Mesclagem de dados

Usando o painel Mesclagem de dados no InDesign, você pode facilmente criar múltiplas variações do seu documento, mesclando um arquivo de origem de dados (CSV ou TXT) com um documento do InDesign. Por exemplo, use a funcionalidade de mesclagem de dados para criar centenas de variações de letras, envelopes ou etiquetas de correspondência com rapidez e precisão. Mesclagem de dados também é chamada de mala direta.

Pré-requisitos

Tudo o que você precisa para mesclar dados é um arquivo de fonte de dados e um documento de destino. 

• O arquivo de origem de dados contém as informações que variam em cada repetição do documento de destino, como os nomes e os endereços dos destinatários de uma carta-formulário. Um arquivo de origem de dados é composto de campos e registros. Os campos são grupos de informações específicas, como nomes de empresas e CEPs, enquanto os registros são linhas de conjuntos completos de informações, como o nome da empresa, o endereço, a cidade, o estado e o CEP. Um arquivo de origem de dados pode ser um arquivo delimitado por vírgula (.csv), ponto e vírgula ou tabulação (.txt), no qual os dados são separados por uma vírgula ou uma tabulação respectivamente.

• O documento de destino é um documento do InDesign que contém os espaços reservados para campos de dados, além de todo o material da chapa, o texto e outros itens que não são alterados em cada repetição do documento mesclado.

O documento mesclado é o documento do InDesign resultante que contém as informações da chapa do documento de destino repetidas para cada registro da origem de dados.

Painel 'Mesclagem de dados'

O painel Mesclagem de dados pode ser acessado por Janela > Utilitários. O nome e o tipo de cada campo de dados são exibidos no painel. Se você tiver inserido os campos de dados no documento, os números de página onde o campo de dados está localizado também será exibido.

Etapas básicas para mesclagem de dados

1. Faça planos para determinar quais campos de dados você usará nos documentos de origem e destino.

Determine qual deverá ser a aparência do documento final, a fim de definir quais campos serão necessários para realizar a mesclagem. Por exemplo, se você estiver criando um cartão postal a ser enviado aos clientes, poderá usar os seguintes campos de dados:

<<Nome da empresa>><<Endereço>><<Cidade>>, <<Estado>><<CEP>>

Sua planilha ou banco de dados pode aparecer desta forma:

2. Salve o arquivo de origem de dados, geralmente um arquivo de planilha ou banco de dados, como um arquivo de texto delimitado por vírgulas (.csv), tabulações (.txt) ou ponto e vírgula.

Certifique-se de que o arquivo de origem de dados esteja estruturado de forma que você possa incluir os campos apropriados no documento de destino. Por exemplo, a linha superior de uma planilha deve conter os nomes dos campos que você usará no documento de destino, como “Empresa” e “Endereço”.

Para obter mais informações, consulte Sobre arquivos de origem de dados.

3. Crie um documento de destino que inclua texto e outros itens que permaneçam iguais em cada versão do documento de destino.

Para obter mais informações, consulte Sobre documentos de destino.

4. Selecione a origem de dados usando o painel Mesclagem de dados.

Para obter mais informações, consulte Selecionar uma origem de dados.

5. Insira campos do painel Mesclagem de dados no documento de destino.

É possível adicionar campos de dados a uma página de documento ou a uma página principal. Se adicionar campos de dados a uma página principal, você terá opções adicionais.

Para obter mais informações, consulte Inserir campos de dados e Adição de espaços reservados para campos de dados em páginas principais.

6. Visualize os registros para assegurar que o documento de destino terá a aparência pretendida.

Para obter mais informações, consulte Visualizar registros no documento de destino.

7. Mescle o documento de destino com o arquivo de origem de dados ou exporte para PDF.

Para obter mais informações, consulte Mesclar registros.

Sobre arquivos de origem de dados

Normalmente, a origem de dados é proveniente de uma planilha ou de um aplicativo de banco de dados, mas você pode criar seu próprio arquivo de origem de dados usando o InDesign ou qualquer editor de texto. Os arquivos de origem de dados devem ser salvos em um formato de texto delimitado por vírgula (.csv), tabulação (.txt) ou ponto e vírgula. Consulte o guia do usuário do seu aplicativo de origem para obter mais informações sobre a exportação desses formatos.

Em um arquivo de texto delimitado por vírgula, tabulação ou ponto e vírgula, os registros são separados por quebras de parágrafo; os campos são separados por vírgulas ou tabulações. O arquivo de origem dos dados também pode incluir texto ou demarcadores que veem imagens no disco.

Exemplo de arquivo de origem de dados delimitado por vírgula

Não é possível inserir quebra de linha em um campo do arquivo de origem de dados. Se for necessário dividir um campo em linhas diferentes, crie dois campos distintos, como <<Endereço1>> e <<Endereço2>>.

Você pode escolher Remover linhas em branco de campos vazios ao mesclar o documento para evitar a criação de linhas vazias. Contudo, se algum caractere - um espaço, por exemplo - aparecer na linha, esta não será excluída.

Adicionar campos de imagens no arquivo de origem de dados

Adicionando campos de imagem ao arquivo de origem de dados, você permite que cada registro mesclado tenha uma imagem diferente. Por exemplo, ao mesclar documentos que incluem informações de várias empresas, é possível incluir uma imagem do logotipo de cada empresa como parte de uma imagem.

Exemplo de referências a imagens em um arquivo de origem de dados:

Sobre documentos de destino

Depois que o arquivo de origem de dados for criado, você precisará configurar o documento de destino e inserir os campos do arquivo de origem. O documento de destino contém gráficos e textos de espaço reservado para campos de dados, como o desenho que deverá aparecer em todos os cartões postais. Esses campos ficarão disponíveis para serem adicionados depois que você selecionar uma origem de dados.

Quando você mescla dados, o InDesign cria um novo documento que substitui os campos pelos dados designados no arquivo de origem de dados. É possível inserir campos de dados em uma página principal ou página de documento.

Selecionar uma origem de dados

Antes de inserir campos no documento de destino, selecione uma origem de dados no painel Mesclagem de dados. Só é possível selecionar um arquivo de origem de dados por documento de destino.

Depois que a origem de dados estiver selecionada e os campos forem carregados no painel 'Mesclagem de dados', quaisquer alterações na origem de dados só serão refletidas no documento de destino quando você atualizar a origem de dados.

Inserir campos de dados

Quando você seleciona a origem de dados, uma lista de nomes de campos de dados aparece no painel Mesclagem de dados. Esses nomes são idênticos aos títulos das colunas do arquivo de origem de dados. Os ícones indicam se o campo é de texto ou imagem. Quando campos de dados são adicionados ao documento, eles se tornam espaços reservados para campo, como em <<Empresa>>. Você pode selecionar e formatar os espaços reservados como faria em qualquer outro texto ou gráfico.

Atribua um campo de imagem a um quadro existente para criar uma imagem flutuante. Opcionalmente, se o ponto de inserção estiver em um quadro de texto ou se houver texto selecionado quando você inserir um campo de imagem, será inserido um pequeno espaço reservado como um quadro incorporado. Você poderá redimensionar esse espaço para determinar o tamanho da imagem mesclada.

Depois que você inserir um campo de dados, o InDesign lembrará da sua origem de dados. Corrija os erros da lista de campos, como erros de digitação, campos vazios e tipos de campos indesejados, no aplicativo de origem e atualize a lista usando o painel Mesclagem de dados.

Inserir um campo de dados de texto no documento de destino

Os espaços reservados para campos de texto aparecem no aplicativo de destino entre colchetes duplos (<<Nome>>) usando os atributos da formatação atual (como fonte e tamanho).

Inserir um campo de dados de imagem no documento de destino

• Para inserir um novo espaço reservado para um gráfico incorporado, arraste um campo de imagem sobre um quadro de texto ou posicione o ponto de inserção em um quadro de texto e clique no campo de imagem.
• Para inserir um novo gráfico flutuante, arraste um campo de imagem para um quadro vazio ou quadro de gráfico já existente. Se você arrastar um campo de imagem para um quadro vazio, esse quadro se tornará um quadro de gráfico.
• Para inserir um campo em itens agrupados, células de tabela ou itens aninhados, arraste o campo de imagem para o destino.

  Os espaços reservados para campos de imagem aparecem como quadros com o nome do campo.

Adicionar código QR

É possível integrar um código QR no documento mesclado. Seguem os diferentes tipos de códigos QR que podem ser adicionados por meio de um fluxo de trabalho Dados de mesclagem:

• Texto simples
• Hiperlink da Web
• Mensagem de texto
• Email
• Cartão de visitas

Para gerar os códigos QR, as entradas de dados em arquivos .txt ou .csv, que são usados como fontes de dados, estão no sinal # no nome da coluna:

• Texto simples: na coluna Código QR, digite o texto do jeito que se encontra.
• Hiperlink da Web: URL:<url> (por exemplo “URL:http://www.google.com”)
• Mensagem de texto: SMSTO:<Número de telefone>:<Menssagem> (por exemplo: “SMSTO:9818143551:Hi”)
• Email: MATMSG:\nTo:<endereço de email> (exemplo: “MATMSG:\nTO:johndoe@adobe.com\nSUB:Hi;\nBODY:;;”)
• Cartão de negócios: BEGIN:VCARD\nVERSION:2.1\nN:Smith;John\nFN:John Smith\nORG:Adobe \nTITLE:Engineer\nTEL;CELL:+919876543210\nTEL;WORK;VOICE:123456789\nADR;WORK:;;Street ABC;Seattle;Washington;98101;US\nEMAIL;WORK;INTERNET:abc@adobe.com\nURL:www.adobe.com\nEND:VCARD"

As entradas de dados podem ser uma combinação de email, SMS, hiperlink ou tipo de texto simples. Para gerar códigos QR, siga estas instruções:

Adição de espaços reservados para campos de dados em páginas principais

Se você inserir espaços reservados para campos de dados em páginas principais, terá vantagens que não estão disponíveis quando inseri-los em páginas de documento:

• O documento mesclado resultante contém os espaços reservados originais em suas páginas principais e inclui os resultados mesclados em páginas de documento como itens substituídos de páginas principais.

• O documento mesclado mantém conexão com a origem de dados; portanto, se os registros na origem de dados forem modificados, você poderá atualizar o conteúdo do documento mesclado escolhendo Atualizar conteúdo nos campos de dados. Essa opção será especialmente útil se você alterar o layout do documento mesclado e, então, precisar adicionar novos dados a partir da origem de dados.

• As configurações da caixa de diálogo 'Criar documento mesclado' são as mesmas usadas no documento de destino; portanto, você pode recriar rapidamente o documento atual com a mesma aparência. Você também pode usar essas configurações compartilhadas para criar um documento idêntico com uma origem de dados diferente, ou criar um novo documento com layout ligeiramente modificado.

Não é possível inserir campos de dados em páginas principais e documentos paralelamente. Para mesclar corretamente, você deve aplicar uma página principal contendo campos de dados na primeira página do documento.

Atualizar, remover ou substituir arquivos de origem de dados

• Para atualizar arquivos de origem de dados, edite e salve o arquivo de origem de dados em formato delimitado por vírgula, tabulação ou ponto e vírgula; em seguida, escolha Atualizar origem de dados no painel Mesclagem de dados.

  As alterações serão refletidas no painel Mesclagem de dados. Se as alterações não forem refletidas no documento após a atualização, desmarque a opção Exibir para desativá-la e marque-a novamente para ativá-la.

• Para remover a conexão com o arquivo de origem de dados, escolha Remover origem de dados no menu do painel Mesclagem de dados.
• Para passar para um novo arquivo de origem de dados, escolha Selecionar origem de dados no menu do painel Mesclagem de dados e especifique o novo arquivo. O InDesign talvez não reconheça alguns dos campos. Nessa situação, é aconselhável excluir e reinserir campos de espaços reservados.

Exibir registros no documento de destino

Antes de mesclar o documento de destino e o arquivo de origem de dados, visualize os registros para verificar se os dados dos campos serão exibidos adequadamente quando as informações forem mescladas. Quando você visualiza os registros, o painel Mesclagem de dados exibe os dados reais do arquivo de origem de dados em vez dos espaços reservados para campos. Por exemplo, em vez de ver <<Empresa>>, você poderá ver algo como Adobe . É possível usar os botões de navegação do painel 'Mesclagem de dados' para percorrer os registros.

Se você tiver problemas com os registros, como erros tipográficos ou espaços extras, edite o arquivo de origem no aplicativo original. (Consulte Sobre arquivos de origem de dados.)

Ativar e desativar exibição

Alguns problemas poderão surgir ou ser corrigidos quando você alternar entre os modos de exibição. Lembre-se do seguinte:

• Os marcadores substituirão o conteúdo da exibição quando a opção Exibir registro não estiver marcada. Se você excluir uma imagem, bem como o quadro que a contém, ou uma string de texto inteira, quando desmarcar a opção Exibir registro, os marcadores não aparecerão pois também terão sido removidos.

• As alterações feitas na caixa de diálogo Opções de inserção de conteúdo não serão refletidas até que você clique em OK. Além disso, se a opção Exibir registro for marcada, os dados não refletirão as configurações de inserção atualizadas até que você desmarque e marque a opção novamente.

• Se você tentar salvar o documento no modo de visualização, receberá uma mensagem solicitando a desativação do modo de visualização antes de salvar o documento.

Editar espaços reservados para campos de dados

Quando você adicionar um campo de dados de texto a um documento, o texto do marcador para o campo será inserido usando os atributos de formatação (como fonte e tamanho) ativos no ponto de inserção. Em seguida, você poderá editar os atributos do texto do marcador para controlar a aparência dos dados reais.

Definir opções de inserção de conteúdo

Utilize a caixa de diálogo Opções de inserção de conteúdo para especificar as configurações padrão do documento atual ou de todos os projetos futuros de mesclagem de dados. É possível especificar como a imagem deve ser posicionada, se as imagens devem ser vinculadas ou incorporadas, se as linhas em branco devem ser removidas de campos vazios e qual o número máximo de registros para cada documento mesclado.

Mesclar registros

Depois de formatar o documento de destino e inserir campos do arquivo de origem de dados, você estará pronto para mesclar oficialmente as informações da origem de dados com o documento de destino. Você pode mesclar os registros em outro documento do InDesign ou diretamente no PDF. Quando você faz a mesclagem, o InDesign cria um novo documento um PDF com base no documento de destino e substitui os campos do documento de destino pelas informações apropriadas do arquivo de origem de dados.

Ao mesclar um documento que inclui espaços reservados para campos de dados em páginas principais, esses itens de página principal são copiados na página principal do documento recém-gerado.

Mesclar um ou vários registros

Se o arquivo de origem de dados apontar para qualquer formato de arquivo não suportado ou para imagens não disponíveis, talvez você precise corrigir esse arquivo para que ele aponte para um arquivo suportado, corrigir o caminho de qualquer arquivo ausente ou simplesmente mover o arquivo para a pasta correta, de modo que o InDesign possa localizá-lo e inseri-lo.

Limitações para mesclar vários registros

Escolha Vários registros para criar mais de um registro por página. Por exemplo, se você estiver imprimindo etiquetas para correio, você desejará imprimir mais de uma etiqueta por página. A maneira como os registros aparecem na publicação mesclada depende principalmente das opções de layout. Esta é uma lista das limitações que podem ocorrer quando você usar a opção Vários registros:

• Não é possível mesclar vários registros se os campos de dados aparecerem em uma página de um documento com várias páginas ou se os campos de dados aparecerem em várias páginas principais.

• A mesclagem de dados só permite um tipo de espaço reservado.

• A exclusão de um registro na publicação mesclada não refluirá os registros restantes para o espaço reservado vazio.

Mesclagem em um arquivo PDF

Quando você faz a mesclagem em um arquivo PDF, todas as opções são iguais às existentes durante a criação de um documento do InDesign mesclado. O PDF resultante aproveita os XObjects do PDF para as partes estáticas da página, produzindo um PDF eficiente, de tamanho reduzido.

Atualizar campos de dados

Após mesclar um documento com espaços reservados para dados em páginas principais, você pode alterar o layout do documento mesclado e ainda atualizar os valores dos campos de dados da origem de dados. Utilize Atualizar campos de dados para atualizar os campos de dados enquanto mantém o layout do documento. Essa opção está disponível somente em documentos mesclados nos quais os espaços reservados para dados apareçam nas páginas principais.

As alterações que tiverem sido feitas por meio da atualização dos campos de dados aparecerão em um arquivo de log.

Relatórios de texto com excesso de tipos

O Relatório de texto com excesso de tipos será exibido se a opção Gerar relatório de texto com excesso de tipos estiver selecionada na caixa de diálogo Criar documento mesclado e se um ou mais campos incluírem texto com excesso de tipos depois da mesclagem dos dados.

O relatório exibe cada instância com excesso de tipos em uma lista numerada, mostrando o número de página em que o texto aparece, a contagem de caracteres/palavras com excesso de tipos, e um fragmento do texto que apresenta o excesso.

Se o relatório for exibido quando você criar um documento mesclado, utilize-o para corrigir a condição de texto com excesso de tipos. Por exemplo, você talvez queira aumentar o tamanho do quadro de texto, diminuir o tamanho da fonte ou editar o texto.

Opções de inserção de conteúdo

As opções a seguir aparecem na caixa de diálogo Opções de inserção de conteúdo:

Mantém a proporção altura/largura da imagem, mas a dimensiona para que se ajuste ao quadro (padrão).

Ajusta a imagem de modo que sua proporção altura/largura seja idêntica à do quadro.

Mantém o tamanho da imagem, mas ajusta o tamanho do quadro para que corresponda a ela.

Insere a imagem em seu tamanho intrínseco no quadro, alinhada ao canto superior esquerdo do quadro. A imagem será cortada se estiver muito grande para caber no quadro.

Insere a imagem de modo que sua altura ou largura preencham o quadro, deixando o restante da imagem recortado.

Ajuste automaticamente uma imagem dentro do quadro com base no conteúdo da imagem e tamanho do quadro.

Aplica a opção de ajuste de quadro individual existente para quadros de imagem. Esta opção é útil quando você deseja escolher um ajuste já existente no quadro de destino.

Alinha o centro da imagem ao centro do quadro. Essa opção será desativada se Ajuste sensível a conteúdo for selecionado como a opção de ajuste.

Cria um vínculo ou um caminho para o arquivo da imagem original. Se essa opção não for selecionada, todos os dados da imagem serão incorporados no documento do InDesign.

Remove os retornos de parágrafo inseridos em campos vazios. Isso é particularmente útil para correio em que haja um campo de endereço opcional. Esta opção ignora as quebras condicionais. Se algum caractere - um espaço, por exemplo - aparecer na linha, esta não será excluída.

Especifica o número máximo de registros para cada documento mesclado. Quando esse limiar é alcançado, um novo documento é criado. Esse documento tem o número de páginas necessárias para evitar que os registros restantes sejam mesclados (até o limite por registro). Essa opção estará disponível somente se a opção Registro único estiver selecionada.

Especifica o número máximo de páginas para cada documento. Quando o limite for atingido, um novo documento será criado com o número de páginas necessário para comportar os registros restantes que estão sendo mesclados (até o limite por página). Esta opção é disponibilizada somente quando Vários registros são selecionados no menu Registros por página do documento durante a mesclagem.

Veja também

• Exportar para Adobe PDF

Tem alguma dúvida ou sugestão?