Oversikt

Adobe Sign-integreringen for Microsoft SharePoint gir en integrert løsning for å opprette, sende, spore og behandle elektroniske signaturer.

Denne dokumentasjonen er utviklet for Microsoft Online-forekomsten av SharePoint (kalles SharePoint i denne veiledningen), og er ment som en veiledning for bruk av tillegget fra sluttbrukerens perspektiv. Du finner installasjonsveiledningen her.

Denne løsningen er utviklet som en tilleggsapplikasjon for SharePoint som gjør det mulig å:

  • Sende en avtale til signering fra alle SharePoint-dokumentbibliotek eller -lister
  • Sende dokumenter til én enkelt mottaker eller mottakergruppe fra et dokumentbibliotek eller egendefinerte SharePoint-lister.
  • Tilordne data fra SharePoint-lister og dokumentbiblioteker til dokumenter ved hjelp av tilordning for sammenslåing når dokumentene sendes til signering
  • Tilordne data fra skjemafelt i signere avtaler til tekstkolonner og dokumentbibliotek ved hjelp av datatilordning, når dokumentet er signert og statusen er oppdatert automatisk eller manuelt på siden for avtalestatus
  • Arkivere alle signerte avtaler i SharePoint
  • Legge til Behandle-siden for Adobe Sign som en SharePoint-webdel, som kan brukes av SharePoint-brukere til sporing og oppdatering av avtaler


Nettlesere som støttes

Nettleserne Chrome, Firefox og Safari støttes


Internet Explorer 11 og nyere (inkludert Edge)

For at SharePoint-tillegg skal fungere kreves det konfigurasjon av Klarerte områder i Internet Explorer / Edge.  Internet Explorer 10 og eldre støttes ikke.

I tillegg må brukere av IE 11 / Edge eksplisitt redigere innstillingene for Klarerte områder slik at følgende nettadresser er inkludert:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Slik redigerer du Klarerte områder:

1. Åpne IE 11

► Edge-brukere trykker på Windows + S

2. Klikk på Verktøy-ikonet (tannhjul). og velg Alternativer for Internett fra rullegardinmenyen

► Edge-brukere skriver inn Alternativer for Internett og trykker på Enter

IE11 Options

3. Menyen Alternativer for Internett åpnes. Velg kategorien Sikkerhet.

4. Klikk på ikonet Klarerte områder.

5. Klikk på Nettsteder-knappen.

6. Skriv inn en av nettadressene ovenfor, og klikk på Legg til.

7. Gjenta for alle nettadressene ovenfor

8. Lukk menyen Alternativer for Internett når du er ferdig

Trusted Sites


Bruke Adobe Sign-funksjonene

Adobe Sign er en tilleggsapplikasjon som installeres av SharePoint-administrator. Som bruker kan du se kategorien Adobe Sign øverst på SharePoint-området.

Når du klikker på kategorien Adobe Sign, vises båndet med alle tilgjengelige Adobe Sign-funksjoner.

Båndikonene er ikke tilgjengelig før du klikker i en dokument- eller listewebdel, eller velger et dokument.  Når du klikker på webdelen, aktiveres båndikonene.

ribbon

Merk:

I det moderne brukergrensesnittet er båndet erstattet av en menylinje. Alle de samme funksjonene er tilgjengelig på menylinjen:

MEnu

Båndet/menyen består av fem ikoner:

  • Sende til signering
  • Avtalestatus
  • Bibliotekmal
  • Behandle avtaler
  • Innstillinger

De fire første av disse er handlinger du kan bruke regelmessig for å opprette og sende avtaler.

Det siste ikonet, Innstillinger, er der du kan definere din personlige avtalemale. Når den er definert, går du sannsynligvis ikke tilbake til siden, med mindre du vil endre malen.  Så la oss starte der.


Definere personlige innstillinger

Dine personlig innstillinger lar deg definere en standard avtalenavn og -melding for alle avtalene du sender fra SharePoint med Adobe Sign-appen.

Merk:

Til høyre for siden Personlige innstillinger finner du delen Opplæring og støtte som inneholder direktekoblinger til emner i brukerhåndboken, samt koblinger til bredere Adobe Sign-innhold.

Personlige innstillinger

Feltet Avtalenavn (maks. 255 tegn) lar deg angi en streng som identifiserer avtalen.  Denne strengen fylles ut på emnelinjen i mottakeren e-post (uthevet i gult nedenfor), og også som navneverdi på Behandle-siden. Angivelse av et unikt og beskrivende avtalenavn gjør det enklere for mottakerne å identifisere e-postmeldingen, og kan forbedre muligheten til å søke etter avtalen ved behov

Avtalemelding er et felt for ren tekst der du kan skrive inn instruksjoner eller kommentarer som kreves (uthevet i grønt nedenfor). Meldingen vises i e-postmeldingen Se gjennom og signer som sendes til alle mottakere, og den skal ikke brukes som personlige notater du kan legge ved for hver enkelt mottaker.

Underskriveres e-post


Dokumentmaler for egendefinerte lister

Like under feltene for standard avtalenavn og -melding er det to innstillinger som styrer hvordan dokumenter kan legges når en avtale sendes fra en liste.

Standard virkemåte er å tillate at avsender kan velge dokumentet i SharePoint.

To alternativer er tilgjengelig for brukeren for endring av standardopplevelsen:

Bruk en dokumentmal som finnes utenfor SharePoint for egendefinerte lister – Når aktivert, omgår avsender alternativet for å legge ved et dokument i SharePoint. I stedet presenteres de med alternativene for filvedlegg som konfigurert i Adobe Sign-systemet.  Dette kan omfatte ett eller flere av følgende:

o Legge ved fra det lokale systemet

Legge ved fra Adobe Sign-malbiblioteket

Attach Files in AS

► Bruk alltid den angitte dokumentmalen for egendefinerte lister – Når aktivert, husker SharePoint filen du legger ved, og filen legges automatisk ved i den neste avtalen du oppretter fra en liste, og omgår trinnet for å velge fil.  Flott når du bruker det samme dokumentet flere ganger.


Sende en avtale

Starte en avtale

Sending av avtaler og innhenting av signaturer er det Adobe Sign dreier seg om, og i SharePoint-miljøet er det fire metoder som starter prosessen:

  • Sende fra båndet eller menyen
  • Sende via høyreklikk
  • Sende fra Lister via båndet eller menyen
  • Sende fra Lister via høyreklikk

Alle disse fire alternativene åpner konfigurasjonssiden der du definerer mottakerne og signaturrekkefølgen hvis det kreves flere signaturer.

Merk:

Dokumenter som sendes innenfor SharePoint, kan ikke være større enn 10 MB. 

Hvis du må sende et dokument som er over 10 MB, kan du laste opp dokumentet til Adobe Sign-biblioteket ditt (utenfor SharePoint-integrasjonen) og legge det ved derfra.

Sende fra båndet/menyen

Sending fra båndet er metoden å bruke hvis du vil legge ved flere SharePoint-dokumenter:

1. Merk dokumentene som skal sendes, ved å klikke på avmerkingsboksen ved siden av dokumentnavnet

2. Klikk på kategorien på båndet øverst på siden

3. Klikk på Send til signering-ikonet

○ Alle de merkede dokumentene legges ved automatisk

New List - MEnu
Moderne grensesnitt

SEnd from Ribbon
Klassisk grensesnitt

Sende via høyreklikk

Sending ved å høyreklikke lar deg raskt sende et dokument i en dokumentliste, men legger bare ved denne ene filen i avtalen:

1. Høyreklikk på dokumentet du vil sende til signering

2. Velg Avansert på hurtigmenyen

3. Velg Send til signering på undermenyen

New Library - Right Click
Moderne grensesnitt

 

Den klassiske menystrukturen er litt forskjellig:

1. Høyreklikk på listeoppføringen du vil bruke

2. Velg Avansert på menyen, og deretter Send til signering på undermenyen

Send via rightClick
Klassisk grensesnitt

Sende fra Lister

Sending fra en liste kan utføres på båndet eller hurtigmenyen for høyreklikking


Sende fra lister via båndet eller menyen

1. Klikk på listeoppføringen du vil bruke

2. Klikk på Adobe Sign på båndet eller menyen

3. Velg Send til signering på rullegardinmenyen

Send From list using Ribbon
Moderne grensesnitt

Classic List - Ribbon
Klassisk grensesnitt

Sende fra lister via hurtigmenyen for høyreklikking

1. Høyreklikk på listeoppføringen du vil bruke

2. Velg Send til signering på menyen

List select
Moderne grensesnitt

 

Den klassiske menystrukturen er litt forskjellig:

1. Høyreklikk på listeoppføringen du vil bruke

2. Velg Avansert på menyen, og deretter Send til signering på undermenyen

Classic List - Right Click
Klassisk grensesnitt

 

Siden oppdateres til Filvalg-visningen:

Velg Fil innenfor Sharepoint

 

3. Velg en fil.

4. Klikk på Legg ved

 

Hvis du har aktivert å bruke en dokumentmal som finnes utenfor SharePoint for egendefinerte lister, omgår du filvedleggsvinduet for SharePoint og går direkte til avtalesiden for konfigurasjon.  I slike tilfeller må du bruke Filvalg for å legge til dokumenter til signering.

 

Det er to viktige funksjoner du må huske på:

► Hvis du bruker Bruk alltid den angitte dokumentmalen for egendefinerte lister, blir den siste filen du brukte for listen automatisk lagt ved.

o Hvis du vil legge ved en annen fil, må du deaktivere Bruk alltid den angitte dokumentmalen for egendefinerte lister.

► Den returnerte signerte PDF-filkopien (og eventuelt revisjonsspor) legges ved listeelementet som et vedlegg i stedet for å bli levert til en ny mappe.

o Hvis en dokumentlagermappe er definert av SharePoint-administrator, leveres PDF-filen til denne mappen i stedet.


Konfigurere avtalen

Når en ny avtale er åpen, ser du konfigurasjonssiden, som kan vises i fire oppgavespesifikke deler:

A. Mottakere – Personene som samhandler med avtalen

B. Melding – Navnet på og den globale meldingen for avtalen

C. Alternativer – Valgfrie funksjoner tilknyttet avtalen

D. Filer – De faktiske dokumentene/filene som du skal signeres/godkjennes

o Vær oppmerksom på at dokumentet du brukte for å starte sendeprosessen automatisk legges ved avtalen.

send page


Delen Mottakere

Hver mottaker opprettes med fem elementer:

Recipients

A. Signeringsindeks – Dette nummeret angir den relative posisjonen til mottakeren i signatursyklusen når det er valgt en sekvensiell arbeidsflyt.

B. Rolle – Definerer hvordan mottakeren kan samhandle med dokumentet. Roller aktiveres av kontoadministrator, så det kan hende du ikke ser alle alternativene:

○ Signatarer (standard) – Mottakere som må angi minst én signatur

○ Godkjennere – Mottakere som går gjennom og godkjenner dokumentet, men ikke trenger å angi en juridisk signatur

○ Godtakere – Godtakere-funksjonen har samme virkemåte som godkjennere. Den eneste forskjellen er at revisjonsrapporten angir dem som Godkjenner avtalen kontra Godkjenner dokumentet.

○ Sertifiserte mottakere – Sertifiserte mottakere kan være tildelt ingen (null) skjemafelt. Under deres signaturprosess blir de bedt om å enten delegere, avslå eller bekrefte avtalen.

○ Skjemautfyllere – Laget spesielt for kunder som har behov for å fylle ut skjemainnhold under signaturprosessen, men som ikke har på plass systemer til å programmatisk bygge tilpassede dokumenter eller sende feltinnhold fra en database til skjemaet.

○ Delegerende – Delegatorrollen er laget for arbeidsflyter som krever at en person foretar den endelige vurderingen av hvem som er riktig neste person til å signere eller godkjenne dokumentet. Det finnes en delegerende-versjon for hver av de andre rollene.

C. E-postadresse – Hver er mottakeren? Dette skal være en personlig e-postadresse

○ Legg til meg – Avsender kan sette inn seg selv i signatursyklusen ved å klikke på koblingen Legg til meg øverst til høyre i Mottakere-delen

○ Legg til mottakergruppe – Noen ganger kan en mottaker i signatursyklusen være én av flere personer. Hvis du for eksempel vil at noen fra det juridiske teamet signerer, men det kan være hvem som helst av fem enkeltpersoner. Mottakergrupper lar avsender vise alle fem mulige signatarer, men bare kreve at én av de fem signerer. (Se mottaker tre i bildet ovenfor)

D. Bekreftelsesprosess – Hvordan skal mottakeren bekreftes?

○ E-post (standard) – Godkjenning baseres på tilgang til e-postboksen

○ Passord – En avsender genererer et alfanumerisk passord som skal gis til mottakeren

○ Sosialt – Godkjenne mot et sosialt nettverk fra tredjepart, for eksempel Facebook eller LinkedIn

○ KBA (bare USA) – Kunnskapsbasert godkjenning krever at mottakeren angir personnummerert og deretter genererer flere ikke-trivielle spørsmål basert på offentlige databaser

○ Telefon – Krever at avsender angir mottakers telefonnummer, slik at det kan sendes når signaturen kreves

E. Privat melding (valgfritt) – Avsender kan gi individuelle instruksjoner til hver enkelt mottaker, som vises når mottakeren viser avtalen. Dette alternativet må aktiveres av kontoadministrator i brukergrensesnittet for Adobe Sign.

 

Koblingen Vis Kopi like under mottakerlisten, viser et felt når du kan sende en kopi (CC) av en e-postadresse som du vil vise avtalen til, uten av mottaker har interaktiv tilgang.

Merk:

Hvis du vil endre rekkefølgen for mottakerne, kan du klikke på og dra mottakerne til riktig stabelrekkefølge, og indeksnumrene justeres i henhold til dette.

Like ovenfor mottakerlisten er det en bryter som ber deg om å velge arbeidsflyten for den grunnleggende signaturrekkefølgen:

○ Når Fullfør i rekkefølge er aktivert (som vist ovenfor), nummereres mottakere og det gjennomføres en sekvensiell signeringsprosess fra ett signeringstrinn til det neste

○ Når Fullfør i vilkårlig rekkefølge er aktivert, nummereres ikke mottakere, og det gjennomføres en parallell signering.

Complete in any order


Delen Melding

Melding-delen inneholder to felt som kan forbedre suksessen dramatisk, og hvis du har konfigurert en personlig mal, fylles disse feltene ut automatisk med verdier du har definert.

Feltet Avtalenavn lar deg angi en streng som identifiserer avtalen. 

Avtalemelding er et felt for ren tekst der du kan skrive inn instruksjoner eller kommentarer som kreves.

Merk:

Disse verdiene kan redigeres til avtalen er sendt.


Delen Alternativer

Alternativer-delen gir deg bedre kontroll over dokumentet etter at det er sendt:

► Passordbeskytt – Krev at mottakere angir et passord for å åpne og vise den signerte PDF-filen.  Dette passordet er definert av avsender, og det sendes utenfor arbeidsflyten. Adobe Sign registrerer ikke dette passordet, så ikke glem det!

PDF password

► Tidsfrist for fullføring – Klikk i feltet Fullføringsdato for å vise et kalendergrensesnitt. Velg datoen da avtalen utløper og ikke lenger kan fullføres. Dokumentutløp må aktiveres av kontoadministrator før funksjonen er tilgjengelig.

NEw Complete date- Marked

► Angi påminnelser – Angi hyppigheten (daglig eller ukentlig) for påminnelser som skal sendes til avtalen er fullført. Bare gjeldende mottakere varsles.

Set Reminder

► Signaturtyper – Dette alternativet definerer den forventede signaturprosessen:

ElektroniskDette alternativet prøver å få en elektronisk signatur for alle signatarer for avtalen.

Skriftlig – Når du vil ha en fysisk signatur, ber dette alternativet signatarene å skrive ut dokumentet, signere det fysisk og deretter laste det opp til Adobe Sign-system.et (Instruksjoner gitt til signatar ved åpning av avtalen) Arbeidsflyten for skriftlig signatur må være aktivert av kontoadministrator før den er tilgjengelig for bruk.

Sig Type

► Språk for mottaker – Velg språket som skal brukes i e-postmeldinger som sendes til mottakere under signeringsopplevelsen.

o Denne innstillingen definerer også den synlige meldingsmalen hvis kontoen er konfigurert til å bruke dem.

Recip Language


Filer-delen

Hvis SharePoint-kontoen er konfigurert slik at den tillater eksterne dokumenter, kan du legge ved dokumentene for transaksjonen i Fil-delen. Hvis du startet prosessen med et SharePoint-dokument, skal denne filene allerede være lagt ved.

Adobe Sign kombinerer alle dokumentene til én komplett PDF-fil for signaturprosessen, og opprette denne PDF-filen basert på rekkefølgen til dokumentene. Dokumenter kan ordnes ved å klikke på og dra et dokument til en ny plassering i listen.

Filer kan legges ved fra Adobe Sign-biblioteket eller lastes opp fra det lokale systemet ved hjelp av filsøk eller dra og slipp.

Filtyper som tillates: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF og HTML

Attach Files in AS - Copy


Forhåndsvis og legg til signaturfelt

Like under fillisten ser du avmerkingsboksen Forhåndsvis og legg til signaturfelt.  Dette alternative lar deg åpne dokumentene som du laster opp, og plassere skjemafelt etter behov i dokumentet. 

Hvis du ikke bruker utformede maler, må du i alle fall plassere signaturfeltene. Det er mange andre felt du kan bruke for å lage komplekse skjemaer hvis du vil.

Merk:

Hvis ingen signaturfelt er plassert, legger Adobe Sign automatisk til en side i avtalen, og plasserer en signaturblokk på denne siden, for hver enkelt signatar.


Spore avtalene

Merk:

  • Hvis avtalen er fullført (signert eller godkjent), er det aktivert en kobling for avtalen som viser det fullførte dokumentet når den klikkes.
  • Hvis avtalen er i en avsluttende fase (signert, Avbrutt/avslått, Utløpt) deaktiveres oppdateringshandlingen
  • Hvis avtalen ikke er i en avsluttende fase, er sletteikonet deaktivert


Avtalestatus

Når en avtale er sendt, er det best å utføre fremdriften på siden for avtalestatus, som du går til ved hjelp av Avtalestatus-ikonet på Adobe Sign-båndet.

Ribbon - Agreement Status

 

Du kan enkelt søke etter alle sendte avtaler ved å bruke et SharePoint-dokument eller -liste:

1. Finn og velg dokumentet/listeelementet du vil søke i

○ Flere dokumenter kan velges

2. Klikk på alternativet Avtalestatus (på båndet eller på hurtigmenyen for høyreklikking)

Avtalestatusliste

Hvis du ikke velger spesifikke dokumenter eller listeelementer å søke i, returnerer SharePoint alle avtaler fra alle dokumenter/listeelementer i biblioteket eller lister som ble initiert av brukeren.

Hvis brukeren klikker på ikonet for avtalestatus på båndet på hjemmesiden, returnerer SharePoint alle dokumenter som er initiert av denne brukeren i hele områdesamlingen.

Merk:

Siden Avtalestatus har en grense på 5000 poster som kan returneres til siden. Hvis søkeresultatene overskrider 5000 poster, bruker du alternativet Behandle avtaler.


Filtrering

Hvis du vil filtrere avtalene i visningen, kan du bruke søkefeltet øverst til høyre på siden.  Dette søkefeltet søker etter strengstammer i alle feltene, og returnerer alle treff:

Status one line


Oppdatere avtalestatusen

Kolonnen helt til høyre i tabellen for avtalestatus er en oppdateringshandling som aktivt spør Adobe Sign om en oppdatering av avtalestatusen.  

Merk:

SharePoint oppdaterer automatisk alle avtaler regelmessig. Oppdateringshandlingen lar deg oppdatere avtaler enkeltvis utenom den regelmessige syklusen.


Slette avtaleoppføringen

Det siste ikonet helt til høyre på siden for avtalestatus, er sletteikonet.  Denne handlingen sletter avtaleoppføringen i SharePoint, men avbryter eller sletter ikke avtalen i Adobe Sign.  Denne handlingen må brukes med forsiktighet siden den ikke kan angres.


Signerte dokumenter

Avhengig av hvordan SharePoint-administrator har konfigurert Signerte avtaler-lageret blir signerte dokumenter (og eventuelle revisjonsspor) lagret i:

► En global mappe – Alle fullførte dokumenter er i denne mappen hvis konfigurert for dette

► En ny Signerte avtaler-mappe i kildebiblioteket – Hvis ingen global mappe er angitt, blir en ny mappen med navnet Signerte avtaler, opprettet i dokumentbiblioteket de avtalen ble opprettet / sendt fra. Alle fullførte avtaler som sendes fra det samme biblioteket får de fullførte PDF-filene returnert til den samme Signerte avtaler-mappen

► Et vedlegg i listeelementet – Hvis du sender en avtale fra et listeelement, lagres vedleggene i listen


Behandle avtaler

Behandle avtaler-ikonet åpner en annen og mer funksjonsrik visning av avtaler som er tilknyttet brukerne.  Når siden for avtalestatus viser en enkel visning av alle avtalene med alternativ for å oppdatere statusen, har Behandle avtaler-visningen en mer omfattende visning av avtalen som inneholder flere alternativer for å endre egenskapene for avtalen.

Ribbon - Manage Agreements


Struktur for Behandle-side

Behandle-siden har mange innebygde funksjoner å utforske. For enkelthets skyld kan den deles inn i tre funksjonelle områder:

A. Innhold og filtre

B. Avtaleliste

C. Avtaleverktøy

Behandle-siden – eksplodert

Innholdsfiltre

Behandle-siden har fire innholds-/filteralternativer:

Dine avtaler er standard datasett for innholdet på din Behandle-side: 

  • Når Dine avtaler er valgt, inneholder siden bare avtalene du eksplisitt er involvert i (som avsender, underskriver, kopiert part eller gjennom en eksplisitt avtaledeling).
  • Kontoer som konfigurerer innholdsdeling mellom brukere ser en nedtrekkspil ved siden av Dine avtaler, og denne åpner en meny som viser alle brukerne og gruppene som har blitt delt med brukerens konto.  
    • Valg av en bruker eller gruppe fyller ut Behandle-siden med datasettet som brukeren eller gruppen eksplisitt er involvert i.

Bare ett bruker-/gruppedatasett kan lastes inn om gangen på Behandle-siden.

Behandle sideinnholdsfiltre

På venstre side finner du en liste over avtalestatuser samt tre maltyper. 

Alt innholdet på kontoen din kan sorteres i en av disse kategoriene:

  • Behandling pågår – Avtaler som er koblet til og som fremdeles beveger seg gjennom signatursyklusen.
  • Venter på deg – Avtaler som venter på handling fra deg.
  • Fullført – Avtaler som har fullført signatursyklusen.
  • Kansellert – Avtaler som ble forkastet. Forkastede avtaler kommer fra fire kilder:
    • Avsender kansellerer avtalen
    • Mottaker avslår handlingen sin
    • Mottaker passerer ikke godkjenningen
    • Systemet mislykkes i å behandle avtalen av en eller annen grunn.
  • Utløpt – Avtaler som ikke er fullført ved utløpstidspunktet.
  • Utkast – Avtaler som er delvis konfigurerte og ennå ikke er sendt.

Maltypene er:

  • Maler – Dette er malene i dokumentbiblioteket.
  • Webskjemaer – Webskjemaer er nettbaserte skjemaer som kan sendes som URL-koblinger eller bygges inn på nettsider. Når underskrivere åpner skjemaet, utløses en underordnet avtale for å registrere bare vedkommendes signatur på en egen unik avtale. (F.eks. et registreringsskjema på en nettside)
  • Mega Sign – Mega Sign-maler tillater at avsenderen parer et dokumentet med en liste over mottakere. Hver mottaker får sin egen unike kopi av avtalen for seg (og bare for seg) til signering. (F.eks. årlig utgiftsopplæring)

Merk:

Når det utføres et søk, vises et nytt alternativ øverst i Status-kolonnen: Alle

Valg av Alle viser alt innhold i én tabell, uavhengig av avtalens Status.

Status-filtre på Behandle-side

Bruk tekst og/eller et tidsrom til å redusere datasettet på Behandle-siden. 

Søke med tekst filtrerer ut avtaler som ikke samsvarer med søkestrengen i de fleste metadatafiltrene. Felt som inkluderes i søkeparameterne, er:

  • Deltakernavn
  • E-postadresse
  • Deltakers tittel
  • Deltakers bedrift
  • Avtalenavn
  • Avtalenotater
  • Avtalemelding
  • Personlig melding til mottaker

Filterikonet åpner alternativet for å filtrere datasettet ved å velge et datoområde:

  • Alle datoer
  • Siste 24 timer
  • Siste 7 dager
  • Siste 30 dager
  • Siste 12 måneder
  • Egendefinert datoområde

Merk:

Når et filter velges, vises et symbol ved siden av filterikonet.  Alle filtre kan klikkes på for å fjerne dem etter at datasettet er returnert.

Søkefiltre på Behandle-side

Kort om hvordan tekstsøk fungerer:

Hvis du søkte etter strengen: "En enkel fisk"

  • Anførselstegn angir ikke en litteral strengverdi
  • Adobe Sign-søk tokeniserer strengen og bruker mellomrom som skilletegn. Eksempelstrengen deles opp i tre tokener: Enenkel og fisk.
  • Skille mellom store/små bokstaver fjernes fra tokenene.
  • Søket forsøker deretter å finne et fullt tekst samsvar for et av tokenene i hvilket som helst av de søkbare feltene.
  • Datasettet som returneres, sorteres etter dato for siste endring, med den nyligste øverst.

Et ekstra alternativ for å søke i skjult innhold er tilgjengelig ved å klikke på filterikonet.

  • Når Søk i skjult innhold velges, blir bare skjult innhold inkludert i datasettet som returneres.
Skjulte filtre på Behandle-side

Avtaleliste

Avtalelisten viser de individuelle avtalene som samsvarer med innholdet du har valgt, og redusert etter filtrene du har brukt.

Hver avtale viser:

Mottaker – Gjeldende mottaker (hvis avtalen pågår) eller første mottaker (hvis avtalen er fullført, kansellert eller utløpt).

  • Mottakerens Navn vises når det er kjent. E-postadressen til mottakeren vises når Navn er ukjent.

Avsender – Avsenderen av avtalen.

Tittel – Navnet på avtalen.

Status – Gjeldende status for avtalen i forhold til signeringssyklusen. (Eksempelet nedenfor bruker alternativet Alle, så det vises flere statuser.)

Endret – Datoen for siste endring av avtalen.

Behandle-side – Avtaleliste

Standard sorteringsrekkefølge for innhold er datoen for Sist endret for avtaler.

Du kan imidlertid klikke på hvilken som helst kolonneoverskrift for å sortere datasettet etter den verdien.

Avtaleverktøy

Avtaleverktøyene vises ved å enkeltklikke på en avtale eller mal:

Behandle-side – Avtaleverktøy

Feltet til høyre åpnes for å vise verktøyene for å åpne eller manipulere avtalen (eller biblioteksdokumentet / webskjemaet / Mega Sign):

Vis og signer – Bare tilgjengelig for avtaler som Venter på deg.

Åpne avtale / mal / webskjema / Mega Sign – Åpner objektet for en full visning av dokumentet.

  • Avtaler viser gjeldende status for avtalen, der den måtte være i signeringssyklusen.
  • Maler viser grunndokumentene som brukes til å bygge malen.    

Bruk mal – Bare maler (biblioteksdokumenter).  Dette alternativet starter en ny avtale med malen tilknyttet.

Hent kode – Bare webskjemaer. Dette alternativet åpner en side der brukeren kan kopiere HTML- eller skriptkoden for webskjemaet.

Rediger mal/webskjema – Lar brukeren redigere malen.

Påminnelse – Lar brukeren angi en påminnelse for gjeldende mottaker.

Kanseller – Kansellerer avtalen.

Last ned PDF – Laster ned en PDF-kopi av avtalen i gjeldende tilstand.

  • Overordnede maler vil laste ned en PDF-kopi av originaldokumentene som er brukt til å lage malen.

Last ned revisjonsrapport – Laster ned revisjonsrapporten for avtalen.

Last ned skjemafeltdata – Laster ned en csv-fil med feltinnholdet for en fullført avtale.

  • Overordnede malobjekter laster ned en csv-fil med innhold på feltnivå for alle underordnede avtaler som er fullført.

Endre avtale – Lar brukeren redigere dokumentene i en avtale og/eller feltene som er plassert i dokumentet.

  • Detet alternativet er bare tilgjengelig til den første mottakeren utfører sin handling.

Slett – Bare maler (biblioteksdokumenter). Sletter malen fra systemet. Dette er en handling som ikke kan angres.

Skjul avtale / webskjema / Mega Sign – Skjuler objektet fra brukerens visning.  Denne handlingen fjerner bare objektet fra visningen. Ingen annen handling utføres.

Del – Lar brukeren dele objektet eksplisitt med en annen bruker.  Denne handlingen kan ikke angres.

Notater – Lar brukeren legge til personlige notater i objektet.

Last ned enkeltfiler – Lar brukeren laste ned enkeltfilene hvis flere filer ble brukt til å bygge avtalen/malen.

Vis aktivitetsrapport – Bare Mega Sign. Dette alternativet lager et sammendrag av Mega Sign-prosessen og deler inn listen over mottakere i kategorier som samsvarer med signeringsstatusen til avtalen.

Erstatt gjeldende mottaker – Bare tilgjengelig for avtaler som brukeren har sendt. Lar brukeren erstatte gjeldende mottaker av en avtale.

Aktivitet – En løpende liste over hendelser som har foregått med hensyn til avtalen. Starter med opprettelse av avtalen, logger aktivitetene til hver mottaker og avsluttes med statusen fullført/kansellert/utløpt.


Hurtigkoblinger til vanlige oppgaver

Nedenfor er en hurtigreferanse for de vanligste oppgavene du bruker, etterfulgt av en undersøkelse på høyt nivå for selve behandlingssiden og funksjonene.


Bibliotekmaler (dokument)

Bibliotekmaler-ikonet på Adobe Sign-båndet lar deg sende et SharePoint-dokument til Adobe Sign-redigeringsmiljøet der du kan plassere skjemafelt og deretter lagre skjema med felt i Adobe Sign-biblioteket.

Merk:

Det opprinnelige dokumentet i SharePoint endres ikke.  Den nye dokumentmalen finnes bare på Adobe Sign-siden, og den må tilknyttes med alternativet Dokumentbibliotek i Filer-delen i avtalen.

Slik oppretter du en dokumentmal:

1. Klikk på dokumentet du vil bygge inn i en mal

2. Klikk på ikonet for bibliotekmal på båndet (eller høyreklikk og velg på menyen)

○ Redigeringsmiljøet for Adobe Sign åpnes og viser deg hele dokumentet

3. Plasser feltene etter behov på dokumentet

○ Hvis du oppretter en mal som krever inndata/signaturer fra to personer, plasserer du alle feltene for en første mottakeren.  Deretter endrer du Mottakere-feltet til Deltaker 2, og deretter plasserer du feltene for den andre signataren/godkjenneren.

Obs! Når du opprette en mal i redigeringsmiljøet, kan du opprette dokumentet for opptil 99 mottakere. Hvis du vil sette inn deltaker 3+, klikker du på alternativet Legg til ny deltaker øverst i deltakerlisten.

Select Recipient

4. Når malen er fullført, klikker du på Lagre nederst til høyre.

○ Dette lagrer malen til Adobe Sign-biblioteket.  


Adobe Sign-tillegget inneholder to funksjoner for automatisering som SharePoint-administrator kan konfigurere. Hvis funksjonene nedenfor er nyttige i din prosess, kan du kontakte SharePoint-administrator for å diskutere hvordan du best bruker dem.


Dokumentlager for signerte avtaler for hele området

Administratorer kan konfigurere én sentral mappe der alle signerte avtaler (og eventuelt tilknyttede revisjonsspor) kan lagres. Dette omfatter dokumenter fra biblioteker og lister.

Hvis det ikke er definert en sentral mappe for signerte dokumenter, vil alle signerte avtaler returneres til dokumentbiblioteket de ble sendt fra. 

Det blir opprettet en ny mappe i biblioteket, kalt Signerte avtaler.

For avtaler som sendes fra lister blir de signerte PDF-avtalene (og eventuelle revisjonsspor) tilknyttet listeelementet.


Sammenslåing av feltmal

Adobe Sign støtter oppretting av dokumenter med felt som kan fylles ut av SharePoint-lister. 

Det kan også opprettes maler som oppdaterer innholdet i lister fra feltinnholdet som er registrert i en signert avtale.