Beheer automatisch hoe lang overeenkomsten en gerelateerde gegevens worden bewaard in Adobe Acrobat Sign met configureerbare bewaarbeleid.
Datagovernance in Adobe Acrobat Sign stelt beheerders in staat om automatisch overeenkomsten en bijbehorende gegevens te verwijderen uit de Acrobat Sign-systemen na een gedefinieerde bewaarperiode.Dit helpt organisaties om opgeslagen gegevens te verminderen, aan compliance-eisen te voldoen en de levenscyclus van overeenkomsten te beheren zonder handmatige opruiming.
Datagovernance werkt als een vertraagde trigger die alleen begint nadat een overeenkomst zijn definitieve systeemstatus bereikt.
Bewaarbeleid wordt toegepast nadat een overeenkomst een eindstatus bereikt, zoals wanneer deze is voltooid, geannuleerd of verlopen.Zodra geactiveerd, bepaalt het beleid hoe lang de overeenkomst en gerelateerde gegevens worden bewaard voordat ze permanent worden verwijderd.
Standaard worden overeenkomsten en transactiegegevens bewaard in Acrobat Sign zolang het account actief is, tenzij ze handmatig worden verwijderd of beheerd door een bewaarregel.
Hoe datagovernance werkt
Datagovernance volgt een op triggers gebaseerd model:
- Overeenkomsten bereiken een eindstatus wanneer Acrobat Sign de overeenkomst registreert als Voltooid, Geannuleerd of Verlopen.
- Een bewaarregel wordt toegepast wanneer Acrobat Sign de overeenkomst in een eindstatus registreert.
- De regel bepaalt hoe lang de overeenkomst en bijbehorende gegevens worden bewaard voordat ze worden verwijderd.
- Slechts één bewaarregel is tegelijk actief voor nieuw beëindigde overeenkomsten.Wanneer een nieuwe regel wordt gemaakt, wordt deze de actieve regel en geldt voor alle overeenkomsten die in de toekomst een eindstatus bereiken.Eerder actieve regels blijven gelden voor overeenkomsten die al aan hen waren toegewezen en hoeven niet te worden uitgeschakeld.
Bewaarregels worden overgenomen van de primaire groep waartoe de verzendende gebruiker behoort op het moment dat de overeenkomst zijn eindstatus bereikt.Als de gebruiker van primaire groep verandert voordat de overeenkomst wordt voltooid, gelden de bewaarregels van de nieuwe groep.
Bewaarperiodes worden toegepast op basis van de geconfigureerde tijdsduur vanaf het moment dat de overeenkomst wordt geregistreerd in een eindstatus.Omdat de verwerking van eindstatussen tot twaalf uur kan worden vertraagd, kan het begin van de bewaarperiode ook worden vertraagd.
Hoe timing van eindstatus datagovernance beïnvloedt
Datagovernancebeleid begint alleen nadat een overeenkomst een eindstatus bereikt, zoals Voltooid, Geannuleerd of Verlopen.
Om systeemprestaties te optimaliseren, verwerkt Acrobat Sign eindstatus-evenementen tijdens daluren, gebaseerd op de server die de overeenkomst heeft afgehandeld.Daluren zijn van negentien uur tot zeven uur in de lokale tijdzone van de server.
Als een overeenkomst een eindvoorwaarde bereikt tijdens piekuren, wordt de gebeurtenis in de wachtrij geplaatst en verwerkt tijdens het volgende daluren-venster.Dit kan de definitieve statusupdate tot twaalf uur vertragen.
Tijdens dit verwerkingsvenster:
- De overeenkomst blijft in de vorige status, In Progress, zowel op de pagina Beheren als in API-reacties.
- Ontvangers kunnen de overeenkomst niet meer ondertekenen en krijgen een fout als ze proberen deze te openen.
- Voor overeenkomsten die binnenkort vervallen, kunnen afzenders de vervaldatum tijdens dit venster bijwerken om de ondertekeningsperiode te verlengen.
- De eindgebeurtenis wordt pas in het auditrapport vastgelegd als de verwerking is voltooid.
Omdat datagovernance-beleidsregels alleen worden geactiveerd nadat de overeenkomst de eindstatus bereikt, vertraagt elke vertraging in de verwerking ook het begin van de bewaarperiode.
Gebruik
Organisaties gebruiken datagovernance om:
- Voltooide of inactieve overeenkomsten automatisch te verwijderen na een bepaalde periode.
- De hoeveelheid opgeslagen overeenkomstgegevens te verminderen.
- Documentbewaring af te stemmen op interne nalevingsbeleidsregels.
- De gegevenslevenscyclus te beheren zonder handmatige tussenkomst.
Als er geen bewaarregel is gedefinieerd wanneer een overeenkomst een eindstatus bereikt, wordt er geen verwijderingsdatum toegewezen.Overeenkomsten blijven in het systeem totdat ze handmatig worden verwijderd of via GDPR-tools worden weggehaald.
Wat kan worden verwijderd
Bewaarregels bepalen welke gegevens worden verwijderd wanneer de regel wordt uitgevoerd:
- Het overeenkomstdocument.
- Het controlerapport.
- Bijbehorende persoonlijke gegevens die tijdens de transactie zijn verzameld.
- Voor overeenkomsten die een authenticatiemethode gebruiken die een rapport met ondertekenaarsidentiteit produceert, wordt dat rapport verwijderd als onderdeel van persoonsgegevens.
Controle- en persoonlijke gegevens moeten minstens zo lang worden bewaard als de overeenkomst en kunnen worden geconfigureerd om langer te blijven bestaan indien nodig.
Handige weetjes
- Bewaarregels worden toegepast wanneer een overeenkomst een eindstatus bereikt, niet wanneer deze wordt gemaakt.
- Slechts één bewaarregel wordt toegepast op een overeenkomst op het moment dat deze een eindstatus bereikt.
- Bewaarregels zijn gebaseerd op de groep waartoe de verzendende gebruiker behoort op het moment dat de overeenkomst de eindstatus bereikt.
- Als de gebruiker van groep verandert voordat de overeenkomst wordt voltooid, gelden de regels van de nieuwe groep.
- Verwerking van eindstatus kan tijdens piekperiodes tot twaalf uur worden vertraagd, waardoor het begin van bewaarbeleid wordt uitgesteld.
- Als er geen bewaarregel is gedefinieerd, worden overeenkomsten bewaard totdat ze handmatig worden verwijderd of via andere processen worden verwijderd.
Je werk stroomlijnen met Acrobat Sign
Beheer en onderteken documenten snel en eenvoudig online.
