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Configuración de activos permite a las organizaciones tomar el control sobre la forma en que comparten sus recursos fuera de ella. El administrador del sistema puede seleccionar una configuración restrictiva que limite el uso por parte de los empleados de determinadas funciones de uso compartido en Creative Cloud y Document Cloud. La configuración de activos sirve, junto con otros sistemas de aplicación de políticas organizativas de terceros, para garantizar que los activos solo se compartan con las personas y entidades externas adecuadas.
Puede elegir una de las tres políticas de restricciones de uso compartido:
- Puede mantener esta configuración predeterminada, mediante la cual se permite a los usuarios compartir vínculos públicos, hacer publicaciones en redes sociales y colaborar en carpetas compartidas con cualquier persona de dentro o fuera de la organización.
- Recomendada para las empresas que permiten a los empleados tener libertad, control y acceso en lo que respecta a todas las funciones de Creative Cloud y Document Cloud.
- Puede restringir el uso compartido de vínculos públicos y muchas opciones de publicación pública. Consulte las tablas en Opciones de implementación para obtener más detalles.
- Recomendada para las empresas que quieran evitar el uso compartido público, pero que desean seguir permitiendo el uso compartido mediante invitaciones con cualquiera que pertenezca o no a la organización.
- Puede restringir el uso compartido basado en invitaciones a los destinatarios en su organización, dominios reivindicados, dominios de confianza y dominios autorizados. Después de elegir esta política, los usuarios no podrán compartir los recursos propiedad de la organización con usuarios externos que no pertenezcan a la organización o no figuren en la lista de dominios permitidos.
- Recomendada para las empresas que necesiten tener un control escrito de los dominios externos concretos que pueden acceder a los recursos de la organización.
El tiempo empleado para restringir el uso compartido a través de la configuración de activos es proporcional al número de usuarios de la organización y al número de relaciones de uso compartido entre ellos. Para algunos productos y servicios de Adobe, esto también conlleva invalidar entradas almacenadas en caché en los CDN y la eliminación de imágenes de vista previa de Slack. Si se cambia la configuración de activos, esto puede tardar hasta 24 horas en aplicarse de forma efectiva y por completo.
Además, puede elegir entre dos políticas de solicitud de acceso:
Puede usar este ajuste predeterminado para permitir a los usuarios sin permisos solicitar acceso a una carpeta o documento.
Para garantizar una mayor privacidad, puede usar esta configuración para evitar que los usuarios pidan acceso a un documento que no se haya compartido con ellos.
Nota:
La configuración de activos no es un sistema de administración de derechos digitales (Digital Rights Management o DRM) ni un sistema integral de protección de activos. Los empleados con acceso a determinados activos pueden seguir copiándolos y compartiéndolos con otras personas ajenas a la organización mediante sistemas de terceros.
Observaciones sobre la implementación
Antes de activar las restricciones de uso compartido, debe tener en cuenta la incidencia que tendrá en los usuarios finales.
Después de seleccionar un ajuste, ya no será posible detener o invertir el subsiguiente proceso de eliminación. Si selecciona Sin uso compartido de vínculos públicos, se eliminarán todos los vínculos públicos existentes y los usuarios con estos vínculos ya no podrán acceder al contenido vinculado. Si elige Uso compartido limitado a integrantes de la organización y usuarios de confianza, cualquier colaborador externo actual que no forme parte de la organización o de dominios reivindicados, de confianza o autorizados perderá el acceso al contenido previamente compartido con ellos. Los usuarios ya no podrán acceder a las programaciones de contenido en Adobe Express y las publicaciones de redes sociales se pausarán.
Más adelante se indican las funcionalidades de uso compartido y publicación de Creative Cloud y Document Cloud que se ven afectadas si selecciona Sin uso compartido de vínculos o Uso compartido limitado a integrantes de la organización y usuarios de confianza.
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Funciones afectadas |
Aplicación |
Funciones afectadas |
|---|---|---|---|
|
Adobe Comp |
Compartir y Enviar a Behance |
Adobe XD |
Invitaciones y Compartir vínculo |
|
Adobe Express |
Compartir en redes sociales, acceder al Programador de contenido |
After Effects |
Invitar al proyecto de equipo e Invitar a la biblioteca |
|
Aero (versión móvil) |
Publicar vínculo y Publicar en Behance |
Behance |
Crear o modificar proyectos o Trabajo en curso e Invitaciones |
|
Animate |
Uso compartido en redes sociales |
Creative Cloud (versión de escritorio y móvil) |
Obtener vínculo e Invitaciones |
|
Capture |
Compartir e Invitaciones |
Bibliotecas Creative Cloud |
Obtener vínculo, Invitaciones y Compartir en Slack |
|
Creative Cloud Assets |
Obtener vínculo, Invitaciones y Compartir en Slack |
Fresco |
Obtener vínculo e Invitaciones |
|
Dimension |
Generar vínculos públicos |
InDesign |
Publish Online y Compartir para revisión |
|
Illustrator e Illustrator Draw |
Vínculo al proyecto e Invitaciones |
Photoshop (versión de escritorio) |
Invitaciones |
|
Lightroom |
No aplicable |
Photoshop Sketch |
Vínculo al proyecto |
|
Photoshop (versión móvil) |
Compartir en redes sociales |
Premiere Pro |
Invitar a proyectos de equipo |
|
Portfolio |
Acceso al sitio web de Portfolio, creación de borradores y publicación |
Nota:
No puede habilitar o deshabilitar la opción de uso compartido en Lightroom ni de uso compartido en Frame.io en la Admin Console.
Obtenga más información sobre cómo habilitar y deshabilitar servicios.
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Aplicación |
Funciones afectadas |
Aplicación |
Funciones afectadas |
|---|---|---|---|
|
Aplicaciones de escritorio Acrobat y Reader |
Compartir |
Adobe Document Cloud para Microsoft Outlook |
Compartir |
|
Aplicaciones móviles (incluidas Adobe Scan y Acrobat) |
Compartir vínculo, Compartir vínculo de Document Cloud |
Servicios web (cloud.acrobat.com) |
Compartir |
Elegir opciones de uso compartido
Para elegir una Configuración de activos restrictiva para su organización, haga lo siguiente:
-
En la Admin Console, vaya a Configuración > Configuración de activos.
-
Elija una política de restricciones de uso compartido.
Puede elegir entre tres niveles de restricciones. Una vez que elija una configuración más restrictiva, no podrá detener ni deshacer la pérdida de vínculos públicos existentes ni de colaboraciones de carpetas o documentos compartidos. Los usuarios ya no podrán acceder a las programaciones de contenido en Adobe Express y las publicaciones de redes sociales se pausarán.
Si selecciona Uso compartido limitado a integrantes de la organización y usuarios de confianza, asegúrese de indicar los dominios autorizados. Cualquier colaborador externo actual que no forme parte de la organización o de dominios reivindicados, de confianza o autorizados perderá el acceso al contenido previamente compartido con ellos.
Nota:Para usar la opción Uso compartido limitado a integrantes de la organización y usuarios de confianza con Document Cloud, debe añadir sus dominios reivindicados y de confianza a los dominios autorizados.
Opciones de uso compartido
Restricciones
Incidencia en los vínculos y colaboraciones existentes
Sin restricciones
Los usuarios pueden crear vínculos públicos, publicar mensajes en redes sociales y colaborar en carpetas y documentos compartidos con cualquier persona.
Sin incidencia.
Sin uso compartido de vínculos públicos
Impide que los usuarios creen enlaces públicos y publiquen en las redes sociales.
Elimina todos los vínculos públicos existentes. Una vez comenzado este proceso, no es posible detenerlo ni deshacerlo. Los usuarios ya no podrán acceder a las programaciones de contenido en Adobe Express y las publicaciones de redes sociales se pausarán.
Uso compartido limitado a integrantes de la organización y usuarios de confianza
Impide que los usuarios creen vínculos públicos, publiquen en redes sociales
y restringe la colaboración en carpetas y documentos compartidos solo a los usuarios de la organización y los dominios de confianza, reivindicados o autorizados.Permite eliminar todos los vínculos públicos existentes y todas las colaboraciones existentes en carpetas y documentos compartidos con usuarios que no pertenezcan a la organización ni a un dominio permitido. Una vez comenzado este proceso, no es posible detenerlo ni deshacerlo. Los usuarios ya no podrán acceder a las programaciones de contenido en Adobe Express y las publicaciones de redes sociales se pausarán.
-
Haga clic en Confirmar.
Si desea que los usuarios continúen compartiendo activos propiedad de la organización con organizaciones o personas externas específicas, haga lo siguiente:
- Para una organización externa, como una agencia: añada el dominio de la agencia a la lista autorizada de dominios, en Configuración de activos de Adobe Admin Console.
- Para un autónomo: facilite el Enterprise ID o Federated ID de la organización a la persona en cuestión. O añada al usuario como un tipo de Business ID a su organización en la Admin Console.
Nota:Estamos actualizando las organizaciones (equipos o empresas) al modelo de almacenamiento para empresas para habilitar el almacenamiento para empresas y otras funciones de nivel empresarial para los usuarios de Adobe ID.
Recibirá una comunicación cuando se programe la actualización de su organización. Cuando se haya completado la actualización, los usuarios de Adobe ID se migrarán al almacenamiento para empresas y la organización controlará de forma directa sus perfiles empresariales.
-
Elija una política de solicitudes de acceso y haga clic en Confirmar.
Por defecto, se permiten las solicitudes de acceso.
Por lo tanto, un usuario con el vínculo a un recurso compartido, pero sin permiso para verlo, puede solicitar el acceso. Los usuarios con permisos de uso compartido en el documento reciben notificaciones de cada solicitud de acceso y pueden decidir si conceden o deniegan el acceso.
El solicitante recibe una notificación cuando se le concede o deniega el acceso.
Nota:Si ha seleccionado una política de uso compartido limitado a integrantes de la organización y usuarios de confianza, esta restricción se aplicará cuando los usuarios intentan dar una solicitud de acceso realizada por alguien fuera de la organización.
Dominios autorizados son aquellos dominios con los que es seguro colaborar. Si ha seleccionado Uso compartido limitado a integrantes de la organización y usuarios de confianza, podrá añadir dominios a la lista de dominios autorizados.
Añadir dominios autorizados
-
En la Admin Console, vaya a Configuración > Configuración de activos > Dominios autorizados.
-
Haga clic en Añadir dominios.
-
Introduzca los dominios en el cuadro de diálogo Añadir dominios. Puede añadir varios dominios separados por comas. Haga clic en Añadir.
Nota:No se pueden autorizar subdominios. Por ejemplo, oeste.ejemplo.com y este.ejemplo.com son subdominios del dominio ejemplo.com.
Nota:Para usar la opción Uso compartido limitado a integrantes de la organización y usuarios de confianza con Document Cloud, debe añadir sus dominios reivindicados y de confianza a los dominios autorizados.
Eliminar dominios autorizados
Para eliminar dominios de la lista, seleccione la casilla de verificación que está la izquierda de los nombres de dominio y haga clic en Eliminar dominios. Luego, haga clic en Eliminar para confirmar.
El nombre de dominio quedará eliminado de los dominios autorizados. Si tiene seleccionada la opción Uso compartido limitado a integrantes de la organización y usuarios de confianza, se revocarán los usos compartidos con el dominio eliminado.
Precaución:
Al eliminar dominios de la lista de autorizados, se quitan todas las colaboraciones existentes en carpetas y documentos compartidos entre los usuarios del dominio y los usuarios de su organización. Una vez comenzado este proceso, no es posible detenerlo ni deshacerlo.
Consecuencias para los usuarios en varias organizaciones
Adobe recomienda especialmente que un usuario sea miembro de una sola organización. Si los usuarios deben pertenecer a varias organizaciones, todas estas deben tener habilitadas las mismas políticas de uso compartido y listas de permitidos.
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