La configuración de activos ofrece a las organizaciones control sobre la forma en que los empleados comparten sus activos fuera de la organización. El administrador de TI puede seleccionar una configuración restrictiva que limite el uso por parte de los empleados de determinadas funciones de uso compartido en Creative Cloud y Document Cloud. La configuración de activos se usa, junto con otros sistemas de aplicación de política organizativa (no proporcionados por Adobe) para asegurarse de que los activos solo se compartan con las personas y organizaciones externas adecuadas.

Nota:

La configuración de activos solo se aplica a los usuarios de la organización con Enterprise ID o Federated ID.

Dispone de tres opciones en la configuración de activos para restringir el uso compartido:
  • Sin restricciones
    • Puede mantener esta configuración predeterminada, mediante la cual se permite a los usuarios compartir vínculos públicos y colaborar en carpetas compartidas con cualquier persona de dentro o fuera de la organización.
    • Recomendada para las empresas que permiten a los empleados tener libertad, control y acceso a todas las funciones de Creative Cloud y Document Cloud.
  • Sin uso compartido de vínculos públicos
    • Puede restringir el uso compartido de vínculos públicos y de cualquier otra opción de publicación pública (por ejemplo, publicar en Behance o Facebook).
    • Recomendada para las empresas que desean evitar el uso compartido público accidental fuera de la organización, pero que desean seguir accediendo a algunas funciones de colaboración.
  • Uso compartido solo con usuarios de dominios
    • Puede restringir el uso compartido basado en invitaciones a los destinatarios de los dominios reivindicados, los dominios de confianza y los dominios de la lista blanca. Después de establecer esta política, los usuarios no podrán compartir los activos propiedad de la organización con usuarios externos que no pertenezcan a la lista de dominios permitidos.
    • Recomendada para las empresas que necesiten un control estrecho sobre qué dominios externos concretos pueden acceder a los activos de la organización.

La restricción del uso compartido mediante Configuración de activos consume un tiempo proporcional al número de usuarios de la organización y al número de relaciones de uso compartido que se hayan establecido. Para algunos productos y servicios de Adobe, esto también conlleva invalidar entradas almacenadas en caché en los CDN y la eliminación de imágenes de vista previa de slack. Puede que la configuración de activos tarde hasta 24 horas en entrar en vigor por completo.

Nota:

La configuración de activos no es un sistema de administración de derechos digitales (DRM) ni un sistema completo de protección de activos. Los empleados con acceso a determinados recursos pueden seguir copiando esos activos y facilitarlos a otras personas de fuera de la organización usando sistemas no controlados o administrados por Adobe.

Consideraciones de implementación

Antes de activar las restricciones de uso compartido, debe considerar la incidencia que tendrá en los usuarios finales. Además de una funcionalidad reducida en determinadas aplicaciones, los usuarios reciben mensajes de error al utilizar esta funcionalidad. Además, los usuarios deben disponer de la última versión de InDesign, XD y Acrobat para poder recibir mensajes informativos de error al intentar utilizar la funcionalidad reducida. De lo contrario, los usuarios reciben mensajes de error imprecisos.

Después de seleccionar un ajuste, ya no será posible detener o invertir el subsiguiente proceso de eliminación. Si selecciona Sin uso compartido de vínculos públicos, se eliminarán todos los vínculos públicos existentes y los usuarios con estos vínculos ya no podrán acceder al contenido vinculado. Si elige Uso compartido solo con usuarios de dominios, se revocarán todas las colaboraciones existentes en carpetas o documentos.

A continuación se indican las funcionalidades de publicación de las aplicaciones de Creative Cloud y Document Cloud que se ven afectadas al seleccionar Sin uso compartido de vínculos públicos o Uso compartido solo con usuarios de dominios, conforme se describen anteriormente. La excepción es que la colaboración en carpetas y documentos compartidos no puede desactivarse para usuarios de los dominios reivindicados, los dominios de confianza y los dominios de la lista blanca de una organización.

Por ejemplo:

  • Si se elige Sin restricciones o Sin uso compartido de vínculos públicos, las funciones de colaboración (como enviar invitaciones privadas en Adobe XD) no se ven afectadas.
  • Si se elige Uso compartido solo con usuarios de dominio, los usuarios pueden colaborar solo con los usuarios de la lista de dominios permitidos.

Aplicaciones de Creative Cloud

Aplicación Funciones afectadas
Creative Cloud Assets Colaborar, compartir en Slack, enviar vínculo
Bibliotecas Creative Cloud Colaborar, compartir en Slack, enviar vínculo
Adobe XD Servicios de publicación, servicios de invitación
InDesign Publicar en línea
Spark Publicar
Adobe Color Publicar tema
Capture Compartir, colaborar
Aplicación móvil de Creative Cloud Crear vínculo, colaborar.
Behance Crear proyecto
Portafolio Publicar

Aplicaciones de Document Cloud

Aplicación Funciones afectadas
Aplicaciones de escritorio Acrobat y Reader Compartir
Servicios web (cloud.acrobat.com)
Compartir
Complemento de Outlook Send & Track Compartir
Aplicaciones móviles (incluyendo Acrobat y Scan) Compartir vínculo, compartir vínculo de Document Cloud

Elegir la configuración de activos

Para elegir una configuración de activos restrictiva para su organización, haga lo siguiente:

  1. En Admin Console, vaya a Configuración > Configuración de activos.

    Opciones de uso compartido
  2. Puede elegir entre tres niveles de restricciones. Una vez que elija una configuración más restrictiva, no podrá detener ni deshacer la pérdida de vínculos públicos existentes ni de colaboraciones de carpetas o documentos compartidos.

    Si selecciona Uso compartido solo con usuarios de dominios, no olvide definir sus dominios de la lista blanca para evitar perder todas las colaboraciones existentes.

    Nota:

    Para usar la opción Uso compartido solo con usuarios de dominios con Document Cloud, debe agregar sus dominios reivindicados y de confianza a los dominios de la lista blanca.

    Opciones de uso compartido Restricciones Incidencia en los vínculos y colaboraciones existentes
    Sin restricciones Los usuarios pueden crear vínculos públicos y colaborar en carpetas y documentos compartidos con cualquier persona.
    Sin incidencia.
    Sin uso compartido de vínculos públicos Impide que los usuarios creen vínculos públicos. Elimina todos los vínculos públicos existentes. Una vez comenzado este proceso, no es posible detenerlo ni deshacerlo.
    Uso compartido solo con usuarios de dominios Impide que los usuarios creen vínculos públicos y restringe la colaboración en carpetas y documentos compartidos únicamente a los usuarios de los dominios de confianza, reivindicados o de la lista blanca. Elimina todos los vínculos públicos existentes y todas las colaboraciones existentes en carpetas y documentos compartidos con usuarios que no pertenezcan a un dominio permitido. Una vez comenzado este proceso, no es posible detenerlo ni deshacerlo.
  3. Haga clic en Confirmar.

Si desea que los usuarios continúen compartiendo activos propiedad de la organización con organizaciones o personas externas específicas, haga lo siguiente.

  • Para una organización externa, como una agencia: añada el dominio de la agencia a la lista blanca de dominios, en Configuración de activos de Adobe Admin Console.
  • Para un autónomo: emita a la persona en cuestión un Adobe Enterprise ID o Federated ID de la organización.

Dominios de la lista blanca

Los dominios de la lista blanca son los dominios con los que es seguro colaborar. Si ha seleccionado Uso compartido solo con usuarios de dominios, puede añadir dominios a la lista de dominios de la lista blanca.

Añadir dominios de la lista blanca

  1. En Admin Console, vaya a Configuración > Configuración de activos.

  2. Para añadir dominios, haga clic en Añadir dominios.

  3. Introduzca los dominios en el cuadro de diálogo Añadir dominios. Puede añadir múltiples dominios separados por comas. Haga clic en Añadir.

    Nota:

    No es posible incluir subdominios en la lista blanca. Por ejemplo, oeste.ejemplo.com y este.ejemplo.com son subdominios del dominio ejemplo.com.

    Añadir dominios

    Nota:

    Para usar la opción Uso compartido solo con usuarios de dominios con Document Cloud, debe agregar sus dominios reivindicados y de confianza a los dominios de la lista blanca.

Eliminar dominios de la lista blanca

Para eliminar dominios de la lista, seleccione la casilla de verificación de la izquierda de los nombres de dominio y haga clic en Eliminar dominios. Haga clic en Eliminar en el cuadro de diálogo que aparecerá a continuación.

El nombre de dominio quedará eliminado de los dominios de la lista blanca. Si tiene elegida la opción Uso compartido solo con usuarios de dominios, se revocarán los usos compartidos con el dominio eliminado.

Eliminar un dominio de la lista blanca

Precaución:

La eliminación de dominios de la lista blanca elimina todas las colaboraciones existentes en carpetas y documentos compartidos entre los usuarios del dominio y los usuarios de su organización. Una vez comenzado este proceso, no es posible detenerlo ni deshacerlo.

Consecuencias para los usuarios en varias organizaciones

Aunque Adobe recomienda encarecidamente que cada usuario debe ser miembro solo de una organización, es posible que los usuarios sean miembros de varias organizaciones. Para los usuarios de varias organizaciones, puede existir ambigüedad sobre qué opciones de configuración de activos son de aplicación. Esta ambigüedad puede evitarse asegurándose de que cada usuario sea miembro de un dominio reivindicado asociado a una de las organizaciones.

Nota:

Si un usuario es miembro de varias organizaciones y no pertenece a un dominio reivindicado, no se le aplicarán restricciones de uso compartido.

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