Overzicht
Een PDF-kopie van een ondertekende overeenkomst kan worden toegevoegd aan de definitieve e-mailmelding die aan de deelnemers aan de overeenkomst wordt bezorgd na succesvolle afronding van het ondertekeningsproces.
Bij wie de ondertekende PDF wordt bezorgd, hangt af van de instellingen die zijn gedefinieerd in de groep van waaruit de overeenkomst is verzonden, en de verspreiding kan worden beperkt tot alleen interne ontvangers, externe ontvangers, interne en externe ontvangers of niemand.
De geleverde PDF is rechtstreeks bij de e-mail gevoegd en is gevalideerd met het Adobe Acrobat Sign CDS-ondertekeningscertificaat om ervoor te zorgen dat het document een gecertificeerde kopie is van het wettelijk ondertekende origineel op de Acrobat Sign-server.
Beheerders moeten rekening houden met de aard van de content die wordt verzameld in hun documenten, en de voordelen en risico's evalueren van het leveren van een bijgevoegde kopie van dat document in e-mailnotatie. Als er geen kopieën worden geleverd aan de ontvangers, moet er een systeem worden opgezet voor het verstrekken van kopieën van het ondertekende document aan externe ondertekenaars.
Het bijvoegen van een PDF-kopie van het ondertekende document is een vereiste om de functionaliteit van het bijvoegen van een controlerapport of een CSV van de gegevens die op het document zijn verzameld, mogelijk te maken.
Aanbevolen methoden
Beheerders moeten begrijpen wat de aard is van de overeenkomsten die worden verzonden en of het gemak van het leveren van het ondertekende document aan de ondertekenaars opweegt tegen het risico dat kan ontstaan bij het bijvoegen van de PDF.
Objectief gezien is het veiliger om de e-mailbezorging van de ondertekende PDF te onderdrukken. Dit moet worden afgewogen tegen de vereisten voor het afleveren van het ondertekende document aan de ondertekenaars (indien aanwezig). Als geautomatiseerde bezorging wordt onderdrukt, moeten beheerders een intake- en bezorgingsproces ontwikkelen om de ondertekende documenten op verzoek aan hun ondertekenaars te bezorgen.
Afhankelijk van de overeenkomstvolumes en de gevoeligheid van verschillende overeenkomsten kan het de moeite waard zijn om verschillende groepen op te richten om zeer gevoelige overeenkomsten met strengere beveiligingsopties te leveren.
Configuratie
Beschikbaarheid:
De optie om een PDF toe te voegen aan de uiteindelijke e-mail is beschikbaar voor licentielidmaatschappen voor team en onderneming.
Configuratiebereik:
De functie kan op account- en op groepsniveau worden ingeschakeld.
De besturingselementen voor deze functie kunnen worden beoordeeld via Algemene instellingen > PDF-kopie toevoegen van het ondertekende document in e-mails verzonden naar
Met de besturingselementen kan de doelgroep van de levering worden beperkt:
- Alle ontvangers - Alle partijen die betrokken zijn bij het overeenkomstproces, krijgen een kopie van het document.
- Interne ontvangers - Alleen deelnemers die intern zijn in uw Acrobat Sign-account, krijgen het document.
- Houd er rekening mee dat interne ontvangers rechtstreeks toegang hebben tot het downloaden van een kopie van de originele overeenkomst op de pagina Beheren van hun Acrobat Sign-account.
- Externe ontvangers - Alleen deelnemers buiten uw Acrobat Sign-account krijgen het document.
- Houd er rekening mee dat externe ontvangers doorgaans geen directe toegang hebben tot de overeenkomst op het Acrobat Sign-systeem. Externe ontvangers die een kopie van het document willen, moeten contact opnemen met uw organisatie om een kopie aan te vragen.
- Niemand - De PDF is niet bijgevoegd in de laatste e-mail.
