הפוך בקלות טופס נייר סרוק או טופס פשוט שנוצר ב- Microsoft Word,‏ Excel, או יישום אחר לטופס PDF חכם. הפצת טפסים לנמענים ומעקב אחר מצב התשובות.

יצירת טופס מקובץ קיים    |    יצירת טופס מאפס    |    הפצת טפסים    |    פרסום טופסי אינטרנט    |

מסמך זה מסביר כיצד ליצור טופס PDF מקובץ קיים ולהפיץ אותו. (אם אתה מחפש מידע על יצירת טפסים מאפס, הפצת טפסים, מעקב אחר טפסים או מילוי וחתימה על טפסים, לחץ על הקישור המתאים לעיל. כדי לעיין בתשובות לשאלות נפוצות על טפסים, לחץ על הקישור 'שאלות נפוצות על טפסים').

 

הערה:

מסמך זה מספק הוראות עבור Acrobat DC ו-Acrobat 2017. אם אתה משתמש ב-Acrobat XI, עיין בעזרה של Acrobat XI.

סרטון ערכת לימוד: שימוש באשף הטפסים ליצירת טפסים

למד כיצד לזהות באופן אוטומטי שדות טופס ולהתאים אישית את המאפיינים של השדות השונים.

סרטון (06:33) | מאת קלודיה מקיו (lynda.com)

יצירת טופס מאפס ב-Acrobat

ניתן להתחיל בקובץ PDF ריק, להוסיף ל-PDF את התוויות והטקסט הדרושים ולאחר מכן להוסיף שדות טופס להשלמת הטופס. לקבלת מידע נוסף, ראה כיצד ליצור טופס באמצעות Adobe Acrobat.

יצירת טופס ממסמך קיים

בעת המרת מסמך קיים לטופס PDF,‏ Acrobat מוסיף לטופס באופן אוטומטי שדות טופס אינטראקטיביים. לאחר מכן, ניתן לערוך את הטופס כדי להוסיף שדות טופס מיוחדים, כגון רשימה נפתחת, תיבת רשימה או לחצנים.

יצירת טופס ב-Acrobat
סוגי שדות הטופס שניתן להוסיף ל- PDF

A. שדה חתימה מבוססת אישור B. תיבת רשימה נפתחת C. שדות מלל D. שורת הודעות אוטומטית E. תיבות סימון F. לחצני אפשרויות G. תיבת רשימה H. לחצנים 
  1. בחר Tools‏ > Prepare Form.

  2. בחר אחת מהאפשרויות הבאות:

    Select a file

    ממיר מסמך אלקטרוני קיים (לדוגמה, Word‏, Excel או PDF) לטופס PDF אינטראקטיבי. לחץ על Select a File כדי לאתר ולבחור את הקובץ.

    Scan a document

    סורק טופס נייר וממיר אותו לטופס PDF אינטראקטיבי.

  3. אם ברצונך שאנשים אחרים יוכלו לחתום על הטופס, סמן את תיבת הסימון This document requires Signature.

    הערה:

    הזיהוי האוטומטי של שדה הטופס נקבע ל- ON כברירת מחדל. כדי לשנות קביעה זו, לחץ על הקישור Change ובחר קביעות בהתאם לצורך. למידע נוסף, ראה העדפות טפסים.

  4. לחץ על Start.

    Acrobat יוצר את הטופס ופותח אותו במצב Form Editing. אפשרויות לעריכת הטופס מוצגות בחלונית הימנית. סרגל הכלים כולל כלי שדות טופס לצורך הוספת שדות.

  5. בדוק את שדות הטופס ש- Acrobat יצר. הוסף שדות בעזרת כלי שדות הטופס בסרגל הכלים. מחק שדות, שנה את גודלם או סדר אותם לפי הצורך. ניתן להוסיף כל אחד מסוגי שדות הטופס הבאים:

    Barcodes

    מקודדים את הקלט משדות שנבחרו ומציגים אותו כתבנית חזותית שניתן לפענח באמצעות תוכנת קידוד או חומרת קידוד (זמינות בנפרד).

    Buttons

    מבצעים שינוי במחשב של המשתמש, כגון פתיחת קובץ, השמעת צליל או מסירת נתונים לשרת אינטרנט. לחצנים אלה ניתנים להתאמה אישית בעזרת תמונות, מלל ושינויים חזותיים המופעלים בעזרת העכבר.

    Check boxes

    מציגות אפשרויות של כן או לא לפריטים בודדים. אם הטופס כולל תיבות סימון רבות, המשתמש יכול בדרך כלל לסמן מעטות או רבות מהן, כרצונו.

    Digital signature field

    מאפשר למשתמש להוסיף חתימה אלקטרונית למסמך PDF.

    Drop-down list

    מאפשרת למשתמש לבחור פריט מתפריט נפתח או להקליד ערך. באפשרותך לקבוע מאפיין שדה טופס שמאפשר למשתמש להזין ערך מותאם אישית.

    List boxes

    תצוגת רשימת אפשרויות שהמשתמש יכול לבחור מתוכה. ניתן להגדיר מאפיין שדה טופס המאפשר למשתמש להקיש Shift תוך כדי לחיצה על פריט לבחירת מספר פריטים ברשימה.

    Radio buttons

    מציגים קבוצת אפשרויות לבחירה, שהמשתמש יכול לבחור מתוכה פריט אחד בלבד. כל לחצני האפשרויות באותו שם פועלים יחד כקבוצה.

    Text fields

    מאפשרים למשתמש להקליד מלל, כגון שם, כתובת או מספר טלפון.

    לקבלת מידע נוסף, ראה יסודות שדה טופס.

  6. כדי לבדוק את הטופס, לחץ על הלחצן Preview בסרגל הכלים. תצוגה מקדימה של טופס מאפשרת להציג את הטופס כפי שיראו אותו הנמענים, ומעניקה לך הזדמנות לאמת את הטופס. אם אתה מציג טופס בתצוגה מקדימה, באפשרותך ללחוץ על הלחצן Edit כדי לחזור למצב עריכה.

  7. לאחר שתסיים את הטופס, לחץ על לחצן הצלב לכיוון ימין בסרגל הכלים כדי לסגור את עריכת הטופס.

להפצת הטופס ולאיסוף תגובות, ראה הפצת טופסי PDF או טופסי אינטרנט.  

יצירת טפסים עבור Adobe Sign

ניתן להמיר טופס קיים לטופס Adobe Sign או לגרור ולשחרר בקלות שדות Adobe Sign ב- PDF. ניתן לשלוח את הטופס למילוי וחתימה באמצעות Adobe Sign. לא כל השדות מומרים לשדות Adobe Sign, כגון שדות מסוג List Box‏, Dropdown או Button. ניתן להוסיף שדות Adobe Sign נוספים מתוך סרגל הכלים.

  1. פתח את קובץ ה- PDF שברצונך להמיר לטופס Adobe Sign.

  2. בחר Tools‏ > Prepare Form.

  3. לחץ על Start.

    Acrobat יוצר את הטופס ופותח אותו במצב Form Editing. אפשרויות לעריכת הטופס מוצגות בחלונית הימנית. סרגל הכלים כולל כלי שדות טופס לצורך הוספת שדות.

  4. בחלונית הימנית, לחץ על More ולאחר מכן בחר Convert To Adobe Sign Form.

  5. כאשר תקבל התראה ש- Acrobat מסיר שדות טופס שאינם נתמכים ב- Adobe Sign, לחץ על Next ובהודעה הבאה שתוצג, לחץ על OK.

  6. כדי להוסיף שדה לטופס, בחר את סמל השדה מסרגל הכלים. מקם את הסמן במיקום שבו ברצונך להוסיף את השדה ולחץ כדי להוסיף אותו.

    שדות טופס ספציפיים ל- Adobe Sign
    בעת יצירה או עריכה של טופסי Adobe Sign, סרגל הכלים מציג שדות טופס ספציפיים ל- Adobe Sign.

  7. תן שם לשדה וציין מי אמור למלא אותו או לחתום עליו. כדי לקבוע את מאפייני השדה, כגון צבע הגבול, המילוי, הגופן וגודל הגופן, לחץ עליו לחיצה כפולה.

    מיקום שדה Adobe Sign
    בעת ביצוע המיקום הראשוני של שדה Adobe Sign , ניתן לבחור לו שם, ולציין מי אמור לחתום בשדה או למלא אותו.

  8. כדי להציג תצוגה מקדימה של השינויים, לחץ על Preview בפינה הימנית העליונה. לחץ על Edit בפינה הימנית העליונה כדי לחזור למצב עריכה.

  9. שמור את הטופס.

להפצת הטופס ולאיסוף תגובות, ראה הפצת טופסי Adobe Sign.

מתן אפשרות למשתמשי Reader לשמור נתוני טופס

בדרך כלל, משתמשי Reader X וגרסאות קודמות אינם יכולים לשמור עותקים מלאים של טפסים שמילאו. אך ניתן להרחיב את הזכויות הניתנות ב- PDF כך שיאפשרו למשתמשים אלה לשמור נתוני טופס. אם יש ברשותך Acrobat Pro, תוכל לכלול בטופס יכולות נוספות עבור משתמשי Reader, כגון הוספת מלל לטפסים שאינם אינטראקטיביים.

הערה:

שלא כמו בגרסאות קודמות של Reader‏‎,‏ Reader XI וגרסאות מתקדמות יותר של Reader כוללים גם את הכלי Add Text וגם את היכולת לשמור נתוני טופס. משתמשי Acrobat יכולים להקליד בטפסים לא ניתנים למילוי, להוסיף הערות ולחתום באופן דיגיטלי על קובצי PDF מבלי להרחיב זכויות מיוחדות.

  1. פתח מסמך PDF יחיד או הציגו בתצוגה מקדימה PDF של רכיב בתיק PDF.

  2. אם אתה עורך את הטופס, לחץ על סמל הצלב לצד הלחצן Preview בפינה הימנית העליונה.

  3. בחר File‏ > Save As Other‏ > Reader Extended PDF ולאחר מכן בחר באחת מהאפשרויות הבאות:

    Enable Commenting & Measuring

    (Acrobat Pro) מאפשר למשתמשים להוסיף הערות או לגשת לכלים Object Data‏, Measuring ו- Geospatial‏.

    Enable More Tools (includes form fill-in & save)‎‏‎‏

    מאפשר למשתמשים לשמור נתונים שהזינו בטפסים אינטראקטיביים או ניתנים למילוי.

הערות בנוגע לשמירת טפסים מלאים באופן מקומי

גם Acrobat Standard וגם Acrobat Pro מאפשרים למשתמשי Adobe Reader 8 ואילך למלא ולשמור טופסי PDF באופן מקומי. שימו לב לשתי הנקודות הבאות לגבי השימוש ביכולת ההרחבות של Reader לצורך שמירה מקומית של טופסי PDF (שנקראים מסמכים מורחבים):

מספר המסמכים המורחבים שנפרסו

לקוח Acrobat Standard או Acrobat Pro יכול לשלוח מסמך מורחב למספר בלתי מוגבל של נמענים כדי שימלאו אותו. לדוגמה, לקוח Acrobat יכול לפרסם תבנית טופס ריקה בדף אינטרנט שמאפשרת למשתמשים למלא ולשמור טופסי PDF באופן מקומי. מספר בלתי מוגבל של אנשים יכולים לגשת לתבנית. בנוסף, לקוח Acrobat יכול לאסוף מספר בלתי מוגבל של תגובות מהטופס המלא.

מספר נמענים של המסמך המורחב

לקוח Acrobat Standard או Acrobat Pro יכול לשלוח מסמך מורחב אל מספר בלתי מוגבל של נמענים. לקוח Acrobat יכול לשלוח מספר בלתי מוגבל של עותקים של המסמך המורחב אל מספר בלתי מוגבל של נמענים ולאסוף מספר בלתי מוגבל של תגובות מהטופס המלא.

הוספת JavaScript לטפסים

שפת JavaScript מאפשרת יצירת עמודי אינטרנט אינטראקטיביים. חברת Adobe הרחיבה את יכולות JavaScript, כך שניתן לשלב אינטראקטיביות בקלות בטופסי PDF. השימושים המקובלים ביותר של JavaScript בטופסי Acrobat הם עיצוב, חישוב, אימות נתונים והקצאת פעולות. ב- Windows, ניתן גם להגדיר טופסי Adobe PDF כך שיתחברו ישירות לחיבור ODBC ‏(Open Database Connection).

הערה:

אם אתה יוצר טפסים דינמיים, זכור ש- Acrobat Reader אינו תומך בסקריפטים מותאמים אישית מסוימים של JavaScript. ייתכן שהטופס לא יפעל באופן תקין כאשר הוא מוצג ב- Acrobat Reader, אלא אם כן נוספות זכויות שימוש ל- PDF.

משאבים נוספים

לקבלת מידע נוסף אודות Acrobat JavaScript, עיין במשאבים אלה:

הפצה (שליחה) של טפסים לנמענים

הפצת טופסי PDF או טופסי אינטרנט

לאחר יצירת טופס, בחר שיטה לשליחה שלו אל נמענים.

  1. לחץ על Distribute בפינה הימנית התחתונה של החלונית הימנית.

  2. ייתכן שתוצג סדרת הודעות, בהתאם לתנאים ש- Acrobat מזהה בטופס. פעל בהתאם להוראות על-גבי המסך בהתאם לצורך ושמור את הטופס.

  3. בחר שיטת הפצה ואיסוף:

    Email

    אסוף תגובות בתיבת הדוא"ל הנכנס.

    Internal Server

    הפץ ואסוף תגובות בשרת פנימי כגון SharePoint או Network Folder. למידע נוסף, ראה ציון שרת.

  4. לחץ על Continue ופעל על-פי ההוראות המוצגות על המסך לצורך הפצת הטופס.

  5. אם תבחר לאסוף תגובות בתיבת הדוא"ל הנכנס, בצע אחת מהאפשרויות הבאות:
    • הזן את כתובות הדוא"ל כשהן מופרדות בעזרת נקודה ופסיק, או לחץ על הלחצן To כדי לבחור כתובות דוא"ל מפנקס הכתובות.
    • ערוך את הודעת ברירת המחדל.
    • בחר באפשרות Collect Name & Email from Recipients To Provide Optimal Tracking. המערכת מבקשת מנמענים לספק את שמם וכתובת הדוא"ל שלהם כשהם שולחים את הטופס. דבר זה מבטיח שתראה ברכיב המעקב בדיוק מי ענה ומי לא ענה, ומתי.
    • בטל את הסימון באפשרות אם ברצונך לקבל שליחות אנונימיות, או אם רמת מעקב זו אינה חשובה לך.

    הערה:

    אם כתובות הדוא"ל של הנמענים שלך אינן ידועות לך, הזן את כתובת הדוא"ל שלך. המערכת שולחת אליך קישור לטופס שניתן לשלוח בדוא"ל אל נמענים, בהתאם לצורך.

כדי לעקוב אחר המצב של הטופס שהופץ, לחץ על Track בפינה הימנית התחתונה של החלונית הימנית. למידע נוסף, ראה אודות רכיב ה- Forms Tracker.

הפצת טופסי Adobe Sign

לאחר יצירת טופס Adobe Sign, ניתן להשתמש בשירות Adobe Sign כדי לשלוח אותו לנמענים לצורך מילוי וחתימה.

  1. לחץ על Send For Signatures בפינה הימנית התחתונה של החלונית הימנית.

  2. לחץ על Ready to Send. המסמך מועלה אל Adobe Document Cloud.

  3. הקלד את כתובות הדואר האלקטרוני של האנשים שאתה מעוניין שיחתמו על המסמך. הוסף הודעה, אם תרצה.

  4. לחץ על Send.

    מתקבל דוא"ל מ- Adobe Sign שמציין שהמסמכים נשלחים לחתימה למשתמש הראשון. גם המשתמש הראשון מקבל הודעת דואר אלקטרוני עם בקשה לחתום על המסמך. כאשר המשתמש מוסיף את חתימתו בשדה Signature ולאחר מכן לוחץ על הלחצן Click to sign, המסמך נשלח למשתמש הבא לחתימה, וכן הלאה.

    כל המשתמשים מקבלים עותק של המסמך החתום, והקובץ מאוחסן בבטחה ב- Adobe Document Cloud.

כדי לעקוב אחרי המצב של טופס Adobe Sign, ראה מעקב אחר הסכמים שנשלחו לחתימה.

עבודה זו בוצעה ברישיון של Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  הודעות המתפרסמות ב- Twitter™‎ ו- Facebook אינן מכוסות בתנאי Creative Commons.

הצהרות משפטיות   |   מדיניות פרטיות מקוונת