Ontvangersrollen bij het verzenden van documenten
De serviceniveaus van Adobe Acrobat Sign voor bedrijven en ondernemingen hebben de optie om de rollen voor ontvangers van overeenkomsten verder uit te breiden dan alleen de ondertekenaar, om beter aan hun workflowvereisten te voldoen. De huidige rollen die kunnen worden ingeschakeld zijn:
- Ondertekenaar (altijd ingeschakeld voor alle klanten)
- Goedkeurder (alleen kleine bedrijven, bedrijven en ondernemingen)
- Acceptant (alleen onderneming)
- Gecertificeerd ontvanger (alleen onderneming)
- Formulierinvuller (alleen kleine bedrijven, bedrijven en ondernemingen)
- Delegeerder (alleen onderneming)
- Elektronische verzegelingen (alleen onderneming)
Wanneer deze optie is ingeschakeld, kan de rol voor elke ontvanger in een overeenkomst afzonderlijk worden geconfigureerd; Ondertekenaar is de standaardwaarde.
Als u rolopties wilt in- of uitschakelen, meldt u zich aan als accountbeheerder en gaat u naar Accountinstellingen > Verzendinstellingen > Rollen van ontvangers die zijn toegestaan
Ondertekenaars moeten een overeenkomst ten minste één keer ondertekenen. Dit is de standaardrol van ontvangers. Er moet minstens één handtekeningveld zijn toegewezen aan elke ondertekenaar voor een transactie. Als het systeem geen handtekeningveld voor de ondertekenaar vindt, wordt er automatisch een handtekeningenblok aan het einde van het document gegenereerd.
Het verschijnen van een handtekeningenblok geeft aan dat een handtekeningveld niet correct is toegewezen.
Fiatteurs hoeven geen velden te ondertekenen of te bewerken. Ze hoeven alleen maar hun naam in te voeren voordat de transactie naar de ondertekenaars wordt verzonden. Velden kunnen worden toegewezen aan fiatteurs en als deze velden verplicht zijn, moeten de fiatteurs ze invullen.
De fiatteursrol is handig in situaties waarin iemand een document moet goedkeuren voordat het naar de ondertekenaar wordt verzonden.
Acceptoren zijn in mechanisch opzicht hetzelfde als fiatteurs, in die zin dat ze geen handtekening hoeven toe te passen, maar als formuliervelden aan hen zijn toegewezen, zijn deze gewoon beschikbaar.
De acceptorrol is geschikt als de ontvanger een acceptatie van de overeenkomst dient te bevestigen zonder de inhoud formeel goed te keuren.
Aan gecertificeerde ontvangers kunnen geen formuliervelden worden toegewezen. Tijdens het ondertekeningsproces wordt hun gevraagd de overeenkomst te delegeren, af te wijzen of te accepteren.
- Bij delegeren wordt de rol Gecertificeerde ontvanger aan de benoemde delegatieverkrijger overgedragen
- Door afwijzing wordt de overeenkomst beëindigd
- Door het accepteren van de overeenkomst wordt de ondertekeningscyclus voortgezet
Ontvangers die de rol gecertificeerde ontvanger hebben toegewezen gekregen, zijn expliciet uitgesloten van het afwijzen van een overeenkomst.
Open een ticket bij de klantenondersteuning van Acrobat Sign om de optie te laten configureren zodat gecertificeerde ontvangers kunnen afwijzen.
Deze rol is specifiek ontworpen voor klanten die gegevens in een formulier moeten invullen tijdens het ondertekeningsproces, maar die niet beschikken over de systemen om programmatisch aangepaste documenten te maken of veldinhoud vanuit een database op het formulier te plaatsen.
Gebruikers kunnen in een ondertekeningscyclus worden opgegeven, maar hoeven geen handtekening toe te passen. Aan iemand met de rol Gebruiker kunnen alle veldtypen worden toegewezen, inclusief handtekeningvelden.
De rol Delegatiegever is ontworpen voor workflows waarin iemand moet beslissen wie de volgende persoon is die het document moet ondertekenen of goedkeuren.
Deze rol dient niet ter vervanging van de ad-hoc-optie waarmee ondertekenaars/fiatteurs hun deelname delegeren. Deze rol wordt gebruikt wanneer een menselijk controlepunt of routeringsoptie in een workflow vereist is, waardoor overeenkomsten worden gestart zonder dat de volledige ontvangerslijst vooraf bekend is.
Als de rol Delegatiegever wordt geselecteerd, wordt een tweede pictogram/menu beschikbaar. In het menu op het tweede niveau kunt u kiezen welke rol u aan de delegatieverkrijger wilt toekennen. De standaardinstelling is Ondertekenaar.
U kunt niet delegeren aan de rol Delegatiegever.
Elektronische zegels (soms ook e-zegels genoemd) bieden dezelfde rechtsgeldigheid als een bedrijfsstempel op papier. Hierbij wordt de authenticiteit van individuele ondertekenaars niet doorgegeven. Het belangrijkste verschil tussen een zegel en een handtekening is dat een handtekening bedoeld is voor individuen/natuurlijke personen, terwijl een zegel wordt gebruikt door een rechtspersoon (bedrijf of organisatie) en kan worden toegepast door meer dan één persoon of systeem onder controle of toezicht van de rechtspersoon.
Om de elektronische verzegelingsoptie te activeren zijn extra configuratiestappen nodig die hier > kunnen worden bekeken
Je werk stroomlijnen met Acrobat Sign
Beheer en onderteken documenten snel en eenvoudig online.
