Adobe Sign for SharePoint Online – Verkkolomakkeiden kartoitusopas

Yleiskatsaus

Adobe Sign tukee tietojen jakamista SharePoint (online) -luetteloiden ja sopimusten lomakekenttien välillä.

Kartoittamalla luettelokentät lomakekenttiin voit automaattisesti viedä allekirjoitetun sopimuksen verkkolomakekenttätiedot SharePoint-luettelon täyttämiseksi.

Adobe Sign -verkkolomakkeiden ja SharePoint-luetteloiden kenttien välisten suhteiden kartoitus on käytettävissä vain verkkoasennuksissa (ei paikan päällä) Adobe Sign for SharePoint Online v2.0 -paketilla (tai uudemmalla).

Onnistunut kartoitus edellyttää, että verkkolomakkeisiin on esimääritetty kenttien nimet, jotta voit loogisesti yhdistää luettelon kentän Adobe Sign -lomakkeen kenttään. 

Voit luoda Adobe Signiin lähetettäviä lomakkeita usealla eri tavalla:

  • Adobe Signin sisällönluontiympäristössä käytetään automaattista kenttien tunnistusta, joka nopeuttaa kenttien luontia.
    • Automaattisesti lisätyillä kentillä on yleinen nimi (Mukautettu kenttä 1), ja ne pitäisi nimetä uudelleen niin, että nimi viittaa kentän käyttötapaan.    
  • PDF-lomakkeita voi luoda myös Acrobatilla.  Acrobat-lomakkeet pystyvät myös automaattisesti tunnistamaan, missä kenttien pitäisi olla.
    • Acrobat lisää kentät automaattisesti käyttämällä dokumentin tekstistä johdettua kentän nimeä. Nämä nimet ovat usein vaikeaselkoisia tai laajoja, joten ne pitäisi muuttaa kentän käytön kannalta intuitiiviseksi arvoksi.
  • Voit käyttää tekstitunnisteita, jos dokumentin luonnin tuloksena syntyy muokattava tekstidokumentti.

Kenttien kartoituksessa lomakkeessa oleva kentän nimi ja SharePointin sarakkeen nimi liitetään loogisesti yhteen.

Käytitpä mitä menetelmää tahansa, nimeä kentät asianmukaisesti, jotta tunnistat ne helposti, kun ne esitetään luettelon muodossa (kartoitusprosessin aikana).

Huomautus:

Seuraavan tyyppiset SharePoint-sarakkeet ovat tuettuja: Yksirivinen teksti, Numero, Valinta (”valintanapit”), Monirivinen teksti, Kyllä/Ei (valintaruutu). 

SharePoint-sarakkeen tyyppi Adobe Sign -kentän tyyppi
Yksirivinen teksti Teksti
Numero Teksti
Monirivinen teksti Monirivinen teksti
Kyllä/Ei (valintaruutu) Valintaruutu


Verkkolomakkeen kartoituksen vaiheittaiset ohjeet

Seuraavassa esimerkissä SharePoint-järjestelmänvalvoja haluaa tallentaa verkkolomakkeesta tietoja täyttääkseen asiakasluettelon SharePointissa.

Huomautus:

Tässä esimerkissä on selkeyden vuoksi peruskenttiä sisältävä lomake.

Oma lomakkeesi on todennäköisesti monimutkaisempi, mutta kentät toimivat samalla tavalla.

  1. Luo Adobe Sign -verkkolomake (tai etsi olemassa oleva lomake, jota haluat käyttää)

    Adobe Sign -verkkokäyttöliittymässä voit luoda uudelleenkäytettävän ja upotettavan verkkolomakkeen. Luo verkkolomake ohjeiden mukaisesti, jos et ole vielä tehnyt niin.

    Luo verkkolomake

    Kun verkkolomake on tallennettu, voit kopioida URL-osoitteen tai upottaa koodin, jos haluat julkaista kyseisen lomakkeen sivustossa, omassa SharePoint-sivustossasi tai missä tahansa sopivassa paikassa vastausten keräämistä varten.

    • Jos käytät olemassa olevaa verkkolomaketta, siirry vaiheeseen 2.
  2. Tee verkkolomake valmiiksi vähintään kerran

    Verkkolomakkeen kartoittaminen SharePoint-luetteloon edellyttää, että verkkolomake on allekirjoitettu vähintään kerran, jotta lomakkeen kentät ovat sellaisessa kontekstissa, että SharePoint pystyy käyttämään niitä.

    Täytä verkkolomake ja suorita allekirjoitusprosessi, jotta lopullinen sopimus ilmestyy Hallinta-sivun Valmis-osioon.

    • Jos käytät olemassa olevaa lomaketta, joka on allekirjoitettu, siirry vaiheeseen 3.
  3. Luo SharePoint-luettelo

    Luo SharePointiin uusi luettelo, jotta aina uuden verkkolomakesopimuksen valmistuessa käytettävissä on uusi rivikohde, ja kyseiseen sopimukseen liittyvät tiedot on täytetty luetteloosi.

    Muista sisällyttää sarake jokaiselle verkkolomakkeen kentälle, jonka haluat tallentaa.

    Luo uusi SharePoint-luettelo

  4. Luo verkkolomakekartoitukset

    SharePoint-järjestelmänvalvoja voi luoda verkkolomakekartoituksen:

    • Siirry Adobe Signin asetukset -kohtaan.

      Siirry Adobe Signin asetukset -kohtaan

    • Valitse Verkkolomakekartoitukset -välilehti.

      Verkkolomakekartoitukset -välilehdessä voit selata luomaasi verkkolomakkeiden luetteloa ja valita, mitä verkkolomaketta haluat käyttää tietojen vastaavuuden määritykseen.

      Huomautus:

      Jos käyttäjän käytettävissä ei ole yhtäkään verkkolomaketta (eli ohitat edellä olevan vaiheen 1), näet linkin, jossa sanotaan Sinulla ei vielä ole verkkolomakkeita. Siirry Adobe Sign -sovellukseen sen luontia varten.

      Linkkiä napsautettaessa näyttöön avautuu Adobe Sign -hallintaportaalisi, jossa voit luoda verkkolomakkeen.

      Valitse verkkolomake

      Jokaisen luettelossa olevan verkkolomakkeen sarakeotsikot sisältävät perustietoja:

      • Verkkolomake – Adobe Signista tuodun verkkolomakkeen nimi
      • Luettelo – Sen SharePoint-luettelon nimi, johon verkkolomake on kartoitettu
        • Kun sarakeotsikko on tyhjä, suhdetta ei ole.
      • # Kartoitettujen kenttien määrä – Kartoitettujen kenttäsuhteiden määrä
        • Kun näkyvissä on plusmerkki, kenttiä ei ole kartoitettu.
          • Plusmerkkiä napsautettaessa näyttöön avautuu kartoituskäyttöliittymä.
        • Numero osoittaa kartoitettujen kenttäsuhteiden määrän.
          • Voit muokata kentän kartoitusta napsauttamalla numeron vieressä olevaa kynäkuvaketta.
      • Kopioi allekirjoitettu verkkolomake SharePointiin – Määrittää, tallennetaanko valmiin verkkolomakesopimuksen kopio SharePointiin.
        • Kun valittuna on Älä tallenna, SharePointiin ei tallenneta kopiota, vaan pidetään Adobe Signissa oleva kopio.
        • Kun valittuna on Tallenna, allekirjoitetusta sopimuksesta tallennetaan kopio sekä SharePointiin että Adobe Signiin.
    • Aloita datakartoituksen määritys napsauttamalla pluskuvaketta (# Kartoitettujen kenttien määrä -sarakkeessa).

      Aloita kartoituksen määritys napsauttamalla pluskuvaketta.

    • Luo kartoitus -sivu latautuu.

      • Verkkolomake on jo valittuna sivun vasemmalla puolella.
      • Valitse käytettävä luettelo hyväksyäksesi oikealla olevan verkkolomakkeen kenttien sisällöt.
        • Kartoitussäännöt tulevat näkyviin.
      Valitse SharePoint-luettelo

    • Tuo uusi kenttäsuhde näkyviin valitsemalla Lisää sääntö.

    • Valitse kentän nimi Verkkolomakekentät -sarakkeesta ja vastaava SharePoint-sarakkeen nimi.

    • Valitse Lisää sääntö, jos haluat lisätä toisen tyhjän kenttäkartoituksen.

      • Määritä kaikki verkkolomakkeen kentät, jotka haluat toimittaa SharePoint-luetteloon.
        • Kun verkkolomakkeen kentät kartoitetaan SharePoint-kenttiin, niitä ei sen jälkeen voi valita, ja näin samaa verkkolomakkeen kenttää ei voi kartoittaa toiseen SharePoint-kohdekenttään.
      Määritetty verkkolomakekartoitus

      Huomautus:

      Jos verkkolomakkeella on useita vastaanottajia (esim. yksi tai useampi allekirjoituksen varmentaja), verkkolomakkeen kentissä on indeksinumero, joka osoittaa, mille vastaanottajalle kenttä on määritetty.

      • Kenttä, jossa on [1], on määritetty ensimmäiselle vastaanottajalle (alkuperäiselle allekirjoittajalle).
      • Kenttä, jossa on [2], on määritetty toiselle vastaanottajalle (ensimmäiselle allekirjoituksen varmentajalle).
      • Kenttä, jossa on [3], on määritetty kolmannelle vastaanottajalle (toiselle allekirjoituksen varmentajalle).
      Useita vastaanottajia

      Useita vastaanottajia Luo verkkolomake -käyttöliittymässä

    • Napsauta Tallenna -painiketta, kun kaikki kentät on kartoitettu.

      • Palaat sen jälkeen Verkkolomakekartoitukset -sivulle.
      • Kartoitetussa verkkolomakkeessa näkyy kartoitettujen kenttien määrä.
      • Voit muokata olemassa olevaa kartoitusta napsauttamalla kynäkuvaketta.
      Kartoitettu verkkolomake Verkkolomakekartoitukset-osiossa

    • Muuta Kopioi allekirjoitettu verkkolomake SharePointiin -asetukseksi Tallenna tai Älä tallenna sen mukaan, haluatko tallentaa allekirjoitetut sopimukset vai et.

      Tallenna allekirjoitettu dokumentti SharePointiin

  5. Tarkista verkkolomakekartoitus

    Tässä vaiheessa sinun pitäisi pystyä vahvistamaan, että Adobe Sign -verkkolomake → SharePoint -mallikartoitus toimii oikein.

    Kun allekirjoittajat täyttävät verkkolomakkeet, joille olet tehnyt kartoituksen, sinun pitäisi nähdä, että lomaketiedot täytetään automaattisesti oikeilla tiedoilla SharePoint-luettelon tietojen perusteella. Voit tarkistaa, että jokaiseen kartoitettuun kenttään tuodaan oikeat arvot:

    Varmista, että luettelo täytetään

  6. (Valinnainen) Valitse Sign-tiedostojen asetukset verkkolomakkeita varten

    Verkkolomakesopimuksilla on erityinen kansio, johon ne reititetään. Jos et valitse kansiota, luomme automaattisesti ”allekirjoitettujen verkkolomakkeiden” kansion verkkolomakesopimusten tallennusta varten. Voit tallentaa sopimukset myös verkkolomakesopimusten tallennukseen tarkoitettuun omaan kansioosi valitsemalla se Sign-tiedostojen asetukset -välilehdestä.

  7. (Valinnainen) Tarkista SharePointiin tallennettu verkkolomakesopimus

    Tässä vaiheessa voit siirtyä valitsemaasi kansioon (tai jos et ole vielä valinnut kansiota, käytetään ”allekirjoitettujen verkkolomakkeiden”) kansiota, jossa näet valmiit verkkolomakesopimukset. Jos päätät ottaa jäljitysketjun käyttöön, kunkin sopimuksen jäljitysketjun PDF-tiedosto kopioidaan myös takaisin samaan SharePointin kansioon.

Adobe-logo

Kirjaudu sisään tiliisi