Un grupo de usuarios es una recopilación de usuarios a los que se tiene que otorgar un conjunto de permisos que comparten. Hay distintos permisos en diferentes productos que deben asignarse a muchos usuarios en orden diverso. Los usuarios en sí no pueden administrar permisos.

Por ejemplo, supongamos que dirige un departamento y quiere asignar un producto a cada abonado del departamento. Una forma de hacerlo sería modificar los permisos individuales de cada usuario del departamento y asignarles el producto uno a uno. El método más cómodo es crear un grupo de usuarios que contenga a todos los abonados del departamento y después asignarle el producto al grupo de usuarios. Esto libra al administrador de tener que administrar cada usuario. Después podría añadir más usuarios al grupo o quitar usuarios de él. Así, mientras que los permisos del grupo siguen siendo los mismos, los usuarios dentro del grupo cambian.

Crear grupos de usuarios

Función aplicable: administrador del sistema

Cuando crea grupos, puede elegir crearlos uno a uno en Admin Console. También puede usar un procedimiento de carga en bloque mediante CSV para crear múltiples grupos al mismo tiempo.

Crear un único grupo de usuarios

  1. En Admin Console, vaya a Usuarios > Grupos de usuarios.

  2. En la esquina superior derecha, haga clic en Nuevo grupo de usuarios.

    Se mostrará la pantalla Crear un nuevo grupo de usuarios.

    Crear nuevos grupos de usuarios
  3. Escriba un nombre y una descripción para el grupo de usuarios que desee crear y haga clic en guardar.

Crear grupos de usuarios en bloque

  1. Mientras trabaja en grupos de usuarios en Admin Console, haga clic en la esquina superior derecha de la página Grupos de usuarios.

  2. En la lista desplegable, seleccione Añadir grupo de usuarios mediante CSV.

  3. En el cuadro de diálogo Añadir grupos de usuarios mediante CSV, haga clic en Descargar plantilla CSV y elija Plantilla estándar.

    Añadir grupos de usuarios mediante CSV
  4. Actualice el archivo CSV descargado con los datos siguientes de los grupos de usuarios que desee agregar al perfil:

    Campo de archivo CSV Descripción/Notas
    Nombre de grupo de usuarios Debe tener menos de 255 caracteres
    Descripción Debe tener menos de 255 caracteres
    Administradores de grupos de usuarios

    Se pueden asignar varios administradores separando cada administrador con una coma e incluyendo la lista entre comillas. La entrada de cada administrador debe incluir el tipo de identidad del usuario, seguido de un guion, y luego, la dirección de correo electrónico:

    '<tipo de identidad>-<dirección de correo electrónico>,<tipo de identidad>-<dirección de correo electrónico>...'

    Por ejemplo:

    'Federated ID-cuenta-de-prueba@acme.com,Enterprise ID-usuario-de-prueba@acme.com,Adobe ID-administrador-de-prueba@acme.com'

    Dependiendo de la aplicación utilizada para crear el archivo CSV, la aplicación puede agregar comillas adicionales al guardar, lo que causará que el procesamiento falle. Es una buena práctica revisar el CSV sin formato en un editor de texto para asegurarse de que cada campo contenga solo unas comillas de apertura y cierre.

    En el CSV, puede incluir usuarios (como administradores) que no formen parte de la organización en Admin Console actualmente. Cuando se procese el archivo CSV, el usuario se agregará como administrador. También se le enviará un correo electrónico para que se una a la organización. El usuario debe aceptar la invitación para iniciar sesión en Admin Console y administrar el grupo de usuarios.

    Perfiles de producto asignados

    Pueden asignar varios perfiles de productos separando cada perfil con una coma e incluyendo la lista entre comillas. En cualquier caso, los perfiles de productos que incluya deben estar ya configurados para la organización.

    Al igual que cuando se agregan múltiples administradores (descrito arriba ), al agregar múltiples perfiles, estos deben estar acotados con un único conjunto de comillas.

    Por ejemplo:

    'Configuración predeterminada de Adobe Target 2, Configuración predeterminada de Photoshop'

    Asegúrese de especificar el nombre del perfil del producto y no el nombre del producto.

  5. Arrastre el archivo CSV actualizado hasta el cuadro de diálogo Añadir grupos de usuarios mediante CSV y haga clic en Cargar.

    Nota:

    Puede cargar un archivo CSV con un tamaño de hasta 10 MB.

A continuación, regresará a la página Grupos de usuarios. Es posible que la lista no muestre los grupos que acaba de agregar con el CSV inmediatamente. Este proceso puede tomar unos minutos. La lista se actualiza en el momento en el que se completa la operación en bloque.

Una vez finalizada la operación en bloque, recibirá un mensaje de correo electrónico. También puede ver un informe detallado de la operación mediante Resultados de operaciones en bloque.

Editar grupos de usuarios

Función aplicable: Administrador del sistema

En Admin Console, puede editar el nombre o la descripción de un grupo de usuarios existente. Sin embargo, si usa el procedimiento de carga en bloque mediante CSV, también puede editar los administradores de grupo de usuarios y los perfiles de productos que están asignados actualmente a este grupo. Esto quiere decir que puede agregar o eliminar administradores de grupos de usuarios y perfiles de productos del grupo.

Editar un único grupo de usuarios

  1. En Admin Console, vaya a Usuarios > Grupos de usuarios.

  2. En la lista de grupos de usuarios, haga clic en el nombre del grupo de usuarios que desee editar y luego haga clic en Configuración.

  3. Actualice el nombre y la descripción del grupo de usuarios y haga clic en Guardar.

Editar grupos de usuarios en bloque

  1. Mientras trabaja en grupos de usuarios en Admin Console, haga clic en la esquina superior derecha de la página Grupos de usuarios.

  2. En la lista desplegable, seleccione Editar grupos de usuarios mediante CSV.

  3. En el cuadro de diálogo Editar grupos de usuarios mediante CSV, haga clic en Descargar plantilla CSV y elija Plantilla estándar.

    Editar grupos de usuarios mediante CSV

    El archivo .csv de plantilla se descarga en el equipo.

  4. Haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo Editar grupos de usuarios mediante CSV.

    A continuación, regresará a la página Grupos de usuarios.

    Para cada grupo que desee editar, debe incluir en el archivo CSV que descargó en el paso anterior los siguientes datos:

    • Descripción
    • Administradores de grupos asignados
    • Perfiles de productos asignados

    Una vez que el archivo CSV se haya descargado en su equipo, ábralo en cualquier editor.

  5. Para obtener los datos anteriores de un grupo, haga clic en el nombre del grupo en la página Grupos de usuarios.

    Llegará a la página que contiene los datos del grupo seleccionado.

  6. Haga clic en Configuración.

  7. En el cuadro de diálogo de configuración, copie el nombre del grupo y péguelo en el campo Nombre del grupo de usuarios de una fila del CSV.

    Nota:

    Mediante el procedimiento masivo, el nombre del grupo se utiliza internamente para identificar la fila en el archivo CSV de forma exclusiva. Por esta razón, no se puede editar el nombre del grupo. Si necesita editar el nombre del grupo, use el procedimiento manual descrito anteriormente.

    Para conservar la descripción, cópiela y péguela en el campo Descripción en la fila del CSV.

    Para eliminar la descripción, asegúrese de que esté vacío el campo de descripción en la fila del CSV.

    Para crear una nueva descripción, introduzca los nuevos datos en la fila del CSV.

  8. Haga clic en Cancelar para salir del cuadro de diálogo.

    Regresará a la página que contiene los datos del grupo seleccionado.

  9. Vaya a la ficha Administradores.

  10. Introduzca los tipos de identidad y las direcciones de correo electrónico de los administradores en el campo Administradores de grupos de usuarios de la fila del CSV en el siguiente formato (separado por comas ) acotado entre comillas simples:

    '<tipo de identidad>-<dirección de correo electrónico>,<tipo de identidad>-<dirección de correo electrónico>...'

    Por ejemplo:

    'Federated ID-cuenta-de-prueba@acme.com,Enterprise ID-usuario-de-prueba@acme.com,Adobe ID-administrador-de-prueba@acme.com'

    Dependiendo de la aplicación utilizada para crear el archivo CSV, la aplicación puede agregar comillas adicionales al guardar, lo que causará que el procesamiento falle. Es una buena práctica revisar el CSV sin formato en un editor de texto para asegurarse de que cada campo contenga solo unas comillas de apertura y cierre.

    Para añadir administradores al grupo, agregue sus datos (direcciones de correo electrónico y tipos de identidad) en el formato descrito anteriormente.

    Para conservar los administradores del grupo que esté editando, debe incluir sus datos.

    Para eliminar administradores del grupo, asegúrese de excluir (o eliminar) sus datos.

    Se pueden incluir usuarios (como administradores) que no formen parte de la organización en Admin Console actualmente. Cuando se procese el archivo CSV, el usuario se agregará como administrador. También se le enviará un correo electrónico para que se una a la organización. El usuario debe aceptar la invitación para iniciar sesión en Admin Console y administrar el grupo de usuarios.

  11. Vaya a la ficha Perfiles de productos asignados.

  12. Introduzca los nombres de los perfiles de productos en el campo Perfiles de productos asignados de la fila del CSV en el siguiente formato (separado por comas ) acotados entre comillas simples:

    '<Nombre de perfil de productos>,<Nombre de perfiles de productos>,...'

    Por ejemplo:

    'Configuración predeterminada de Adobe Target 2, Configuración predeterminada de Photoshop'

    Asegúrese de especificar el nombre del perfil del producto y el nombre del producto.

    Dependiendo de la aplicación utilizada para crear el archivo CSV, la aplicación puede agregar comillas adicionales al guardar, lo que causará que el procesamiento falle. Es una buena práctica revisar el CSV sin formato en un editor de texto para asegurarse de que cada campo contenga solo unas comillas de apertura y cierre.

    Para añadirperfiles de productos al grupo, agregue sus datos (nombres de perfiles de productos) en el formato descrito anteriormente.

    Para conservar los perfiles de productos del grupo, debe incluir sus datos.

    Para eliminar perfiles de productos, asegúrese de excluir (o eliminar) sus datos de la fila del CSV.

    Para añadir perfiles de producto, estos deben estar ya configurados para la organización.

  13. Después de haber completado los pasos 5 a 12 para todos los grupos que desee editar, guarde y cierre el archivo CSV.

  14. Arrastre el archivo CSV actualizado hasta el cuadro de diálogo Editar grupos de usuarios mediante CSV y haga clic en Cargar.

    Nota:

    Puede cargar un archivo CSV con un tamaño de hasta 10 MB.

A continuación, regresará a la página Grupos de usuarios. Es posible que las actualizaciones que realice en los grupos de esta lista no se muestren inmediatamente. Este proceso puede tomar unos minutos.Las actualizaciones estarán disponibles en el momento en el que se complete la operación en bloque.

Una vez finalizada la operación en bloque, recibirá un mensaje de correo electrónico. También puede ver un informe detallado de la operación mediante Resultados de operaciones en bloque.

Añadir usuarios a grupos

Función aplicable: administrador de productos

Siga estos pasos para añadir usuarios a un grupo de usuarios:

  1. Mientras trabaja con los grupos de usuarios, en la lista de grupos de usuarios, haga clic en el nombre del grupo al que desea añadir el usuario.

  2. Haga clic en Añadir usuario.

  3. En la pantalla Añadir usuario, escriba el nombre o la dirección de correo electrónico del usuario y, a continuación, elija el usuario de la lista desplegable que aparece.

    Si el usuario que está añadiendo no está incluido actualmente en Admin Console, puede introducir la dirección de correo electrónico del usuario. Se le pedirá que cree un nuevo usuario. Introduzca los detalles del usuario, este recibirá un mensaje de correo electrónico de invitación.

  4. Haga clic en Añadir usuario.

  5. Se mostrará la pantalla Añadir usuario para que añada más usuarios a ese grupo.

    Haga clic en Cancelar para volver a la página de los detalles del grupo de usuarios.

Añadir varios usuarios a un grupo

Puede añadir varios usuarios a un grupo simultáneamente. Si, por ejemplo, desea copiar los usuarios (o un subconjunto de ellos) de un grupo a otro, puede exportar los usuarios de un grupo y, a continuación, añadirlos a otro grupo.

Nota:

Este procedimiento añade usuarios existentes a grupos. Si desea añadir usuarios de una sola vez a su organización y a grupos, consulte Añadir varios usuarios.

  1. Mientras trabaja en un grupo en Admin Console, haga clic en , en la esquina superior derecha de la página del grupo.

  2. Haga clic en Añadir usuarios mediante CSV.

  3. En el cuadro de diálogo Añadir usuarios mediante CSV, haga clic en Descargar plantilla CSV y seleccione la Lista de usuarios actuales (recomendado) o la Plantilla estándar.

    add-users-by-csv

    Para ver una descripción de los campos del archivo descargado, consulte el formato del archivo CSV.

  4. Modifique el archivo descargado con los datos de los usuarios que desee agregar al grupo.

  5. En el cuadro de diálogo Añadir usuarios mediante CSV, arrastre y suelte el archivo o haga clic en el botón Seleccionar un archivo y seleccione el archivo en el equipo.

  6. Haga clic en Cargar.

Una vez finalizada la operación en bloque, recibirá un mensaje de correo electrónico. También puede ver un informe detallado de la operación en la página Perfiles de productos > Resultados de operaciones en bloque.

Para obtener sugerencias de solución de problemas de carga en bloque a Admin Console, consulte Solucionar problemas de carga de usuarios en bloque.

Añadir administradores a grupos

Función aplicable: administrador del sistema

Puede delegar la tarea de administrar un grupo a administradores de grupos. Estos administradores podrán después administrar los usuarios de ese grupo.

Siga estos pasos para agregar administradores a un grupo de usuarios:

  1. En Admin Console, vaya a Usuarios > Grupos de usuarios.

  2. En la lista de grupos de usuarios, haga clic en el grupo de usuarios al que quiere añadir el usuario.

    A continuación, se muestran los detalles del grupo de usuarios seleccionado.

  3. Vaya a la ficha Administradores y haga clic en Añadir administrador.

  4. En la pantalla Añadir administrador, escriba el nombre o la dirección de correo electrónico del usuario y, a continuación, elija el usuario de la lista desplegable que aparece.

    Si el usuario que está añadiendo no está incluido actualmente en Admin Console, puede introducir la dirección de correo electrónico del usuario. Se le pedirá que cree un nuevo usuario. Introduzca los detalles del usuario, este recibirá un mensaje de correo electrónico de invitación.

  5. Localice y seleccione uno o más usuarios para añadirlos como administradores al grupo de usuarios.

  6. Haga clic en Añadir administrador.

  7. Se mostrará la pantalla Añadir usuario para que añada más usuarios a ese grupo.

    Haga clic en Cancelar para volver a la página de los detalles del grupo de usuarios.

A continuación, regresará a la ficha Administradores. Ahora, la lista incluye el administrador que acaba de asignar al grupo.

Asignar perfiles de productos a grupos de usuarios

Función aplicable: administrador de perfil de productos

Puede asignar perfiles de productos a grupos de usuarios. Esto permite que todos los usuarios del grupo reciban el mismo conjunto de permisos para los productos.

  1. En Admin Console, vaya a Usuarios > Grupos de usuarios.

  2. En la lista Grupos de usuarios, seleccione el grupo de usuarios al que quiera agregar un perfil de productos.

  3. Vaya a la ficha Perfiles de productos asignados y haga clic en el perfil de productos asignado.

    La lista de productos que se muestra se basa en el plan de compra de su organización.

  4. Haga clic en un producto de la lista y, a continuación, introduzca y seleccione el perfil de productos de ese producto.

    Para obtener más información sobre productos y perfiles, consulte Administrar productos y perfiles.

  5. Haga clic en Guardar.

Regresará a la ficha Perfiles de productos asignados.

Ahora, la lista incluye los perfiles de productos que acaba de añadir al grupo.

Como administrador de perfil de productos, también puede añadir grupos de usuarios a perfiles de productos al trabajar con estos.

Nota:

Como administrador de grupo, para quitar un usuario de un grupo, seleccione el usuario en la ficha Usuarios del grupo en cuestión y haga clic en el icono  de la parte superior derecha de la pantalla.

Quitar grupos de usuarios

Función aplicable: administrador del sistema

Como administrador del sistema, puede elegir si desea eliminar uno o más grupos de usuarios en Admin Console.

Aunque elimine un grupo de usuarios, los usuarios de ese grupo no se eliminarán de Admin Console. Sin embargo, si ha asignado perfiles de productos a ese grupo, los usuarios del grupo ya no tendrán acceso a los productos asociados.

  1. En Admin Console, vaya a Usuarios > Grupos de usuarios.

  2. En la lista de grupos de usuarios, haga clic en la casilla a la izquierda del grupo o los grupos de usuarios que desee eliminar.

  3. Haga clic en Quitar grupos de usuarios.

  4. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic Quitar grupos de usuarios.

Quitar usuarios de un grupo

  1. Mientras trabaja con los grupos de usuarios, en la lista de grupos de usuarios, haga clic en el nombre del grupo al que desea añadir el usuario.

  2. Para eliminar uno o varios usuarios, haga clic en la casilla situada a la izquierda de los usuarios de la lista.

  3. Haga clic en Eliminar usuarios.

  4. En la página de confirmación, Haga clic en Eliminar usuarios.

A continuación, regresará a la página de detalles.

Eliminar a varios usuarios de un grupo

Puede utilizar el procedimiento de quitar usuarios en bloque para quitar simultáneamente varios usuarios de un grupo. Por ejemplo, si desea mover varios usuarios de un grupo a otro, puede quitarlos de un grupo y añadirlos al otro.

  1. Mientras trabaja en un grupo en Admin Console, haga clic en , en la esquina superior derecha de la página del grupo.

  2. Haga clic en Retirar la asignación de usuarios mediante CSV.

  3. En el cuadro de diálogo Retirar la asignación de usuarios mediante CSV, descargue la plantilla de muestra del archivo CSV, que le proporcionará la estructura de los datos necesarios.

    unassign-users-by-csv

    Para ver una descripción de los campos del archivo descargado, consulte el formato del archivo CSV.

  4. Abra el archivo CSV en Excel y modifique el archivo, teniendo en cuenta que debe contener solo filas con los usuarios que desee quitar del grupo.

  5. En el cuadro de diálogo Retirar la asignación de usuarios mediante CSV, arrastre y suelte el archivo o haga clic en el botón Seleccionar un archivo y seleccione el archivo en el equipo.

  6. Haga clic en Cargar.

Una vez finalizada la operación en bloque, recibirá un mensaje de correo electrónico. También puede ver un informe detallado de la operación en la ficha Perfiles de productos > Resultados de operaciones en bloque.

Exportar usuarios de grupos

Puede descargar los datos de los usuarios de un grupo. Por ejemplo, si desea añadir usuarios de un grupo a otro, puede descargar la lista de usuarios del grupo de origen y, a continuación, añadirlos a otro grupo. Si desea quitar posteriormente los usuarios del grupo de origen, puede utilizar el mismo archivo para eliminarlos del mismo.

El archivo CSV que se descarga contiene los datos según se define en la sección Formato de archivo CSV.

  1. Mientras trabaja en un grupo en Admin Console, haga clic en , en la esquina superior derecha de la página del grupo.

  2. Haga clic en  y seleccione Exportar lista de usuarios a CSV.

  3. Elija una ubicación de carpeta donde descargar el archivo y haga clic en OK.

Resultados de operaciones en bloque

Cuando ejecute una operación en bloque, como añadir o quitar varios usuarios de un grupo, recibirá un mensaje de correo electrónico. Además, podrá ver los detalles de la operación en bloque en la página Resultados de operaciones en bloque.

  1. Mientras trabaja en un grupo en Admin Console, haga clic en , en la esquina superior derecha de la página del grupo.

  2. En la lista desplegable, seleccione Resultados de operaciones en bloque.

  3. Para ver los detalles de un proceso por lotes, haga clic en el nombre de la operación en la lista.

  4. En la página de detalles, haga clic en Descargar resultados para descargar un archivo CSV para obtener un informe detallado del proceso por lotes.

La página Resultados de operaciones por lotes muestra informes con una antigüedad máxima de 90 días. Los informes que tengan más de 90 días se eliminan de forma automática, sin que tenga que intervenir un administrador del sistema.

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