Mediante el panel Combinación de datos, puede crear fácilmente distintas variaciones de su documento combinando un archivo de origen de datos (CSV o XML) con un documento de InDesign. Por ejemplo, utilice la función Combinación de datos para crear cientos de variaciones de cartas, sobres o etiquetas de dirección de forma rápida y precisa. La combinación de datos también se denomina combinación de correspondencia.
Todo lo que necesita para combinar datos es un archivo de origen de datos y un documento de destino.
- El archivo de origen de datos contiene la información que varía en cada repetición del documento de destino, como los nombres y direcciones de los destinatarios de un formulario de carta. Un archivo de origen de datos se compone de campos y registros. Los campos son grupos de información específica, como nombres de empresas o códigos postales, mientras que los registros son filas de conjuntos completos de información, como el nombre, la dirección, la ciudad, el estado y el código postal de una empresa. Un archivo de origen de datos puede estar delimitado por comas (.csv) o por tabulaciones (.txt); en este archivo, cada dato se separa por una coma o una tabulación respectivamente.
- El documento de destino es un documento de InDesign que contiene los marcadores de campos de datos, además de todo el material repetitivo, texto y otros elementos que permanecen en cada repetición del documento combinado.
El documento combinado es el documento resultante de InDesign que contiene la información repetitiva del documento de destino tantas veces como sea necesario para incluir todos los registros del origen de datos.
A. Archivo de origen de datos B. Documento de destino C. Documento combinado
Puede acceder al panel Combinación de datos desde Ventana > Utilidades. En el panel, se muestran el nombre y el tipo de cada campo de datos. Si ha insertado los campos de datos en el documento, también se mostrarán los números de las páginas en las que se ubica el campo de datos.
A. Menú Combinación de datos B. Crear documento combinado C. Número de páginas en las que se ubica el campo de datos D. Previsualizar el último registro E. Previsualizar el registro siguiente F. Ir a registro G. Previsualizar el registro anterior H. Previsualizar el primer registro I. Previsualizar registros J. Tipo y nombre del campo de datos K. Origen de datos
Determine qué aspecto desea que tenga el documento final para saber qué campos necesitará para realizar la combinación. Por ejemplo, si crea una tarjeta postal para enviar a clientes, puede utilizar los siguientes campos de datos:
<<Nombre de empresa>><<Dirección>><<Ciudad>>, <<Estado>><<Código postal>>
La hoja de cálculo o base de datos puede tener el siguiente aspecto:
2. Guarde el archivo de origen de datos (normalmente es un archivo de hoja de cálculo o base de datos) como archivo de texto delimitado por comas (.csv) o por tabulaciones (.txt).
Asegúrese de que el archivo de origen de datos esté estructurado de tal forma que pueda incluir los campos correspondientes en el documento de destino. Por ejemplo, la fila superior de una hoja de cálculo debe contener los nombres de campo que utilizará en el documento de destino, como "Empresa" o "Dirección".
Para obtener más información, consulte Acerca de los archivos de origen de datos.
3. Cree un documento de destino que incluya texto y otros elementos que permanecen igual en todas las versiones del documento de destino.
Para obtener más información, consulte Acerca de los documentos de destino.
Para obtener más información, consulte Selección de un origen de datos.
Puede añadir campos de datos a una página de documento o a una página maestra. Si añade campos de datos a una página maestra, dispone de opciones adicionales:
Para obtener más información, consulte Inserción de campos de datos y Adición de marcadores de posición de campos de datos a páginas maestras.
6. Obtenga una vista previa de los registros para asegurarse de que el documento de destino tendrá el aspecto deseado.
Para obtener más información, consulte Obtención de una vista previa de los registros en el documento de destino.
Para obtener más información, consulte Combinación de registros.
El origen de datos es normalmente una aplicación de hoja de cálculo o base de datos, pero puede crear su propio archivo con InDesign o un editor de texto. Los archivos de origen de datos deben guardarse en formato de texto delimitado por comas (.csv) o por tabulaciones (.txt). Consulte la guía del usuario de la aplicación de origen para obtener más información sobre la exportación a estos formatos.
En los archivos de texto delimitados por comas o por tabulaciones, los registros están separados con saltos de párrafo y los campos con comas o tabulaciones. El archivo de origen de datos también puede incluir texto o rutas de acceso a imágenes en disco.
Name,Company Name,State Bill Tucker,CoreVent Labs,Nevada Dat Nguyen,"Brady, Hunt, and Baxter, Inc",Delaware Maria Ruiz,"Brinquist Enterprises, Inc.",California
Nota:
Si desea incluir una coma o comilla en un archivo delimitado por comas, ponga el texto entre comillas, como "Segarsa y Aescanum, S.L.". Si no incluye las comillas, cada nombre se tratará como un campo distinto.
No es posible insertar un salto de línea dentro de un campo del archivo de origen de datos. Si fuera necesario dividir un campo en varias líneas, cree dos campos diferentes como, por ejemplo, <<Address1>> y <<Address2>>.
Puede seleccionar Quitar líneas en blanco de campos vacíos al combinar el documento para eliminar las líneas en blanco. Sin embargo, si aparece cualquier carácter en la línea, espacios incluidos, ésta no se eliminará.
La adición de campos de imágenes al archivo de origen de datos permite que aparezca una imagen diferente en cada registro combinado. Por ejemplo, si combina documentos que tienen información de diversas empresas, puede incluir en la combinación una imagen del logotipo de cada empresa.
-
Al comienzo del nombre del campo de datos, escriba un símbolo de “arroba” (@) para introducir texto o rutas que hagan referencia a archivos de imágenes.
El símbolo @ es necesario solo en la primera línea; las líneas posteriores deben incluir las rutas de acceso a las imágenes. Las rutas de acceso, que distinguen entre mayúsculas y minúsculas, deben seguir las convenciones de nomenclatura del sistema operativo correspondiente.
Nota:
Si aparece un mensaje de error al escribir el símbolo @ al comienzo del campo, escriba un apóstrofe (') delante del signo @ (por ejemplo, '@Fotos) para validar la función. Algunas aplicaciones, como Microsoft Excel, reservan el símbolo @ para funciones.
(Windows) Ejemplo de referencias de imagen en archivo de origen de datos
Nombre |
Edad |
@Fotografías |
|---|---|---|
Miguel Ramos |
36 |
C:\Fotos\MiguelRamos.jpg |
Eugenio Ruiz |
53 |
C:\Mis documentos\dat.gif |
Ángeles Ortega |
26 |
C:\Fotos\Ortega.psd |
(Mac OS) Ejemplo de referencias de imagen en archivo de origen de datos
Nombre |
Edad |
@Fotografías |
|---|---|---|
Miguel Ramos |
36 |
Mac HD:Fotos:MiguelRamos.jpg |
Eugenio Ruiz |
53 |
Escritorio:Familia:dat.gif |
Ángeles Ortega |
26 |
Mac HD:Fotos:Ortega.psd |
Nota:
Con InDesign, puede ver la ruta de acceso a una imagen en el sistema operativo. Después de insertar una imagen en un documento de InDesign, use el panel Vínculos para ver la ubicación de la imagen. Con la imagen seleccionada, vaya a Copiar información > Copiar ruta de acceso completa en el menú del panel Vínculos. Puede que sea necesario editar la ruta una vez que la haya copiado en el archivo de origen de datos. Esta opción resulta de especial utilidad si las imágenes se almacenan en un servidor.
Cuando se haya creado el archivo de origen, deberá configurar el documento de destino e insertar los campos del archivo de origen de datos. El documento de destino contiene gráficos y texto falso de campos de datos, como el diseño que desea que aparezca en todas las postales. Es posible añadir estos campos una vez que haya seleccionado un archivo de origen de datos.
Al combinar datos, InDesign crea un documento nuevo e inserta los datos designados en los campos correspondientes del archivo de origen de datos. Puede colocar campos de datos en una página de documento o en una página maestra.
Antes de insertar campos en el documento de destino, seleccione un origen de datos en el panel Combinación de datos. Solo se puede seleccionar un archivo de origen de datos por cada documento de destino.
-
InDesign detecta automáticamente el tipo de delimitador y codificación usados en el archivo de origen de datos, de modo que no es necesario mostrar las opciones de importación. No obstante, puede especificar diferentes opciones de codificación y delimitador si cree que no han sido identificados correctamente.
Nota:
Si un mensaje de alerta indica que no se puede abrir el archivo o bien aparecen campos incorrectos en el cuadro de lista, puede que sea necesario editar el archivo de hoja de cálculo o base de datos y guardarlo como un archivo delimitado por comas o delimitado por tabulaciones.
Una vez se ha seleccionado el origen de datos y los campos están cargados en el panel Combinación de datos, tendrá que actualizar el origen de datos para que se reflejen en el documento de destino todos los cambios realizados en el origen de datos.
Al seleccionar el origen de datos, aparece una lista de nombres de campos de datos en el panel Combinación de datos. Estos nombres son idénticos a las cabeceras de columna del archivo de origen de datos. Los iconos indican si el campo es de texto o imagen. Los campos de datos que se añaden al documento se convierten en marcadores de posición de campo, como <<Empresa>>. Puede seleccionar y formatear estos marcadores de posición como lo haría en cualquier otro texto o gráfico.
Puede asignar un campo de imagen a un marco existente para crear una imagen flotante. O bien, un pequeño marcador de posición se inserta como marco integrado si el punto de inserción se encuentra en un marco de texto o si se selecciona texto al insertar un campo de imagen. Puede cambiar el tamaño del marcador de posición para determinar el tamaño de las imágenes combinadas.
Una vez insertado un campo de datos, InDesign recuerda su origen de datos. Los errores de la lista de campos, como errores ortográficos, campos vacíos y tipos de campos erróneos, deben corregirse en la aplicación de origen y actualizarse con el panel Combinación de datos.
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Si desea añadir campos de datos a una página maestra, consulte Adición de marcadores de posición de campos de datos a páginas maestras.
-
Haga clic en un campo de la lista que aparece en el panel Combinación de datos.
Arrastre un nombre de campo de la lista del panel Combinación de datos y colóquelo en el marco de texto para añadir el marcador de posición. Si arrastra un campo de texto hasta un marco vacío, éste se convierte en un marco de texto.
Los marcadores de posición de campo de texto aparecen en la aplicación de destino entre comillas angulares dobles (como <<Nombre>>) con los atributos de formato actuales (como fuente y tamaño).
Nota:
No se puede crear un campo válido simplemente escribiendo el nombre del campo o editando un campo existente. Debe insertarlo desde el panel Combinación de datos.
- Para insertar un nuevo marcador de posición gráfico integrado, arrastre un campo de imagen a un marco de texto, o bien coloque el punto de inserción en un marco de texto y haga clic en el campo de imagen.
- Para insertar un gráfico flotante nuevo, arrastre un campo de imagen a un marco vacío o un marco de gráficos existente. Si arrastra un campo de imagen a un marco vacío, éste se convierte en un marco de gráficos.
- Para insertar un campo en elementos agrupados, celdas de tabla o elementos anidados, arrastre el campo de imagen al destino.
Los marcadores de posición de los campos de imágenes aparecen como marcos que contienen el nombre del campo.
Puede incrustar un código QR en el documento combinado. A continuación, se muestran los distintos tipos campos de código QR que se pueden añadir al flujo de trabajo de la Combinación de datos:
- Texto sin formato
- Hipervínculo web
- Mensaje de texto
- Correo electrónico
- Tarjeta de visita
Para generar los códigos QR, las entradas de datos en los archivos .txt o .csv, que se utilizan como origen de datos, están en los siguientes formatos:
- Texto sin formato: en la columna de código QR, introduzca texto tal como está.
- Hipervínculo web: URL:<url> (p. ej., “URL:http://www.google.com").
- Mensaje de texto: SMSTO:<número de teléfono>:<mensaje> (p. ej., “SMSTO:9818143551:Hola").
- Correo electrónico: MATMSG:\nTO:<dirección de correo electrónico> (p. ej., “MATMSG:\nTO:juangarcia@adobe.com\nSUB:Hola;\nBODY:;;")
- Tarjeta de visita: BEGIN:VCARD\nVERSION:2.1\nN:Smith;John\nFN:John Smith\nORG:Adobe\nTITLE:Ingeniero\nTEL;CELL:+919876543210\nTEL;WORK;VOICE:123456789\nADR;WORK:;;Street ABC;Seattle;Washington;98101;US\nEMAIL;WORK;INTERNET:abc@adobe.com\nURL:www.adobe.com\nEND:VCARD
Aun así, las entradas de datos pueden ser una combinación de correo electrónico, SMS, hipervínculo o tipo de texto sin formato. Introdúzcalas en el campo .csv y .txt en el formato mencionado anteriormente con un signo # en el nombre de columna. Para generar los códigos QR, siga estas instrucciones:
Si inserta marcadores de posición de campos de datos en páginas maestras, obtendrá ventajas que no estarán disponibles al insertar marcadores de posición en páginas del documento:
El documento combinado resultante contiene los marcadores de posición originales en sus páginas maestras e incluye los resultados combinados de las páginas de documento como elementos de página maestra cambiados.
El documento combinado mantiene una conexión con el origen de datos, de modo que, si se modifican los registros en el origen de datos, puede actualizar el contenido del documento combinado seleccionando la opción Actualizar contenido de los campos de datos. Esta opción es especialmente útil si cambia la maquetación del documento combinado y necesita añadir nuevos datos del origen de datos.
La configuración que aparece en el cuadro de diálogo Crear documento combinado es igual a la utilizada en el documento de destino, de modo que pueda volver a crear el documento actual con el mismo aspecto rápidamente. También puede usar esta configuración compartida para crear un documento idéntico con un origen de datos diferente, o bien crear un documento nuevo con una maquetación ligeramente modificada.
Nota:
Si desea añadir campos de datos a una página maestra, asegúrese de que el marco de texto que los contiene permita la modificación de elementos maestros. Seleccione el marco de texto de la página maestra y elija la opción Permitir cambios de elemento maestro en selección en el menú del panel Páginas. Si esta opción no está seleccionada, no se realizará la combinación de los datos. (Consulte Creación de páginas maestras).
No puede colocar campos de datos tanto en páginas maestras como en páginas del documento. Para realizar la combinación correctamente, debe aplicar una página maestra que contenga campos de datos a la primera página del documento.
Nota:
Si aparece un mensaje de error que indica que InDesign no puede combinar el documento porque no hay marcadores de posición, es posible que los haya añadido a la página maestra izquierda en un documento de una página. La página 1 se basa en la página maestra derecha; por ello, añada los marcadores de posición a la página maestra derecha.
- Para actualizar archivos de origen de datos, edite y guarde el archivo en formato delimitado por comas o por tabulaciones y, a continuación, seleccione Actualizar archivo de origen de datos en el panel Combinación de datos.
Los cambios se reflejarán en el panel Combinación de datos. Si los cambios no se reflejan en el documento después de actualizar, deseleccione la opción Vista previa para desactivarla y vuelva a seleccionarla para activarla.
- Para eliminar la conexión con el archivo de origen de datos, seleccione Quitar archivo de origen de datos en el menú del panel Combinación de datos.
- Para cambiar a un archivo de origen de datos nuevo, haga clic en Seleccionar archivo de origen de datos en el menú del panel Combinación de datos y, a continuación, especifique el archivo de origen de datos nuevo. Puede que InDesign no reconozca algunos campos. En ese caso, es mejor borrar los campos de marcadores de posición y volver a insertarlos.
Nota:
Si genera un documento combinado a partir de un documento de destino en el que los campos de datos aparecían en las páginas maestras, puede actualizar los campos de datos en el documento combinado.
Antes de combinar el documento de destino y el archivo de origen de datos, conviene obtener una vista previa de los registros para asegurarse de que los datos de los campos aparezcan correctamente al combinar la información. Al obtener una vista previa de registros, el panel Combinación de datos muestra datos reales del archivo de origen de datos en lugar de los marcadores de posición de campo. Por ejemplo, en lugar de <<Empresa>>, verá Adobe. Puede usar los botones de navegación del panel Combinación de datos para ver rápidamente los registros.
Si tiene problemas con alguno de los registros, como errores tipográficos o espacios adicionales, es recomendable que edite el archivo de origen en la aplicación original. (Consulte Acerca de los archivos de origen de datos).
Nota:
Para ir a un registro específico, haga clic en los botones de navegación que aparecen en la parte inferior del panel. También puede escribir el número del registro del que desea obtener una vista previa en el cuadro de texto de navegación que aparece en la parte inferior del panel y, a continuación, pulse Intro o Retorno.
Algunos problemas pueden aparecer o corregirse al cambiar entre los distintos modos de vista previa. Recuerde lo siguiente:
Los marcadores de posición sustituyen el contenido de vista previa cuando la opción Vista previa no está seleccionada. Si elimina una imagen y el marco que la contiene, o una cadena de texto entera, al deseleccionar la opción Vista previa, los marcadores de posición no aparecerán como si se hubieran quitado.
Los cambios en el cuadro de diálogo Opciones de colocación de contenido no se reflejarán hasta que haga clic en OK. También, si la opción Vista previa está seleccionada, los datos no reflejarán la configuración actualizada de la colocación hasta que deseleccione la opción y vuelva a seleccionarla.
Si intenta guardar el documento en modo de vista previa recibirá un mensaje solicitándole que desactive el modo de vista previa antes de guardar el documento.
Cuando se añade un campo de datos de texto a un documento, el texto falso del campo se introduce mediante los atributos de formato (como fuente y tamaño) activos en el punto de inserción. A continuación, puede editar los atributos del texto falso para controlar el aspecto de los datos reales.
-
Para cambiar los atributos de marcador de posición, seleccione el texto falso y, a continuación, cambie los atributos de formato del mismo modo que haría con otro texto.
Para cambiar un marcador de posición, seleccione el marcador de posición o los datos reales y elija otro nombre de campo en el panel Combinación de datos.
Para eliminar un marcador de posición, selecciónelo y pulse la tecla de retroceso o Supr.
Nota:
En el editor de artículos, los marcadores de posición de texto se muestran igual que los hipervínculos. Algunas opciones del panel Combinación de datos no están disponibles en la vista Editor de artículos.
Use el cuadro de diálogo Opciones de colocación de contenido para especificar la configuración predeterminada del documento actual o para todos los proyectos futuros de combinación de datos. Puede especificar la forma en que se coloca la imagen, si las imágenes están vinculadas o incrustadas, si las líneas en blanco se eliminan de los campos vacíos y el número máximo de registros para cada documento combinado.
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Cambie las opciones de colocación de contenido. (Consulte Opciones de colocación de contenido).
Tras formatear el documento de destino e insertar campos del archivo de origen de datos, podrá combinar la información del origen de datos con el documento de destino. Puede combinar los registros con otro documento de InDesign o directamente con un PDF. Al combinar datos, InDesign crea un nuevo documento o archivo PDF basado en el documento de destino y sustituye los campos del documento de destino por la información correspondiente del archivo de origen de datos.
Cuando combina un documento que incluye marcadores de posición de campos de datos en páginas maestras, esos elementos de la página maestra se copiarán en las páginas maestras en un documento nuevo.
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Elija Único registro para que cada registro comience al principio de la página siguiente.
Elija Registros múltiples para crear más de un registro por página. (Por ejemplo, para imprimir etiquetas de dirección).
No puede combinar varios registros si los campos de datos aparecen en una página de documento que dispone de varias páginas, o bien si los campos de datos aparecen en varias páginas maestras.
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Seleccione Generar informe de texto desbordado con creación de documentos para abrir automáticamente un informe con un seguimiento de las condiciones de desbordamiento creadas durante la combinación de los datos en el documento de InDesign. (Consulte Informes de texto desbordado).
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Haga clic en la ficha Opciones y especifique las opciones de colocación. (Consulte Opciones de colocación de contenido).
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Si va a exportar directamente a PDF, especifique las opciones de PDF y haga clic en Exportar. A continuación, especifique un nombre de archivo y una ubicación y haga clic en Guardar. (Consulte Opciones de Adobe PDF).
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Si el archivo de origen de datos hace referencia a imágenes o formatos de archivo no admitidos que no están disponibles, puede que deba corregirlo para que haga referencia a un archivo admitido, corregir la ruta de acceso a cualquier archivo no disponible o simplemente mover el archivo a la carpeta correcta para que InDesign pueda encontrarlo y colocarlo.
Puede elegir Registros múltiples para crear más de un registro por página. Por ejemplo, si va a imprimir etiquetas de dirección, seguramente deseará imprimir más de una etiqueta por página. La forma en la que aparecerán los registros en la publicación combinada dependerá principalmente de las opciones de maquetación. A continuación se muestra una lista de las limitaciones que puede encontrarse cuando utilice la opción Registros múltiples:
No puede combinar varios registros si los campos de datos aparecen en una página de documento que dispone de varias páginas, o bien si los campos de datos aparecen en varias páginas maestras.
La combinación de datos solo admite un tamaño de marcador de posición.
Si elimina un registro en la publicación combinada, no se reajustarán los registros restantes en el marcador de posición vacío.
Al combinar en un archivo PDF, todas las opciones son idénticas a las disponibles cuando se crea un documento InDesign combinado. El archivo PDF resultante aprovecha los XObject de PDF para las partes estáticas de la página, con lo que se obtiene un PDF eficiente y de tamaño reducido.
Después de combinar un documento con marcadores de posición de datos en páginas maestras, puede cambiar la maquetación del documento combinado y actualizar los valores de los campos de datos en el origen de datos. Use el comando Actualizar campos de datos para actualizar los campos de datos y mantener la maquetación del documento. Esta opción solo está disponible en un documento combinado en el que los marcadores de posición de datos aparecen en las páginas maestras.
Nota:
Esta opción funciona mejor cuando simplemente edita o añade registros al archivo de origen de datos. Si añade campos de marcadores de posición, añada nuevos campos al origen de datos o cambie la configuración del cuadro de diálogo Crear documento combinado; use la opción Crear documento combinado para generar un nuevo documento combinado.
El Informe de texto desbordado aparece si la opción Generar informe de texto desbordado con creación de documentos está seleccionada en el cuadro de diálogo Crear documento combinado y si uno o varios campos incluyen texto desbordado después de que se hayan combinado los datos.
El informe muestra todas los casos de desbordamiento en una lista numerada que muestra el número de página donde aparece el texto, el número de caracteres/palabras desbordados y un fragmento del texto desbordado.
Si aparece el informe al crear un documento combinado, utilice el informe para reparar la condición de desbordamiento. Por ejemplo, es posible que desee aumentar el tamaño del marco de texto, reducir el tamaño de fuente o editar el texto.
Ajustar imágenes proporcionalmente
Mantiene la proporción de la imagen, escalándola para que se ajuste al marco (opción predeterminada).
Encajar marcos a imágenes
Conserva el tamaño de la imagen y ajusta el tamaño del marco para que coincida.
Conservar tamaños de marco e imagen
Coloca la imagen en su tamaño intrínseco dentro del marco, alineada con la esquina superior izquierda del mismo. La imagen se recorta si es demasiado grande para el marco.
Llenar marcos proporcionalmente
Coloca la imagen para que el alto y el ancho llene el marco y el resto de la imagen permanezca recortada.
Ajuste según el contenido
Ajusta automáticamente una imagen dentro del marco según el contenido de la imagen y el tamaño del marco.
Centrar en marco
Alinea el centro de la imagen con el centro del marco. Esta opción estará desactivada si ha seleccionado Ajuste según el contenido como opción de encaje.
Vincular imágenes
Crea un vínculo, o ruta de acceso de archivo, al archivo de imagen original. Si esta opción no está seleccionada, todos los datos de imagen se incrustan en el documento de InDesign.
Quitar líneas en blanco de campos vacíos
Quita saltos de párrafo insertados para campos vacíos. Esta opción es especialmente útil para correos en los que dispone de un campo de dirección opcional. Esta opción ignora los retornos de carro automáticos. Si aparece cualquier carácter en la línea, espacios incluidos, ésta no se eliminará.
Límite de registros por documento
Especifica el número máximo de registros para cada documento combinado. Cuando se alcanza el umbral, se crea un nuevo documento. Este documento tiene el número de páginas necesario para contener los registros restantes que se están combinando (hasta el límite por registro). Esta opción solo está disponible cuando está seleccionada la opción Único registro.
Límite de páginas por documento
Especifica el número máximo de páginas para cada documento. Cuando se alcanza el umbral, se crea un documento nuevo con el número de páginas necesario para contener los registros restantes que se están combinando (hasta el límite por página). Esta opción solo está disponible cuando la opción Registros múltiples está seleccionada en el menú Registros por página de documento al realizar la combinación.
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