Documentzichtbaarheid voor deelnemers aan overeenkomsten beperken

Filter de overeenkomstpagina's die elke ontvanger bij het ondertekenen kan bekijken.

Met Instellingen voor beperkte documentzichtbaarheid (Limited Document Visibility ofwel LDV) kunt u meerdere bestanden in een overeenkomst opnemen en bepalen welke ontvangers een bestand kunnen bekijken. De geselecteerde instellingen en overeenkomstconfiguratie bepalen de zichtbaarheid van documenten. 

Gebruik LDV om toegang tot documenten te beperken op basis van ontvangersrollen. Veelgebruikte scenario's zijn:

• Verkoopovereenkomsten - Interne teams bekijken overeenkomsten of keuren ze goed voordat ze naar klanten worden gestuurd.
• Documentatie voor nieuwe medewerkers - Nadat een kandidaat een aanbieding heeft geaccepteerd, worden aanvullende documenten geleverd.
• HR-documenten - Voor bepaalde documenten is interne verwerking nodig voordat ze met de ondertekenaar worden gedeeld.

Hier is een korte video met het gebruik op hoog niveau:

Configuratie:

Beschikbaarheid:

• Acrobat Standard en Acrobat Pro: niet ondersteund
• Acrobat Sign Solutions: ondersteund; standaard uitgeschakeld
• Acrobat Sign voor Government: ondersteund; standaard uitgeschakeld

Configuratiebereik:

LDV kan worden ingeschakeld op account- en groepsniveau.

De besturingselementen voor deze functie kunt u beoordelen door naar Algemene instellingen > Beperkte zichtbaarheid van documenten te gaan

Ondertekenaars kunnen alleen bestanden zien die handtekeningen, initialen of velden voor gegevensinvoer bevatten die aan hen zijn toegewezen: Dit is de hoofdinstelling die de LDV-ervaring en een set onderliggende besturingselementen mogelijk maakt. Als dit besturingselement is uitgeschakeld, is LDV als geheel uitgeschakeld in de ervaring van de ontvanger.

Alle ontvangers en ge-CC'de partijen zien altijd alle bestanden.

Na het inschakelen van het LDV-hoofdbesturingselement zijn er drie extra configuraties om de zichtbaarheid te bepalen, afhankelijk van de gewenste ervaring:

Documentzichtbaarheid

Regels voor beperkte documentzichtbaarheid (LDV) bepalen of ontvangers specifieke bestanden in een overeenkomst kunnen bekijken.

• Regels voor LDV kunnen worden ingeschakeld op account- en groepsniveau.
• Het systeem toont alleen bestandscontent die expliciet aan een ontvanger is toegewezen.
• Als u een bestand aan een ontvanger wilt toewijzen, voegt u ergens in het bestand ten minste één veld voor die ontvanger toe.

Belangrijke overwegingen

• LDV is van toepassing op volledige bestanden, niet op afzonderlijke pagina's. Als een bestand 40 pagina's bevat en er één veld aan de ontvanger is toegewezen, kan deze het hele bestand bekijken.
• Als er in een bestand geen velden aan een ontvanger zijn toegewezen, verhindert het systeem de weergave van het hele bestand.
• Als een overeenkomst meerdere bestanden bevat en een ontvanger toegang tot al deze bestanden nodig heeft, moet in elk bestand ten minste één veld worden toegewezen.
• Als u besturingselementen op paginaniveau wilt afdwingen, splitst u het document op in afzonderlijke bestanden die elk alleen de relevante pagina's bevatten.

LDV gebruiken met de REST-API v6

De afzender kan de REST-API v6 gebruiken om documenten expliciet zichtbaar te maken.

REST-API v6-aanroepen negeren alle instellingen voor documentzichtbaarheid in de gebruikersinterface, aangezien de API-aanroep instellingen op account-/groepsniveau overschrijft.

Het enige gedrag dat wordt overgenomen, is dat de afzender een documentlabel moet specificeren als het een formulierveld specificeert voor een bepaalde ontvanger. 

Handige weetjes