Yleiskatsaus

Adobe Signin integrointi Microsoft SharePointiin tarjoaa yhtenäisen ratkaisun sähköisten allekirjoitusten luomiseen, lähettämiseen, seurantaan ja hallintaan. Integrointi on saatavissa Microsoft SharePoint 2013:n tai 2016:n paikallisesti käytettävään asennukseen. Ratkaisu on kehitetty Microsoft SharePoint -farmiratkaisuksi. Sen ominaisuuksia ovat seuraavat:

  • Adobe Signin hallintasivun lisäämismahdollisuus SharePointin verkko-osaksi, jolloin SharePoint-käyttäjät voivat käyttää sivua sopimusten seurantaan ja päivittämiseen
  • Asiakirjan lähettäminen SharePoint-asiakirjakirjastosta allekirjoitusta varten
  • Asiakirjojen lähettämismahdollisuus yksittäiselle vastaanottajalle tai vastaanottajaerälle käyttämällä SharePoint-luetteloita ja määrittämällä tietojen vastaavuus SharePoint-luetteloista asiakirjoihin, kun asiakirjat lähetetään allekirjoitettavaksi
  • Kaikkien allekirjoitettujen sopimusten arkistointi SharePointissa.

Tässä asiakirjassa termillä ”sopimus” tarkoitetaan yleisesti kaikkia allekirjoitettaviksi/hyväksyttäviksi lähetettäviä tai lähetettäväksi valmisteltavia asiakirjoja.

”Vastaanottaja” on yleistermi kaikille sopimuksen allekirjoittajille, hyväksyjille tai delegoijille (periaatteessa kaikille, joille lähetät asiakirjan ja joiden on toimittava jotenkin sen suhteen).

Edellisistä versioista päivittäville käyttäjille

Jos olet päivittämässä eSign for SharePointin tai EchoSignin aikaisemmasta versiosta, muista, että kaikki aikaisemmat sopimuksen oletusmallit pitää luoda uudelleen sen mukaan kuin on kuvattu osiossa Henkilökohtaisten asetusten määrittäminen.


Adobe Sign -ominaisuuksien käyttö

Adobe Sign on SharePoint-järjestelmänvalvojasi asennettava farmiratkaisu. Käyttäjänä näet Adobe Sign -välilehden SharePoint-sivuston yläosassa.

Adobe Sign -välilehden napsauttaminen avaa valintanauhan, joka sisältää kaikki saatavana olevat Adobe Sign -ominaisuudet.

Kuva Adobe Sign -kuvakkeista valintanauhassa

Valintanauha koostuu viidestä kuvakkeesta:

  • Lähetä allekirjoitettavaksi
  • Sopimuksen tila
  • Kirjastomalli
  • Sopimusten hallinta
  • Asetukset

Neljän ensimmäisen toiminnon avulla voit luoda ja lähettää sopimuksia. Saatat käyttää kuvakkeita säännöllisesti.

Napsauttamalla viimeistä kuvaketta, Asetukset-kuvaketta, voit määrittää sopimusmallisi. Ja kun olet määrittänyt mallin, sinun ei tarvitse palata sivulle, ellet halua tehdä malliin muutoksia.  Aloitetaan siis siitä.


Henkilökohtaisten asetusten määrittäminen

Henkilökohtaisissa asetuksissa voit määrittää sopimuksen oletusnimen sekä saateviestin kaikille sopimuksille, jotka lähetetään SharePointin kautta käyttäessäsi Adobe Sign -sovellusta.

 

Adobe Sign -asetusten sivu

Sopimuksen nimi -kenttään (enintään 255 merkkiä) voit kirjoittaa mitä tahansa, minkä avulla sopimuksen voi tunnistaa.  Kentän sisältöä käytetään vastaanottajien sähköpostin Aihe-rivillä (alla korostettu keltaisella) ja Hallinta-sivun nimiarvona. Ainutlaatuisen ja merkityksellisen sopimusnimen avulla vastaanottajat tunnistavat sähköpostiviestin helposti. Lisäksi sen avulla sopimuksen hakeminen käy tarvittaessa helpommin.

Sopimuksen viesti on tekstikenttä, johon voit kirjoittaa asianmukaisia ohjeita tai kommentteja (alla korostettu vihreällä). Viesti ilmestyy kaikille vastaanottajille lähetettyyn Allekirjoita-sähköpostiin. Älä kirjoita siihen yksilöllisiä ohjeita; yksilölliset ohjeet voit tarvittaessa liittää kullekin vastaanottajalle erikseen.

Tarkista ja allekirjoita -sähköpostiviesti


Mukautettujen luetteloiden asiakirjamallit

Sopimuksen oletusnimen ja viestikentän alla on kaksi asetusta, jotka määrittävät, miten asiakirjoja voidaan liittää, kun sopimusta lähetetään luettelosta.

Oletuksena lähettäjä voi valita asiakirjan SharePointista.

Käyttäjä voi muokata oletustoimintoa kahdella asetuksella:

► Käytä SharePointin ulkopuolista asiakirjamallia mukautetuille luetteloille – Kun tämä on käytössä, lähettäjä ohittaa asiakirjan liittämisen SharePointista. Sen sijaan käyttäjä näkee Adobe Sign -järjestelmässä määritetyt tiedostojen liittämisvaihtoehdot.  Niihin voi sisältyä yksi tai useampi seuraavista:

o Liitä paikallisesta järjestelmästä

Liitä Adobe Sign -mallikirjastosta

 

            Kun tämä asetus ei ole käytössä, sinua kehotetaan valitsemaan asiakirjamalli SharePointin asiakirjaluettelosta.

send_from_list

► Käytä mukautetuille luetteloille aina valittua asiakirjamallia – Kun tämä on käytössä, SharePoint muistaa liittämäsi tiedoston ja liittää sen automaattisesti seuraavaan sopimukseen, jonka luot luettelosta, jolloin tiedoston valintavaihe ohitetaan.  Tämä on kätevää, kun käytät samaa asiakirjaa useasti.


Sopimuksen lähettäminen

Sopimuksen aloittaminen

Sopimusten lähettäminen ja allekirjoituttaminen on Adobe Signin ydinominaisuus. Prosessin voi aloittaa SharePoint-ympäristössä kolmella tavalla:

  • Lähettäminen valintanauhasta
  • Lähettäminen napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella
  • Lähettäminen luetteloista

Kaikki kolme vaihtoehtoa avaavat määrityssivun, jolla voit valita vastaanottajat ja allekirjoitusjärjestyksen, jos sopimukseen tarvitaan useampi kuin yksi allekirjoitus.

Huomautus:

SharePointin kautta lähetettyjen asiakirjojen enimmäiskoko on 50 Mt. 

Lähettäminen valintanauhasta

Jos haluat liittää useita SharePoint-asiakirjoja, lähetä sopimus valintanauhasta:

  1. Valitse lähetettävä asiakirja tai asiakirjat napsauttamalla valintaruutua asiakirjan nimen vasemmalla puolella.
  2. Napsauta välilehteä sivun yläreunassa.
    • Kaikki valitut asiakirjat liitetään automaattisesti.
  3. Napsauta Lähetä allekirjoitettavaksi -kuvaketta.
Lähettäminen valintanauhan Lähetä allekirjoitettavaksi -kuvakkeesta

Lähettäminen napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella

Voit lähettää minkä tahansa luettelossa olevan asiakirjan nopeasti napsauttamalla sitä kakkospainikkeella, mutta näin voit lisätä sopimukseen ainoastaan kyseisen tiedoston:

  1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella sitä asiakirjaa, jonka haluat lähettää allekirjoitettavaksi.
  2. Avaa valikko valitsemalla kolme pistettä (...).
  3. Valitse valikosta Lähetä allekirjoitettavaksi.
Lähettäminen kakkospainikkeella avautuvasta valikosta

Lähettäminen luetteloista

Luettelosta lähettäminen on samanlainen menettely kuin asiakirjan lähettäminen, koska voit lähettää joko valintanauhasta tai kakkospainiketta käyttämällä.

Eroja on kaksi:

  • Asiakirjoja ei liitetä automaattisesti. Omien asetustesi mukaan sinun on valittava seuraavista vaihtoehdoista:
  • Sopimuksen (ja mahdollisesti jäljitysketjun) palautettu, allekirjoitettu PDF-versio liitetään luetteloon sen sijaan, että se toimitettaisiin uuteen kansioon.
    • Jos SharePoint-järjestelmänvalvoja on määritellyt asiakirjojen säilytyskansion, PDF-tiedosto tallennetaan tähän kansioon.

Sopimuksen määrittäminen

Kun uusi sopimus on avattu, näet määrityssivun, jossa on neljä tehtäväkohtaista osiota:

A. Vastaanottajat – Henkilöt, joiden on määrä allekirjoittaa tai hyväksyä sopimus.

B. Viestin ominaisuudet – Sopimuksen nimi ja yleinen viesti.

C. Asetukset – Sopimukseen liittyvät valinnaiset ominaisuudet.

D. Tiedostot – Varsinaiset asiakirjat/tiedostot, jotka haluat allekirjoitettavaksi/hyväksyttäväksi.

○ Huomaa, että asiakirja, jota käytät sopimuksen avaamiseen, liitetään automaattisesti sopimukseen.

Lähetä-sivun osiomuotoinen määritelmä

Vastaanottajat-osio

Vastaanottajat-osiossa aivan ylhäällä oleva kytkin edellyttää sinun valitsevan tavanomaisen allekirjoitusjärjestyksen työnkulun.

• Kun Suorita järjestyksessä on käytössä (kuten alla), vastaanottajat on numeroitu osallistumisjärjestyksen mukaan ja allekirjoitusprosessi etenee vaiheittain.

○ Vaiheittaisessa järjestelmässä on mahdollista määritellä ”säiliö”-vaiheita, jotka mahdollistavat:

► Osalle allekirjoittajista rinnakkaisen allekirjoittamisen (hybridityönkulku)

► Ihmisryhmän, josta kuka tahansa voi allekirjoittaa koko ryhmän puolesta (allekirjoittajaryhmä)

• Kun Suorita missä tahansa järjestyksessä on käytössä, vastaanottajilla ei ole järjestysnumeroa, ja he voivat allekirjoittaa sopimuksen samanaikaisesti.

Esimerkki allekirjoittajaosiosta

Allekirjoitusjärjestyksen valitsimen oikealla puolella näet kaksi linkkiä:

  • Lisää minut – Napsauttamalla tätä linkkiä voit lisätä itsesi järjestyksessä seuraavaksi allekirjoittajaksi.
  • Lisää vastaanottajaryhmä – Tätä linkkiä napsauttamalla luot ”säiliö”-vaiheen, jossa voit määritellä allekirjoittajien ryhmän, josta kuka tahansa voi allekirjoittaa. Luo esimerkiksi HR-tiimin ryhmä, mutta ainoastaan yksi HR:n edustaja allekirjoittaa.

Kullekin vastaanottajalle määritetään luomisvaiheessa viisi kohtaa:

Kunkin vastaanottajaosion tunnistaminen

A. Allekirjoitusvaihe – Tämä määrittelee, missä kohdassa prosessia vastaanottaja pääsee käsiksi sopimukseen (kun Suorita järjestyksessä on käytössä)

B. Rooli – Määrittää, millaisiin asiakirjaan liittyviin toimiin vastaanottaja voi ryhtyä

○ Allekirjoittajat (oletus)– Vastaanottajat, joiden on annettava vähintään yksi allekirjoitus.

○ Hyväksyjät – Vastaanottajat, jotka tarkistavat ja hyväksyvät asiakirjan, mutta joiden ei tarvitse allekirjoittaa sitä.

○ Delegoijat – Vastaanottajat, joiden ei tarvitse allekirjoittaa eikä hyväksyä sopimusta. He delegoivat allekirjoitus- tai hyväksymisoikeuden toiselle.

C. Sähköpostiosoite – Kuka vastaanottaja on? Tämän tulee olla henkilökohtainen sähköpostiosoite.

D. Varmennusprosessi – Kuinka vastaanottaja tulisi valikoida?

○ Sähköposti (oletus) – Varmennus perustuu sähköpostilaatikon käyttöoikeuteen.

○ Salasana – Lähettäjän luoma aakkosnumeerinen salasana, joka täytyy ilmoittaa vastaanottajalle järjestelmän ulkopuolisella keinolla.

○ Some – Varmennus kolmannen osapuolen sosiaalisen verkoston, kuten Facebookin tai LinkedInin, kautta.

○ KBA (vain Yhdysvallat) – Knowledge Based Authentication edellyttää, että vastaanottaja kirjoittaa amerikkalaisen sosiaaliturvatunnuksensa (Social Security Number). Tämän jälkeen järjestelmä luo useita julkisiin tietokantoihin perustuvia henkilökohtaisia kysymyksiä.

○ Puhelin – Lähettäjä kirjoittaa vastaanottajan puhelinnumeron, ja vastaanottajalle lähetetään tekstiviestikoodi, kun hänen allekirjoitustaan tarvitaan

E. Yksityinen viesti (valinnainen) – Lähettäjä voi kirjoittaa kullekin vastaanottajalle yksilölliset ohjeet, jotka näkyvät vastaanottajalle hänen tarkastellessaan sopimusta

Vastaanottajaluettelon alla oleva Näytä piilokopio -linkki paljastaa kentän, johon voit lisätä piilokopion (CC) vastaanottajat, joiden haluat tarkastella sopimusta mutta joille et halua antaa allekirjoitus- tai hyväksyntäoikeuksia.

 

Hybridityönkulut

Hybridityönkululla tarkoitetaan vaiheittaista allekirjoitusjärjestystä, jossa kaksi tai useampia vastaanottajia saa samanaikaisesti käyttöoikeuden asiakirjaan yhden tai useamman vaiheen aikana. Kaikkien tämän ns. rinnakkaisvaiheen allekirjoittajien tulee suorittaa oma osansa ennen kuin vaiheittainen prosessi siirtyy seuraavaan allekirjoitusvaiheeseen.

Esimerkkiluettelo vastaanottajista

Esimerkiksi yllä olevassa kuvassa näemme kolmivaiheisen allekirjoitussyklin:

Vaihe 1 on fclarke@gmail.com Kun sopimus lähetetään allekirjoitettavaksi, vain fclarke saa siitä ilmoituksen. Kun fclarke allekirjoittaa sopimuksen, siirrymme seuraavaan vaiheeseen.

Vaihe 2 on hybridivaihe. Kuten näet, kaikki kolme vastaanottajaa saavat saman numeron (2), ja tämä tarkoittaa, että Adobe Sign lähettää kaikille vastaanottajille ilmoituksen samanaikaisesti.  He voivat antaa allekirjoituksensa missä tahansa järjestyksessä, mutta kaikkien on tehtävä osansa ennen kuin allekirjoitussykli siirtyy seuraavaan vaiheeseen.

Vaihe 3 on toinen yksittäinen vastaanottaja, mutta tällä kertaa asianomainen on määritelty hyväksyjäksi (tarkistuskuvake, vrt. kynän kärki). Kun vaiheen 3 vastaanottaja on antanut hyväksyntänsä, sopimus on hoidettu loppuun ja asiakirja on pantu kokonaan täytäntöön, ja kaikki sopimuspuolet saavat kopion asiakirjasta PDF-muodossa.

Hybridiryhmän luomiseksi sinun tulee antaa kaikkien sopimuspuolten sähköpostiosoitteet aivan kuin kysymys olisi yksittäisistä vastaanottajista ja napsauttaa ja raahata vastaanottajakenttä toisen päälle hybridiryhmässä. Näet näytössä ilmoituksen siitä', että olet luomassa rinnakkaisryhmän.

Kuvitus siitä, miten voit raahata ja pudottaa kenttiä hybridiryhmän luomiseksi

Vastaanottajaryhmät

Vastaanottajaryhmät ovat avuksi silloin, kun tarvitset allekirjoituksen organisaatiolta, muttet välttämättä juuri tietyltä ryhmän jäseneltä.  

Esimerkki vastaanottajaryhmästä

Esimerkiksi yllä olevassa kuvassa voit nähdä kolmivaiheisen allekirjoitussyklin:

Vaihe 1 (JohnDoe) on allekirjoittaja, joka saa tiedon, että hänen allekirjoitustaan tarvitaan heti kun sopimus on lähetetty.  Kun JohnDoe on antanut allekirjoituksensa, sopimus siirtyy vaiheeseen 2.

Vaihe 2 on hyväksyjävastaanottajien ryhmä, tässä vain HR-ryhmä. Ryhmään on sisällytetty neljä allekirjoittajaa, ja jokaiselle on määritetty eri todennusmenetelmä (vain havainnollistamistarkoituksessa). Kun kuka tahansa todennetuista vastaanottajista on antanut hyväksyntänsä, sopimus siirtyy kolmanteen vaiheeseen.

Vaihe 3 on yksittäinen allekirjoittaja. Kun tämä viimeinen allekirjoitus on saatu, sopimus on hoidettu loppuun ja asiakirja on pantu kokonaan täytäntöön, ja kaikki sopimuspuolet saavat kopion asiakirjasta PDF-muodossa.

Kun haluat luoda vastaanottajaryhmän, napsauta Lisää vastaanottajaryhmä -linkkiä vastaanottajakentän oikeassa yläkulmassa. Näin syntyy säiliö, jossa sinua pyydetään antamaan ryhmän nimi ja mahdolliset vastaanottajat.

Huomautus:

Kaikki vastaanottajaryhmän jäsenet saavat lopullisen PDF-kopion allekirjoitetusta asiakirjasta, myös ne, jotka eivät itse allekirjoittaneet asiakirjaa.


Viestiosio

Viestiosio koostuu kahdesta kentästä, jotka voivat parantaa suoritustasi huomattavasti. Jos olet määrittänyt henkilökohtaisen mallin, nämä kentät täyttyvät automaattisesti määrittämilläsi arvoilla.

Sopimuksen nimi -kenttään voit kirjoittaa mitä tahansa, minkä perusteella sopimuksen voi tunnistaa.

Huom.: Tätä arvoa voi muokata sopimuksen lähettämiseen asti.

Sopimuksen viesti on tekstikenttä, johon voit kirjoittaa asianmukaisia ohjeita tai kommentteja.

  • Jos tilisi on määritetty käyttäm'ään viestimalleja, mallien käyttölinkki näkyy viestiosion oikeassa yläkulmassa.

Asetukset-osio

Asetukset-osion avulla voit hallita asiakirjaa sen jälkeen, kun se on lähetetty:

  • Salasanasuojaus – Vaadi vastaanottajilta salasana allekirjoitetun PDF-tiedoston avaamista ja tarkastelemista varten.  Lähettäjä määrittää salasanan ja välittää sen vastaanottajalle järjestelmän ulkopuolisella keinolla. Adobe Sign ei tallenna tätä salasanaa, joten älä unohda sitä!
  • Lopullinen takaraja – Määritä, kuinka monen päivän jälkeen sopimus vanhenee eikä sitä voi enää viimeistellä.
    •  Lopullinen takaraja on näkyvissä vain siinä tapauksessa, että järjestelmänvalvoja on ottanut sen asetuksen käyttöön.
  • Aseta muistutus – Määritä, kuinka usein muistutuksia lähetetään (päivittäin tai viikoittain), kunnes sopimus on viimeistelty. Vain nykyisille vastaanottajille ilmoitetaan.
  • Vastaanottajan kieli – Valitse vastaanottajille lähetettävissä sähköpostiviesteissä ja allekirjoitusvaiheessa käytettävä kieli
Asetukset-osion kuvitus

Tiedostot-osio

Tiedosto-osiossa asiakirjat liitetään sopimukseen. Alkuperäisen asiakirjan, jota olet käyttänyt sopimuksen aloittamiseen, pitäisi jo olla liitettynä.

Adobe Sign yhdistää asiakirjat allekirjoitusprosessia varten yhteen PDF-koontitiedostoon, jonka se kokoaa asiakirjojen luettelointijärjestykseen. Voit muuttaa asiakirjojen järjestystä napsauttamalla ja vetämällä niitä luettelossa.

Voit halutessasi liittää tiedostoja Adobe Signin kirjastosta, Google Docsista, Box.netistä tai Dropboxista tai ladata niitä paikallisesta järjestelmästä hakemalla tiedostoa ja raahaamalla ja pudottamalla sen paikalleen.

Sallitut tiedostomuodot ovat seuraavat: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML

Kuva Valitse tiedostot -paneelista

Esikatselu- ja Lisää allekirjoitus -kentät

Tiedostot-luettelon alla näet Esikatsele ja lisää kentät -valintaruudun.  Tämän vaihtoehdon avulla voit avata lataamasi asiakirjoja ja lisätä niihin lomakekenttiä tarpeen mukaan.

Ainakin allekirjoituskentät ovat välttämättömiä, mutta jos haluat rakentaa mutkikkaita lomakkeita, käytettävissäsi on paljon muita kenttiä.

Huomautus:

Jos allekirjoituskenttiä ei sijoiteta, Adobe Sign luo automaattisesti allekirjoituslohkon asiakirjan alaosaan.  Jos tilaa ei ole, allekirjoituksia varten luodaan uusi sivu.

Sopimusten seuranta

Sopimuksen tila

Kun sopimus on lähetetty, sen edistymisen seuranta käy parhaiten Sopimuksen tila -sivun kautta, jonka voit avata Adobe Signin valintanauhan Sopimuksen tila -kuvakkeesta.

Allekirjoituksen tila -kuvake valintanauhassa

Tämä Sopimuksen tila -sivu näyttää kaikki sopimukset, joita sinulla on oikeus tarkastella ja jotka on lähetetty SharePoint-ympäristöstä.

Luetteloinnin oletusjärjestys on lähetyspäivämäärän mukainen, jolloin viimeisin on listan yläpäässä. 

Sopimuksen tilan sivu

Voit suodattaa näkymäsi sopimuksia sivun oikeassa yläkulmassa olevan hakukentän avulla.  Hakukentästä voi hakea mitä tahansa merkkijonoa kaikista kentistä, ja se palauttaa kaikki osumat:

Esimerkki merkkijonohausta

Sopimuksen tilan hakeminen asiakirjan tai luettelon perusteella

Voit hakea helposti kaikkia lähetettyjä sopimuksia SharePoint-asiakirjan tai -luettelon avulla seuraavasti:

  1. Hae ja valitse asiakirja/luettelokohde, johon haluat haun perustuvan.
  2. Napsauta Sopimuksen tila -vaihtoehtoa (joko valintanauhassa tai hiiren oikean painikkeen avaamassa valikossa).
Hae tuloksista asiakirjan mukaan

Sopimuksen tilan päivittäminen

Sopimuksen tila -taulukon oikeassa reunassa olevassa sarakkeessa on Päivitä-toiminto, jolla voit lähettää Adobe Signilta sopimuksen tilaan liittyviä päivityspyyntöjä.  SharePoint päivittää automaattisesti ja säännöllisesti kaikki sopimukset, jotka odottavat vielä vastaanottajien toimenpiteitä. Päivitystoiminto mahdollistaa sopimuksen päivittämisen tämän syklin ulkopuolella, kun sinun tarvitsee tietää sen ajankohtainen tila.

Sopimustietueen poistaminen

Sopimuksen tila -sivun oikeassa äärilaidassa on Poista-kuvake.  Tämä toiminto poistaa sopimustietueen SharePointista, mutta ei peruuta eikä poista sopimusta Adobe Signista.  Toimintoa ei voi perua, joten käytä sitä harkiten.

Huomautus:

  • Jos sopimus on viety loppuun (allekirjoitettu tai hyväksytty), sopimuksen nimi toimii linkkinä, jota napsauttamalla näet viimeistellyn asiakirjan.
  • Jos sopimus on lopputilassa (allekirjoitettu, peruutettu/hylätty, rauennut), Päivitä-toimintoa ei voi käyttää.
  • Jos sopimus ei ole lopputilassa, Poista-toimintoa ei voi käyttää.


Allekirjoitetut asiakirjat

Sen mukaan, miten SharePoint-järjestelmänvalvojasi on määrittänyt Adobe Sign -paketin, allekirjoitetut asiakirjat lähetetään takaisin johonkin seuraavista:

  • Yleinen kansio – Jos tämä vaihtoehto on valittu, kaikki loppuun viedyt asiakirjat tallennetaan tähän kansioon.
  • Uusi ”Allekirjoitetut sopimukset” -kansio lähdekirjastossa – Jos yleistä kansiota ei tunnisteta, uusi Allekirjoitetut sopimukset -kansio luodaan siihen asiakirjakirjastoon, johon sopimus luotiin tai josta se lähetettiin. Kaikkien samasta kirjastosta lähetettyjen ja loppuun vietyjen sopimusten valmiit PDF-versiot palautetaan samaan Allekirjoitetut sopimukset -kansioon.
  • Liitetty luettelokohteeseen – Jos lähetit sopimuksen luettelokohteesta, liitteet sisältyvät luetteloon.
Esimerkki loppuun vietyjen asiakirjojen liittämisestä luetteloon

Sopimusten hallinta

Sopimusten hallinta -kuvake avaa käyttäjään liittyvän erilaisen ja monipuolisemman näkymän.  Sopimusten tila -sivun yksinkertaisessa näkymässä näytetään kaikki sopimukset ja niiden päivittämistoiminto, Sopimusten hallinta -sivulla näytetään sopimusten yksityiskohtaiset tiedot ja useita asetuksia, joilla sopimuksen ominaisuuksia voi muuttaa.

Sopimusten hallinta -kuvake valintanauhassa

Hallinta-sivun rakenne

Hallinta-sivuun on upotettu paljon ominaisuuksia. Sen voi selvyyden vuoksi jakaa toimintojen mukaan kolmeen osioon:

A. Sisältö ja suodattimet

B. Sopimusluettelo

C. Sopimustyökalut

Hallinta-sivu – räjäytyskuva

Sisältösuodattimet

Hallinta-sivulla on neljä sisältö-/suodatinvaihtoehtoa:

Hallinta-sivun sisällön oletustietojoukko on Omat sopimukset

  • Kun Omat sopimukset on valittuna, sivun sisältö käsittää vain ne sopimukset, joissa olet eksplisiittisesti mukana (lähettäjänä, allekirjoittajana, kopion saavana osapuolena tai sopimuksen eksplisiittisen jaon välityksellä).
  • Tileillä, joita käytetään käyttäjien välisen sisällön jakamisen määrittämiseen, Omat sopimukset -kohdan vieressä on avattavan valikon nuoli. Sillä voi avata valikon, jossa näkyvät kaikki käyttäjät ja ryhmät, jotka on jaettu käyttäjän tilin kanssa.  
    • Kun valitset jonkin käyttäjän tai ryhmän, Hallinta-sivu täytetään sen käyttäjän tai ryhmän tietojoukolla, jonka kanssa käyttäjä on eksplisiittisesti tekemisissä.

Hallinta-sivulle voidaan ladata kerrallaan vain yhden käyttäjän/ryhmän tietojoukko.

Sisällön valinta

Vasemmassa sivuvalikossa on luettelo sopimusten tiloista, kuten myös kolme mallityyppiä. 

Kaikki tilisi sisällöt voidaan luokitella johonkin seuraavista luokista:

  • Käsitellään – Sopimukset, joissa olet mukana ja jotka ovat edelleen allekirjoituskierroksella.
  • Odottaa sinua – Sopimukset, jotka odottavat sinulta toimenpiteitä.
  • Valmis – Sopimukset, joiden allekirjoituskierros on suoritettu.
  • Peruutettu – Sopimukset, jotka on hylätty. Hylätyt sopimukset ovat peräisin neljästä lähteestä:
    • Lähettäjä peruuttaa sopimuksen.
    • Vastaanottaja hylkää toimenpiteensä.
    • Vastaanottajan todennus epäonnistuu.
    • Järjestelmä ei jostakin syystä pysty käsittelemään sopimusta.
  • Vanhentunut – Sopimukset, jotka eivät valmistu niiden määräaikaan mennessä.
  • Luonnos – Sopimukset, jotka on määritetty osittain, mutta joita ei ole vielä lähetetty.

Mallityypit ovat seuraavat:

  • Mallit – Nämä ovat dokumenttikirjaston mallit.
  • Verkkolomakkeet – Verkkolomakkeet ovat online-lomakkeita, jotka voidaan lähettää URL-osoitteina tai verkkosivuihin upotettuina. Kun allekirjoittajat käyttävät lomaketta, alisopimus käynnistyy heidän allekirjoituksensa tallentamiseksi heidän yksilölliseen sopimukseensa. (esim. verkkosivun rekisteröintilomake)
  • Mega Sign – Mega Sign -mallien avulla lähettäjä voi yhdistää dokumentin vastaanottajien luetteloon. Jokainen vastaanottaja saa allekirjoitettavakseen sopimuksen yksilöllisen (ja vain hänelle tarkoitetun) kopion. (esim. vuosittainen kulukoulutus)

Huomautus:

Hakua suoritettaessa Tila-sarakkeen yläosaan ilmestyy uusi vaihtoehto: Kaikki.

Kun valitset Kaikki-vaihtoehdon, kaikki sisällöt esitetään yhdessä taulukossa sopimuksen tilaan katsomatta.

Tilasuodattimet

Voit vähentää Hallinta-sivulla olevan tietojoukon kokoa teksti- ja/tai aikarajalla. 

Tekstihaku suodattaa pois sellaiset sopimukset, jotka eivät vastaa useimmista metatietokentistä hakemaasi merkkijonoa. Hakuparametreihin kuuluviin kenttiin kuuluvat muun muassa seuraavat:

  • Osallistujan nimi
  • Sähköpostiosoite
  • Osallistujan titteli
  • Osallistujan yritys
  • Sopimuksen nimi
  • Sopimusta koskevat huomautukset
  • Sopimusta koskeva viesti
  • Vastaanottajan henkilökohtainen viesti

Suodatinkuvake avaa toiminnon, jolla voit suodattaa tietojoukkoa valitsemalla päivämääräalueen:

  • Kaikki päivämäärät
  • Viimeiset 24 tuntia
  • Viimeiset 7 päivää
  • Viimeiset 30 päivää
  • Viimeiset 12 kuukautta
  • Mukautettu päivämääräväli

Huomautus:

Kun valitset suodattimen, suodatinkuvakkeen viereen ilmestyy tunniste.  Voit poistaa minkä tahansa suodattimen napsauttamalla sitä tietojoukon palauttamisen jälkeen.

Tekstihaun suodattimet

Hae piilotettua sisältöä -lisätoiminto on käytettävissä napsauttamalla suodatinkuvaketta.

  • Kun Hae piilotettua sisältöä -toiminto on valittuna, palautettuun tietojoukkoon sisällytetään vain piilotetut sisällöt.
Hae piilotettua sisältöä


Sopimusluettelo

Sopimusluettelo näyttää yksittäiset sopimukset, jotka vastaavat valitsemaasi sisältöä, käytössä olevilla suodattimilla rajoitettuina.

Jokaisen sopimuksen osalta näytetään seuraavat tiedot:

Vastaanottaja – Nykyinen vastaanottaja (jos sopimus on käsiteltävänä) tai ensimmäinen vastaanottaja (jos sopimus on valmis, peruutettu tai vanhentunut).

  • Vastaanottajan nimi näytetään, jos se on tiedossa. Jos vastaanottajan nimeä ei tiedetä, näytetään hänen sähköpostiosoitteensa.

Lähettäjä – Sopimuksen lähettäjä.

Nimi – Sopimuksen nimi.

Tila – Sopimuksen nykyinen tila allekirjoituskierroksen osalta. (Alla olevassa esimerkissä käytetään Kaikki-asetusta, joten näkyvissä on useita tiloja.)

Muutettu – Sopimuksen edellinen muutospäivä.

Sopimusluettelo

Sisällön oletuslajittelujärjestys on sopimusten Viimeksi muutettu -päivä.

Voit kuitenkin napsauttaa mitä tahansa sarakeotsikkoa lajitellaksesi tietojoukon kyseisen arvon mukaan.


Sopimusluettelo

Voit tuoda sopimustyökalut näkyviin napsauttamalla mitä tahansa sopimusta tai mallia kerran:

Sopimustyökalut

Oikea sivuvalikko avautuu, ja näkyviin tulevat työkalut, joilla voit käyttää tai muokata sopimusta (tai kirjastodokumenttia, verkkolomaketta tai Mega Signia):

Näytä ja allekirjoita – Käytettävissä vain sellaisilla sopimuksilla, jotka ovat Odottaa sinua -tilassa.

Avaa sopimus / malli / verkkolomake / Mega Sign – Avaa objektin, jolloin koko dokumentti tulee näkyviin.

  • Sopimuksissa näkyy niiden nykyinen tila allekirjoituskierroksen aikana.
  • Malleissa näkyvät mallin luontiin käytetyt perusdokumentit.    

Käytä mallia – Vain mallit (kirjastodokumentit). Tämä toiminto aloittaa uuden sopimuksen, johon malli on jo liitetty valmiiksi.

Hanki koodi – Vain verkkolomakkeet. Tämä toiminto avaa uuden sivun, jolla käyttäjä voi kopioida verkkolomakkeen HTML- tai komentosarjakoodin.

Muokkaa mallia/verkkolomaketta – Antaa käyttäjän muokata mallia.

Muistutus – Antaa käyttäjän asettaa muistutus nykyiselle vastaanottajalle.

Peruuta – Peruuttaa sopimuksen.

Lataa PDF – Lataa sopimuksen PDF-muotoisen kopion sen nykyisessä tilassa.

  • Päämallit lataavat mallin luontiin käytettyjen alkuperäisten dokumenttien PDF-muotoisen kopion.

Lataa valvontaraportti – Lataa sopimuksen valvontaraportin.

Lataa lomakekenttätiedot – Lataa valmiin sopimuksen kenttien tiedot sisältävän .csv-tiedoston.

  • Päämallin objektit lataavat kaikkien valmiiden alisopimusten kenttätason sisällöt sisältävän .csv-tiedoston.

Muokkaa sopimusta – Antaa käyttäjän muokata sopimuksen dokumentteja ja/tai dokumenttiin lisättyjä kenttiä.

  • Tämä toiminto on käytettävissä vain siihen asti, kunnes ensimmäinen vastaanottaja suorittaa hänelle määritetyn toiminnon.

Poista – Vain mallit (kirjastodokumentit). Poistaa mallin järjestelmästä. Tätä toimintoa ei voi kumota.

Piilota sopimus / verkkolomake / Mega Sign – Piilottaa objektin käyttäjän näkymästä. Tämä toiminto ainoastaan poistaa objektin näkyvistä, mitään muita toimintoja ei suoriteta.

Jaa – Antaa käyttäjän jakaa objekti eksplisiittisesti toisen käyttäjän kanssa. Tätä toimintoa ei voi kumota.

Huomautukset – Antaa käyttäjän lisätä henkilökohtaisia huomautuksia objektiin.

Lataa yksittäisiä tiedostoja – Antaa käyttäjän ladata yksittäiset tiedostot, jos sopimuksen/mallin luontiin käytettiin useita tiedostoja.

Näytä toimintaraportti – Vain Mega Sign. Tämä toiminto tuottaa yhteenvedon Mega Signin edistymisestä ja jakaa vastaanottajien luettelon osiin, jotka vastaavat sopimuksen allekirjoittamisen tilaa.

Korvaa nykyinen vastaanottaja – Käytettävissä vain käyttäjän lähettämiin sopimuksiin. Antaa käyttäjän korvata sopimuksen nykyinen vastaanottaja.

Aktiviteetti – Luettelo tapahtumista, jotka on suoritettu sopimukseen liittyen. Alkaa luontitapahtumalla, kirjaa kaikkien vastaanottajien toiminnot ja päättyy valmiiseen, peruutettuun tai vanhentuneeseen tilaan.


Yleisten toimintojen pikalinkit

Kirjaston (asiakirja) mallit

Adobe Signin valintanauhan Kirjastomallit-kuvakkeen avulla voit lähettää SharePoint-asiakirjan Adobe Signin sisällönluontiympäristöön, jossa voit lisätä siihen lomakekenttiä ja tallentaa kentillä varustetun lomakkeen Adobe Sign -kirjastoosi.

Huomautus:

SharePointissa sijaitsevaan alkuperäiseen asiakirjaan ei tällöin tehdä muutoksia.  Uusi asiakirjamalli on olemassa ainoastaan Adobe Sign -sivustolla, ja se on liitettävä sopimuksen Tiedostot-osion Asiakirjakirjasto-vaihtoehdon kautta.

Asiakirjamallin luonti:

  1. Napsauta asiakirjaa, josta haluat luoda mallin.
  2. Napsauta valintanauhassa Kirjastomalli-kuvaketta (tai napsauta oikealla painikkeella ja valitse kyseinen kohta valikosta).
    • Adobe Signin sisällönluontiympäristö aukeaa ja näyttää täydellisen asiakirjan.
  3. Aseta tarvitsemasi kentät asiakirjaan.
    • Jos haluat luoda mallin, joka vaatii kahden henkilön toimia/allekirjoitusta, aseta ensin ensimmäisen vastaanottajan kentät.  Valitse sen jälkeen Vastaanottaja-kentästä Osallistuja 2 ja aseta sitten toisen allekirjoittajan/hyväksyjän kentät.

Huomautus:

Kun luot mallia sisällönluontiympäristössä, voit luoda asiakirjan enintään kahdelle vastaanottajalle.  Jos tarvitset enemmän, asiakirja on luotava Acrobatilla tai tekstitägejä käyttäen.

Esimerkki vastaanottajaluettelosta

4. Kun malli on valmis, napsauta oikeassa alakulmassa Tallenna-painiketta.

• Tämä tallentaa mallin Adobe Sign -kirjastoon.  

 


Ladattava PDF-kopio

Lataa