데이터 병합

InDesign의 데이터 병합 패널을 사용하면 InDesign 문서와 데이터 소스 파일(CSV 또는 TXT 파일)을 병합하여 문서의 여러 변형을 쉽게 작성할 수 있습니다. 예를 들어 데이터 병합 기능을 사용하여 다양한 문자, 봉투 또는 메일 레이블을 빠르고 정확하게 작성할 수 있습니다. 데이터 병합은 메일 병합이라고도 합니다.

전제 조건

데이터 병합에는 데이터 소스 파일과 대상 문서만 필요합니다. 

• 데이터 소스 파일에 포함된 정보는 편지 양식의 수신자 이름 및 주소와 같이 각 대상 문서의 반복마다 달라집니다. 데이터 소스 파일은 필드와 레코드로 구성되어 있습니다. 필드는 회사 이름이나 우편 번호와 같은 특정 정보 그룹이지만, 레코드는 회사 이름, 상세 주소, 시/도, 구/군/시, 우편 번호 등의 전체 정보로 구성된 행입니다. 데이터 소스 파일은 각 데이터 요소가 쉼표로 구분된 파일(.csv), 탭으로 구분된 파일(.txt)이거나 세미콜론으로 구분된 파일입니다.

• 대상 문서는 병합된 문서의 각 반복에서 동일하게 유지되는 모든 비대화형 자료, 텍스트 및 기타 항목과 데이터 필드 자리 표시자가 포함된 InDesign 문서입니다.

병합된 문서는 대상 문서의 비대화형 정보를 포함하며 데이터 소스의 각 레코드를 포함할 수 있도록 필요한 만큼 반복해서 생성되는 InDesign 문서입니다.

데이터 병합 패널

데이터 병합 패널은 창 > 유틸리티에서 액세스할 수 있습니다. 각 데이터 필드의 이름 및 유형이 패널에 표시됩니다. 문서에 데이터 필드를 삽입한 경우 데이터 필드가 배치되는 페이지 번호도 표시됩니다.

데이터 병합의 기본 단계

1. 소스 문서와 대상 문서에서 사용할 데이터 필드를 결정합니다.

원하는 최종 문서 모양을 결정하고, 병합하는 데 필요한 필드를 파악합니다. 예를 들어 고객에게 보낼 우편 엽서를 만드는 경우에는 다음과 같은 데이터 필드를 사용할 수 있습니다.

<<Company Name>><<Address>><<City>>, <<State>><<Postal Code>>

스프레드시트나 데이터베이스는 다음과 같을 수 있습니다.

2. 대개 스프레드시트 또는 데이터베이스 파일인 데이터 소스 파일을 쉼표로 구분된 텍스트 파일(.csv), 탭으로 구분된 텍스트 파일(.txt)이나 세미콜론으로 구분된 텍스트 파일로 저장합니다.

데이터 소스 파일이 대상 문서에 적절한 필드를 포함할 수 있는 구조로 되어 있는지 확인합니다. 예를 들어 스프레드시트의 맨 위 행에는 대상 문서에서 사용할 “Company” 및 “Address”와 같은 필드 이름이 포함되어야 합니다.

자세한 내용은 데이터 소스 파일 정보를 참조하십시오.

3. 각 문서 버전에서 동일하게 유지되는 텍스트와 기타 항목이 포함된 대상 문서를 만듭니다.

자세한 내용은 대상 문서 정보를 참조하십시오.

4. [데이터 병합] 패널을 사용하여 데이터 소스를 선택합니다.

자세한 내용은 데이터 소스 선택을 참조하십시오.

5. [데이터 병합] 패널에서 대상 문서로 필드를 삽입합니다.

문서 페이지나 마스터 페이지에 데이터 필드를 추가할 수 있습니다. 마스터 페이지에 데이터 칸을 추가할 경우 추가 옵션을 사용할 수 있습니다.

자세한 내용은 데이터 필드 삽입 및 마스터 페이지에 데이터 필드 자리표시자 추가를 참조하십시오.

6. 레코드를 미리 보고 대상 문서가 원하는 모양으로 표시되는지 확인합니다.

자세한 내용은 대상 문서에서 레코드 미리보기를 참조하십시오.

7. 대상 문서를 데이터 소스 파일에 병합하거나 PDF로 내보냅니다.

자세한 내용은 레코드 병합을 참조하십시오.

데이터 소스 파일 정보

데이터 소스는 대개 스프레드시트 또는 데이터베이스 애플리케이션에서 생성된 파일이지만 사용자가 InDesign이나 텍스트 편집기를 사용하여 데이터 소스 파일을 직접 만들 수도 있습니다. 데이터 소스 파일은 쉼표로 구분된 텍스트 형식(.csv), 탭으로 구분된 텍스트 형식(.txt)이나 세미콜론으로 구분된 텍스트 형식으로 저장해야 합니다. 이러한 형식으로 파일 내보내기에 대한 자세한 내용은 소스 애플리케이션의 사용 설명서를 참조하십시오.

쉼표, 탭이나 세미콜론으로 구분된 텍스트 파일에서 레코드는 단락 나누기로 구분되고 칸은 쉼표나 탭으로 구분됩니다. 데이터 소스 파일에는 디스크의 이미지를 나타내는 텍스트나 경로도 포함될 수 있습니다.

쉼표로 구분된 데이터 소스 파일의 예

데이터 소스 파일의 필드에는 줄바꿈을 삽입할 수 없습니다. 여러 줄에 걸쳐 필드를 분할해야 하는 경우 두 개의 필드(예: <<Address1>>과 <<Address2>>)를 만드십시오.

문서를 병합할 때 [빈 필드의 빈 줄 제거]를 선택하여 빈 줄이 생기지 않도록 할 수 있습니다. 그러나 줄에 문자(공백 포함)가 표시되면 해당 줄은 삭제되지 않습니다.

데이터 소스 파일에 이미지 필드 추가

데이터 소스 파일에 이미지 필드를 추가하면 병합된 각 레코드에 다른 이미지를 표시할 수 있습니다. 예를 들어 여러 회사의 정보가 포함된 문서를 병합할 때 각 회사의 로고 이미지를 함께 병합할 수 있습니다.

데이터 소스 파일의 이미지 참조 예:

대상 문서 정보

데이터 소스 파일을 만든 후에는 대상 문서를 설정하고 데이터 소스 파일의 필드를 삽입해야 합니다. 대상 문서에는 데이터 필드 자리표시자 텍스트와 그래픽(예: 모든 우편 엽서에 사용할 디자인)이 포함됩니다. 데이터 소스를 선택한 후 이러한 필드를 추가할 수 있습니다.

InDesign에서 데이터를 병합하면 새 문서가 만들어지면서 문서의 필드가 데이터 소스 파일에서 지정한 데이터로 바뀝니다. 마스터 페이지나 문서 페이지에 데이터 칸을 삽입할 수 있습니다.

데이터 소스 선택

대상 문서에 필드를 삽입하기 전에 [데이터 병합] 패널에서 데이터 소스를 선택해야 합니다. 대상 문서당 하나의 데이터 소스 파일만 선택할 수 있습니다.

데이터 소스를 선택하고 [데이터 병합] 패널로 칸을 불러온 후에는 데이터 소스를 업데이트할 때까지 데이터 소스의 변경 내용이 대상 문서에 반영되지 않습니다.

데이터 필드 삽입

데이터 소스를 선택하면 데이터 필드 이름 목록이 [데이터 병합] 패널에 표시됩니다. 이 이름은 데이터 소스 파일의 열 머리글과 동일합니다. 아이콘은 해당 필드가 텍스트인지 또는 이미지인지를 나타냅니다. 데이터 필드를 문서에 추가하면 해당 필드는 <<Company>>와 같은 필드 자리표시자가 됩니다. 다른 텍스트나 그래픽과 같은 방식으로 이 자리표시자를 선택하고 서식을 지정할 수 있습니다.

기존 프레임에 이미지 필드를 할당하여 부동 이미지를 만들 수 있습니다. 또는 텍스트 프레임에 삽입점이 있거나 텍스트가 선택되어 있을 때 이미지 필드를 삽입하면 작은 자리표시자가 인라인 프레임으로 삽입됩니다. 이미지 자리표시자의 크기를 조정하여 병합된 이미지의 크기를 결정할 수 있습니다.

데이터 필드를 삽입하면 InDesign에서는 해당 데이터 소스를 기억합니다. 필드 목록에 입력 오류, 빈 필드 및 잘못된 필드 유형 등의 오류가 있을 경우에는 해당 오류를 소스 애플리케이션에서 수정한 다음 [데이터 병합] 패널을 사용하여 업데이트해야 합니다.

대상 문서에 텍스트 데이터 필드 삽입

텍스트 칸 자리표시자는 대상 문서에서 이중 꺾쇠 괄호로 묶이고(예: <<Name>>) 글꼴, 크기 등의 현재 서식 특성을 사용하여 표시됩니다.

대상 문서에 이미지 데이터 필드 삽입

• 새 인라인 그래픽 자리표시자를 삽입하려면 이미지 칸을 텍스트 프레임으로 드래그하거나, 텍스트 프레임에 삽입점을 놓고 이미지 칸을 클릭합니다.
• 새 부동 그래픽을 삽입하려면 이미지 필드를 빈 프레임이나 기존 그래픽 프레임으로 드래그합니다. 이미지 필드를 빈 프레임으로 드래그하면 해당 프레임이 그래픽 프레임이 됩니다.
• 그룹화된 항목, 표 셀 또는 중첩된 항목에 필드를 삽입하려면 해당 대상으로 이미지 필드를 드래그합니다.

  이미지 필드 자리표시자는 필드 이름이 들어 있는 프레임으로 나타납니다.

QR 코드 추가

병합된 문서에서 QR 코드를 통합할 수 있습니다. 다음은 데이터 병합 작업 과정을 통해 추가할 수 있는 다양한 QR 코드 필드 유형입니다.

• 일반 텍스트
• 웹 하이퍼링크
• 문자 메시지
• 전자 우편
• 명함

QR 코드를 생성하려면 데이터 소스로 사용되는 .txt 또는 .csv 파일 데이터 항목은 열 이름에 # 기호가 있는 다음 형식으로 표시됩니다.

• 일반 텍스트: QR 코드 열에 텍스트를 그대로 입력합니다.
• 웹 하이퍼링크: URL:<url>(예: “URL:http://www.google.com”)
• 문자 메시지: SMSTO:<전화 번호>:<메시지>(예: “SMSTO:9818143551:Hi”)
• 전자 메일: MATMSG:\nTo:<전자 메일 주소> (예: “MATMSG:\nTO:johndoe@adobe.com\nSUB:Hi;\nBODY:;;”)
• 명함: "BEGIN:VCARD\nVERSION:2.1\nN:Smith;John\nFN:John Smith\nORG:Adobe\nTITLE:Engineer\nTEL;CELL:+919876543210\nTEL;WORK;VOICE:123456789\nADR;WORK:;;Street ABC;Seattle;Washington;98101;US\nEMAIL;WORK;INTERNET:abc@adobe.com\nURL:www.adobe.com\nEND:VCARD"

데이터 항목은 전자 우편, SMS, 하이퍼링크 또는 일반 텍스트 유형을 혼합한 것일 수 있습니다. QR 코드 생성하려면, 다음 지침을 수행하십시오.

마스터 페이지에 데이터 필드 자리표시자 추가

데이터 칸 자리표시자를 마스터 페이지에 삽입하면 문서 페이지에 삽입할 때보다 더 많은 기능을 사용할 수 있습니다.

• 병합된 문서에서 마스터 페이지에는 원본 자리표시자가 포함되고 문서 페이지에는 병합 결과가 재정의된 마스터 페이지 항목으로 포함됩니다.

• 병합된 문서에서는 데이터 소스에 대한 연결이 유지되므로 데이터 소스의 레코드가 수정되면 데이터 필드의 내용 업데이트를 선택하여 병합된 문서의 내용을 업데이트할 수 있습니다. 이 옵션은 특히 병합된 문서의 레이아웃을 변경한 다음 데이터 소스에서 새 데이터를 추가해야 하는 경우에 유용합니다.

• [병합된 문서 만들기] 대화 상자의 설정은 대상 문서에 사용된 설정과 동일하므로 현재 문서를 동일한 모양으로 손쉽게 다시 만들 수 있습니다. 이 공유 설정을 사용하여 다른 데이터 소스로 동일한 문서를 만들거나 레이아웃이 약간 수정된 새 문서를 만들 수도 있습니다.

데이터 필드를 마스터 페이지와 문서 페이지 모두에 추가할 수는 없습니다. 문서를 제대로 병합하려면 데이터 필드를 포함하는 마스터를 문서의 첫 번째 페이지에 적용해야 합니다.

데이터 소스 파일 업데이트, 제거 또는 바꾸기

• 데이터 소스 파일을 업데이트하려면 데이터 소스 파일을 편집하고 쉼표, 탭이나 세미콜론으로 구분된 형식으로 저장한 다음 [데이터 병합] 패널에서 데이터 소스 업데이트를 선택합니다.

  변경 내용은 [데이터 병합] 패널에 반영됩니다. 업데이트 후에도 변경 내용이 문서에 적용되지 않으면 [미리보기] 옵션으로 미리보기를 해제했다가 다시 설정합니다.

• 데이터 소스 파일에 대한 연결을 제거하려면 데이터 병합 패널 메뉴에서 데이터 소스 제거를 선택합니다.
• 새 데이터 소스 파일로 전환하려면 데이터 병합 패널 메뉴에서 데이터 소스 선택을 선택하고 새 데이터 소스 파일을 지정합니다. InDesign에서 일부 필드를 인식하지 못할 수도 있습니다. 이러한 경우 자리표시자 필드를 삭제했다가 다시 삽입하는 것이 좋습니다.

대상 문서에서 레코드 미리보기

대상 문서와 데이터 소스 파일을 병합하기 전에 레코드를 미리 보고 정보가 병합될 때 필드 데이터가 올바르게 나타날지 확인하는 것이 좋습니다. 레코드를 미리 보면 [데이터 병합] 패널에 필드 자리표시자 대신 데이터 소스 파일의 실제 데이터가 표시됩니다. 예를 들어 <<Company>> 대신 Adobe 가 표시됩니다. [데이터 병합] 패널의 내비게이션 버튼을 사용하여 전체 레코드를 탐색할 수 있습니다.

레코드에 입력 오류 또는 공백 오류 등의 문제가 있으면 소스 파일을 원래 애플리케이션에서 편집하는 것이 좋습니다. 자세한 내용은 데이터 소스 파일 정보를 참조하십시오.

미리보기 설정 또는 해제

미리보기 모드를 전환할 때는 몇 가지 문제가 발생할 수 있으며 이 중 일부는 자동으로 수정되기도 합니다. 다음 사항에 주의하십시오.

• [미리보기] 옵션을 선택하지 않으면 미리보기 내용 대신 자리표시자가 표시됩니다. 이미지와 이미지가 들어 있는 프레임을 삭제하거나 전체 텍스트 문자열을 삭제하면 자리표시자도 제거되므로 [미리보기] 옵션을 선택 해제해도 자리표시자가 다시 표시되지 않습니다.

• [내용 배치 옵션] 대화 상자에서 변경한 내용은 [확인]을 클릭할 때까지 적용되지 않습니다. 또한 [미리보기] 옵션이 선택되어 있는 경우에는 이 옵션을 선택 해제했다가 다시 선택해야만 업데이트된 배치 설정이 데이터에 적용됩니다.

• 미리보기 모드에서 문서를 저장하려고 하면 문서를 저장하기 전에 미리보기 모드를 해제하라는 메시지가 표시됩니다.

데이터 필드 자리표시자 편집

문서에 텍스트 데이터 필드를 추가하면 해당 필드의 자리표시자 텍스트는 삽입점에 적용된 서식 특성(예: 글꼴 및 크기)을 사용하여 입력됩니다. 입력 후 자리표시자 텍스트의 특성을 편집하여 실제 데이터의 모양을 조정할 수 있습니다.

내용 배치 옵션 설정

[내용 배치 옵션] 대화 상자에서 현재 문서나 이후의 모든 데이터 병합 프로젝트에 사용할 기본 설정을 지정할 수 있습니다. 이미지 배치 방식, 이미지의 연결 또는 포함 여부, 빈 필드를 나타내는 빈 줄을 제거할지 여부, 병합된 각 문서에 대한 최대 레코드 수 등을 지정할 수 있습니다.

레코드 병합

대상 문서에 서식을 지정하고 데이터 소스 파일의 필드를 삽입한 후에는 데이터 소스의 정보와 대상 문서를 정식으로 병합할 수 있습니다. 레코드를 다른 InDesign 문서에 병합하거나 PDF에 직접 병합할 수 있습니다. 병합하면 대상 문서를 기초로 새 문서 또는 PDF가 만들어지고 대상 문서의 필드가 데이터 소스 파일의 적절한 정보로 바뀝니다.

데이터 필드 자리표시자가 마스터 페이지에 포함된 문서를 병합하면 해당 마스터 페이지의 항목이 새로 생성된 문서의 마스터 페이지에 복사됩니다.

단일 또는 다중 레코드 병합

데이터 소스 파일이 지원되지 않는 파일 형식이나 사용할 수 없는 이미지를 가리키는 경우, 지원되는 파일을 가리키도록 데이터 소스 파일을 수정하거나, 누락 파일의 경로를 수정하거나, 파일을 InDesign에서 찾아 삽입할 수 있는 올바른 폴더로 이동해야 합니다.

다중 레코드 병합에 대한 제한 사항

[다중 레코드]를 선택하여 각 페이지에 하나 이상의 레코드를 만들 수 있습니다. 예를 들어 우편 레이블을 인쇄할 때 각 페이지에 하나 이상의 레이블을 인쇄할 수 있습니다. 병합된 발행물에 레코드가 표시되는 방법은 주로 레이아웃 옵션에 따라 다릅니다. [다중 레코드] 옵션을 사용할 때 주의해야 할 제한 사항은 다음과 같습니다.

• 데이터 필드가 여러 페이지가 포함된 문서의 문서 페이지에 나타나거나 여러 마스터 페이지에 나타나는 경우 여러 레코드를 병합할 수 없습니다.

• [데이터 병합]에서는 한 크기의 자리표시자만 허용합니다.

• 병합된 발행물에서 레코드를 삭제해도 나머지 레코드가 빈 자리표시자로 리플로우되지 않습니다.

PDF 파일에 병합

PDF 파일에 데이터를 병합할 때는 병합된 InDesign 문서를 만들 때 사용 가능한 옵션을 모두 사용할 수 있습니다. 병합되는 PDF는 페이지의 정적 부분에 PDF XObject를 사용하므로 PDF 크기가 줄어 보다 유용합니다.

데이터 필드 업데이트

자리표시자가 마스터 페이지에 있는 문서를 병합한 후에는 병합된 문서의 레이아웃을 변경하고 데이터 소스의 데이터 필드 값을 업데이트할 수 있습니다. 문서의 레이아웃을 유지하면서 데이터 필드를 업데이트하려면 [데이터 필드 업데이트]를 사용합니다. 이 옵션은 데이터 자리표시자가 마스터 페이지에 표시되는 병합된 문서에서만 사용할 수 있습니다.

데이터 필드 업데이트를 통해 변경된 내용은 로그 파일에 나타납니다.

넘치는 텍스트 보고서

[병합된 문서 만들기] 대화 상자에 [넘치는 텍스트 보고서 생성] 옵션이 선택되어 있고 데이터를 병합한 후 하나 이상의 칸에 넘치는 텍스트가 포함되어 있으면 [넘치는 텍스트 보고서]가 나타납니다.

보고서에는 텍스트가 넘치는 각 경우가 번호 매기기 목록 형태로 표시됩니다. 이 목록에서는 해당 텍스트가 나타나는 페이지 번호와 넘치는 문자/단어의 수 및 넘치는 텍스트 부분을 보여 줍니다.

병합된 문서를 만들 때 보고서가 나타나면 해당 보고서를 사용하여 텍스트 넘침 문제를 해결할 수 있습니다. 예를 들어 텍스트 프레임 크기를 늘리거나 글꼴 크기를 줄이거나 텍스트를 편집할 수 있습니다.

내용 배치 옵션

[내용 배치 옵션] 대화 상자에는 다음과 같은 옵션이 있습니다.

이미지의 종횡비를 유지하면서 프레임 크기에 맞게 이미지 크기를 조정합니다(기본값).

이미지의 종횡비가 프레임의 종횡비와 같아지도록 이미지 크기를 조정합니다.

이미지 크기는 유지하고 이미지 크기에 맞게 프레임 크기를 조정합니다.

이미지를 프레임의 왼쪽 위 모퉁이에 맞춰 원래 크기 그대로 배치합니다. 이미지가 프레임에 비해 너무 크면 이미지가 잘립니다.

이미지의 높이 또는 폭이 프레임에 꽉 차도록 이미지를 배치합니다. 이미지의 남는 부분은 잘립니다.

이미지 내용 및 프레임 크기에 따라 이미지를 프레임 내에 자동으로 맞춥니다.

이미지 프레임에 대해 기존의 개별 프레임 맞춤 옵션을 적용합니다. 이 옵션은 대상 프레임에서 이미 존재하는 맞춤을 선택하려는 경우 유용합니다.

이미지의 가운데를 프레임의 가운데에 맞춥니다. [내용 인식 맞춤]을 맞춤 옵션으로 선택한 경우 이 옵션은 비활성화됩니다.

원래 이미지 파일에 대한 링크나 파일 경로를 만듭니다. 이 옵션을 선택하지 않으면 모든 이미지 데이터가 InDesign 문서에 포함됩니다.

빈 필드에 대해 삽입된 단락 바꾸기를 제거합니다. 이 옵션은 특히 선택적 주소 필드가 있는 우편물에 유용합니다. 이 옵션은 소프트 리턴을 무시합니다. 줄에 문자(공백 포함)가 표시되면 해당 줄은 삭제되지 않습니다.

병합된 각 문서의 최대 레코드 수를 지정합니다. 이 임계값에 도달하면 새 문서가 만들어집니다. 이 문서에 병합할 나머지 레코드를 표시하는 데 필요한 페이지 수가 있습니다(최대 레코드별 제한). 이 옵션은 [단일 레코드]를 선택한 경우에만 사용할 수 있습니다.

각 문서의 최대 페이지 수를 지정합니다. 이 한계값에 도달하면 병합할 나머지 레코드를 표시하는 데 필요한 만큼의 페이지(최대값: 페이지당 제한)가 있는 새 문서가 만들어집니다. 이 옵션은 병합할 때 [문서 페이지당 레코드 수] 메뉴에서 [다중 레코드]를 선택한 경우에만 사용할 수 있습니다.

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