הפכו בקלות טופס נייר סרוק או טופס פשוט שנוצר ב- Microsoft Word,‏ Excel, או יישום אחר לטופס PDF חכם. הפצת טפסים לנמענים ומעקב אחר מצב התשובות.

הערה:

מסמך זה מספק הוראות עבור Acrobat DC ו- Acrobat 2017. אם אתם משתמשים ב- Acrobat XI, עיינו בעזרה של Acrobat XI.

סרטון ערכת לימוד: שימוש באשף הטפסים ליצירת טפסים

למדו כיצד לזהות באופן אוטומטי שדות טופס ולהתאים אישית את המאפיינים של שדות שונים.

סרטון (06:33) | מאת קלודיה מקיו (lynda.com)

יצירת טופס ממסמך קיים

בעת המרת מסמך קיים לטופס PDF,‏ Acrobat מוסיף לטופס באופן אוטומטי שדות טופס אינטראקטיביים. לאחר מכן, ניתן לערוך את הטופס כדי להוסיף שדות טופס מיוחדים, כגון רשימה נפתחת, תיבת רשימה או לחצנים.

יצירת טופס ב-Acrobat
סוגי שדות הטופס שניתן להוסיף ל- PDF

A. שדה חתימה מבוססת אישור B. תיבת רשימה נפתחת C. שדות מלל D. שורת הודעות אוטומטית E. תיבות סימון F. לחצני אפשרויות G. תיבת רשימה H. לחצנים 
  1. בחרו Tools‏ > Prepare Form.

  2. בחרו אחת מהאפשרויות הבאות:

    Select a file

    ממיר מסמך אלקטרוני קיים (לדוגמה, Word‏, Excel או PDF) לטופס PDF אינטראקטיבי. לחצו על Select a File כדי לאתר ולבחור את הקובץ.

    Scan a document

    סורק טופס נייר וממיר אותו לטופס PDF אינטראקטיבי.

  3. אם ברצונכם שאנשים אחרים יוכלו לחתום על הטופס, סמנו את תיבת הסימון This document requires Signature.

    הערה:

    הזיהוי האוטומטי של שדה הטופס נקבע ל- ON כברירת מחדל. כדי לשנות קביעה זו, לחצו על הקישור Change ובחרו קביעות בהתאם לצורך. למידע נוסף, ראו העדפות טפסים.

  4. לחצו על Start.

    Acrobat יוצר את הטופס ופותח אותו במצב Form Editing. אפשרויות לעריכת הטופס מוצגות בחלונית הימנית. סרגל הכלים כולל כלי שדות טופס לצורך הוספת שדות.

  5. בדקו את שדות הטופס ש- Acrobat יצר. הוסיפו שדות בעזרת כלי שדות הטופס בסרגל הכלים. מחקו שדות, שנו את גודלם או סדרו אותם לפי הצורך. ניתן להוסיף כל אחד מסוגי שדות הטופס הבאים:

    Barcodes

    מקודדים את הקלט משדות שנבחרו ומציגים אותו כתבנית חזותית שניתן לפענח אותה באמצעות תוכנת קידוד או חומרת קידוד (זמינות בנפרד).

    Buttons

    מבצעים שינוי במחשב של המשתמש, כגון פתיחת קובץ, השמעת צליל או מסירת נתונים לשרת אינטרנט. לחצנים אלה ניתנים להתאמה אישית בעזרת תמונות, מלל ושינויים חזותיים המופעלים בעזרת העכבר.

    Check boxes

    מציגות אפשרויות של כן או לא לפריטים בודדים. אם הטופס כולל תיבות סימון רבות, המשתמש יכול בדרך כלל לסמן מעטות או רבות מהן, כרצונו.

    Digital signature field

    מאפשר למשתמש להוסיף חתימה אלקטרונית למסמך PDF.

    Drop-down list

    מאפשרת למשתמש לבחור פריט מתפריט נפתח או להקליד ערך. באפשרותכם לקבוע מאפיין שדה טופס שמאפשר למשתמש להזין ערך מותאם אישית.

    List boxes

    תצוגת רשימת אפשרויות שהמשתמש יכול לבחור מתוכה. ניתן להגדיר מאפיין שדה טופס המאפשר למשתמש להקיש Shift תוך כדי לחיצה על פריט לבחירת מספר פריטים ברשימה.

    Radio buttons

    מציגים קבוצת אפשרויות לבחירה, שהמשתמש יכול לבחור מתוכה פריט אחד בלבד. כל לחצני האפשרויות באותו שם פועלים יחד כקבוצה.

    Text fields

    מאפשרים למשתמש להקליד מלל, כגון שם, כתובת או מספר טלפון.

    לקבלת מידע נוסף, ראו יסודות שדה טופס.

  6. כדי לבדוק את הטופס, לחצו על הלחצן Preview בסרגל הכלים. תצוגה מקדימה של טופס מאפשרת להציג את הטופס כפי שיראו אותו הנמענים, ומעניקה לכם הזדמנות לאמת את הטופס. אם אתם מציגים טופס בתצוגה מקדימה, באפשרותכם ללחוץ על הלחצן Edit כדי לחזור למצב עריכה.

  7. לאחר שתסיימו את הטופס, לחצו על לחצן הצלב לכיוון ימין בסרגל הכלים כדי לסגור את עריכת הטופס.

להפצת הטופס ולאיסוף תגובות, ראו הפצת טופסי PDF או טופסי אינטרנט.  

יצירת טפסים עבור Adobe Sign

ניתן להמיר טופס קיים לטופס Adobe Sign או לגרור ולשחרר בקלות שדות Adobe Sign ב- PDF. ניתן לשלוח את הטופס למילוי וחתימה באמצעות Adobe Sign. לא כל השדות מומרים לשדות Adobe Sign, כגון שדות מסוג List Box‏, Dropdown או Button. ניתן להוסיף שדות Adobe Sign נוספים מתוך סרגל הכלים.

  1. פתחו את קובץ ה- PDF שברצונכם להמיר לטופס Adobe Sign.

  2. בחרו Tools‏ > Prepare Form.

  3. לחצו על Start.

    Acrobat יוצר את הטופס ופותח אותו במצב Form Editing. אפשרויות לעריכת הטופס מוצגות בחלונית הימנית. סרגל הכלים כולל כלי שדות טופס לצורך הוספת שדות.

  4. בחלונית הימנית, לחצו על More ולאחר מכן בחרו Convert To Adobe Sign Form.

  5. כאשר תקבלו התראה ש- Acrobat מסיר שדות טופס שאינם נתמכים ב- Adobe Sign, לחצו על Next ובהודעה הבאה שתוצג, לחצו על OK.

  6. כדי להוסיף שדה לטופס, בחרו את סמל השדה מסרגל הכלים. מקמו את הסמן במיקום שבו ברצונכם להוסיף את השדה ולחצו כדי להוסיף אותו.

    שדות טופס ספציפיים ל- Adobe Sign
    בעת יצירה או עריכה של טופסי Adobe Sign, סרגל הכלים מציג שדות טופס ספציפיים ל- Adobe Sign.

  7. תנו שם לשדה וציינו מי אמור למלא אותו או לחתום עליו. כדי לקבוע את מאפייני השדה, כגון צבע הגבול, המילוי, הגופן וגודל הגופן, לחצו עליו לחיצה כפולה.

    מיקום שדה Adobe Sign
    בעת ביצוע המיקום הראשוני של שדה Adobe Sign , ניתן לבחור לו שם, ולציין מי אמור לחתום בשדה או למלא אותו.

  8. כדי להציג תצוגה מקדימה של השינויים, לחצו על Preview בפינה הימנית העליונה. לחצו על Edit בפינה הימנית העליונה כדי לחזור למצב עריכה.

  9. שמרו את הטופס.

להפצת הטופס ולאיסוף תגובות, ראו הפצת טופסי Adobe Sign.

מתן אפשרות למשתמשי Reader לשמור נתוני טופס

בדרך כלל, משתמשי Reader X וגרסאות קודמות אינם יכולים לשמור עותקים מלאים של טפסים שמילאו. אך ניתן להרחיב את הזכויות הניתנות ב- PDF כך שיאפשרו למשתמשים אלה לשמור נתוני טופס. אם יש ברשותכם Acrobat Pro, תוכלו לכלול בטופס יכולות נוספות עבור משתמשי Reader, כגון הוספת מלל לטפסים שאינם אינטראקטיביים.

הערה:

שלא כמו בגרסאות קודמות של Reader‏‎,‏ Reader XI וגרסאות מתקדמות יותר של Reader כוללים גם את הכלי Add Text וגם את היכולת לשמור נתוני טופס. משתמשי Acrobat יכולים להקליד בטפסים לא ניתנים למילוי, להוסיף הערות ולחתום באופן דיגיטלי על קובצי PDF מבלי להרחיב זכויות מיוחדות.

  1. פתחו מסמך PDF יחיד או הציגו בתצוגה מקדימה PDF של רכיב בתיק PDF.

  2. אם אתם עורכים את הטופס, לחצו על סמל הצלב לצד הלחצן Preview בפינה הימנית העליונה.

  3. בחרו File‏ > Save As Other‏ > Reader Extended PDF ולאחר מכן בחרו באחת מהאפשרויות הבאות:

    Enable Commenting & Measuring

    (Acrobat Pro) מאפשר למשתמשים להוסיף הערות או לגשת לכלים Object Data‏, Measuring ו- Geospatial‏.

    Enable More Tools (includes form fill-in & save)‎‏‎‏

    מאפשר למשתמשים לשמור נתונים שהזינו בטפסים אינטראקטיביים או ניתנים למילוי.

הערות בנוגע לשמירת טפסים מלאים באופן מקומי

גם Acrobat Standard וגם Acrobat Pro מאפשרים למשתמשי Adobe Reader 8 ואילך למלא ולשמור טופסי PDF באופן מקומי. שימו לב לשתי הנקודות הבאות לגבי השימוש ביכולת ההרחבות של Reader לצורך שמירה מקומית של טופסי PDF (שנקראים מסמכים מורחבים):

מספר המסמכים המורחבים שנפרסו

לקוח Acrobat Standard או Acrobat Pro יכול לשלוח מסמך מורחב למספר בלתי מוגבל של נמענים כדי שימלאו אותו. לדוגמה, לקוח Acrobat יכול לפרסם תבנית טופס ריקה בדף אינטרנט שמאפשרת למשתמשים למלא ולשמור טופסי PDF באופן מקומי. מספר בלתי מוגבל של אנשים יכולים לגשת לתבנית. בנוסף, לקוח Acrobat יכול לאסוףמספר בלתי מוגבלשל תגובות מהטופס המלא.

מספר נמענים של המסמך המורחב

לקוח Acrobat Standard או Acrobat Pro יכול לשלוח מסמך מורחב אלמספר בלתי מוגבלשל נמענים. לקוח Acrobat יכול לשלוחמספר בלתי מוגבלשל עותקים של המסמך המורחב אל מספר בלתי מוגבל של נמענים ולאסוף מספרבלתי מוגבלשל תגובות מהטופס המלא.

הוספת JavaScript לטפסים

שפת JavaScript מאפשרת יצירת עמודי אינטרנט אינטראקטיביים. חברת Adobe הרחיבה את יכולות JavaScript, כך שניתן לשלב אינטראקטיביות בקלות בטופסי PDF. השימושים המקובלים ביותר של JavaScript בטופסי Acrobat הם עיצוב, חישוב, אימות נתונים והקצאת פעולות. ב- Windows, ניתן גם להגדיר טופסי Adobe PDF כך שיתחברו ישירות לחיבור ODBC ‏(Open Database Connection).

הערה:

אם אתם יוצרים טפסים דינמיים, זכרו ש- Acrobat Reader אינו תומך בסקריפטים מותאמים אישית מסוימים של JavaScript. ייתכן שהטופס לא יפעל באופן תקין כאשר הוא מוצג ב- Acrobat Reader, אלא אם כן נוספות זכויות שימוש ל- PDF.

משאבים נוספים

לקבלת מידע נוסף אודות Acrobat JavaScript, עיינו במשאבים אלה:

הפצה (שליחה) של טפסים לנמענים

הפצת טופסי PDF או טופסי אינטרנט

לאחר יצירת טופס, בחרו שיטה לשליחה שלו אל נמענים.

  1. לחצו על Distribute בפינה הימנית התחתונה של החלונית הימנית.

  2. ייתכן שתוצג סדרת הודעות, בהתאם לתנאים ש- Acrobat מזהה בטופס. פעלו בהתאם להוראות על-גבי המסך בהתאם לצורך ושמרו את הטופס.

  3. בחרו שיטת הפצה ואיסוף:

    Email

    אספו תגובות בתיבת הדוא"ל הנכנס.

    Internal Server

    הפיצו ואספו תגובות בשרת פנימי כגון SharePoint או Network Folder. למידע נוסף, ראו Specify a server.

  4. לחצו על Continue ופעלו על-פי ההוראות המוצגות על המסך לצורך הפצת הטופס.

  5. אם תבחרו לאסוף תגובות בתיבת הדוא"ל הנכנס, בצעו אחת מהאפשרויות הבאות:
    • הזינו את כתובות הדוא"ל כשהן מופרדות בעזרת נקודה ופסיק, או לחצו על הלחצן To כדי לבחור כתובות דוא"ל מפנקס הכתובות.
    • ערכו את הודעת ברירת המחדל.
    • בחרו באפשרות Collect Name & Email from Recipients To Provide Optimal Tracking. המערכת מבקשת מנמענים לספק את שמם וכתובת הדוא"ל שלהם כשהם שולחים את הטופס. דבר זה מבטיח שתראו ברכיב המעקב בדיוק מי ענה ומי לא ענה, ומתי.
    • בטלו את הסימון באפשרות אם ברצונכם לקבל שליחות אנונימיות, או אם רמת מעקב זו אינה חשובה לכם.

    הערה:

    אם כתובות הדוא"ל של הנמענים שלכם אינן ידועות לכם, הזינו את כתובת הדוא"ל שלכם. המערכת שולחת אליכם קישור לטופס שניתן לשלוח בדוא"ל אל נמענים, בהתאם לצורך.

כדי לעקוב אחר המצב של הטופס שהופץ, לחצו על Track בפינה הימנית התחתונה של החלונית הימנית. למידע נוסף, ראו אודות רכיב ה- Forms Tracker.

הפצת טופסי Adobe Sign

לאחר יצירת טופס Adobe Sign, ניתן להשתמש בשירות Adobe Sign כדי לשלוח אותו לנמענים לצורך מילוי וחתימה.

  1. לחצו על Send For Signatures בפינה הימנית התחתונה של החלונית הימנית.

  2. לחצו על Ready to Send. המסמך מועלה אל Adobe Document Cloud.

  3. הקלידו את כתובות הדואר האלקטרוני של האנשים שברצונכם שיחתמו על המסמך. הוסיפו הודעה, אם תרצו.

  4. לחצו על Send.

    מתקבל דוא"ל מ- Adobe Sign שמציין שהמסמכים נשלחים לחתימה למשתמש הראשון. גם המשתמש הראשון מקבל הודעת דואר אלקטרוני עם בקשה לחתום על המסמך. כאשר המשתמש מוסיף את חתימתו בשדה Signature ולאחר מכן לוחץ על הלחצן Click to sign, המסמך נשלח למשתמש הבא לחתימה, וכן הלאה.

    כל המשתמשים מקבלים עותק של המסמך החתום, והקובץ מאוחסן בבטחה ב- Adobe Document Cloud.

כדי לעקוב אחרי המצב של טופס Adobe Sign, ראו מעקב אחר הסכמים שנשלחו לחתימה.

עבודה זו בוצעה ברישיון של Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  הודעות המתפרסמות ב- Twitter™‎ ו- Facebook אינן מכוסות בתנאי Creative Commons.

הצהרות משפטיות   |   מדיניות פרטיות מקוונת