adobe Sign -järjestelmässä määritetyt tiedostojen liittämisvaihtoehdot.  Niihin voi sisältyä yksi tai useampi seuraavista:

o Liitä paikallisesta järjestelmästä

Liitä Adobe Sign -mallikirjastosta

 

Sopimuksen oletusnimen ja viestikentän alla on kaksi asetusta, jotka määrittävät, miten asiakirjoja voidaan liittää, kun sopimusta lähetetään luettelosta.

Oletuksena lähettäjä voi valita asiakirjan SharePointista.

Käyttäjä voi muokata oletustoimintoa kahdella asetuksella:

► Käytä SharePointin ulkopuolista asiakirjamallia mukautetuille luetteloille – Kun tämä on käytössä, lähettäjä ohittaa asiakirjan liittämisen SharePointista. Sen sijaan käyttäjä näkee Adobe Sign -järjestelmässä määritetyt tiedostojen liittämisvaihtoehdot.  Niihin voi sisältyä yksi tai useampi seuraavista:

o Liitä paikallisesta järjestelmästä

Liitä Adobe Sign -mallikirjastosta

            Kun tämä asetus ei ole käytössä, sinua kehotetaan valitsemaan asiakirjamalli SharePointin asiakirjaluettelosta.

send_from_list

► Käytä mukautetuille luetteloille aina valittua asiakirjamallia – Kun tämä on käytössä, SharePoint muistaa liittämäsi tiedoston ja liittää sen automaattisesti seuraavaan sopimukseen, jonka luot luettelosta, jolloin tiedoston valintavaihe ohitetaan.  Tämä on kätevää, kun käytät samaa asiakirjaa useasti.


Sopimuksen lähettäminen

Sopimuksen aloittaminen

Sopimusten lähettäminen ja allekirjoituttaminen on Adobe Signin ydinominaisuus. Prosessin voi aloittaa SharePoint-ympäristössä kolmella tavalla:

  • Lähettäminen valintanauhasta
  • Lähettäminen napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella
  • Lähettäminen luetteloista

Kaikki kolme vaihtoehtoa avaavat määrityssivun, jolla voit valita vastaanottajat ja allekirjoitusjärjestyksen, jos sopimukseen tarvitaan useampi kuin yksi allekirjoitus.

Huomautus:

SharePointin kautta lähetettyjen asiakirjojen enimmäiskoko on 50 Mt. 

Lähettäminen valintanauhasta

Jos haluat liittää useita SharePoint-asiakirjoja, lähetä sopimus valintanauhasta:

  1. Valitse lähetettävä asiakirja tai asiakirjat napsauttamalla valintaruutua asiakirjan nimen vasemmalla puolella.
  2. Napsauta välilehteä sivun yläreunassa.
    • Kaikki valitut asiakirjat liitetään automaattisesti.
  3. Napsauta Lähetä allekirjoitettavaksi -kuvaketta.
Lähettäminen valintanauhan Lähetä allekirjoitettavaksi -kuvakkeesta

Lähettäminen napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella

Voit lähettää minkä tahansa luettelossa olevan asiakirjan nopeasti napsauttamalla sitä kakkospainikkeella, mutta näin voit lisätä sopimukseen ainoastaan kyseisen tiedoston:

  1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella sitä asiakirjaa, jonka haluat lähettää allekirjoitettavaksi.
  2. Avaa valikko valitsemalla kolme pistettä (...).
  3. Valitse valikosta Lähetä allekirjoitettavaksi.
Lähettäminen kakkospainikkeella avautuvasta valikosta

Lähettäminen luetteloista

Luettelosta lähettäminen on samanlainen menettely kuin asiakirjan lähettäminen, koska voit lähettää joko valintanauhasta tai kakkospainiketta käyttämällä.

Eroja on kaksi:

  • Asiakirjoja ei liitetä automaattisesti. Omien asetustesi mukaan sinun on valittava seuraavista vaihtoehdoista:
  • Sopimuksen (ja mahdollisesti jäljitysketjun) palautettu, allekirjoitettu PDF-versio liitetään luetteloon sen sijaan, että se toimitettaisiin uuteen kansioon.
    • Jos SharePoint-järjestelmänvalvoja on määritellyt asiakirjojen säilytyskansion, PDF-tiedosto tallennetaan tähän kansioon.

Sopimuksen määrittäminen

Kun uusi sopimus on avattu, näet määrityssivun, jossa on neljä tehtäväkohtaista osiota:

A. Vastaanottajat – Henkilöt, joiden on määrä allekirjoittaa tai hyväksyä sopimus.

B. Viestin ominaisuudet – Sopimuksen nimi ja yleinen viesti.

C. Asetukset – Sopimukseen liittyvät valinnaiset ominaisuudet.

D. Tiedostot – Varsinaiset asiakirjat/tiedostot, jotka haluat allekirjoitettavaksi/hyväksyttäväksi.

○ Huomaa, että asiakirja, jota käytät sopimuksen avaamiseen, liitetään automaattisesti sopimukseen.

Lähetä-sivun osiomuotoinen määritelmä

Vastaanottajat-osio

Vastaanottajat-osiossa aivan ylhäällä oleva kytkin edellyttää sinun valitsevan tavanomaisen allekirjoitusjärjestyksen työnkulun.

• Kun Suorita järjestyksessä on käytössä (kuten alla), vastaanottajat on numeroitu osallistumisjärjestyksen mukaan ja allekirjoitusprosessi etenee vaiheittain.

○ Vaiheittaisessa järjestelmässä on mahdollista määritellä ”säiliö”-vaiheita, jotka mahdollistavat:

► Osalle allekirjoittajista rinnakkaisen allekirjoittamisen (hybridityönkulku)

► Ihmisryhmän, josta kuka tahansa voi allekirjoittaa koko ryhmän puolesta (allekirjoittajaryhmä)

• Kun Suorita missä tahansa järjestyksessä on käytössä, vastaanottajilla ei ole järjestysnumeroa, ja he voivat allekirjoittaa sopimuksen samanaikaisesti.

Esimerkki allekirjoittajaosiosta

Allekirjoitusjärjestyksen valitsimen oikealla puolella näet kaksi linkkiä:

  • Lisää minut – Napsauttamalla tätä linkkiä voit lisätä itsesi järjestyksessä seuraavaksi allekirjoittajaksi.
  • Lisää vastaanottajaryhmä – Tätä linkkiä napsauttamalla luot ”säiliö”-vaiheen, jossa voit määritellä allekirjoittajien ryhmän, josta kuka tahansa voi allekirjoittaa. Luo esimerkiksi HR-tiimin ryhmä, mutta ainoastaan yksi HR:n edustaja allekirjoittaa.

Kullekin vastaanottajalle määritetään luomisvaiheessa viisi kohtaa:

Kunkin vastaanottajaosion tunnistaminen

A. Allekirjoitusvaihe – Tämä määrittelee, missä kohdassa prosessia vastaanottaja pääsee käsiksi sopimukseen (kun Suorita järjestyksessä on käytössä)

B. Rooli – Määrittää, millaisiin asiakirjaan liittyviin toimiin vastaanottaja voi ryhtyä

○ Allekirjoittajat (oletus)– Vastaanottajat, joiden on annettava vähintään yksi allekirjoitus.

○ Hyväksyjät – Vastaanottajat, jotka tarkistavat ja hyväksyvät asiakirjan, mutta joiden ei tarvitse allekirjoittaa sitä.

○ Delegoijat – Vastaanottajat, joiden ei tarvitse allekirjoittaa eikä hyväksyä sopimusta. He delegoivat allekirjoitus- tai hyväksymisoikeuden toiselle.

C. Sähköpostiosoite – Kuka vastaanottaja on? Tämän tulee olla henkilökohtainen sähköpostiosoite.

D. Varmennusprosessi – Kuinka vastaanottaja tulisi valikoida?

○ Sähköposti (oletus) – Varmennus perustuu sähköpostilaatikon käyttöoikeuteen.

○ Salasana – Lähettäjän luoma aakkosnumeerinen salasana, joka täytyy ilmoittaa vastaanottajalle järjestelmän ulkopuolisella keinolla.

○ Some – Varmennus kolmannen osapuolen sosiaalisen verkoston, kuten Facebookin tai LinkedInin, kautta.

○ KBA (vain Yhdysvallat) – Knowledge Based Authentication edellyttää, että vastaanottaja kirjoittaa amerikkalaisen sosiaaliturvatunnuksensa (Social Security Number). Tämän jälkeen järjestelmä luo useita julkisiin tietokantoihin perustuvia henkilökohtaisia kysymyksiä.

○ Puhelin – Lähettäjä kirjoittaa vastaanottajan puhelinnumeron, ja vastaanottajalle lähetetään tekstiviestikoodi, kun hänen allekirjoitustaan tarvitaan

E. Yksityinen viesti (valinnainen) – Lähettäjä voi kirjoittaa kullekin vastaanottajalle yksilölliset ohjeet, jotka näkyvät vastaanottajalle hänen tarkastellessaan sopimusta

Vastaanottajaluettelon alla oleva Näytä piilokopio -linkki paljastaa kentän, johon voit lisätä piilokopion (CC) vastaanottajat, joiden haluat tarkastella sopimusta mutta joille et halua antaa allekirjoitus- tai hyväksyntäoikeuksia.

 

Hybridityönkulut

Hybridityönkululla tarkoitetaan vaiheittaista allekirjoitusjärjestystä, jossa kaksi tai useampia vastaanottajia saa samanaikaisesti käyttöoikeuden asiakirjaan yhden tai useamman vaiheen aikana. Kaikkien tämän ns. rinnakkaisvaiheen allekirjoittajien tulee suorittaa oma osansa ennen kuin vaiheittainen prosessi siirtyy seuraavaan allekirjoitusvaiheeseen.

Esimerkkiluettelo vastaanottajista

Esimerkiksi yllä olevassa kuvassa näemme kolmivaiheisen allekirjoitussyklin:

Vaihe 1 on fclarke@gmail.com Kun sopimus lähetetään allekirjoitettavaksi, vain fclarke saa siitä ilmoituksen. Kun fclarke allekirjoittaa sopimuksen, siirrymme seuraavaan vaiheeseen.

Vaihe 2 on hybridivaihe. Kuten näet, kaikki kolme vastaanottajaa saavat saman numeron (2), ja tämä tarkoittaa, että Adobe Sign lähettää kaikille vastaanottajille ilmoituksen samanaikaisesti.  He voivat antaa allekirjoituksensa missä tahansa järjestyksessä, mutta kaikkien on tehtävä osansa ennen kuin allekirjoitussykli siirtyy seuraavaan vaiheeseen.

Vaihe 3 on toinen yksittäinen vastaanottaja, mutta tällä kertaa asianomainen on määritelty hyväksyjäksi (tarkistuskuvake, vrt. kynän kärki). Kun vaiheen 3 vastaanottaja on antanut hyväksyntänsä, sopimus on hoidettu loppuun ja asiakirja on pantu kokonaan täytäntöön, ja kaikki sopimuspuolet saavat kopion asiakirjasta PDF-muodossa.

Hybridiryhmän luomiseksi sinun tulee antaa kaikkien sopimuspuolten sähköpostiosoitteet aivan kuin kysymys olisi yksittäisistä vastaanottajista ja napsauttaa ja raahata vastaanottajakenttä toisen päälle hybridiryhmässä. Näet näytössä ilmoituksen siitä', että olet luomassa rinnakkaisryhmän.

Kuvitus siitä, miten voit raahata ja pudottaa kenttiä hybridiryhmän luomiseksi

Vastaanottajaryhmät

Vastaanottajaryhmät ovat avuksi silloin, kun tarvitset allekirjoituksen organisaatiolta, muttet välttämättä juuri tietyltä ryhmän jäseneltä.  

Esimerkki vastaanottajaryhmästä

Esimerkiksi yllä olevassa kuvassa voit nähdä kolmivaiheisen allekirjoitussyklin:

Vaihe 1 (JohnDoe) on allekirjoittaja, joka saa tiedon, että hänen allekirjoitustaan tarvitaan heti kun sopimus on lähetetty.  Kun JohnDoe on antanut allekirjoituksensa, sopimus siirtyy vaiheeseen 2.

Vaihe 2 on hyväksyjävastaanottajien ryhmä, tässä vain HR-ryhmä. Ryhmään on sisällytetty neljä allekirjoittajaa, ja jokaiselle on määritetty eri todennusmenetelmä (vain havainnollistamistarkoituksessa). Kun kuka tahansa todennetuista vastaanottajista on antanut hyväksyntänsä, sopimus siirtyy kolmanteen vaiheeseen.

Vaihe 3 on yksittäinen allekirjoittaja. Kun tämä viimeinen allekirjoitus on saatu, sopimus on hoidettu loppuun ja asiakirja on pantu kokonaan täytäntöön, ja kaikki sopimuspuolet saavat kopion asiakirjasta PDF-muodossa.

Kun haluat luoda vastaanottajaryhmän, napsauta Lisää vastaanottajaryhmä -linkkiä vastaanottajakentän oikeassa yläkulmassa. Näin syntyy säiliö, jossa sinua pyydetään antamaan ryhmän nimi ja mahdolliset vastaanottajat.

Huomautus:

Kaikki vastaanottajaryhmän jäsenet saavat lopullisen PDF-kopion allekirjoitetusta asiakirjasta, myös ne, jotka eivät itse allekirjoittaneet asiakirjaa.


Viestiosio

Viestiosio koostuu kahdesta kentästä, jotka voivat parantaa suoritustasi huomattavasti. Jos olet määrittänyt henkilökohtaisen mallin, nämä kentät täyttyvät automaattisesti määrittämilläsi arvoilla.

Sopimuksen nimi -kenttään voit kirjoittaa mitä tahansa, minkä perusteella sopimuksen voi tunnistaa.

Huom.: Tätä arvoa voi muokata sopimuksen lähettämiseen asti.

Sopimuksen viesti on tekstikenttä, johon voit kirjoittaa asianmukaisia ohjeita tai kommentteja.

  • Jos tilisi on määritetty käyttäm'ään viestimalleja, mallien käyttölinkki näkyy viestiosion oikeassa yläkulmassa.

Asetukset-osio

Asetukset-osion avulla voit hallita asiakirjaa sen jälkeen, kun se on lähetetty:

  • Salasanasuojaus – Vaadi vastaanottajilta salasana allekirjoitetun PDF-tiedoston avaamista ja tarkastelemista varten.  Lähettäjä määrittää salasanan ja välittää sen vastaanottajalle järjestelmän ulkopuolisella keinolla. Adobe Sign ei tallenna tätä salasanaa, joten älä unohda sitä!
  • Lopullinen takaraja – Määritä, kuinka monen päivän jälkeen sopimus vanhenee eikä sitä voi enää viimeistellä.
    •  Lopullinen takaraja on näkyvissä vain siinä tapauksessa, että järjestelmänvalvoja on ottanut sen asetuksen käyttöön.
  • Aseta muistutus – Määritä, kuinka usein muistutuksia lähetetään (päivittän tai viikottain), kunnes sopimus on viimeistelty. Vain nykyisille vastaanottajille ilmoitetaan.
  • Vastaanottajan kieli – Valitse vastaanottajille lähetettävissä sähköpostiviesteissä ja allekirjoitusvaiheessa käytettävä kieli
Asetukset-osion kuvitus

Tiedostot-osio

Tiedosto-osiossa asiakirjat liitetään sopimukseen. Alkuperäisen asiakirjan, jota olet käyttänyt sopimuksen aloittamiseen, pitäisi jo olla liitettynä.

Adobe Sign yhdistää asiakirjat allekirjoitusprosessia varten yhteen PDF-koontitiedostoon, jonka se kokoaa asiakirjojen luettelointijärjestykseen. Voit muuttaa asiakirjojen järjestystä napsauttamalla ja vetämällä niitä luettelossa.

Voit halutessasi liittää tiedostoja Adobe Signin kirjastosta, Google Docsista, Box.netistä tai Dropboxista tai ladata niitä paikallisesta järjestelmästä hakemalla tiedostoa ja raahaamalla ja pudottamalla sen paikalleen.

Sallitut tiedostomuodot ovat seuraavat: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML

Kuva Valitse tiedostot -paneelista

Esikatselu- ja Lisää allekirjoitus -kentät

Tiedostot-luettelon alla näet Esikatsele ja lisää kentät -valintaruudun. Tämän vaihtoehdon avulla voit avata lataamasi asiakirjoja ja lisätä niihin lomakekenttiä tarpeen mukaan.

Ainakin allekirjoituskentät ovat välttämättömiä, mutta jos haluat rakentaa mutkikkaita lomakkeita, käytettävissäsi on paljon muita kenttiä.

Huomautus:

Jos allekirjoituskenttiä ei sijoiteta, Adobe Sign luo automaattisesti allekirjoituslohkon asiakirjan alaosaan.  Jos tilaa ei ole, allekirjoituksia varten luodaan uusi sivu.

Sopimusten seuranta

Sopimuksen tila

Kun sopimus on lähetetty, sen edistymisen seuranta käy parhaiten Sopimuksen tila -sivun kautta, jonka voit avata Adobe Signin valintanauhan Sopimuksen tila -kuvakkeesta.

Allekirjoituksen tila -kuvake valintanauhassa

Tämä Sopimuksen tila -sivu näyttää kaikki sopimukset, joita sinulla on oikeus tarkastella ja jotka on lähetetty SharePoint-ympäristöstä.

Luetteloinnin oletusjärjestys on lähetyspäivämäärän mukainen, jolloin viimeisin on listan yläpäässä.

Sopimuksen tilan sivu

Voit suodattaa näkymäsi sopimuksia sivun oikeassa yläkulmassa olevan hakukentän avulla.  Hakukentästä voi hakea mitä tahansa merkkijonoa kaikista kentistä, ja se palauttaa kaikki osumat:

Esimerkki merkkijonohausta

Sopimuksen tilan hakeminen asiakirjan tai luettelon perusteella

Voit hakea helposti kaikkia lähetettyjä sopimuksia SharePoint-asiakirjan tai -luettelon avulla seuraavasti:

  1. Hae ja valitse asiakirja/luettelokohde, johon haluat haun perustuvan.
  2. Napsauta Sopimuksen tila -vaihtoehtoa (joko valintanauhassa tai hiiren oikean painikkeen avaamassa valikossa).
Hae tuloksista asiakirjan mukaan

Sopimuksen tilan päivittäminen

Sopimuksen tila -taulukon oikeassa reunassa olevassa sarakkeessa on Päivitä-toiminto, jolla voit lähettää Adobe Signilta sopimuksen tilaan liittyviä päivityspyyntöjä.  SharePoint päivittää automaattisesti ja säännöllisesti kaikki sopimukset, jotka odottavat vielä vastaanottajien toimenpiteitä. Päivitystoiminto mahdollistaa sopimuksen päivittämisen tämän syklin ulkopuolella, kun sinun tarvitsee tietää sen ajankohtainen tila.

Sopimustietueen poistaminen

Sopimuksen tila -sivun oikeassa äärilaidassa on Poista-kuvake.  Tämä toiminto poistaa sopimustietueen SharePointista, mutta ei peruuta eikä poista sopimusta Adobe Signista.  Toimintoa ei voi perua, joten käytä sitä harkiten.

Huomautus:

  • Jos sopimus on viety loppuun (allekirjoitettu tai hyväksytty), sopimuksen nimi toimii linkkinä, jota napsauttamalla näet viimeistellyn asiakirjan.
  • Jos sopimus on lopputilassa (allekirjoitettu, peruutettu/hylätty, rauennut), Päivitä-toimintoa ei voi käyttää.
  • Jos sopimus ei ole lopputilassa, Poista-toimintoa ei voi käyttää.


Allekirjoitetut asiakirjat

Sen mukaan, miten SharePoint-järjestelmänvalvojasi on määrittänyt Adobe Sign -paketin, allekirjoitetut asiakirjat lähetetään takaisin johonkin seuraavista:

  • Yleinen kansio – Jos tämä vaihtoehto on valittu, kaikki loppuun viedyt asiakirjat tallennetaan tähän kansioon.
  • Uusi ”Allekirjoitetut sopimukset” -kansio lähdekirjastossa – Jos yleistä kansiota ei tunnisteta, uusi Allekirjoitetut sopimukset -kansio luodaan siihen asiakirjakirjastoon, johon sopimus luotiin tai josta se lähetettiin. Kaikkien samasta kirjastosta lähetettyjen ja loppuun vietyjen sopimusten valmiit PDF-versiot palautetaan samaan Allekirjoitetut sopimukset -kansioon.
  • Liitetty luettelokohteeseen – Jos lähetit sopimuksen luettelokohteesta, liitteet sisältyvät luetteloon.
Esimerkki loppuun vietyjen asiakirjojen liittämisestä luetteloon

Sopimusten hallinta

Sopimusten hallinta -kuvake avaa käyttäjään liittyvän erilaisen ja monipuolisemman näkymän.  Sopimusten tila -sivun yksinkertaisessa näkymässä näytetään kaikki sopimukset ja niiden päivittämistoiminto, Sopimusten hallinta -sivulla näytetään sopimusten yksityiskohtaiset tiedot ja useita asetuksia, joilla sopimuksen ominaisuuksia voi muuttaa.

Sopimusten hallinta -kuvake valintanauhassa

Hallinta-sivun rakenne

Hallinta-sivuun on upotettu paljon ominaisuuksia. Sen voi selvyyden vuoksi jakaa toimintojen mukaan neljään osioon:

A. Sopimusten suodattimet

B. Sopimusluettelo

C. Sopimuksen metatiedot

D. Sopimustyökalut

Hallinta-sivun osiomuotoinen näkymä

Sopimusten suodattimet

Sivun yläreunassa on neljä työkalua, jotka auttavat löytämään halutut sopimukset suodattamalla alla olevista luetteloista. Pudotusluettelojen tiedot täytetään dynaamisesti luetteloissa olevista ladatuista sopimuksista. Ne ovat seuraavat:

  • Suodata nimen tai yrityksen mukaan – Tämä on luettelo kaikista sopimuksiesi allekirjoituskenttiin annetuista henkilöiden ja yritysten nimistä. Minkä tahansa valintaluettelon kohteen valitseminen suodattaa pois kaikki muut sopimukset.
  • Suodata asiakirjan tilan mukaan – Tämä luettelo pienentää kaikki paitsi valitsemasi luettelokohdan.
  • Suodata asiakirjan omistajan mukaan – Tämä vaihtoehto pakottaa luettelot näyttämään ainoastaan valitsemasi omistajan (lähettäjän) sopimukset. Tästä on hyötyä, jos tarkastelet muiden Adobe Sign -käyttäjien sopimuksia.

Oikeassa reunassa sijaitsevan tekstikentän avulla voit hakea mitä tahansa merkkijonoa, joka voi olla vastaanottajan nimi, yrityksen nimi, vastaanottajan sähköpostiosoite tai asiakirjan nimi.

 

Sopimusluettelot

Sivun pääosio sisältää luettelon sopimuksista, jotka koskevat sinua.  Luettelo sisältää jokaisen sinua koskevan sopimuksen (Adobe Signiin kirjautumiseen käyttämäsi sähköpostiosoitteen perusteella). Tämä käsittää lähettämiesi sopimusten lisäksi sopimukset, jotka on lähetetty sinulle allekirjoitettavaksi tai hyväksyttäväksi sekä kaikki sopimukset, jotka on lähetetty sinulle piilokopiona.

Luettelo on jaettu kutistettaviin osioihin, joista sopimuksen tila ilmenee. Osiot ovat (ylhäältä alas):

  • Odottaa hyväksyntääsi/allekirjoitustasi – Nämä sopimukset ovat päällimmäisenä luettelossa, koska ne kaikki edellyttävät sinulta toimia.
  • Vedos – Nämä sopimukset on luonnin jälkeen lähetetty sisällönluontiympäristöön, mutta niitä ei ole lähetetty allekirjoitettavaksi.

○ Voit avata asiakirjan sisällönluontiympäristössä ja viimeistellä lähetyksen napsauttamalla muokkaa-linkkiä.

  • Allekirjoitettavana – Nämä sopimukset on lähetetty eteenpäin ja ne odottavat toisten henkilöiden allekirjoitusta/hyväksyntää.
  • Allekirjoitettu – Loppuun asti suoritetut/viimeistellyt sopimukset.
  • Peruutettu/hylätty – Kaikki peruuttamasi tai vastaanottajan hylkäämät sopimukset.
  • Arkistoitu – Tiedostot, jotka on ladattu Adobe Sign -järjestelmään. Nämä asiakirjat eivät ole osa Adobe Signin kautta hallittua lainvoimaista allekirjoitusprosessia.
  • Kirjastomallit – Kaikki mallit, jotka olet itse luonut tai jotka joku muu ryhmäsi tai tilisi jäsen on jakanut kanssasi.

○ Ainoastaan mallin omistaja (luoja) voi muokata mallia

Lähetä-linkin napsauttaminen aloittaa uuden sopimuksen, johon malli on liitetty valmiiksi.

  • Widget – Luettelo kaikista luomistasi Widgeteistä.
  • Paljasta URL-osoite, HTML-koodi tai JavaScript-koodi käyttämällä hanki koodi -linkkiä.

Voit lajitella kunkin osion sisällön, kun napsautat luetteloiden yläosassa olevia otsikoita kerran. Uudelleen napsauttaminen kääntää lajittelujärjestyksen.

Yksittäiset tietueet sisältävät seuraavat tiedot:

Esimerkkitietue hallintasivulla
  • Nimi – Nimiarvo on ensimmäisen sellaisen vastaanottajan nimi tai sähköpostiosoite, joka ei ole lähettäjä.

○ Sähköpostiosoitetta käytetään, jos vastaanottaja ei ole aikaisemmin allekirjoittanut asiakirjaa Adobe Sign -järjestelmän kautta.

○ Sähköpostiosoite korvataan vastaanottajan nimellä, kun nimiarvo on syötetty allekirjoitusprosessissa.

  • Yritys – Jos ensimmäinen vastaanottaja on antanut yrityksen nimen joko allekirjoituskentän kautta tai kirjautumalla ja päivittämällä profiilinsa, kyseinen nimiarvo näkyy tässä.

○ Jos et sisällytä Yrityksen nimi -kenttiä sopimuksiisi, tämä sarake on enimmäkseen tyhjä.

  • Asiakirjan otsikko – Tämä on sopimuksesi nimi
  • Kuvakeosoittimet – Neljä kuvaketta osoittaa, että käytössä on lisähallintaominaisuuksia:

○ Huomautukset – Puhekupla osoittaa, että sopimukseen on liitetty huomautuksia, joita voi tarkastella napsauttamalla työkalut-osion Huomautukset-välilehteä.

○ Muistutukset – Kellokuvake osoittaa, että sopimukseen liittyy vähintään yksi muistutus, jota voi tarkastella napsauttamalla työkalut-osion Muistutukset-välilehteä.

○ Salasanasuojaus – Riippulukkokuvake ilmaisee, että asiakirjan tarkastelu edellyttää salasanaa.

○ Kentän sisältö – Tämä kuvake esiintyy ainoastaan allekirjoitetuissa sopimuksissa. Se avaa CSV-tiedoston, jossa näytetään kaikki asiakirjasta kerättyjen kenttien tiedot.

  • Päivämäärä – Tämä on päivämäärä, jolloin asiakirjaa on viimeksi muokattu, eli jolloin se päivitettiin lähetystapahtuman tai allekirjoitus/hyväksymistapahtuman kautta.

 

Sopimuksen metatiedot

Kun luetteloista valitaan mikä tahansa sopimus, sopimuksen metatiedot näytetään tässä pienessä paneelissa.  Tietoihin sisältyy:

Sopimuksen metatietopaneeli
  • Sopimuksen nimi – Sopimukselle luomisvaiheessa annettu nimi.

○ Muokkaa sopimusta – Jos sopimus on muokattavissa, Muokkaa sopimusta -vaihtoehto tulee näkyviin Sopimuksen nimi -kohdan vieressä.

  • Lähettäjä – Sopimuksen lähettänyt henkilö (ja hänen yrityksensä nimi, mikäli se on tiedossa).
  • Vastaanottaja – Sopimuksen ensimmäinen allekirjoittaja (ja hänen yrityksensä nimi, mikäli se on tiedossa).
  • Päivämäärä – Sopimuksen edellisen muokkauksen kellonaika-/päivämääräleima.
  • Tila – Sopimuksen tämänhetkinen toiminnallinen tila.

○ Korvaa allekirjoittajan linkki – Jos sopimuksen lähettäjän sallitaan vaihtavan senhetkisen allekirjoittajan, linkki näkyy Tilan alla. Tämä on hyödyllinen ominaisuus, jos lähetit sopimuksen väärään sähköpostiosoitteeseen tai jos senhetkinen allekirjoittaja ei ole käytettävissä.

○ Lataa allekirjoitettu kopio – Jos tilin asetukset sallivat sen, allekirjoitetun asiakirjan latauslinkki tulee näkyviin Tilan alle.  Tämä on hyödyllinen ominaisuus niinä harvoina kertoina, kun joku tulostaa asiakirjan, allekirjoittaa sen ja postittaa sen takaisin sinulle.

  • Viesti – Viesti-kenttään kirjoitettu alkuperäinen viesti.
  • Vanhenemispäivä – Tämä kenttä näyttää päivämäärän sopimuksen itsestään peruuntumiselle.

○ Lisää/muokkaa  Jos tilisi määritykset sallivat vanhenemispäivien asettamisen, saatavana on linkki sopimuksen vanhenemispäivän lisäämistä tai muokkaamista varten 

 

Sopimustyökalut

Sopimustyökalut-paneelin toimintoja käyttäen voit hallita tai ymmärtää sopimuksiasi paremmin.

Sopimustyökalut-paneeli
  • Tarkastele – Sopimuksen senhetkisestä tilasta näytetään pikkukuva.
  • Jaa – Kun yrität jakaa asiakirjan tämän ominaisuuden kautta, sinua pyydetään kirjoittamaan sähköpostiosoite ja viesti. Valittuun osoitteeseen lähetetään kopio sopimuksesta, ja asiakirja lisätään kyseisen sähköpostiosoitteen Hallinta-välilehteen.
  • Suojaa – Tämä välilehti on saatavilla, jos asiakirja on kesken. Välilehden avulla voit määrittää suojauksen asiakirjan tarkastelulle sen jälkeen, kun sopimus on lähetetty.
  • Muistuta – Muistutuksia voi luoda tai poistaa tämän paneelin avulla sopimuksen luomisen tai poistamisen jälkeen. Voit lähettää muistutuksen joko reaaliajassa tai valittuna päivänä.
  • Historia – Tämä välilehti on kattava luettelo kaikista sopimuksen kirjaamista tapahtumista aina lähettämisestä viimeiseen allekirjoitustapahtumaan.

○ Auditointiraportti – Tämän linkin avulla voit luoda sopimushistorian laajennetun PDF-raportin, joka sisältää kunkin tapahtuman IP-osoitteiden kaltaisia yksityiskohtaisia parametreja.

  • Huomautukset – Voit lisätä henkilökohtaisen huomautuksen mihin tahansa sopimukseen. Ainoastaan sinä voit nähdä kyseisen huomautuksen; sitä ei jaeta muille käyttäjille eikä allekirjoittajalle.

Yleisten toimintojen pikalinkit

Kirjaston (asiakirja) mallit

Adobe Signin valintanauhan Kirjastomallit-kuvakkeen avulla voit lähettää SharePoint-asiakirjan Adobe Signin sisällönluontiympäristöön, jossa voit lisätä siihen lomakekenttiä ja tallentaa kentillä varustetun lomakkeen Adobe Sign -kirjastoosi.

Huomautus:

SharePointissa sijaitsevaan alkuperäiseen asiakirjaan ei tällöin tehdä muutoksia.  Uusi asiakirjamalli on olemassa ainoastaan Adobe Sign -sivustolla, ja se on liitettävä sopimuksen Tiedostot-osion Asiakirjakirjasto-vaihtoehdon kautta.

Asiakirjamallin luonti:

  1. Napsauta asiakirjaa, josta haluat luoda mallin.
  2. Napsauta valintanauhassa Kirjastomalli-kuvaketta (tai napsauta oikealla painikkeella ja valitse kyseinen kohta valikosta).
    • Adobe Signin sisällönluontiympäristö aukeaa ja näyttää täydellisen asiakirjan.
  3. Aseta tarvitsemasi kentät asiakirjaan.
    • Jos haluat luoda mallin, joka vaatii kahden henkilön toimia/allekirjoitusta, aseta ensin ensimmäisen vastaanottajan kentät.  Valitse sen jälkeen Vastaanottaja-kentästä Osallistuja 2 ja aseta sitten toisen allekirjoittajan/hyväksyjän kentät.

Huomautus:

Kun luot mallia sisällönluontiympäristössä, voit luoda asiakirjan enintään kahdelle vastaanottajalle.  Jos tarvitset enemmän, asiakirja on luotava Acrobatilla tai tekstitägejä käyttäen.

Esimerkki vastaanottajaluettelosta

4. Kun malli on valmis, napsauta oikeassa alakulmassa Tallenna-painiketta.

• Tämä tallentaa mallin Adobe Sign -kirjastoon.  

 


Ladattava PDF-kopio

Lataa

Lisensoitu Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License -lisenssin mukaan.  Creative Commons -lisenssien ehdot eivät koske Twitter™- ja Facebook-viestejä.

Lakisääteiset ilmoitukset   |   Online-tietosuojakäytäntö