Función aplicable: Administrador

Esta página proporciona información para los administradores de Adobe Sign que gestionan usuarios y licencias de Sign en la plataforma empresarial de Adobe, Adobe Admin Console.

Nota:

En su lugar, algunas cuentas de Adobe Sign administran usuarios y licencias de Sign dentro de la propia aplicación. Este método alternativo de gestión de usuarios y licencias está documentado aquí.

Introducción a Adobe Sign en Admin Console

Admin Console frente a la aplicación de Adobe Sign

Al gestionar una cuenta de Sign en Admin Console, el administrador puede acceder a dos entornos administrativos distintos: 1) Admin Console y 2) la aplicación Sign. El administrador de Sign puede tener acceso a uno o a ambos entornos administrativos, dependiendo de lo que elija la organización. Cada uno de estos entornos administrativos proporciona diferentes funciones.

En Admin Console, un administrador puede gestionar los usuarios y su acceso a las licencias en todos los productos y servicios de Adobe. Consulte aquí para más información acerca de Admin Console. Para un administrador de Sign, la funcionalidad de Admin Console incluye:

  • Crear administradores de inicio de sesión de Sign.
  • Dar acceso a Sign a administradores y usuarios finales
  • Crear/editar perfiles de productos para Sign, lo que incluye añadir usuarios a perfiles de productos.
  • Crear/editar grupos de usuarios de Admin Console (para asignar un grupo de usuarios de Admin Console a un perfil de producto de Sign).
  • Configuración de inicio de sesión único/SAML para que el usuario final acceda a Sign (si corresponde).
  • ...y mucho más.

En la aplicación Sign, un administrador puede gestionar las características, la funcionalidad y el comportamiento de Adobe Sign. Para ser administrador en la aplicación Sign, el usuario debe tener acceso a Adobe Sign en Admin Console (vea el paso 1 de “Configuración de una cuenta de Adobe Sign” a continuación). Consulte aquí y aquí para obtener más información sobre la funcionalidad de administración en la aplicación Sign. Para un administrador de Sign, la funcionalidad en la aplicación Sign incluye:

  • Crear/editar grupos de usuarios de Sign (con el fin de personalizar el comportamiento de Sign para diferentes grupos de usuarios). Consulte “Configurar grupos de usuarios de Sign” a continuación para obtener más información.
  • Configurar las preferencias de firma
  • Cargar logotipo personalizado
  • Configurar opciones globales
  • Configurar opciones de seguridad
  • ...y mucho más.

Licencias de usuario frente a licencias de transacción

Los planes de Sign se pueden comprar por usuario o por plan de transacción. El tipo de plan determina cómo aparece Sign en Admin Console.

Plan de licencia por usuario
Plan de licencia por usuario
Plan de licencia por transacción
Plan de licencia por transacción

En Admin Console, un administrador puede ver información sobre el número de usuarios o transacciones asociadas con su plan de Sign. Para obtener un informe de uso de Sign más detallado, un administrador de Sign puede hacer clic en “Administrar Adobe Sign” en Admin Console. Desde aquí, los administradores pueden ejecutar informes dentro de la aplicación Sign. Consulte “Informe sobre el uso de Sign” a continuación para obtener más información.

Configurar una cuenta de Adobe Sign

A continuación, se muestra un resumen de los pasos necesarios para configurar una cuenta de Adobe Sign en Admin Console. El primer administrador tiene acceso a Admin Console, donde aparece el producto Sign. En ese momento, el administrador puede seguir estos pasos:

  1. Crear administradores de Sign

    El administrador del sistema debe comenzar creando un administrador inicial de Sign. Este administrador inicial puede ser él mismo u otra persona de su organización. El administrador inicial de Sign debe ser un administrador del sistema Admin Console y tener acceso al producto Sign en Admin Console. Este administrador inicial de Sign es la persona que gestiona el uso general de Sign dentro de la organización, lo que incluye otorgar acceso a Sign a los usuarios finales y configurar la aplicación Sign.

    Los pasos detallados y las opciones para crear administradores de Sign están aquí.

  2. Configurar la cuenta de Sign

    Antes de añadir usuarios finales a la cuenta de Sign, un administrador puede configurarla para que esté en consonancia con la forma en que la organización desea que sus usuarios finales utilicen la aplicación Sign. Esto podría incluir la configuración de preferencias o comportamientos de Sign, la configuración de opciones de seguridad, la personalización de correos electrónicos enviados por Sign y mucho más.

    Los administradores pueden encontrar información general sobre cómo configurar la cuenta de Sign aquí.

  3. Configurar grupos de usuarios y administradores de grupos de Sign

    Dividir a sus usuarios de Sign en grupos funcionales es útil si se tienen diferentes requisitos de firmas o estructuras de organigrama que deban respetarse. Como se indicó anteriormente, los grupos de usuarios de Sign son distintos de los de Admin Console. Inicialmente, cuando se le otorga acceso a Sign a un usuario final o administrador en Admin Console, ese usuario se coloca en el grupo de usuarios predeterminado de Sign. Aun así, un administrador de Sign puede mover ese usuario a cualquier grupo de usuarios de Sign. Además, un usuario de Sign puede ser designado como administrador de grupo con el fin de personalizar la funcionalidad para ese grupo de usuarios en particular.

    Puede encontrar un resumen de los grupos de usuarios aquí.

    Grupos de usuarios de Sign
    Grupos de usuarios de Sign
  4. Añadir usuarios de Sign

    Por último, un administrador de Sign puede añadir usuarios finales a la cuenta de Sign dentro de Admin Console. Esto funciona de manera similar a cómo se añaden usuarios a otros productos y servicios de Adobe. Consulte aquí las instrucciones para añadir usuarios.

    Añadir usuarios de Sign en Admin Console
    Añadir usuarios de Sign en Admin Console

Uso de la cuenta de Adobe Sign

Ahora que ha configurado su cuenta de Sign, los usuarios finales están preparados para comenzar a utilizar la aplicación. Consulte esta página para encontrar guías de usuario y tutoriales sobre cómo usar la aplicación Sign. También hay un vídeo sobre cómo enviar con Sign, así como una lista de temas frecuentes.

Consideraciones adicionales sobre Adobe Sign en Admin Console

Dependiendo de cómo se utilice la cuenta de Sign, estas consideraciones adicionales relativas a Sign en Admin Console pueden ser relevantes.

Configurar integraciones de socios de Adobe Sign

Adobe Sign se puede administrar en Admin Console y luego integrarse en una serie de aplicaciones de terceros. Consulte aquí para obtener una lista completa de aplicaciones de terceros e instrucciones detalladas sobre cómo completar la integración.

Cuando Sing se administra en Admin Console, un usuario final debe tener acceso explícito a la cuenta de Sign (a través de Admin Console) para poder usarla dentro una aplicación de terceros. Consulte el paso 4 de “Configuración de una cuenta de Adobe Sign” más arriba para obtener instrucciones sobre cómo añadir usuarios de Sign a la cuenta en Admin Console. Actualmente, la versión de Sign que se gestiona en Admin Console no admite el aprovisionamiento automático para los usuarios que utilizan Sign dentro de una aplicación de terceros.

Informes sobre el uso de Adobe Sign

Para comprobar el consumo de transacciones de Adobe Sign y generar informes detallados de uso, siga los pasos que vienen a continuación. Puede encontrar detalles adicionales sobre los informes de Sign aquí.

  1. Vaya a Informes y haga clic en Crear nuevo informe.

    Crear nuevo informe
  2. Para obtener informes de consumo detallados, ajuste los valores de los filtros y haga clic en Generar informe.

    Generar informe
  3. Se muestra un informe gráfico detallado según los filtros establecidos. Puede exportar el informe en formato CSV haciendo clic en Exportar datos del informe.

    Nota:

    Algunos gráficos solo están disponibles en inglés.

    Informes

Problemas comunes

La siguiente es una lista de problemas que un administrador o usuario final puede encontrar al utilizar Adobe Sign.

El usuario final no puede iniciar sesión en Adobe Sign

Problema: después de añadir a la cuenta de Sign dentro de Admin Console a un usuario final, este no puede iniciar sesión correctamente en Adobe Sign.

Causa posible: es posible que la dirección de correo electrónico del usuario final ya esté asociada con otra cuenta de Sign, lo que le impide acceder a la nueva cuenta.

Opciones de resolución:

  • Solución 1: utilice una dirección de correo electrónico diferente cuando añada al usuario final a la cuenta de Sign en Admin Console
  • Solución 2: determine si el usuario final recibe algún aviso o instrucción cuando inicia sesión en Sign. Con frecuencia, Sign puede pedir al usuario final que desasocie su dirección de correo electrónico con la cuenta anterior de Sign para que pueda asociarla con la nueva cuenta de Sign.
  • Solución 3: póngase en contacto con el servicio de atención al cliente de Adobe a través de la pestaña “Asistencia técnica” de Admin Console. Puede encontrar más información sobre cómo contactar con Asistencia técnica aquí.

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