Geef afzenders de mogelijkheid om een fysiek ondertekend document de uploaden namens hun ontvanger.
Sommige organisaties (of documentvereisten) vergen fysieke handtekeningen in plaats van elektronische. Bovendien kiezen sommige ontvangers er mogelijk om persoonlijke redenen voor om niet elektronisch te ondertekenen. In deze gevallen kan de ontvanger een fysiek ondertekend document retourneren in plaats van het uploadproces zelf te voltooien.
Om te zorgen dat het ondertekeningsproces in Acrobat Sign zorgvuldig is en goed wordt vastgelegd kunnen afzenders het ondertekende document namens de ontvanger uploaden. Zo wordt gegarandeerd dat de overeenkomst in de workflow correct wordt hervat terwijl een volledig controlespoor behouden blijft.
Gebruik
Alleen de oorspronkelijke afzender van de overeenkomst heeft de bevoegdheid om een fysiek ondertekende versie te uploaden.
Na ontvangst van het fysieke document krijgt de afzender toegang tot de overeenkomst op de pagina Beheren en uploadt deze met de koppeling Ondertekend document uploaden in de lijst Acties aan de rechterkant van de pagina.
Het controlerapport houdt deze activiteit bij en de overeenkomst hervat de geconfigureerde ondertekeningsworkflow of voltooit de overeenkomst volgens het overeenkomstontwerp.
Aanbevolen methoden
Organisaties die geen strikt elektronische of digitale handtekeningen vereisen, kunnen er baat bij hebben om de optie voor schriftelijke handtekeningen ingeschakeld te laten om het ondertekeningsproces te vereenvoudigen. Als voor een groep schriftelijke handtekeningen zijn toegestaan, kunt u door het inschakelen van de functie Ondertekend document uploaden zorgen voor flexibiliteit bij het verwerken van fysiek ondertekende overeenkomsten.
Handmatige en digitale handtekeningen beheren
- Voor overeenkomsten die digitale handtekeningen vereisen, schakelt u de optie voor het aanvragen van schriftelijke handtekeningen en het verhinderen van conversie van de ondertekeningsflow door ontvangers uit.
- Voor organisaties die meerdere groepen gebruiken, kan de instelling Gebruikers in meerdere groepen handig zijn voor het beheren van handtekeningopties door de beschikbaarheid van schriftelijke handtekeningen voor specifieke groepen te beperken.
- Voor organisaties die geen schriftelijke handtekeningen accepteren, wordt aanbevolen om het volgende uit te schakelen:
- De optie Ondertekend document uploaden.
- De mogelijkheid om overeenkomsten voor schriftelijke ondertekening te verzenden.
- De optie waardoor ontvangers kunnen overschakelen naar een schriftelijk handtekeningtype.
Door configuratie van deze instellingen voldoen overeenkomsten aan nalevingsvereisten met behoud van de efficiëntie van het proces.
Configuratie
Beschikbaarheid:
Een ondertekend document uploaden is beschikbaar voor alle licentieplannen.
Configuratiebereik:
- Voor Acrobat Standard- en Acrobat Pro-accounts is de actie standaard ingeschakeld.
- Bij het verzenden van een overeenkomst via deze niveaus kunnen schriftelijke handtekeningen niet worden geselecteerd, maar ze kunnen door ontvangers worden geconverteerd met de instelling Toestaan dat ondertekenaars de overeenkomst afdrukken, schriftelijk ondertekenen en weer naar Acrobat Sign uploaden in plaats van elektronisch te ondertekenen .
- Accounts met een bedrijfslicentie kunnen de instelling op account- en groepsniveau in- of uitschakelen.
Voor toegang tot de besturingselementen voor deze functie gaat u naar Algemene instellingen > Ondertekend document uploaden.
Gerelateerde instellingen
Twee instellingen met betrekking tot de optie voor schriftelijke handtekeningen waarmee u rekening moet houden. Als u de optie voor het uploaden van ondertekende documenten wilt uitschakelen, moet u waarschijnlijk de onderstaande instellingen uitschakelen:
Als u het schriftelijke handtekeningtype toestaat, krijgt u uiteindelijk enkele schriftelijke handtekeningen. Uiteindelijk zult u een fysieke kopie voor de ondertekenaar moeten uploaden.
Als u in geen geval een schriftelijke handtekening wilt toestaan, schakelt u dit handtekeningtype uit, zodat uw verzenders deze situatie niet kunnen veroorzaken.
Ontvangers toestaan de ondertekeningsworkflow te wijzigen in een schriftelijke handtekening is over het algemeen een goed idee als u afhankelijk bent van een snel ondertekeningsproces en u geen elektronische handtekening nodig hebt.
Ondertekenaars die niet vertrouwd zijn met elektronische handtekeningen, kunnen een fysieke handtekening plaatsen en het proces gaat verder.
Je werk stroomlijnen met Acrobat Sign
Beheer en onderteken documenten snel en eenvoudig online.
