Configureer toegang waarmee gebruikers herbruikbare bibliotheeksjablonen kunnen maken en deze kunnen delen met hun groep of account.
Overzicht
Voor gebruikers die vaak standaardovereenkomsten verzenden, kan het maken van een sjabloon betekenen dat overeenkomsten veel sneller kunnen worden gemaakt, en bovendien kan de consistentie van de resulterende overeenkomst na toepassing van de handtekeningen hierdoor aanzienlijk verbeteren.
Met sjablonen kan een gebruiker de velden en de plaatsing van de handtekening vooraf definiëren, waardoor er minder (of helemaal geen) tijd nodig is om een overeenkomst voor elke klant aan te passen.
Als u de tijd neemt om een sjabloon volledig te definiëren met correct benoemde en gevalideerde velden, heeft dat meerdere voordelen, vooral als gegevensexport wordt gebruikt om gegevenstrends in de formulieren te begrijpen.
Beschikbaarheid:
Bibliotheeksjablonen zijn standaard ingeschakeld voor individuele accounts en accounts met een teamlicentie
Met een Enterprise-licentieplan kunt u gebruikers de mogelijkheid geven om sjablonen zichtbaar te maken, of deze mogelijkheid beperken tot beheerders.
Configuratiebereik:
De functie kan op account- en op groepsniveau worden ingeschakeld.
Gebruik
Als een gebruiker toegang heeft om bibliotheeksjablonen te maken, staat er een tegel Een herbruikbare sjabloon maken op het tabblad Start.
Deze tegel start het configuratieproces door toegang te bieden tot de interface die de kernbestanden accepteert waarop de sjabloon moet worden gebaseerd.
Best practices
Voor accounts waarvoor Gebruikers in meerdere groepen is ingeschakeld, kunt u overwegen één groep te maken die is ontworpen voor het maken van sjablonen. Stel vervolgens een beperkt aantal gebruikers met een lidmaatschap voor die groep in, die bibliotheekdocumenten kunnen ontwerpen die de andere groepen nodig hebben.
- Als iedereen zelf sjablonen kan maken, ontstaat er een gebruikersgestuurde variatie van standaarddocumenten en een gebrek aan versiebeheer.
- Bovendien, als te veel gebruikers sjablonen kunnen maken en delen, bestaat het risico dat er meerdere versies van hetzelfde document zijn en dat de bibliotheek overbelast raakt.
- Met een kleinere, specifieke groep gebruikers die alle sjablonen ontwerpen, wordt uiteindelijk consistentie bereikt in de opbouw van sjablonen wat betreft veldconfiguratie, wat de rapportage downstream aanzienlijk verbetert
De volgende configureerbare opties zijn beschikbaar:
Wanneer deze optie is ingeschakeld voor een groep, wordt de optie voor Een herbruikbare sjabloon maken zichtbaar op de Startpagina van de gebruiker.
Als de optie is uitgeschakeld, is de tegel Een herbruikbare sjabloon maken verborgen. Dit heeft geen invloed op bestaande sjablonen, dit blokkeert alleen het maken van nieuwe sjablonen.
Als gebruikers hun sjablonen met het account mogen delen, kunt u geïnvesteerde gebruikersactiviteiten inzetten om hun eigen sjablonen voor de hele organisatie te maken.
Als dit is uitgeschakeld, kunnen niet-beheerders alleen overeenkomsten maken voor zichzelf of hun groep.
Wanneer deze instelling is ingeschakeld, kunnen beheerders een sjabloon delen met meerdere groepen, inclusief de groepen waarvan ze geen lid zijn. De gedeelde sjabloon fungeert als één bovenliggende sjabloon, toegankelijk voor alle toegewezen groepen. Elke update van de sjabloon geldt voor alle groepen die toegang hebben.
Als dit is uitgeschakeld, kunnen beheerders alleen gebruik verlenen voor zichzelf, een van de groepen waarvan ze lid zijn, of voor de organisatie.
Als dit is ingeschakeld, kunnen niet-beheerders de sjablonen die ze maken, delen met een of meer groepen binnen de organisatie. Lidmaatschap van de groep is niet vereist.
Als dit is uitgeschakeld, kunnen niet-beheerders alleen gebruik verlenen voor zichzelf, een van de groepen waarvan ze lid zijn, of voor de organisatie.
Je werk stroomlijnen met Acrobat Sign
Beheer en onderteken documenten snel en eenvoudig online.
