Snelle handleiding voor account instellen

Voorkeuren handtekening!

Er zijn veel opties voor deze instellingen.

Navigeer naar Account > Voorkeuren handtekening

De eerste twee instellingen bepalen de automatische opmaak van de regel voor de handtekening. De handtekeningdatum wordt onder de regel ingevoegd:

• Gebruik goedgeformatteerde handtekeningen en initialen
  • Schakel deze optie in om de regel te plaatsen met de inhoud van de handtekening eronder
  • Als u deze optie uitschakelt, wordt alleen de handtekening geplaatst zonder de markeringen die aangeven dat het een elektronische handtekening is
• Regel onder handtekening en initialen dynamisch aanpassen 
  • Schakel deze optie in om de regel onder de handtekening dynamisch aan te passen, zodat deze slechts een paar pixels langer is dan de werkelijke handtekening/initialen
  • Schakel deze optie uit om de volledige regel voor de lengte van het originele handtekeningveld af te drukken

Toestaan dat ontvangers ondertekenen en initialen plaatsen door

In de volgende sectie bepaalt u hoe uw ontvangers hun handtekening kunnen toepassen. Tenzij u een specifieke zakelijke reden hebt om de opties te beperken, raden wij doorgaans aan om ontvangers in staat te stellen hun handtekening op de door hen gewenste manier toe te passen.

Er zijn drie opties:

• Hun naam en initialen te typen: hun naam typen is het eenvoudigste proces voor de meeste ondertekenaars omdat er geen extra handelingen zijn vereist. De ontvanger typt zijn naam in en er wordt een script-achtig lettertype toegepast.
  • Dynamisch het lettertype van de ondertekening kiezen: er zijn meerdere handschriftachtige lettertypen beschikbaar in het systeem van Acrobat Sign. Standaard worden deze in een vaste volgorde toegepast.  Als deze optie is ingeschakeld, wordt het beginpunt voor het gebruikte lettertype willekeurig gekozen
• Handtekening en initialen op het scherm plaatsen met de muis, pen of vinger: als deze optie is ingeschakeld, hebben de ontvangers de optie hun handtekening fysiek te tekenen.
• Een afbeelding van handtekening en initialen opslaan: als deze optie is ingeschakeld, kunnen de ontvangers een afbeelding van hun handtekening uploaden van hun lokale systeem.

Toestaan dat ontvangers hun opgeslagen handtekening gebruiken

Deze sectie met opties bepaalt of uw ontvangers een bestaande opgeslagen handtekening kunnen gebruiken (biometrische handtekeningen en op afbeeldingen gebaseerde handtekeningen worden opgeslagen).  Als u besluit om het gebruik van opgeslagen handtekeningen niet toe te staan, dient ontvanger zijn of haar handtekening expliciet te typen, tekenen of te uploaden, afhankelijk van de typen handtekening die u toestaat.

De volgende opties zijn beschikbaar:

• Alle ontvangers - Indien geselecteerd, mogen alle ontvangers hun opgeslagen handtekeningen gebruiken.
• Interne ontvangers: als u deze optie kiest, mogen alleen de ontvangers die ook als gebruikers in uw Acrobat Sign-account bestaan, hun opgeslagen handtekeningen gebruiken.
• Niemand: het gebruik van een opgeslagen handtekening is voor geen enkele ontvanger toegestaan.

Deze sectie bevat een extra selectievakje:

• Toestaan dat gebruikers in mijn account een afbeelding uploaden en opslaan naar hun profiel als hun handtekening en initialen: als u deze optie inschakelt, kunnen gebruikers in uw Acrobat Sign-account een afbeelding van hun handtekening uploaden naar de sectie Persoonlijke voorkeuren.

Het toevoegen van de huisstijl van uw bedrijf is een uitstekende manier om Acrobat Sign aan te passen voor de gebruikers in uw account en voor uw ondertekenaars.

Bedrijfsnaam en URL-hostnaam

In deze sectie stelt u de bedrijfsnaam en een hostnaam voor uw account in. Dit lijkt misschien voor de hand liggend, maar zo geeft u uw account een persoonlijk tintje. 

Deze twee instellingen gelden voor een geheel account en kunnen niet op groepsniveau worden aangepast.

Meld u aan als accountbeheerder en blader naar Account > Accountinstellingen > Account instellen

Bedrijfsnaam

De waarde die u in dit veld invoert, wordt automatisch ingevuld in het veld Bedrijfsnaam voor nieuwe gebruikers wanneer ze in het account worden gemaakt.

Standaard kunnen gebruikers in Acrobat Sign hun persoonlijke instellingen bewerken, dus ook de waarde van Bedrijfsnaam voor individuele gebruikers.

De Bedrijfsnaam-waarde bijwerken in het profiel van alle gebruikers in uw account:

• Het vakje Stel de bedrijfsnaam in voor alle gebruikers van het account inschakelen
• Klik op Opslaan

Alle gebruikersprofielen nemen de waarde in het veld Bedrijfsnaam over als de Bedrijfs waarde in hun gebruikersprofielen.

Hostnaam

Wanneer u de hostnaam voor uw account instelt, verandert de URL waarbij de gebruikers zich aanmelden en de URL waar de overeenkomsten voor uw ondertekenaars worden gehost.

Het resultaat is een aangepaste URL met uw hostnaam.

De sectie Internationale instellingen van het tabblad Account bevat vele functies en alle instellingen gelden specifiek voor een bepaald gebruik.

Hieronder vindt u een korte uitleg van elke optie met onze aanbeveling, maar het is goed mogelijk dat uw situatie afwijkt van het "meest voorkomende gebruik".

Navigeer naar Account > Accountinstellingen > Internationale instellingen.

• Voeg een CSV met formuliergegevens aan de e-mails toe met de ondertekende overeenkomst van de afzender
  Schakel dit vakje in als u formulieren gebruikt en een CSV-bestand van de veldgegevens voor elk ondertekend document wilt maken. Individuele CSV's voor elke transactie kunnen echter wat onhandig zijn.
  
  Als je gegevens moet verzamelen of gegevens terug moet pushen naar je CRM, dan kun je beter de tijd nemen om een API-oplossing uit te bouwen.
  


• Beperkte documentzichtbaarheid
  Met deze functie is het mogelijk om aangewezen bestanden in uw transactie alleen zichtbaar te maken voor uw ondertekenaars. Om het meeste uit Beperkte documentzichtbaarheid te halen, is het noodzakelijk dat je een goed begrip hebt van je handtekeningproces in relatie tot de documenten die je verstuurt en hoe je die documenten bijvoegt.
  
  Als je eraan denkt om een grote transactie met meerdere bestanden naar meerdere ondertekenaars te sturen en je wilt delen van dat document verbergen voor een of meer ondertekenaars, dan is deze instelling iets voor jou! Hier volgt een korte video voor als u twijfelt.

• Voeg een PDF-exemplaar van het ondertekende document toe aan verzonden e-mailberichten
  Nadat de transactie is voltooid, ontvangt iedere betrokken partij standaard een kopie. Met deze instelling kun je dit wijzigen zodat kopieën alleen naar interne, alleen naar externe, naar beide of naar geen van beide worden verzonden.
  
  Hoe je deze instelling configureert, hangt waarschijnlijk af van de aard van je documenten.Als u vertrouwelijke informatie verzamelt, kunt u ervoor kiezen de ondertekende exemplaren niet per e-mail te verzenden. Dit is de beste optie uit beveiligingsoogpunt, maar de kans bestaat dat uw klanten u om een kopie van het document vragen. In dat geval raden we u aan de ondertekenaar een gratis Acrobat Sign-account te laten openen, zodat hij of zij rechtstreeks een kopie kan opvragen bij Acrobat Sign.
  


• Een controlerapport bijvoegen bij voltooide documenten
  Stel deze optie minimaal in voor de afzender als u controlerapporten wilt bijvoegen bij de kopie van het ondertekende document dat we u e-mailen.
  


• Meerdere documenten samenvoegen tot één document na ondertekening
  Wanneer je meerdere bestanden uploadt voor één transactie, voegt Acrobat Sign deze bestanden samen tot één PDF voordat deze voor ondertekening wordt verzonden.
  
  Deze instelling bepaalt of je ondertekende en gearchiveerde e-mails die ene grote PDF bevatten, of dat het document wordt teruggesplitst in meerdere bestanden.
  

• Een extra exemplaar van elke ondertekende overeenkomst naar deze e-mailadressen verzenden

Deze instelling betreft weer het externe archief, maar kan op groepsniveau worden geconfigureerd (voor bedrijven en ondernemingen), zodat u bijvoorbeeld voltooide verkoopcontracten naar de afdeling Boekhouding kunt sturen of ingevulde NDA's naar de afdeling Juridisch.

• Een ondertekend document uploaden
  Als u ondertekenaars toestaat om het document af te drukken, te ondertekenen en terug te faxen, moet u deze instelling inschakelen. Het gebeurt een keer dat iemand een document afdrukt en naar u e-mailt. Als deze instelling dan niet is ingeschakeld, kunt u de transactie niet afsluiten in Acrobat Sign.
  
• Delegatie voor gebruikers in mijn account
  Delegatie betekent in dit geval dat u een andere ondertekenaar (een ander e-mailadres) toestaat om het document voor u te ondertekenen. Delegeren verwijdert de toegang van de oorspronkelijke partij niet, het geeft alleen een andere gebruiker de bevoegdheid om te ondertekenen.
  
  Over het algemeen pleiten wij ervoor om het ondertekeningsproces zo eenvoudig mogelijk te maken, en dat betekent delegatie toestaan.Er zijn echter gebruiksscenario's waarin het belangrijk is dat slechts één aangewezen partij kan ondertekenen.
  

• Delegatie voor gebruikers buiten mijn account
  Functioneert net als de zojuist beschreven instelling, maar deze functie geldt specifiek voor gebruikers die geen deel uitmaken van uw Acrobat Sign-account.
• Bevoegdheid tot ondertekening
  Deze instelling bepaalt wat de standaardtoegang is voor het ondertekenen van een document voor de gebruikers in je Acrobat Sign account.
  Over het algemeen raden we aan om iedereen standaard te laten ondertekenen.Als je van plan bent Acrobat Sign te gebruiken voor HR-doeleinden, dan moet je zeker iedereen laten ondertekenen.
  Als je ervoor kiest om iedereen standaard ondertekeningsprivileges te ontzeggen, moet je expliciet de ondertekenaars inschakelen die wel moeten ondertekenen.
  Tip!: Als beheerder word je niet automatisch als ondertekenaar meegenomen.Als u dus documenten moet ondertekenen en u ondertekening standaard niet toestaat, dient u naar Gebruikers en groepen te gaan, op uw e-mailadres te klikken en uw ondertekeningsbevoegdheid in te schakelen.
• Stel een standaardtijdzone in voor overeenkomsten die door gebruikers in dit account worden gemaakt
  Dit stelt de tijdzone in voor de tijd-/datumstempels op je transacties.
  
• Groepsbeheer-gerelateerde Instellingen
  Klanten met bedrijfs- en bedrijfsserviceniveau kunnen groepen hebben, en als je groepen hebt, wil je misschien beheerders hebben voor alleen die groepen.
  Met deze Instellingen kunnen groepsbeheerders nieuwe gebruikers toevoegen of hun groepsniveau-Instellingen wijzigen om aan te passen hoe gebruikers in hun groepen overeenkomsten kunnen configureren.
  

De Verzendinstellingen zijn de functies die uw verzendingsmedewerkers kunnen zien op het tabblad Verzenden. In deze sectie worden alle configuraties besproken die beschikbaar zijn op die pagina.

Net zoals de Internationale instellingen zijn deze instellingen bijzonder specifiek voor bepaald gebruik.

Dit wordt een heel verhaal, dus haal diep adem en navigeer naar Account > Accountinstellingen > Verzendinstellingen.

• Toon verzendpagina na inloggen
  Deze instelling stuurt je gebruikers naar het tabblad Verzenden nadat ze inloggen op Acrobat Sign (in plaats van het tabblad startpagina).
  Als je vervelende vertraging ervaart bij het eerste inloggen, komt dat waarschijnlijk door de scripts die draaien op het startpagina-tabblad om die coole rapportage-wijzerplaten accurate gegevens te laten weergeven.Gebruik deze functie als u wilt dat uw gebruikers meteen naar het verzendproces doorgaan zonder hun gegevens op het tabblad Start door te nemen.
  
• Rollen van ontvangers
  Vereist je workflow de goedkeuring van één of meer personen, of heb je een ontvanger die formulierinhoud moet invullen zonder een handtekening te hoeven zetten? Door rollen van ontvangers in te schakelen, kun je complexe workflows bouwen met gespecialiseerde rollen.
  

• Documenten bijvoegen
  Met deze instelling schakelt u alle kanalen in waarmee een gebruiker een document kan bijvoegen. Als je een sterke behoefte hebt aan versiebeheer over je documenten, dan wil je waarschijnlijk alles uitschakelen behalve de bibliotheek waar de huidige versies van je formulieren staan.
  
• Talen
  Met deze instelling kunnen gebruikers de ondertekeningstaal voor de externe ondertekenaars instellen op de verzendpagina.
  

• Berichtsjablonen
  Hiermee besparen gebruikers die met grote aantallen berichten werken, veel tijd. Met de berichtsjablonen kunt u een nieuw standaardbericht instellen en een groot aantal aangepaste berichtsjablonen aanpassen. Als je merkt dat je meerdere keren per dag dezelfde documenten met hetzelfde bericht verstuurt, neem dan de tijd om dit te configureren.
  
• Privéberichten aan ontvangers
  Hiermee kunt u een privébericht verzenden aan elke ontvanger.
  
• Toegestane handtekeningtypes
  Standaard zijn alleen elektronische handtekeningen ingeschakeld. Er zijn echter nog een groot aantal mensen die hun documenten liever afdrukken en terugfaxen. Als je klanten hebt die zich zo voelen, schakel dan de optie Handtekening via fax in.
  
• Handtekeninginstellingen afzender
  Deze instellingen zijn bedoeld voor situaties waarin de afzender de medeondertekenaar van het document is. En als je afzenders toestaat om mede te ondertekenen, is het de moeite waard om de standaardinstellingen per workflow in te stellen om de hoeveelheid die afzenders moeten aanpassen in elke transactie te minimaliseren.
  
• Herinneringen
  Als je proces vereist dat je herinneringen instelt, kun je met deze instelling de standaard herhalingsfrequentie en het bericht configureren, waardoor de cyclustijd voor je afzenders verder wordt verkort.
  
• Wachtwoordbeveiliging van ondertekende documenten
  Als deze optie is ingeschakeld, moet de gebruiker een wachtwoord invoeren voordat hij de ondertekende PDF kan openen of online kan bekijken.
  Het is een beetje wrijving, maar goede beveiliging.
  
• Opties voor identificatie van ondertekenaars
  Acrobat Sign biedt verschillende tweede-factor authenticatiemethoden voor ondertekenaars. Afhankelijk van uw situatie kunt u een of meerdere van deze opties toestaan. U kunt afzenders desgewenst ook toestaan zelf een methode te kiezen.
  

• Vervaldatum van documenten
  Als je gebruiksscenario "kansen" omvat, zoals een speciale prijs die alleen beschikbaar is voor de komende XX dagen, dan kun je dat tijdvenster definiëren en het document laten verlopen als het niet binnen de vereiste tijd wordt ondertekend.
  Als je deze optie inschakelt, wordt aanbevolen om de optie Vervaldatuminstellingen wijzigen nadat het document is verzonden in te schakelen.U hoeft de deadline niet te verlengen, maar het is wel handig om de mogelijkheid te hebben.
  
• Voorvertonen, handtekeningen plaatsen of formuliervelden toevoegen
  Als u merkt dat u vaak velden aan documenten toevoegt, is het handig om de tool voor het slepen en neerzetten van velden standaard in te schakelen. Als je echter met versiegecontroleerde documenten werkt, wil je waarschijnlijk de optie voor gebruikers om velden aan te passen wegne­men.
  
• Handtekeningvolgorde
  De meeste documenten worden (zo blijkt uit onze ervaring) op volgorde ondertekend en dat is de standaardwaarde. Als je echter merkt dat je meest voorkomende workflow gebruikmaakt van een parallel handtekeningproces waarbij iedereen tegelijkertijd wordt gevraagd om te ondertekenen, kun je dat hier configureren.
  Je hebt ook de mogelijkheid om de afzender te laten kiezen welke workflow het beste is voor zijn transacties als je een voet in beide werelden hebt.

De beveiligingsinstellingen van Acrobat Sign komen overeen met de algemene wachtwoordbeveiligingsinstellingen voor andere toepassingen die u beheert, maar bevat ook een aantal excentrieke documentinstellingen.

Ga als volgt te werk om uw beveiliging in te stellen: kies Account > Accountinstellingen > Beveiligingsinstellingen.

• Instellingen voor Single Sign-on
  Verifiëren uw gebruikers zich aan de hand van een gebruikersbestand van Adobe of Google? In dat geval moet u de betreffende instelling inschakelen. Schakel de functies uit die u waarschijnlijk niet gebruikt.
  
• Instellingen voor Mij onthouden
  Hiermee kunnen de aanmeldingsgegevens van de gebruiker gedurende een bepaalde periode worden onthouden. Kies de periode in de vervolgkeuzelijst.
  
• Beleid voor wachtwoorden bij login - Voor gebruikers die authenticeren bij het verouderde Acrobat Sign-identiteitssysteem
  Deze instelling bepaalt de parameters voor hoe vaak het wachtwoord opnieuw moet worden ingesteld en voor hoeveel historische wachtwoorden Acrobat Sign zich herinnert om terugkerende wachtwoorden te voorkomen.
  
• Sterkte van wachtwoorden bij login - Voor gebruikers die authenticeren bij het verouderde Acrobat Sign-identiteitssysteem
  De vereiste sterkte van je wachtwoorden is essentieel voor het waarborgen van je accountbeveiliging, en we raden aan deze waarde zo hoog in te stellen als je gebruikers zullen tolereren.
  
• Type PDF-versleuteling
  Bij gebruik van PDF-versleutelingsniveaus moet u weten welke versie van Reader uw ondertekenaars vermoedelijk hebben geïnstalleerd. De meer geavanceerde encrypties vereisen modernere versies van Reader.
  Over het algemeen, als je doelondertekenaar enigszins technisch onderlegd is, kun je deze waarde vrij veilig instellen op 128-bits AES. Acrobat 7 is begin 2005 uitgebracht en de meeste mensen hebben sindsdien hun Reader bijgewerkt.
  
• API
  Hiermee kunt u toepassingen van niet-gecertificeerde partners toegang geven tot gegevens in dit account. U kunt ook gebruikers die geen accountbeheerders zijn, toestaan applicaties te ontwikkelen die gebruikmaken van de Acrobat Sign-API.
  
• Toegestane IP-bereiken
  Als u bang bent dat externe partijen proberen toegang te krijgen tot uw gebruikers, is het uitermate verstandig het IP-bereik te beperken. Zorg er alleen voor dat niemand vanaf thuis of op een mobiel apparaat buiten je eigen netwerken hoeft te werken.
  
• Account delen
  Account delen is een uitstekende functie voor het beheren van de gebruikers die aan u rapporteren. Let echter wel op met wie ze hun accounts delen. Veel beheerders kiezen ervoor alleen accountshares te maken bij het maken van nieuwe gebruikers en deze instelling op accountniveau uit te schakelen.
  
• Identiteitsverificatie van ondertekenaars
  Moeten uw gebruikers zich aanmelden voordat ze een document ondertekenen? Afhankelijk van uw gebruiksscenario kan dit kan een goede beveiligingsmaatregel zijn.
  
• Wachtwoord voor ondertekenen van overeenkomst
  Hiermee kunt u een wachtwoordbeleid toepassen voor het beschermen of weergeven van documenten.
  
• Sterkte van documentwachtwoord
  Specificeer een wachtwoordsterkte voor het Wachtwoord voor ondertekening van overeenkomst.
  

Gaat u de API gebruiken? Als u een ontwikkelaar hebt en Acrobat Sign wilt integreren in uw bestaande CRM-systeem (of een ander API-systeem), kunt u deze optie overwegen.

Acrobat Sign ondersteunt een REST API:

Navigeer naar Account > Acrobat Sign API.

Als u Adobe Document Cloud-API's wilt gebruiken om toegang te krijgen tot gebruikersgegevens, zijn OAuth-tokens vereist.

U kunt een integratiesleutel maken als u een oude toepassing hebt die geen ondersteuning biedt voor OAuth.

Neem contact op met de Ondersteuning als u de koppeling voor het maken van een integratiesleutel niet ziet.

Op deze pagina vindt u ook

• De WSDL-koppeling
• De koppeling naar OAuth-tokens
• Een koppeling naar de documentatie bij de methode
• Een koppeling naar de REST-API-voorbeelden

Als de API eenmaal is ingeschakeld, ziet u links in het scherm een nieuwe koppeling naar het Logboek API-verzoek. Dit logboek toont de inkomende XML van uw API-aanroepen en kan bij het oplossen van codeproblemen van onschatbare waarde zijn.

De REST-API is beschikbaar via de optie API-toepassingen.

Klik op de desbetreffende pagina op de koppeling Nieuwe toepassing maken, geef uw toepassing een naam en klik op de knop Toepassing maken.

Uw nieuwe applicatie-id en geheim worden meteen gegenereerd en weergegeven.

Het verdelen van uw gebruikers in functionele groepen kan bijzonder nuttig zijn, vooral als u verschillende handtekeningsvereisten hebt of rapportagestructuren waaraan u zich moet houden.

Gelukkig is het bijzonder eenvoudig om een groep te maken in Acrobat Sign. Navigeer gewoon naar
Account > Groepen.

Klik op de pagina Groep op de knop + in de rechterbovenhoek van de pagina en typ de nieuwe groepsnaam in het veld.

Er is ook een koppeling waarmee u de instellingen voor de groep kunt configureren: klik op de rij om de koppeling Groepsinstellingen te zien. Deze instellingen zijn vrijwel identiek aan de internationale instellingen die u op accountniveau hebt geconfigureerd, maar omdat groepen het onderliggende object van het account zijn, overschrijven de groepsinstellingen de accountinstellingen.

U ziet ook dat de groepsnaam altijd kan worden bijgewerkt, dus het is geen probleem als u de groepsnaam moet wijzigen.

Eindelijk, tijd om gebruikers toe te voegen!

Het moderne gebruikersbeheer wordt beheerd in Adobe Admin Console en er zijn meerdere methoden om je organisatie te vullen met gebruikers en hen te machtigen om Acrobat Sign te gebruiken.

Admin Console is gedocumenteerd in de uitgebreidere Adobe gebruikersbeheerdocumentatie. Hieronder staan verschillende van de meest relevante pagina's, afhankelijk van hoe je van plan bent je organisatie te configureren

• Een gebruiker toevoegen
• Gebruikers in bulk toevoegen
• Gebruikers toevoegen vanuit uw map
• Gebruikers toevoegen vanuit de map MS Azure Active
• Naam/e-mailadres wijzigen
• Een gebruiker promoveren naar een beheerdersrol
• Typen gebruikersidentiteiten en SSO
• Gebruikers verifiëren met MS Azure
• Gebruikers verifiëren met Google Federation
• Gebruikersidentiteit wisselen
• Productprofielen