Combinación de datos

Mediante el panel Combinación de datos, puede crear fácilmente distintas variaciones de su documento combinando un archivo de origen de datos (CSV o XML) con un documento de InDesign. Por ejemplo, utilice la función Combinación de datos para crear cientos de variaciones de cartas, sobres o etiquetas de dirección de forma rápida y precisa. La combinación de datos también se denomina combinación de correspondencia.

Requisitos previos

Todo lo que necesita para combinar datos es un archivo de origen de datos y un documento de destino. 

• El archivo de origen de datos contiene la información que varía en cada repetición del documento de destino, como los nombres y direcciones de los destinatarios de un formulario de carta. Un archivo de origen de datos se compone de campos y registros. Los campos son grupos de información específica, como nombres de empresas o códigos postales, mientras que los registros son filas de conjuntos completos de información, como el nombre, la dirección, la ciudad, el estado y el código postal de una empresa. Un archivo de origen de datos puede estar delimitado por comas (.csv), por tabulaciones (.txt) o por punto y comas en este archivo, cada dato se separa por una coma, una tabulación o un punto y coma respectivamente.

• El documento de destino es un documento de InDesign que contiene los marcadores de campos de datos, además de todo el material repetitivo, texto y otros elementos que permanecen en cada repetición del documento combinado.

El documento combinado es el documento resultante de InDesign que contiene la información repetitiva del documento de destino tantas veces como sea necesario para incluir todos los registros del origen de datos.

Panel Combinación de datos

Puede acceder al panel Combinación de datos desde Ventana > Utilidades. En el panel, se muestran el nombre y el tipo de cada campo de datos. Si ha insertado los campos de datos en el documento, también se mostrarán los números de las páginas en las que se ubica el campo de datos.

Pasos básicos para combinar datos

1. Determine qué campos de datos utilizará en los documentos de origen y destino.

Determine qué aspecto desea que tenga el documento final para saber qué campos necesitará para realizar la combinación. Por ejemplo, si crea una tarjeta postal para enviar a clientes, puede utilizar los siguientes campos de datos:

<<Nombre de empresa>><<Dirección>><<Ciudad>>, <<Estado>><<Código postal>>

La hoja de cálculo o base de datos puede tener el siguiente aspecto:

2. Guarde el archivo de origen de datos (normalmente es un archivo de hoja de cálculo o base de datos) como archivo de texto delimitado por comas (.csv), por tabulaciones (.txt) o por punto y comas.

Asegúrese de que el archivo de origen de datos esté estructurado de tal forma que pueda incluir los campos correspondientes en el documento de destino. Por ejemplo, la fila superior de una hoja de cálculo debe incluir los nombres de campo que utilizará en el documento de destino, como “Empresa” o “Dirección”.

Para obtener más información, consulte Acerca de los archivos de origen de datos.

3. Cree un documento de destino que incluya texto y otros elementos que permanecen igual en todas las versiones del documento de destino.

Para obtener más información, consulte Acerca de los documentos de destino.

4. Seleccione el origen de datos con el panel Combinación de datos.

Para obtener más información, consulte Seleccionar un origen de datos.

5. Inserte campos del panel Combinación de datos en el documento de destino.

Puede añadir campos de datos a una página de documento o a una página principal. Si añade campos de datos a una página principal, dispone de opciones adicionales:

Para obtener más información, consulte Insertar campos de datos y Añadir marcadores de posición de campos de datos a páginas principales.

6. Obtenga una vista previa de los registros para asegurarse de que el documento de destino tendrá el aspecto deseado.

Para obtener más información, consulte Obtener una vista previa de los registros en el documento de destino.

7. Combine el documento de destino con el archivo de origen de datos o exporte como formato PDF.

Para obtener más información, consulte Combinar registros.

Acerca de los archivos de origen de datos

El origen de datos es normalmente una aplicación de hoja de cálculo o base de datos, pero puede crear su propio archivo con InDesign o un editor de texto. Los archivos de origen de datos deben guardarse en formato de texto delimitado por comas (.csv) por tabulaciones (.txt) o por punto y comas. Consulte la guía del usuario de la aplicación de origen para obtener más información sobre la exportación a estos formatos.

En los archivos de texto delimitados por comas, por tabulaciones o por punto y comas, los registros están separados con saltos de párrafo y los campos con comas, tabulaciones o punto y coma. El archivo de origen de datos también puede incluir texto o rutas de acceso a imágenes en disco.

Ejemplo de archivo de origen de datos delimitado por comas

No es posible insertar un salto de línea dentro de un campo del archivo de origen de datos. Si fuera necesario dividir un campo en varias líneas, cree dos campos diferentes como, por ejemplo, <<Address1>> y <<Address2>>.

Puede seleccionar Quitar líneas en blanco de campos vacíos al combinar el documento para eliminar las líneas en blanco. Sin embargo, si aparece cualquier carácter en la línea, espacios incluidos, esta no se eliminará.

Añadir campos de imágenes en el archivo de origen de datos

Si se añaden campos de imágenes al archivo de origen de datos se consigue que aparezca una imagen diferente en cada registro combinado. Por ejemplo, si combina documentos que tienen información de diversas empresas, puede incluir en la combinación una imagen del logotipo de cada empresa.

Ejemplo de referencias de imagen en archivo de origen de datos:

Acerca de los documentos de destino

Cuando se haya creado el archivo de origen, deberá configurar el documento de destino e insertar los campos del archivo de origen de datos. El documento de destino contiene gráficos y texto falso de campos de datos, como el diseño que desea que aparezca en todas las postales. Es posible añadir estos campos una vez que haya seleccionado un archivo de origen de datos.

Al combinar datos, InDesign crea un documento nuevo que reemplaza los campos con los datos designados en los campos correspondientes del archivo de origen de datos. Puede colocar campos de datos en una página de documento o en una página principal.

Seleccionar un origen de datos

Antes de insertar campos en el documento de destino, seleccione un origen de datos en el panel Combinación de datos. Solo se puede seleccionar un archivo de origen de datos por cada documento de destino.

Una vez se ha seleccionado el origen de datos y los campos están cargados en el panel Combinación de datos, tendrá que modificar el origen de datos para que se reflejen en el documento de destino todos los cambios realizados en el origen de datos.

Insertar campos de datos

Al seleccionar el origen de datos, aparece una lista de nombres de campos de datos en el panel Combinación de datos. Estos nombres son idénticos a las cabeceras de columna del archivo de origen de datos. Los iconos indican si el campo es de texto o imagen. Los campos de datos que se añaden al documento se convierten en marcadores de posición de campo, como <<Empresa>>. Puede seleccionar y formatear estos marcadores de posición como lo haría en cualquier otro texto o gráfico.

Puede asignar un campo de imagen a un marco existente para crear una imagen flotante. O bien, un pequeño marcador de posición se inserta como marco integrado si el punto de inserción se encuentra en un marco de texto o si se selecciona texto al insertar un campo de imagen. Puede cambiar el tamaño del marcador de posición para determinar el tamaño de las imágenes combinadas.

Una vez insertado un campo de datos, InDesign recuerda su origen de datos. Los errores de la lista de campos, como errores ortográficos, campos vacíos y tipos de campos erróneos, deben corregirse en la aplicación de origen y modificarse con el panel Combinación de datos.

Insertar un campo de datos de texto en el documento de destino

Los marcadores de posición de campo de texto aparecen en la aplicación de destino entre comillas angulares dobles (como <<Nombre>>) con los atributos de formato actuales (como fuente y tamaño).

Insertar un campo de datos de imagen en el documento de destino

• Para insertar un nuevo marcador de posición gráfico integrado, arrastre un campo de imagen a un marco de texto, o bien coloque el punto de inserción en un marco de texto y haga clic en el campo de imagen.
• Para insertar un gráfico flotante nuevo, arrastre un campo de imagen a un marco vacío o un marco de gráficos existente. Si arrastra un campo de imagen a un marco vacío, este se convierte en un marco de gráficos.
• Para insertar un campo en elementos agrupados, celdas de tabla o elementos anidados, arrastre el campo de imagen al destino.

  Los marcadores de posición de los campos de imágenes aparecen como marcos que incluyen el nombre del campo.

Agregar código QR

Puede incrustar un código QR en el documento combinado. A continuación, se muestran los distintos tipos campos de código QR que se pueden añadir al flujo de trabajo de la Combinación de datos:

• Texto sin formato
• Hipervínculo web
• Mensaje de texto
• Correo electrónico
• Tarjeta de visita

Para generar los códigos QR, las entradas de datos en los archivos .txt o .csv, que se utilizan como origen de datos, están en los siguientes formatos con un signo # en el nombre de su columna:

• Texto sin formato: en la columna de código QR, introduzca texto tal como está.
• Hipervínculo web: URL:<url> (p. ej., “URL:http://www.google.com”).
• Mensaje de texto: SMSTO:<número de teléfono>:<mensaje> (p. ej., “SMSTO:9818143551:Hola”).
• Correo electrónico: MATMSG:\nTO:<dirección de correo electrónico> (p. ej., “MATMSG:\nTO:juangarcia@adobe.com\nSUB:Hola;\nBODY:;;”)
• Tarjeta de visita: "BEGIN:VCARD\nVERSION:2.1\nN:Smith;John\nFN:John Smith\nORG:Adobe\nTITLE:Engineer\nTEL;CELL:+919876543210\nTEL;WORK;VOICE:123456789\nADR;WORK:;;Street ABC;Seattle;Washington;98101;US\nEMAIL;WORK;INTERNET:abc@adobe.com\nURL:www.adobe.com\nEND:VCARD"

Las entradas de datos pueden ser una combinación de correo electrónico, SMS, hipervínculo o tipo de texto sin formato. Para generar los códigos QR, siga estas instrucciones:

Añadir marcadores de posición de campos de datos a páginas principales

Si inserta marcadores de posición de campos de datos en páginas principales, obtendrá ventajas que no estarán disponibles al insertar marcadores de posición en páginas del documento:

• El documento combinado resultante contiene los marcadores de posición originales en sus páginas principales e incluye los resultados combinados de las páginas de documento como elementos de página principal cambiados.

• El documento combinado mantiene una conexión con el origen de datos, de modo que, si se modifican los registros en el origen de datos, puede actualizar el contenido del documento combinado seleccionando la opción Actualizar contenido de los campos de datos. Esta opción es especialmente útil si cambia la maquetación del documento combinado y necesita añadir nuevos datos del origen de datos.

• La configuración que aparece en el cuadro de diálogo Crear documento combinado es igual a la utilizada en el documento de destino, de modo que pueda volver a crear el documento actual con el mismo aspecto rápidamente. También puede usar esta configuración compartida para crear un documento idéntico con un origen de datos diferente, o bien crear un documento nuevo con una maquetación ligeramente modificada.

No puede colocar campos de datos tanto en páginas principales como en páginas del documento. Para realizar la combinación correctamente, debe aplicar una página principal que incluya campos de datos a la primera página del documento.

Actualizar, eliminar y sustituir archivos de origen de datos

• Para actualizar archivos de origen de datos, edite y guarde el archivo en formato delimitado por comas, por tabulaciones o por punto y coma y, a continuación, elija Actualizar fuente de datos en el panel Combinación de datos.

  Los cambios se reflejarán en el panel Combinación de datos. Si los cambios no se reflejan en el documento después de actualizar, deseleccione la opción Vista previa para desactivarla y vuelva a seleccionarla para activarla.

• Para eliminar la conexión con el archivo de origen de datos, seleccione Quitar archivo de origen de datos en el menú del panel Combinación de datos.
• Para cambiar a un archivo de origen de datos nuevo, haga clic en Seleccionar archivo de origen de datos en el menú del panel Combinación de datos y, a continuación, especifique el archivo de origen de datos nuevo. Puede que InDesign no reconozca algunos campos. En ese caso, es mejor borrar los campos de marcadores de posición y volver a insertarlos.

Obtener una vista previa de los registros en el documento de destino

Antes de combinar el documento de destino y el archivo de origen de datos, conviene obtener una vista previa de los registros para asegurarse de que los datos de los campos aparezcan correctamente al combinar la información. Al obtener una vista previa de registros, el panel Combinación de datos muestra datos reales del archivo de origen de datos en lugar de los marcadores de posición de campo. Por ejemplo, en lugar de <<Empresa>>, verá Adobe. Puede usar los botones de navegación del panel Combinación de datos para ver rápidamente los registros.

Si tiene problemas con alguno de los registros, como errores tipográficos o espacios adicionales, es recomendable que edite el archivo de origen en la aplicación original. (Consulte Acerca de los archivos de origen de datos).

Activar o desactivar la vista previa

Algunos problemas pueden aparecer o corregirse al cambiar entre los distintos modos de vista previa. Recuerde lo siguiente:

• Los marcadores de posición sustituyen el contenido de vista previa cuando la opción Vista previa no está seleccionada. Si elimina una imagen y el marco que la contiene, o una cadena de texto entera, al deseleccionar la opción Vista previa, los marcadores de posición no aparecerán como si se hubieran quitado.

• Los cambios en el cuadro de diálogo Opciones de colocación de contenido no se reflejarán hasta que haga clic en OK. También, si la opción Vista previa está seleccionada, los datos no reflejarán la configuración actualizada de la colocación hasta que desmarque la opción y vuelva a seleccionarla.

• Si intenta guardar el documento en modo de vista previa recibirá un mensaje solicitándole que desactive el modo de vista previa antes de guardar el documento.

Editar marcadores de posición de campos de datos

Cuando se añade un campo de datos de texto a un documento, el texto falso del campo se introduce mediante los atributos de formato (como fuente y tamaño) activos en el punto de inserción. A continuación, puede editar los atributos del texto falso para controlar el aspecto de los datos reales.

Definir opciones de colocación de contenido

Use el cuadro de diálogo Opciones de colocación de contenido para establecer la configuración predeterminada del documento actual o de todos los proyectos futuros con combinación de datos. Puede indicar la forma en que se coloca la imagen, si las imágenes están vinculadas o incrustadas, si las líneas en blanco se eliminan de los campos vacíos y el número máximo de registros para cada documento combinado.

Combinación de registros

Tras formatear el documento de destino e insertar campos del archivo de origen de datos, podrá combinar la información del origen de datos con el documento de destino. Puede combinar los registros con otro documento de InDesign o directamente con un PDF. Al combinar datos, InDesign crea un nuevo documento o archivo PDF basado en el documento de destino y sustituye los campos del documento de destino por la información correspondiente del archivo de origen de datos.

Cuando combina un documento que incluye marcadores de posición de campos de datos en páginas principales, esos elementos de la página principal se copiarán en las páginas principales en un documento nuevo.

Combinar registros únicos o múltiples

Si el archivo de origen de datos hace referencia a imágenes o formatos de archivo no admitidos que no están disponibles, puede que deba corregirlo para que haga referencia a un archivo admitido, corregir la ruta de acceso a cualquier archivo no disponible o simplemente mover el archivo a la carpeta correcta para que InDesign pueda encontrarlo y colocarlo.

Limitaciones para combinar varios registros

Puede elegir Registros múltiples para crear más de un registro por página. Por ejemplo, si va a imprimir etiquetas de dirección, seguramente deseará imprimir más de una etiqueta por página. La forma en la que aparecerán los registros en la publicación combinada dependerá principalmente de las opciones de maquetación. A continuación se muestra una lista de las limitaciones que puede encontrarse cuando utilice la opción Registros múltiples:

• No puede combinar varios registros si los campos de datos aparecen en una página de documento que dispone de varias páginas, o bien si los campos de datos aparecen en varias páginas principales.

• La combinación de datos solo admite un tamaño de marcador de posición.

• Si elimina un registro en la publicación combinada, no se reajustarán los registros restantes en el marcador de posición vacío.

Combinación en archivos PDF

Al combinar en un archivo PDF, todas las opciones son idénticas a las disponibles cuando se crea un documento InDesign combinado. El archivo PDF resultante aprovecha los XObject de PDF para las partes estáticas de la página, con lo que se genera un PDF eficiente y de tamaño reducido.

Modificar campos de datos

Después de combinar un documento con marcadores de posición de datos en páginas principales, puede cambiar la maquetación del documento combinado y cambiar los valores de los campos de datos en el origen de datos. Use el comando Actualizar campos de datos para modificar los campos de datos y conservar la maquetación del documento. Esta opción solo está disponible en un documento combinado en el que los marcadores de posición de datos aparecen en las páginas principales.

Los cambios realizados al actualizar los campos de datos aparecen en un archivo de registro.

Informes de texto desbordado

El Informe de texto desbordado aparece si la opción Generar informe de texto desbordado con creación de documentos está seleccionada en el cuadro de diálogo Crear documento combinado y si uno o varios campos incluyen texto desbordado después de que se hayan combinado los datos.

El informe muestra todas los casos de desbordamiento en una lista numerada que muestra el número de página donde aparece el texto, el número de caracteres/palabras desbordados y un fragmento del texto desbordado.

Si aparece el informe al crear un documento combinado, utilice el informe para reparar la condición de desbordamiento. Por ejemplo, es posible que desee aumentar el tamaño del marco de texto, reducir el tamaño de fuente o editar el texto.

Opciones de colocación de contenido

En el cuadro de diálogo Opciones de colocación de contenido aparecen las siguientes opciones:

Mantiene la proporción de la imagen, escalándola para que se ajuste al marco (opción predeterminada).

Escala la imagen de forma que su proporción sea idéntica a la del marco.

Conserva el tamaño de la imagen y ajusta el tamaño del marco para que coincida.

Coloca la imagen en su tamaño intrínseco dentro del marco, alineada con la esquina superior izquierda del mismo. La imagen se recorta si es demasiado grande para el marco.

Coloca la imagen para que el alto y el ancho llene el marco y el resto de la imagen permanezca recortada.

Ajusta automáticamente una imagen dentro de un marco según en el contenido de la imagen y el tamaño del marco.

Aplica la opción de ajuste de fotograma individual existente para fotogramas de imagen. Esta opción es útil cuando desea elegir un accesorio ya existente en el fotograma de destino.

Alinea el centro de la imagen con el centro del marco. Esta opción estará desactivada si ha seleccionado Ajuste según el contenido como opción de encaje.

Crea un vínculo, o ruta de acceso de archivo, en el archivo de imagen original. Si esta opción no está seleccionada, todos los datos de imagen se incrustan en el documento de InDesign.

Permite eliminar saltos de párrafo insertados en campos vacíos. Esta opción es especialmente útil para correos en los que dispone de un campo de dirección opcional. Esta opción pasa por alto los retornos de carro automáticos. Si aparece cualquier carácter en la línea, espacios incluidos, esta no se eliminará.

Especifica el número máximo de registros para cada documento combinado. Cuando se alcanza el umbral, se crea un nuevo documento. Este documento tiene el número de páginas necesario para contener los registros restantes que se están combinando (hasta el límite por registro). Esta opción solo está disponible cuando está seleccionada la opción Único registro.

Especifica el número máximo de páginas para cada documento. Cuando se alcanza el umbral, se crea un documento nuevo con el número de páginas necesario para contener los registros restantes que se están combinando (hasta el límite por página). Esta opción solo está disponible cuando la opción Registros múltiples está seleccionada en el menú Registros por página de documento al realizar la combinación.

Temas relacionados

• Exportar a Adobe PDF

¿Alguna pregunta o idea?