Создание и рассылка форм PDF

В этом документе приведена информация о том, как с легкостью превращать отсканированные документы и простые формы, созданные в Microsoft Word, Excel или другом приложении, в интеллектуальную форму PDF. (Для получения дополнительных сведений о формах PDF нажмите соответствующую ссылку выше.)

Создание форм с нуля

Создайте пустой файл PDF, добавьте текст и метки и в конце добавьте поля формы. Дополнительная информация представлена в разделе Как создать форму с нуля.

Создание формы на основе существующего документа

После преобразования существующего документа в форму PDF, Acrobat автоматически добавляет в нее интерактивные поля. После этого можно отредактировать форму, добавив к ней специализированные поля, например, раскрывающиеся списки, обычные списки и кнопки.

Создание форм в Acrobat
Типы полей формы, которые можно добавлять к документу PDF

A. Поле подписи на основе сертификата B. Поле раскрывающегося списка C. Текстовые поля D. Панель автоматических сообщений E. Флажки F. Переключатели G. Поле списка H. Кнопки 

  1. Выберите Инструменты > Подготовить форму.

  2. Выберите один из следующих вариантов:

    Один файл

    Преобразование существующего электронного документа (например, Word, Excel или PDF) в интерактивную форму PDF.

    Сканер

    Сканирование бумажной формы и ее преобразование в интерактивную форму PDF.

    Создать

    Начните создание формы с пустой страницы. Дополнительная информация представлена в разделе Как создать форму с нуля.

  3. Если необходимо, чтобы другие пользователи подписали данную форму, установите флажок Данный документ требуется подписать.

    Примечание.

    По умолчанию автоматическое определение полей форм установлено на Вкл. Чтобы изменить эту настройку, нажмите ссылку Изменить и выберите требуемые настройки. Дополнительная информация представлена в разделе Установки форм.  

  4. Выберите Начать.

    С помощью программы Acrobat можно создать форму и открыть ее в режиме Редактирования формы. На панели справа отображаются параметры редактирования формы. Панель инструментов содержит инструменты работы с полями форм, позволяющие добавить дополнительные поля.

    Панель инструментов «Формы»

  5. Просмотрите поля форм, автоматически созданные в Acrobat. Добавьте поля с помощью инструментов работы с полями форм на панели инструментов. При необходимости удалите поля, измените их размеры или расположение. К формам можно добавлять поля любого из следующих типов.

    Добавить текстовое поле

    Добавьте текст в документ PDF.

    Штрихкоды

    Кодируют входные данные из выбранных полей и отображают их в виде узора, который может быть считан с помощью программного или аппаратного декодера (приобретается отдельно).

    Кнопки

    Инициируют изменения на компьютере пользователя: открытие файла, воспроизведение звуков или отправка данных на веб-сервер. Эти кнопки можно связать с изображениями, надписями и изменениями внешнего вида, срабатывающими в ответ на различные действия мыши.

    Флажки

    Каждый из элементов предоставляет возможность выбора типа «да или нет». Если форма содержит множество флажков, пользователь может установить любое их число.

    Поле даты

    Позволяет пользователю вводить дату в документе PDF.

    Поле цифровой подписи

    Позволяет пользователю подписать документ PDF электронной подписью.

    Раскрывающийся список

    Дает пользователю возможность выбрать элемент из всплывающего меню или ввести значение. Свойства поля формы можно задать таким образом, чтобы пользователь мог вводить значение.

    Поле изображения

    Добавляет поле изображения. Позволяет пользователю просматривать и выбирать изображение для добавления в документ PDF.

    Поля списков

    Содержат список параметров, выбираемых пользователем. Можно задать свойства поля формы таким образом, чтобы можно было выбрать из списка несколько вариантов, выделяя их мышью при нажатой клавише Shift.

    Переключатели

    Представляют собой несколько вариантов выбора, из которых пользователь может выбрать только один. Все переключатели, имеющие одинаковое имя, работают совместно как группа.

    Текстовые поля

    Предназначены для ввода текста: имени, адреса или номера телефона.

    Дополнительная информация представлена в разделе Добавление полей форм и установка их значений.

  6. Для редактирования имеющегося текста или изображений нажмите Изменить на панели инструментов. Все текстовые поля и поля изображений активированы для редактирования.  

    использования инструмента «Изменить» для редактирования текста и изображений

    Примечание.

    Если на панели инструментов нет опции Редактировать, обновите Acrobat. Чтобы автоматически выполнить обновление прямо из Acrobat, выберите Справка > Проверка обновлений и следуйте инструкциям в окне средства обновления Updater для завершения процесса обновления.

  7. Чтобы проверить работу формы, нажмите кнопку Просмотр на панели инструментов. Режим просмотра формы позволяет увидеть форму точно так же, как ее увидит получатель, и лишний раз проверить ее. При просмотре формы можно нажать кнопку Редактировать для возврата в режим редактирования.

  8. Когда форма будет заполнена, сохраните ее и затем нажмите кнопку Закрыть, расположенную ближе к правому краю панели инструментов, чтобы выйти из режима редактирования формы.

Сведения о том, как разослать форму и собрать ответы, приведены в разделе Рассылка форм PDF и веб-форм.  

Создание форм Adobe Sign

Можно преобразовать существующую форму в форму Adobe Sign или просто перетащить поля Adobe Sign в документ PDF. Adobe Sign позволяет разослать форму для заполнения и подписи. Некоторые поля, например списки, раскрывающиеся меню и кнопки, невозможно преобразовать в поля Adobe Sign. С помощью панели инструментов можно добавить дополнительные поля Adobe Sign.

  1. Откройте документ PDF, который требуется преобразовать в форму Adobe Sign.

  2. Выберите Инструменты > Подготовить форму.

  3. Выберите Начать.

    С помощью программы Acrobat можно создать форму и открыть ее в режиме Редактирования формы. На панели справа отображаются параметры редактирования формы. Панель инструментов содержит инструменты работы с полями форм, позволяющие добавить дополнительные поля.

  4. На панели справа нажмите Еще, затем выберите Преобразовать в форму Adobe Sign.

  5. При отображении предупреждения об автоматическом удалении в Acrobat полей форм, несовместимых с Adobe Sign, нажмите Далее, а при отображении следующего предупреждения нажмите ОК.

  6. Для добавления поля к форме выберите соответствующий значок на панели инструментов. Переместите указатель в требуемое место расположения поля и вставьте поле щелчком мыши.

    Специальные поля форм Adobe Sign
    При создании или редактировании форм Adobe Sign на панели инструментов отображаются специальные поля форм Adobe Sign.

  7. Присвойте полю имя и назначьте пользователей, которые смогут его заполнять и ставить в нем подпись. Дважды нажмите поле, чтобы выбрать его свойства, такие как цвет рамки, заливка, гарнитура и размер шрифта.

    Размещение поля Adobe Sign
    При первом размещении поля Adobe Sign ему можно присвоить имя и указать пользователей, которые смогут его заполнять и ставить в нем подпись.

  8. Чтобы просмотреть изменения, нажмите Просмотр в правом верхнем углу. Нажмите Правка в правом верхнем углу, чтобы вернуться в режим редактирования.

  9. Сохраните форму.

Сведения о том, как разослать форму и собрать ответы, приведены в разделе Рассылка форм Adobe Sign.

Предоставление пользователям Reader возможности сохранять данные формы

По умолчанию пользователи Acrobat Reader DC и более ранних версий не могут сохранять копии заполненных ими форм. Однако расширение прав доступа таких пользователей к документу PDF позволяет им сохранять данные форм. С помощью Acrobat DC Pro можно предоставить пользователям Acrobat Reader DC дополнительные возможности, например добавление текста к формам, не являющимся интерактивными.

Примечание.

В отличие от ранних версий Reader, в Reader XI и более поздние версии Reader входит инструмент Добавить текст, а также функция сохранения данных формы. Пользователи Acrobat могут вводить текст в незаполняемых формах, добавлять комментарии и проставлять цифровую подпись в документах PDF без получения дополнительных прав.

  1. Откройте отдельный документ PDF или отобразите компонент PDF из портфолио PDF в режиме предварительного просмотра.

  2. В режиме редактирования формы нажмите значок крестика рядом с кнопкой «Просмотр» в верхнем правом углу.

  3. Выберите Файл > Сохранить в другом формате > PDF с расширенными функциями Reader и выберите один из следующих параметров.

    Разрешить комментарии и измерения

    (Acrobat Pro). Позволяет пользователям добавлять комментарии и предоставляет доступ к инструментам Данные объекта, измерительным и картографическим инструментам.

    Включить дополнительные инструменты (включая заполнение и сохранение форм)

    Пользователи могут сохранять данные, введенные в интерактивные или заполняемые формы.

Примечания о сохранении локальных копий заполненных форм

В версиях Acrobat Standard и Acrobat Pro можно разрешить пользователям Adobe Reader 8 или более поздних версий сохранять локальные копии заполненных форм PDF. Обратите внимание на следующие 2 пункта об использовании функции Reader Extensions для сохранения локальных копий форм PDF (т. н. расширенные документы):

Количество развернутых расширенных документов

В версиях Acrobat Standard и Acrobat Pro пользователь может отправить расширенные документы неограниченному количеству получателей. Например, пользователь Acrobat может опубликовать шаблон формы на веб-странице, посетители которой смогут заполнять и сохранять локальные копии файлов PDF. Этот шаблон будет доступен неограниченному количеству людей. Кроме того, пользователи Acrobat  могут получать неограниченное количество  ответов из заполненной формы.

Количество получателей расширенного документа

Пользователи Acrobat Standard или Acrobat Pro могут отправлять расширенные документы  неограниченному количеству  получателей. Пользователи Acrobat  могут получать неограниченное количество  копий расширенного документа неограниченному количеству получателей и получать  неограниченное количество  ответов из заполненной формы.

Добавление к формам сценариев JavaScript

Язык сценариев JavaScript предназначен для создания интерактивных веб-страниц. В продукты Adobe внедрена их поддержка, что позволяет с легкостью превращать формы PDF в интерактивные. Чаще всего JavaScript используется в формах Acrobat для форматирования, проверки и вычисления данных и назначения операций. В Windows формы Adobe PDF можно напрямую связать с базой данных через ODBC.

Примечание.

При создании динамических форм следует учитывать, что Acrobat Reader не поддерживает некоторые пользовательские сценарии JavaScript. Форма может функционировать неправильно при просмотре в Acrobat Reader, если в документ PDF не добавлены дополнительные права использования.

Дополнительные ресурсы

Дополнительную информацию о печати см. на следующих ресурсах:

  • Информация о добавлении интерактивных функций в справочном руководстве по интерфейсу программирования приложений JavaScript™ для Acrobat® API: www.adobe.com/go/learn_acr_javascript_ru (PDF, только на английском языке)

  • Комплект разработчика программного обеспечения (SDK) Acrobat для настройки Acrobat под пользователя: www.adobe.com/go/learn_acr_devcenter_ru (только на английском языке)

  • Пути к файлу в JavaScript Acrobat: www.acrobatusers.com/tutorials/file-paths-acrobat-javascript

Рассылка форм (отправка получателям)

Распространение форм PDF и веб-форм

После создания формы выберите метод ее отправки получателям.

  1. Нажмите Разослать в правом нижнем углу панели справа.

  2. В зависимости от условий, которые Acrobat определяет по форме, может появиться несколько сообщений. Следуйте появляющимся на экране указаниям и сохраните форму.

  3. Выберите метод рассылки и сбора:

    Электронная почта

    Сбор ответов в электронном почтовом ящике.

    Внутренний сервер

    Рассылка форм и сбор ответов на внутреннем сервере, например SharePoint, или в сетевой папке. Дополнительная информация представлена в разделе Выбор сервера.

    Дополнительная информация представлена в разделе Выбор параметров рассылки рецензий и форм.

  4. Нажмите Продолжить и выполните отображаемые на экране инструкции по рассылке формы.

  5. Чтобы собирать ответы в папке «Входящие» электронной почты, выполните одно из следующих действий:
    • Введите адреса электронной почты, разделенные точкой с запятой, или нажмите кнопку Кому для выбора адресов электронной почты из адресной книги.
    • Отредактируйте сообщение по умолчанию.
    • Установите параметр Собрать электронные письма от получателей для обеспечения оптимального отслеживания. При отправке заполненной формы пользователям будет предложено ввести свое имя и адрес электронной почты. При этом в Инспекторе форм будет отображаться информация о том, кто из получателей отправил ответ, а кто нет, а также сведения о времени ответа.
    • Снимите флажок с этого параметра, если сбор информации об именах получателей не требуется и этот уровень отслеживания не представляет важности.
    Примечание.

    Если информация об адресах электронной почты получателей отсутствует, введите свой адрес. Вы получите ссылку на форму, которую можно будет отправить получателям.

Чтобы отслеживать статус разосланной формы, нажмите Отследить в правом нижнем углу панели справа. Дополнительная информация представлена в разделе Инспектор форм.

Рассылка форм Adobe Sign

Созданную форму Adobe Sign можно отправить на заполнение и подписание через сервис Adobe Sign.

  1. Нажмите Отправить на подпись в правом нижнем углу панели справа.

  2. Нажмите Готово для отправки. Документ будет загружен в Adobe Document Cloud.

  3. Введите адреса электронной почты пользователей, которые должны подписать документ. При необходимости добавьте сообщение.

  4. Нажмите кнопку Отправить.

    Вы получите электронное письмо от Adobe Sign о том, что документы отправлены первому пользователю для подписи. Первый пользователь также получит электронное письмо для подписания документа. Когда пользователь добавит свою подпись в поле для подписи и нажмет кнопку Подписать, документ будет отправлен на подпись следующему пользователю и так далее.

    Каждый пользователь получает копию подписанного документа, файл которого надежно хранится в Adobe Document Cloud.

Подробная информация об отслеживании статуса формы Adobe Sign представлена в разделе Отслеживание документов, отправленных на подпись.

Логотип Adobe

Вход в учетную запись