Sopimustoiminnan (historian) ja auditointiraportin käyttö

Adobe Acrobat Signin historia- ja auditointiraportointiominaisuudet ovat saatavana järjestelmän kaikille käyttäjille. Jokaisella käyttäjään liittyvällä sopimuksella on historia ja siihen liittyvä auditointiraportti.


Yleiskatsaus

Jokainen Acrobat Sign -sopimus käy läpi tietyt "tapahtumavirstanpylväät", jotka määrittävät tapahtuman edistymisen.

Näihin virstanpylväisiin kuuluu sellaisia tapahtumia kuin:

  • Asiakirjan luominen
  • Lähetettyyn menettelyyn tehdyt muutostyöt
  • Sähköpostiviestien lähettäminen vastaanottajille
  • Vastaanottajat näkevät sähköpostiviestit
  • Vastaanottajavaltuuksien delegointi
  • Sopimuksiin merkityt allekirjoitukset/hyväksynnät
  • Sopimuksen tila (päättynyt/hylätty/peruutettu)

 

Virstanpylväät tallennetaan kahdessa muodossa, joiden sisältö on sama, mutta tarkoitukset hieman erilaiset:

Toimintaluettelo

Toiminta -luettelo on yleiskuvaustyyppinen tiivistelmä siitä, missä kohdassa päästä päähän -menettelyä tapahtuma on Acrobat Sign -sovelluksen sisältä tarkasteltuna.

  • Toiminta-luettelo sisältää vähimmäismäärän tietoa: se näyttää vain tapahtuman, tapahtuman rekisteröineen käyttäjän/vastaanottajan (sähköpostiosoite) sekä tapahtuman kellonaika- ja päivämääräleiman (joka mukautuu katsojien aikavyöhyketietoihin paikallisten järjestelmäasetusten mukaan)
  • Jokainen asiakirjaa muuttava tapahtuma (esim. muutostyö tai vastaanottajan toimenpide) sisältää linkin, joka näyttää asiakirjan aivan tapahtuman jälkeisessä muodossaan.
  • Toiminta-luettelon laajuuden piiriin kuuluu koko menettely. Siksi voit nähdä sellaista tietoa, joka ei sisälly auditointiraporttiin (joka on rajoitetumpi asiakirjavuorovaikutuksen suhteen).
    • Kun menettely on yhä käynnissä, Toiminta-luettelon lopussa näkyy luettelo tulevista vastaanottajista, jotka ovat yhä mukana sopimuksen työnkulussa.
    • Asiakirjan valmistumisen jälkeiset säilytys- ja e-holvaustapahtumat.
  • Toiminta-luettelo on sopimuksen elementti, ja se tuhotaan sopimuksia poistavia toimintoja suoritettaessa (esim. GDPR). Jos sopimus jostain syystä poistetaan käyttäjätililtä, historiasisältö menetetään kyseisen kohdenäkymän mukana, eikä sitä voida palauttaa.

Auditointiraportit sisältävät samat sopimuksen virstanpylväät kuin historiapaneelikin, mutta niissä on enemmän informaatiota, kuten:

  • Tapahtuman tallentavan järjestelmän IP-osoite
  • Acrobat Sign -palvelimelle tallennetun voimassa olevan asiakirjan tapahtumatunniste

Auditointiraportit on tarkoitettu keskeisiksi pääasiallisiksi asiakirjoiksi, jotka ilmaisevat, miten asiakirjaa on muutettu luomishetkestä lopulliseen päätökseen. Ne voidaan tallentaa PDF-tiedostoina ja tulostaa tarpeen mukaan sisäisiä menettelyjä varten.

  • Merkittävä ero on, että Auditointiraportti näyttää kaikki tapahtumat Greenwichin standardiajan mukaan. Tämä estää sekaannukset, kun auditoijat tarkastelevat useiden eri aikavyöhykkeiden käyttäjien tapahtumia.
    • Toimintaluettelo luodaan katsojalle dynaamisesti, ja se sisältää katsojan paikallisen järjestelmän aikavyöhykkeen kaikki tapahtumat.
    • Sopimukseen upotetun näkyvän allekirjoituskentän aikaleima osoittaa allekirjoittajan paikallisen järjestelmän aikavyöhykkeen allekirjoitushetkellä. Aikavyöhykekoodi lisätään kontekstiksi PDF-tiedoston tarkastelua varten..
  • Aikaleiman formaatti on VVVV-KK-PP.
  • Auditointiraportit tallennetaan verkkosovelluksen hallintavälilehdessä tarkastelluista sopimusobjekteista riippumatta. Objektin poistaminen hallintasivulta ei poista auditointiraporttia.

 

Auditointiraporttiin kuuluu kaksi vaihetta:

  • Tilapäisraportti – Kun menettely on vielä kesken, auditointiraportti luodaan sopimukseen liittyvistä lokiin merkityistä tapahtumista sillä hetkellä kun raporttipyyntö tehdään. Tämä raportti on määritelmällisesti epätäydellinen ja muuttuu sitten kun seuraava vastaanottaja suorittaa lokiin merkittävän tapahtuman.

Väliaikaisraportit on selvästi merkitty sellaisiksi raportin yläreunaan, jotta niitä ei tallennettuina tai tulostettuina tulkita virheellisesti lopullisiksi asiakirjoiksi.

  • Loppuraportti – Kun sopimus tulee lopulliseen tilaansa (allekirjoitettu, peruutettu, hylätty tai vanhentunut), lopullinen auditointiraportti luodaan ja tallennetaan. Raporttiin ei voida lisätä enempiä menettelyyn lisääviä tapahtumia (esim. säilytys). Näin luodaan kattava raportti asiakirjan allekirjoittamiseen johtaneista tapahtumista, ei muusta.


Käyttötapa

Toiminta-luettelo näytetään Hallinta -sivulla, kun napsautat oikealla olevan asetusvalikon lopussa olevaa Toiminta -linkkiä:

Toiminta

 

Auditointiraporttia päästään käyttämään Hallinta-välilehden kautta.

Valitse sopimus ja napsauta Lataa valvontaraportti -painiketta.

Auditointiraportin lataaminen


Toiminnon ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä

Historiapaneeli ja auditointiraportit ovat oletuksena käytössä kaikilla käyttäjillä, eikä niitä voi poistaa käytöstä.

 


Määritysasetukset

Auditointiraporttien käyttöoikeuksia hallitaan kolmella käyttöliittymämäärityksellä ja yhdellä ohjelmointirajapinnan asetuksella.

  • Liitä auditointiraportti Allekirjoitettu ja arkistoitu -sähköpostiviestiin.
  • Liitä auditointiraportti hallintasivulta ladattaviin asiakirjoihin.
  • Anna käyttöoikeudet auditointiraporttiin liiketapahtuman todentamissivun kautta.
  • Liitä auditointiraportti API:n kautta getLatestDocument-kutsun yhteydessä.


Liitä auditointiraportti Allekirjoitettu ja arkistoitu -sähköpostiviestiin

Määritys löytyy Yleiset asetukset -sivulta (Ryhmäasetukset ryhmätason säädöille)

Tämä asetus on lähtökohtaisesti asennossa Kaikki, ja sitä voidaan mukauttaa tili- tai ryhmätasolta.

Kysyttävä kysymys on: ”Kenen pitäisi saada auditointiraportti yhdessä Allekirjoitettu ja arkistoitu -sähköpostiviestin kanssa?”

Vaihtoehdot ovat seuraavat:

  • Ei koskaan – Kukaan ei saa auditointiraporttia.
  • Vain lähettäjälle – Vain sopimuksen lähettäjä saa auditointiraportin liitteenä.
  • Kaikki (oletusasetus) – Kaikki osallistujat saavat auditointiraportin.

Kun auditointiraportti on sisällytetty, se on yhdistetty sopimukseen kanssa samaan PDF-tiedostoon.


Liitä auditointiraportti ladattaviin asiakirjoihin hallintasivulta

Tämä asetus on lähtökohtaisesti poissa käytöstä, ja se voidaan ottaa käyttöön tili- tai ryhmätasolta.

Määritys löytyy Yleiset asetukset -sivulta (Ryhmäasetukset ryhmätason säädöille).

Kun asetus on käytössä, kaikki käyttäjän hallintasivulta lataamat asiakirjat sisältävät auditointiraportin osana sopimuksen PDF-tiedostoa.

Lataa Hallinta-sivulla


Anna käyttöoikeudet auditointiraporttiin tapahtuman todentamissivulta

Tämä asetus on lähtökohtaisesti poissa käytöstä, ja se voidaan ottaa käyttöön tili- tai ryhmätasolta.

Määritys löytyy Yleiset asetukset -sivulta (Ryhmäasetukset ryhmätason säädöille).

Käyttöönotettuna auditointiraportti sen saa todennus sivulta käyttöönsä jokainen, jolla on sopimusmenettelytunniste.


Liitä auditointiraportti API:n kautta getLatestDocument-kutsun yhteydessä

Auditointiraportti voidaan liittää automaattisesti mihin tahansa getLatestDocument-kutsulla haettuun asiakirjaan.

Tämä vaihtoehto on lähtökohtaisesti Epätosi-asennossa.

Menestyspäällikkösi on sallittava tämä asetus, joka sitten on kyseisellä kutsulla aina voimassa.

Vielä käsittelyssä olevat asiakirjat saavat tilapäisraportin.

Adobe-logo

Kirjaudu sisään tiliisi