Yleiskatsaus

Adobe Signin integrointi Microsoft SharePointiin tarjoaa yhtenäisen ratkaisun sähköisten allekirjoitusten luomiseen, lähettämiseen, seurantaan ja hallintaan.

Tämä dokumentaatio on luotu Microsoft Onlinen SharePoint-esiintymiä (yleisesti ”SharePoint” tässä ohjeessa) varten. Sen tarkoitus on opastaa loppukäyttäjä laajennuksen käyttöön. Asennusohje on saatavilla täällä.

Tämä ratkaisu on kehitetty SharePoint-laajennussovellukseksi. Sen ominaisuuksia ovat seuraavat:

  • Sopimuksen lähettäminen allekirjoitettavaksi mistä tahansa SharePoint-asiakirjakirjastosta tai -luettelosta
  • Asiakirjojen lähettäminen yksittäiselle tai usealle vastaanottajalle asiakirjakirjastosta tai mukautetuista SharePoint-luetteloista
  • Tietojen kopioiminen asiakirjoihin SharePoint-luetteloista ja asiakirjakirjastoista, kun asiakirjat lähetetään allekirjoitettavaksi
  • Tietojen kopioiminen allekirjoitettujen sopimusten lomakekentistä SharePoint-luetteloiden tekstisarakkeisiin ja asiakirjakirjastoon, kun asiakirja on allekirjoitettu ja sen tila on päivitetty automaattisesti tai manuaalisesti Sopimuksen tila -sivulla
  • Kaikkien allekirjoitettujen sopimusten arkistointi SharePointissa
  • Adobe Signin hallintasivun lisäämismahdollisuus SharePointin verkko-osaksi, jolloin SharePoint-käyttäjät voivat käyttää sivua sopimusten seurantaan ja päivittämiseen


Tuetut selaimet

Laajennus tukee Chrome-, Firefox- ja Safari-selaimia


Internet Explorer 11 ja uudemmat versiot (ml. Edge)

Internet Explorer- ja Edge-selaimen Luotetut sivut -asetuksiin on tehtävä eräitä määrityksiä, jotta SharePoint-laajennukset toimivat.  Internet Explorer 10:tä ja sitä vanhempia versiota ei tueta.

Lisäksi IE 11:n / Edgen käyttäjien on erikseen lisättävä seuraavat sivut selaimen Luotetut sivut -asetuksissa:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Luotettujen sivujen muokkaaminen:

1. Avaa IE 11

► Edge: Paina Windows + S.

2. Klikkaa Asetukset-kuvaketta (hammaspyörää) ja valitse pudotusvalikosta Internet-asetukset.

► Edge: Kirjoita Internet-asetukset ja paina Enter.

IE11 Options

3. Internet-asetukset -valikko aukeaa. Valitse Tietosuoja-välilehti.

4. Klikkaa Luotetut sivustot -kuvaketta.

5. Klikkaa Sivustot-painiketta.

6. Kirjoita jokin yllä mainituista URL-osoitteista ja klikkaa Lisää.

7. Lisää muut yllä mainitut URL-osoitteet.

8. Sulje Internet-asetukset -valikko, kun olet valmis.

Trusted Sites


Adobe Sign -ominaisuuksien käyttö

Adobe Sign on SharePoint-järjestelmänvalvojasi asentama laajennussovellus. Käyttäjät näkevät Adobe Sign -välilehden SharePoint-sivustonsa yläosassa.

Adobe Sign -välilehden klikkaaminen avaa valintanauhan, joka sisältää kaikki saatavana olevat Adobe Sign -ominaisuudet.

Valintanauhan kuvakkeet eivät ole käytettävissä, ennen kuin klikkaat asiakirjan tai luettelon verkko-osiota tai valitset asiakirjan.  Kun olet klikannut verkko-osiota, valintanauhan kuvakkeet ovat käytettävissä.

ribbon

Huomautus:

Pystysuuntainen valikkopalkki korvaa valintanauhan modernissa käyttöliittymässä. Samat toiminnot ovat saatavana valikkopalkin kautta:

MEnu

Valintanauha koostuu viidestä kuvakkeesta:

  • Lähetys allekirjoitettavaksi
  • Sopimuksen tila
  • Kirjastomalli
  • Sopimusten hallinta
  • Asetukset

Neljän ensimmäisen toiminnon avulla voit luoda ja lähettää sopimuksia. Saatat käyttää kuvakkeita säännöllisesti.

Klikkaamalla viimeistä kuvaketta, Asetukset-kuvaketta, voit määrittää henkilökohtaisen sopimusmallisi. Kun olet määrittänyt mallin, sinun ei tarvitse palata sivulle, ellet halua tehdä malliin muutoksia.   Aloitetaan siis siitä.


Henkilökohtaisten asetusten määrittäminen

Henkilökohtaisissa asetuksissa voit määrittää sopimuksen oletusnimen sekä saateviestin, joka lähetetään SharePointin kautta käyttäessäsi Adobe Sign -sovellusta.

Personal Settings

Sopimuksen nimi -kenttään (enintään 255 merkkiä) voit kirjoittaa mitä tahansa, minkä avulla sopimuksen voi tunnistaa.  Kentän sisältöä käytetään vastaanottajien sähköpostin Aihe-rivillä (alla korostettu keltaisella) ja Hallinta-sivun nimiarvona. Ainutlaatuisen ja merkitsevän sopimuksen nimen avulla vastaanottajat tunnistavat sähköpostin helposti. Lisäksi sen avulla sopimuksen hakeminen käy tarvittaessa helpommin.

Sopimuksen viesti on tekstikenttä, johon voit kirjoittaa asianmukaisia ohjeita tai kommentteja (alla korostettu vihreällä). Viesti ilmestyy kaikille vastaanottajille lähetettyyn Allekirjoita-sähköpostiin. Älä kirjoita siihen yksilöllisiä ohjeita; yksilölliset ohjeet voit tarvittaessa liittää kullekin vastaanottajalle erikseen.

email pair-rebranded


Mukautettujen luetteloiden asiakirjamallit

Sopimuksen oletusnimen ja viestikentän alla on kaksi asetusta, jotka määrittävät, miten asiakirjoja voidaan liittää, kun sopimusta lähetetään luettelosta.

Oletuksena lähettäjä voi valita asiakirjan SharePointista.

Käyttäjä voi muokata oletustoimintoa kahdella asetuksella:

► Käytä SharePointin ulkopuolista asiakirjamallia mukautetuille luetteloille – Kun tämä on käytössä, lähettäjä ohittaa asiakirjan liittämisen SharePointista. Sen sijaan käyttäjä näkee Adobe Sign -järjestelmässä määritetyt tiedostojen liittämisvaihtoehdot.  Niihin voi sisältyä yksi tai useampi seuraavista:

o Liitä paikallisesta järjestelmästä

Liitä Adobe Sign -mallikirjastosta

Attach Files in AS

► Käytä mukautetuille luetteloille aina valittua asiakirjamallia – Kun tämä on käytössä, SharePoint muistaa liittämäsi tiedoston ja liittää sen automaattisesti seuraavaan sopimukseen, jonka luot luettelosta, jolloin tiedoston valintavaihe ohitetaan.  Tämä on kätevää, kun käytät samaa asiakirjaa useasti.


Sopimuksen lähettäminen

Sopimuksen aloittaminen

Sopimusten lähettäminen ja allekirjoituttaminen on Adobe Signin ydinominaisuus. Prosessin voi aloittaa SharePoint-ympäristössä neljällä tavalla:

  • Lähettäminen valintanauhasta tai valikosta
  • Lähettäminen napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella
  • Lähettäminen luetteloista valintanauhan tai valikon kautta
  • Lähettäminen luetteloista napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella.

Kaikki neljä vaihtoehtoa avaavat määrityssivun, jolla voit valita vastaanottajat ja allekirjoitusjärjestyksen, jos sopimukseen tarvitaan useampi kuin yksi allekirjoitus.

Huomautus:

SharePointin kautta lähetettyjen asiakirjojen enimmäiskoko on 5 Mt. 

Jos haluat lähettää asiakirjan, jonka koko on yli 5 Mt, voit ladata sen (SharePoint-integraation ulkopuoliseen) Adobe Signin kirjastoon ja liittää asiakirjan sieltä.

Lähettäminen valintanauhasta / valikosta

Jos haluat liittää useita SharePoint-asiakirjoja, lähetä sopimus valintanauhasta:

1. Valitse lähetettävät asiakirjat napsauttamalla valintaruutua niiden nimen vasemmalla puolella.

2. Napsauta välilehteä sivun yläreunassa.

3. Napsauta Lähetä allekirjoitettavaksi -kuvaketta.

○ Kaikki valitut asiakirjat liitetään automaattisesti.

New List - MEnu
Moderni käyttöliittymä

SEnd from Ribbon
Vanha käyttöliittymä

Lähettäminen napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella

Voit lähettää minkä tahansa luettelossa olevan asiakirjan nopeasti napsauttamalla sitä oikealla painikkeella, mutta näin voit lisätä sopimukseen ainoastaan kyseisen tiedoston:

1. Napsauta hiiren oikealla painikkeella sitä asiakirjaa, jonka haluat lähettää allekirjoitettavaksi.

2. Valitse Lisäasetukset avautuvasta valikosta

3. Valitse alavalikosta Lähetä allekirjoitettavaksi.

New Library - Right Click
Moderni käyttöliittymä

 

Vanhan valikon rakenne on hieman erilainen:

1. Napsauta haluamaasi luettelotietuetta hiiren oikealla painikkeella.

2. Valitse valikosta Lisäasetukset ja sen jälkeen alavalikosta Lähetä allekirjoitettavaksi.

Send via rightClick
Vanha käyttöliittymä

Lähettäminen luetteloista

Luetteloista voi lähettää joko valintanauhan tai oikean painikkeen napsautuksella avattavasta valikosta


Lähettäminen luetteloista valintanauhan tai valikon kautta

1. Napsauta haluamaasi luettelotietuetta.

2. Valitse valintanauhasta tai valikosta Adobe Sign.

3. Valitse pudotusvalikosta Lähetä allekirjoitettavaksi.

Send From list using Ribbon
Moderni käyttöliittymä

Classic List - Ribbon
Vanha käyttöliittymä

Lähettäminen luetteloista hiiren oikealla napsautuksella avattavan valikon kautta

1. Napsauta haluamaasi luettelotietuetta hiiren oikealla painikkeella.

2. Valitse valikosta Lähetä allekirjoitettavaksi.

List select
Moderni käyttöliittymä

 

Vanhan valikon rakenne on hieman erilainen:

1. Napsauta haluamaasi luettelotietuetta hiiren oikealla painikkeella.

2. Valitse valikosta Lisäasetukset ja sen jälkeen alavalikosta Lähetä allekirjoitettavaksi.

Classic List - Right Click
Vanha käyttöliittymä

 

Sivu päivittyy Tiedoston valinta -näkymään:

Select File Within Sharepoint-rebranded

 

3. Valitse tiedosto

4. Valitse Liitä

 

Jos Käytä SharePointin ulkopuolista asiakirjamallia mukautetuille luetteloille -vaihtoehto on käytössä, SharePointin tiedoston liittäminen ohitetaan, ja siirryt suoraan Sopimus-sivun määrityksiin.  Tässä tapauksessa sinun on lisättävä allekirjoitettavat asiakirjat Tiedosto-osiosta.

 

Muista kaksi tärkeää ominaisuutta:

► Jos Käytä mukautetuille luetteloille aina valittua asiakirjamallia -asetus on käytössä, luetteloon viimeisenä käytetty tiedosto liitetään automaattisesti.

o Jos haluat liittää toisen tiedoston, sinun on poistettava Käytä mukautetuille luetteloille aina valittua asiakirjamallia -asetus käytöstä.

► Sopimuksen (ja mahdollisesti jäljitysketjun) palautettu, allekirjoitettu PDF-versio liitetään luettelokohteeseen liitetiedostona sen sijaan, että se toimitettaisiin uuteen kansioon.

o Jos SharePoint-järjestelmänvalvoja on määrittänyt asiakirjojen tallennuskansion, PDF-tiedosto toimitetaan kyseiseen kansioon.


Sopimuksen määrittäminen

Kun uusi sopimus on avattu, näet määrityssivun. Siinä on neljä tehtäväkohtaista osiota:

A. Vastaanottajat – Henkilöt, jotka vuorovaikuttavat sopimuksen kanssa.

B. Viesti – Sopimuksen nimi ja yleinen viesti.

C. Asetukset – Sopimukseen liittyvät valinnaiset ominaisuudet.

D. Tiedostot – Varsinaiset asiakirjat/tiedostot, jotka haluat allekirjoitettavaksi/hyväksyttäväksi.

o Huomaa, että lähetysprosessin aloittamiseen käyttämäsi asiakirja liitetään sopimukseen automaattisesti.

send page


Vastaanottajat-osio

Kullekin vastaanottajalle määritetään luomisvaiheessa viisi kohtaa:

Recipients

A. Allekirjoitusjärjestys – Kun peräkkäinen työnkulku on valittu, tämä numero määrittää vastaanottajan paikan allekirjoituskierroksessa.

B. Rooli – Määrittää, millaisiin asiakirjaan liittyviin toimiin vastaanottaja voi ryhtyä. Tilin järjestelmänvalvoja valitsee käytössä olevat roolit, joten et välttämättä näe kaikkia seuraavista vaihtoehdoista:

○ Allekirjoittajat (oletus)– Vastaanottajat, joiden on annettava vähintään yksi allekirjoitus.

○ Hyväksyjät – Vastaanottajat, jotka tarkistavat ja hyväksyvät asiakirjan, mutta joiden ei tarvitse allekirjoittaa sitä

○ Tunnustajat – Tunnustajien ja hyväksyjien toimet ovat samankaltaisia. Oleellinen ero on, että auditointiraportissa tunnustajat tunnustavat ja hyväksyjät hyväksyvät asiakirjan.

○ Valtuutetut vastaanottajat – Valtuutetuille vastaanottajille voi olla määrittämättä lomakekenttiä. Allekirjoitusvaiheessa valtuutettua vastaanottajaa pyydetään delegoimaan, hylkäämään tai tunnustamaan sopimus.

○ Lomakkeen täyttäjä – Lomakkeen täyttäjän rooli on tarkoitettu erityisesti sellaisia asiakkaita varten, joiden on täytettävä lomake allekirjoitusprosessin aikana, mutta joilla ei ole järjestelmiä muokattujen dokumenttien ohjelmalliseen luomiseen tai sisällön tuomiseen tietokannasta lomakkeeseen.

○ Valtuuttaja – Valtuuttajan rooli on tarkoitettu sellaisille työnkuluille, joissa henkilön on tehtävä lopullinen päätös siitä, kenelle asiakirja lähetetään allekirjoitettavaksi tai hyväksyttäväksi. Jokaisesta muusta roolista on olemassa valtuuttajaversio.

C. Sähköpostiosoite – Kuka vastaanottaja on? Tämän tulee olla henkilökohtainen sähköpostiosoite.

○ Lisää minut – Lähettäjä voi lisätä itsensä allekirjoituskierrokseen klikkaamalla Vastaanottajat-osion oikeassa yläkulmassa olevaa Lisää Minut -linkkiä.

○ Lisää vastaanottajaryhmä – Joskus allekirjoituskierroksen vastaanottajaksi kelpaa kuka tahansa useasta henkilöstä. Saatat tarvita esimerkiksi lakiosaston allekirjoituksen, mutta allekirjoittajaksi kelpaa kuka tahansa tiimin viidestä jäsenestä. Vastaanottajaryhmän avulla lähettäjä voi luetteloida kaikki viisi mahdollista allekirjoittajaa ja vaatia, että kyseisistä henkilöistä yksi antaa allekirjoituksensa. (Katso vastaanottaja 3 yllä olevassa kuvassa)

D. Varmennusprosessi – Kuinka vastaanottaja tulisi valikoida?

○ Sähköposti (oletus) – Varmennus perustuu sähköpostilaatikon käyttöoikeuteen.

○ Salasana – Lähettäjän luoma aakkosnumeerinen salasana, joka tulee ilmoittaa vastaanottajalle järjestelmän ulkopuolisella keinolla.

○ Sosiaalinen – Varmennus kolmannen osapuolen sosiaalisen verkoston, kuten Facebookin tai LinkedInin, kautta.

○ KBA (vain Yhdysvallat) – Knowledge Based Authentication edellyttää, että vastaanottaja kirjoittaa amerikkalaisen sosiaaliturvatunnuksensa (Social Security Number). Tämän jälkeen järjestelmä luo useita julkisiin tietokantoihin perustuvia henkilökohtaisia kysymyksiä.

○ Puhelin – Lähettäjä kirjoittaa vastaanottajan puhelinnumeron, ja vastaanottajalle lähetetään tekstiviestikoodi, kun hänen allekirjoitustaan tarvitaan.

E. Yksityinen viesti (valinnainen) – Lähettäjä voi kirjoittaa kullekin vastaanottajalle yksilölliset ohjeet, jotka vastaanottaja näkee tarkastellessaan sopimusta. Tilin järjestelmänvalvojan on otettava tämä vaihtoehto käyttöön Adobe Sign -käyttöliittymän kautta.

 

Vastaanottajaluettelon alla oleva Näytä piilokopio -linkki paljastaa kentän, johon voit lisätä piilokopion (CC) vastaanottajat, joiden haluat tarkastella sopimusta mutta joille et halua antaa toimintojen käyttöoikeuksia.

Huomautus:

Jos haluat muuttaa vastaanottajien järjestystä, voit klikata ja vetää heidät oikeaan järjestykseen pinossa. Järjestysluvut säädetään automaattisesti.

Vastaanottajaluettelon yläpuolella on kytkin, joka pyytää sinua valitsemaan tavallisen allekirjoitusjärjestyksen työnkulun:

○ Kun Suorita järjestyksessä on käytössä (kuten yllä), vastaanottajat ovat järjestyksessä ja allekirjoitusprosessi etenee vaiheittain.

○ Kun Suorita missä tahansa järjestyksessä on käytössä, vastaanottajilla ei ole järjestysnumeroa, ja he voivat allekirjoittaa sopimuksen samanaikaisesti.

Complete in any order


Viesti-osio

Viesti-osio koostuu kahdesta kentästä, jotka voivat parantaa suoritustasi huomattavasti. Jos olet määrittänyt henkilökohtaisen mallin, nämä kentät täytetään automaattisesti määrittämilläsi arvoilla.

Sopimuksen nimi -kenttään voit kirjoittaa mitä tahansa, minkä avulla sopimuksen voi tunnistaa.

Sopimuksen viesti on tekstikenttä, johon voit kirjoittaa asianmukaisia ohjeita tai kommentteja.

Huomautus:

Voit muuttaa näitä arvoja, kunnes sopimus on lähetetty.


Asetukset-osio

Asetukset-osion avulla voit hallita asiakirjaa sen jälkeen, kun se on lähetetty:

► Salasanasuojaus – Vaadi vastaanottajilta salasana allekirjoitetun PDF-tiedoston avaamista ja tarkastelemista varten.  Lähettäjä määrittää salasanan ja välittää sen vastaanottajalle järjestelmän ulkopuolisella keinolla. Adobe Sign ei tallenna tätä salasanaa, joten älä unohda sitä!

PDF password

► Valmistumisen määräpäivä – Avaa kalenterinäkymä napsauttamalla Valmistumisen määräpäivä -kohtaa. Valitse päivä, jolloin sopimus vanhenee eikä sitä voida enää viedä loppuun. Tilin järjestelmänvalvojan on otettava käyttöön Asiakirjan voimassaolorajoitus, jotta ominaisuus tulee saataville.

NEw Complete date- Marked

► Aseta muistutus – Aseta, kuinka usein muistutuksia lähetetään (päivittäin tai viikoittain), kunnes sopimus on viety loppuun. Ainoastaan senhetkiset vastaanottajat saavat ilmoituksen.

Set Reminder

► Allekirjoitustyypit – Tämä asetus määrittää odotetun allekirjoitusprosessiin:

SähköinenTällä vaihtoehdolla pyritään keräämään kaikkien sopimuksen allekirjoittajien sähköinen allekirjoitus.

Käsin kirjoitettu – Kun tarvitset käsin kirjoitetun allekirjoituksen, tämä vaihtoehto kehottaa allekirjoittajia tulostamaan asiakirjan, allekirjoittamaan sen käsin ja lähettämään sen lopuksi takaisin Adobe Sign -järjestelmään. (Allekirjoittajalle annetaan ohjeet, kun hän avaa sopimuksen) Tilin järjestelmänvalvojan on otettava käsin kirjoitettu allekirjoitus -työnkulku käyttöön, jotta ominaisuus tulee saataville.

Sig Type

► Vastaanottajan kieli – Valitse vastaanottajille lähetettävissä sähköpostiviesteissä ja allekirjoitusvaiheessa käytettävä kieli.

o Tämä asetus määrittää myös, mitkä viestimallit näytetään, jos ne on määritetty käytettäväksi tililläsi.

Recip Language


Tiedostot-osio

Jos SharePoint-tilisi määritykset sallivat ulkoiset asiakirjat, voit liittää asiakirjoja tapahtumaan Tiedostot-osiossa. Jos aloitit prosessin SharePoint-asiakirjalla, kyseisen tiedoston pitäisi olla jo liitettynä.

Adobe Sign yhdistää asiakirjat allekirjoitusprosessia varten yhteen PDF-koontitiedostoon, joka kootaan asiakirjojen luettelointijärjestykseen. Voit muuttaa asiakirjojen järjestystä napsauttamalla ja vetämällä niitä luettelossa.

Voit halutessasi liittää tiedostoja Adobe Signin kirjastosta tai ladata niitä paikallisesta järjestelmästä hakemalla tiedostoa ja vetämällä ja pudottamalla sen paikalleen.

Sallitut tiedostomuodot ovat seuraavat: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML

Attach Files in AS - Copy


Esikatselu- ja Lisää allekirjoitus -kentät

Tiedostot-luettelon alla sijaitsee Esikatsele ja lisää kentät -valintaruutu.  Tämän vaihtoehdon avulla voit avata Signiin lataamasi asiakirjoja ja lisätä niihin lomakekenttiä tarpeen mukaan.

Jos et käytä valmiiksi suunniteltuja malleja, sinun tulisi lisätä ainakin allekirjoituskentät. Voit halutessasi luoda monipuolisia lomakkeita käyttämällä monia muita kenttiä.

Huomautus:

Jos et lisää allekirjoituskenttiä, Adobe Sign lisää sopimukseen automaattisesti yhden sivun, johon asetetaan allekirjoitusosa kullekin allekirjoittajalle.


Sopimusten seuranta

Huomautus:

  • Jos sopimus on viety loppuun (allekirjoitettu tai hyväksytty), sopimuksen nimi toimii linkkinä, jonka napsauttaminen näyttää viimeistellyn asiakirjan.
  • Jos sopimus on lopputilassa (allekirjoitettu, peruutettu/hylätty, vanhentunut), Päivitä-toimintoa ei voi käyttää.
  • Jos sopimus ei ole lopputilassa, Poista-kuvaketta ei voi käyttää.


Sopimuksen tila

Kun sopimus on lähetetty, sen edistymisen seuranta käy parhaiten Sopimuksen tila -sivun kautta, jonka voit avata Adobe Signin valintanauhan Sopimuksen tila -kuvakkeesta..

Ribbon - Agreement Status

 

Voit hakea helposti kaikista lähetetyistä sopimuksista SharePoint-asiakirjan tai -luettelon avulla seuraavasti:

1. Hae ja valitse asiakirja/luettelokohde, johon haluat haun perustuvan.

○ Voit halutessasi valita useita asiakirjoja.

2. Napsauta Sopimuksen tila -vaihtoehtoa (joko valintanauhassa tai hiiren oikean painikkeen avaamassa valikossa).

Agreement Status List-rebranded

Jos et valitse tiettyjä haettavia asiakirjoja tai luettelokohteita, SharePoint palauttaa kaikki käyttäjän alkuun panemat sopimukset tai kirjaston tai luettelon kohteet.

Jos käyttäjä napsauttaa Sopimuksen tila -kuvaketta etusivun valintanauhassa, SharePoint palauttaa kaikki käyttäjän alkuun panemat asiakirjat koko sivustokokoelmasta.

Huomautus:

Sopimuksen tila -sivulle voidaan palauttaa enintään 5 000 tietuetta. Jos hakutuloksissa on yli 5 000 tietuetta, käytä Sopimusten hallinta -vaihtoehtoa.


Suodatus

Voit suodattaa näkymäsi sopimuksia sivun oikeassa yläkulmassa olevan hakukentän avulla.  Hakukenttä hakee mitä tahansa merkkijonoa kaikista kentistä ja palauttaa kaikki osumat:

Status one line


Sopimuksen tilan päivittäminen

Sopimuksen tila -taulukon oikeassa reunassa olevassa sarakkeessa on Päivitä-toiminto, jolla voit lähettää Adobe Signilta sopimuksen tilaan liittyvän päivityspyynnön.

Huomautus:

SharePoint päivittää kaikki sopimukset automaattisesti säännöllisin väliajoin. Päivitä-toiminnon avulla voit päivittää valitsemasi sopimuksen silloin kuin haluat.


Sopimustietueen poistaminen

Sopimuksen tila -sivun oikeassa äärilaidassa on Poista-kuvake.  Toiminto poistaa sopimustietueen SharePointista, mutta ei peruuta tai poista sopimusta Adobe Signista.  Toimintoa ei voi perua, joten käytä sitä harkiten.


Allekirjoitetut asiakirjat

SharePoint-järjestelmänvalvojasi määrittää, kumpaan seuraavista allekirjoitetut asiakirjat (ja mahdolliset jäljitysketjut) tallennetaan:

► Yleinen kansio – Jos tämä vaihtoehto on valittu, kaikki loppuun viedyt asiakirjat tallennetaan tähän kansioon.

► Uusi ”Allekirjoitetut sopimukset” -kansio lähdekirjastossa – Jos yleistä kansiota ei tunnisteta, uusi Allekirjoitetut sopimukset -kansio luodaan siihen asiakirjakirjastoon, johon sopimus luotiin tai josta se lähetettiin. Kaikkien samasta kirjastosta lähetettyjen ja loppuun vietyjen sopimusten valmiit PDF-versiot palautetaan samaan Allekirjoitetut sopimukset -kansioon.

► Liitetty luettelokohteeseen – Jos lähetit sopimuksen luettelokohteesta, liitteet sisältyvät luetteloon.


Sopimusten hallinta

Sopimusten hallinta -kuvake avaa käyttäjään liittyvän erilaisen ja monipuolisemman näkymän.  Sopimusten tila -sivun yksinkertaisessa näkymässä näytetään kaikki sopimukset ja niiden päivittämistoiminto, Sopimusten hallinta -sivulla näytetään sopimusten yksityiskohtaiset tiedot ja useita asetuksia, joilla sopimuksen ominaisuuksia voi muuttaa.

Ribbon - Manage Agreements


Hallinta-sivun rakenne

Hallinta-sivuun on upotettu paljon ominaisuuksia. Sen voi selvyyden vuoksi jakaa toimintojen mukaan neljään osioon:

A. Sopimusten suodattimet

B. Sopimusluettelo

C. Sopimuksen metatiedot

D. Sopimustyökalut

Manage page Whole

Sopimusten suodattimet

Sivun yläreunassa on neljä työkalua, jotka auttavat löytämään halutut sopimukset suodattamalla alla olevista luetteloista. Pudotusluettelojen tiedot täytetään dynaamisesti luetteloissa olevista ladatuista sopimuksista. Ne ovat seuraavat:

► Suodata nimen tai yrityksen mukaan – Tämä on luettelo kaikista sopimuksiesi allekirjoituskenttiin annetuista henkilöiden ja yritysten nimistä. Minkä tahansa valintaluettelon kohteen valitseminen suodattaa kaikki muut sopimukset.

► Suodata asiakirjan tilan mukaan – Tämä luettelo pienentää kaikki paitsi valitsemasi luettelokohdan.

► Suodata asiakirjan nykyisen omistajan mukaan – Tämä vaihtoehto pakottaa luettelot näyttämään ainoastaan valitsemasi omistajan (lähettäjän) sopimukset. Tästä on hyötyä, jos tarkastelet muiden Adobe Sign -käyttäjien sopimuksia.

Oikeassa reunassa sijaitsevan tekstikentän avulla voit hakea mitä tahansa merkkijonoa, joka voi olla vastaanottajan nimi, yrityksen nimi, vastaanottajan sähköpostiosoite tai asiakirjan nimi.

 

Sopimusluettelot

Sivun pääosio sisältää luettelon sopimuksista, jotka koskevat sinua.  Luettelo sisältää jokaisen sopimuksen, joka koskee sinua (Adobe Signiin kirjautumiseen käyttämäsi sähköpostiosoitteen perusteella). Tämä käsittää lähettämiesi sopimusten lisäksi sopimukset, jotka on lähetetty sinulle allekirjoitettavaksi tai hyväksyttäväksi sekä kaikki sopimukset, jotka on lähetetty sinulle piilokopiona.

Luettelo on jaettu kutistettaviin osioihin, joista sopimuksen tila ilmenee. Osiot ovat (ylhäältä alas):

► Odottaa hyväksyntääsi/allekirjoitustasi – Nämä sopimukset ovat päällimmäisenä luettelossa, koska ne kaikki edellyttävät sinulta toimia.

► Vedos – Nämä sopimukset on luonnin jälkeen lähetetty sisällönluontiympäristöön, mutta niitä ei ole lähetetty allekirjoitettavaksi.

o Voit avata asiakirjan sisällönluontiympäristössä ja viimeistellä lähetyksen napsauttamalla muokkaa-linkkiä.

► Allekirjoitettavana – Nämä sopimukset on lähetetty eteenpäin ja ne odottavat toisten henkilöiden allekirjoitusta/hyväksyntää.

► Allekirjoitettu – Loppuun asti suoritetut/viimeistellyt sopimukset.

► Peruutettu/Hylätty – Kaikki peruuttamasi tai vastaanottajan hylkäämät sopimukset.

► Arkistoitu – Tiedostot, jotka on ladattu Adobe Sign -järjestelmään tallennettavaksi. Nämä asiakirjat eivät ole osa Adobe Signin kautta hallittua lainvoimaista allekirjoitusprosessia.

► Kirjastomallit – Kaikki mallit, jotka olet itse luonut tai jotka joku muu ryhmäsi tai tilisi jäsen on jakanut kanssasi.

o Ainoastaan mallin omistaja (luoja) voi muokata mallia.

o Lähetä-linkin napsauttaminen aloittaa uuden sopimuksen, johon malli on liitetty valmiiksi.

► Widget – Luettelo kaikista luomistasi Widgeteistä.

o Paljasta URL-osoite, HTML-koodi tai JavaScript-koodi käyttämällä hanki koodi -linkkiä.

Voit lajitella kunkin osion sisällön napsauttamalla luetteloiden yläosassa olevia otsikoita kerran. Otsikon napsauttaminen uudelleen kääntää lajittelujärjestyksen.

Yksittäiset tietueet sisältävät seuraavat tiedot:

Manage page record

Nimi – Nimiarvo on ensimmäisen vastaanottajan (joka ei ole lähettäjä) nimi tai sähköpostiosoite.

o Sähköpostiosoitetta käytetään, jos vastaanottaja ei ole aikaisemmin allekirjoittanut asiakirjaa Adobe Sign -järjestelmän kautta.

o Sähköpostiosoite korvataan vastaanottajan nimellä, kun nimiarvo on syötetty allekirjoitusprosessissa.

Yritys – Jos ensimmäinen vastaanottaja on antanut yrityksen nimen joko allekirjoituskentän kautta tai kirjautumalla ja päivittämällä profiilinsa, kyseinen nimiarvo näytetään tässä.

o Jos et sisällytä Yrityksen nimi -kenttiä sopimuksiisi, tämä sarake on enimmäkseen tyhjä.

Asiakirjan otsikko – Tämä on sopimuksesi nimi

Kuvakeosoittimet – Neljä kuvaketta osoittaa, että käytössä on lisähallintaominaisuuksia:

Huomautukset – Puhekupla osoittaa, että sopimukseen on liitetty huomautuksia, joita voi tarkastella napsauttamalla työkalut-osion Huomautukset-välilehteä.

Muistutukset – Kellokuvake osoittaa, että sopimukseen liittyy vähintään yksi muistutus, jota voi tarkastella napsauttamalla työkalut-osion Muistutukset-välilehteä.

Salasanasuojaus – Riippulukkokuvake ilmaisee, että asiakirjan tarkastelu edellyttää salasanaa.

Kentän sisältö – Tämä kuvake esiintyy ainoastaan allekirjoitetuissa sopimuksissa. Se avaa CSV-tiedoston, jossa näytetään kaikki asiakirjasta kerättyjen kenttien tiedot.

Päivämäärä – Tämä on päivämäärä, jolloin asiakirjaa on viimeksi muokattu, eli jolloin se päivitettiin lähetystapahtuman tai allekirjoitus/hyväksymistapahtuman kautta.

 

Sopimuksen metatiedot

Kun luetteloista valitaan mikä tahansa sopimus, sopimuksen metatiedot näytetään tässä pienessä paneelissa.  Tietoihin sisältyy:

Manage MEtadata

► Sopimuksen nimi – Sopimukselle luomisvaiheessa annettu nimi.

Muokkaa sopimusta – Jos sopimus on muokattavissa, Muokkaa sopimusta -vaihtoehto näkyy Sopimuksen nimi -kohdan vieressä.

► Lähettäjä – Sopimuksen lähettänyt henkilö (ja hänen yrityksensä nimi, mikäli se on tiedossa).

► Vastaanottaja – Sopimuksen ensimmäinen allekirjoittaja (ja hänen yrityksensä nimi, mikäli se on tiedossa).

► Päivämäärä – Sopimuksen edellisen muokkauksen kellonaika-/päivämääräleima.

► Tila – Sopimuksen tämänhetkinen toiminnallinen tila.

Korvaa allekirjoittajan linkki – Jos sopimuksen lähettäjän sallitaan vaihtavan senhetkisen allekirjoittajan, linkki näkyy Tilan alla. Tämä on hyödyllinen ominaisuus, jos lähetit sopimuksen väärään sähköpostiosoitteeseen tai jos senhetkinen allekirjoittaja ei ole käytettävissä.

Lataa allekirjoitettu kopio – Jos tilin asetukset sallivat sen, allekirjoitetun asiakirjan latauslinkki ilmestyy Tilan alle.  Tämä on hyödyllinen ominaisuus niinä harvoina kertoina, kun joku tulostaa asiakirjan, allekirjoittaa sen ja postittaa sen sinulle.

► Viesti – Viesti-kenttään kirjoitettu alkuperäinen viesti.

► Vanhenemispäivä – Tämä kenttä osoittaa päivän, jolloin sopimus peruutetaan automaattisesti.

Lisää/Muokkaa – Jos tilisi määritykset sallivat vanhenemispäivien asettamisen, saatavana on linkki sopimuksen vanhenemispäivän lisäämistä tai muokkaamista varten.

 

Sopimustyökalut

Sopimustyökalut-paneelin toimintojen avulla voit hallita tai ymmärtää sopimuksiasi paremmin.

Manage Tools Panel

► Tarkastele – Sopimuksen senhetkisestä tilasta näytetään pikkukuva.

► Jaa – Kun yrität jakaa asiakirjan tämän ominaisuuden kautta, sinua pyydetään kirjoittamaan sähköpostiosoite ja viesti. Valittuun osoitteeseen lähetetään kopio sopimuksesta, ja asiakirja lisätään kyseisen sähköpostiosoitteen Hallinta-välilehteen.

► Suojaa – Tämä välilehti on saatavilla vain, jos asiakirja on kesken. Välilehden avulla voit määrittää suojauksen asiakirjan tarkastelulle sen jälkeen, kun sopimus on lähetetty.

► Muistuta – Muistutuksia voi luoda tai poistaa tämän paneelin avulla sopimuksen luomisen tai poistamisen jälkeen. Voit lähettää muistutuksen joko reaaliajassa tai valittuna päivänä.

► Historia – Tämä välilehti on kattava luettelo kaikista sopimuksen kirjaamista tapahtumista aina lähettämisestä viimeiseen allekirjoitustapahtumaan.

o Auditointiraportti – Tämän linkin avulla voit luoda sopimushistorian laajennetun PDF-raportin, joka sisältää kunkin tapahtuman IP-osoitteiden kaltaisia yksityiskohtaisia parametreja.

► Huomautukset – Voit lisätä henkilökohtaisen huomautuksen mihin tahansa sopimukseen. Ainoastaan sinä voit nähdä kyseisen huomautuksen; sitä ei jaeta muille käyttäjille eikä allekirjoittajalle.


Yleisten toimintojen pikalinkit

Alla on yleisimpien toimintojen pikaopas, jota seuraa Hallinta-sivun yleiskatsaus ja ominaisuuksien maamerkit.


Kirjaston (asiakirja)mallit

Adobe Signin valintanauhan Kirjastomallit-kuvakkeen avulla voit lähettää SharePoint-asiakirjan Adobe Signin sisällönluontiympäristöön, missä voit lisätä siihen lomakekenttiä ja tallentaa kentillä varustetun lomakkeen Adobe Sign -kirjastoosi.

Huomautus:

SharePointissa sijaitsevaan alkuperäiseen asiakirjaan ei tehdä muutoksia.   Uusia asiakirjamalli on olemassa ainoastaan Adobe Signin puolella, ja se on liitettävä sopimuksen Tiedostot-osion Asiakirjakirjasto-vaihtoehdon kautta.

Asiakirjamallin luonti:

1. Napsauta asiakirjaa, josta haluat luoda mallin.

2. Napsauta valintanauhassa Kirjastomalli-kuvaketta (tai napsauta oikealla painikkeella ja valitse kyseinen kohta valikosta).

○ Adobe Signin sisällönluontiympäristö aukeaa ja näyttää täydellisen asiakirjan.

3. Aseta tarvitsemasi kentät asiakirjaan.

○ Jos haluat luoda mallin, joka edellyttää kahden henkilön toimia/allekirjoitusta, aseta ensin ensimmäisen vastaanottajan kentät.  Valitse sen jälkeen Vastaanottaja-kentästä Osallistuja 2 ja aseta sitten toisen allekirjoittajan/hyväksyjän kentät.

Huom. Kun luot mallia sisällönluontiympäristössä, voit luoda asiakirjan enintään 99 vastaanottajalle. Voit lisätä kolmannen ja hänen jälkeisensä osallistujat napsauttamalla osallistujaluettelon yläosan Lisää uusi osallistuja -vaihtoehtoa.

Select Recipient

4. Kun malli on valmis, napsauta oikeassa alakulmassa Tallenna-painiketta.

○ Tämä tallentaa mallin Adobe Sign -kirjastoon.

Tietoa muista ominaisuuksista

Adobe Sign -laajennus sisältää kaksi automaatio-ominaisuutta, jotka SharePoint-järjestelmänvalvojasi voi määrittää. Jos alla olevat toiminnot ovat prosessillesi tärkeitä, keskustele SharePoint-järjestelmänvalvojasi kanssa siitä, miten voit käyttää niitä parhaiten.


Sivuston kattava allekirjoitettujen sopimusten asiakirjojen tallennustila

Järjestelmänvalvojat voivat määrittää yhden keskuskansion, johon kaikki allekirjoitetut sopimukset (ja vaihtoehtoisesti niihin liittyvät jäljitysketjut) voidaan tallentaa. Tämä sisältää sekä Kirjastoista että Luetteloista noudetut asiakirjat.

Mikäli allekirjoitetuille asiakirjoille ei ole määritetty keskuskansiota, kaikki allekirjoitetut asiakirjat palautetaan siihen asiakirjakirjastoon, josta ne alun perin lähetettiin. 

Kirjastoon luodaan uusi ”Allekirjoitetut sopimukset” -kansio.

Luetteloista lähetettyjen sopimusten tapauksessa sopimusten allekirjoitetut PDF-versiot (ja mahdolliset jäljitysketjut) liitetään luettelokohteeseen.


Kenttämallien yhdistäminen

Adobe Sign tukee SharePoint-luetteloiden avulla täytettäviä kenttiä sisältävien asiakirjojen luomista. 

On lisäksi mahdollista luoda malleja, jotka päivittävät luetteloiden sisällön allekirjoitetun sopimuksen kenttien sisällön perusteella.

Lisensoitu Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License -lisenssin mukaan.  Creative Commons -lisenssien ehdot eivät koske Twitter™- ja Facebook-viestejä.

Lakisääteiset ilmoitukset   |   Online-tietosuojakäytäntö