De Adobe Sign-functies voor geschiedenis en controlerapporten zijn beschikbaar voor alle gebruikers van het systeem. Elke overeenkomst die aan een gebruiker is gekoppeld, heeft een geschiedenis en gerelateerd controlerapport.

Beschrijving van de functie

Elke overeenkomst in Adobe Sign-overeenkomst doorloopt een aantal “gebeurtenismijlpalen” die de vooruitgang van de transactie bepalen.

Deze mijlpalen kunnen gebeurtenissen zoals de volgende omvatten:

  • Het maken van een document
  • Wijzigingen in de verzonden transactie
  • E-mails die naar ontvangers worden verzonden
  • E-mails die door ontvangers worden bekeken
  • Delegeren van de autoriteit van een ontvanger
  • Handtekeningen/goedkeuringen die op overeenkomsten worden toegepast
  • De status Voltooid/Afgewezen/Geannuleerd

 

Mijlpalen worden geregistreerd in twee indelingen met vergelijkbare inhoud, maar verschillende doelstellingen:

Het deelvenster Geschiedenis is een momentopname van de transactie die aangeeft waar deze zich bevindt in het volledige proces (van begin tot eind), gezien vanuit de Adobe Sign-toepassing.

  • Het deelvenster Geschiedenis bevat een minimale hoeveelheid informatie: de gebeurtenis zelf, de gebruiker/ontvanger (die door het e-mailadres wordt geïdentificeerd) die de gebeurtenis heeft geregistreerd en het tijd-/datumstempel van de gebeurtenis (aangepast aan de lokale systeeminstellingen voor de tijdzone van de gebruiker die het document heeft weergegeven)
  • Elke gebeurtenis waardoor het document wordt veranderd (zoals een wijziging, of een actie van een ontvanger), bevat een koppeling die het document onmiddellijk na die gebeurtenis toont
  • Het bereik van deze geschiedenisgebeurtenissen omvat de gehele transactie. Daarom kunt u soms informatie zien die niet is inbegrepen in het controlerapport (wat beperkter is ten aanzien van documentinteractie)
    • Wanneer de transactie nog wordt uitgevoerd, ziet u onder aan het venster een lijst van de ontvangers die in de overeenkomstenworkflow actief blijven
    • Retentie- en eVaulting-gebeurtenissen die plaatsvinden nadat het document is voltooid
  • Het deelvenster Geschiedenis is ingesloten in het overeenkomstobject dat wordt getoond op het beheertabblad van de webtoepassing. Als de overeenkomst om welke dan reden ook uit het gebruikersaccount wordt geschrapt, gaat de geschiedenisinhoud samen met de weergave van het desbetreffende item verloren. Deze gegevens kunnen niet worden hersteld
history_list

Controlerapporten bevatten dezelfde overeenkomstenmijlpalen als het deelvenster Geschiedenis, maar met meer informatie, waaronder:
  • IP-adres van het systeem dat de gebeurtenis registreert
  • Transactie-id van het vertrouwde document op de Adobe Sign-server
audit_report

Controlerapporten zijn bedoeld als betrouwbare documenten waarin staat hoe een document van begin tot eind is veranderd en welke fasen in de levenscyclus zijn doorlopen. U kunt deze rapporten opslaan als PDF-bestand, of u kunt ze afdrukken als de interne bedrijfsprocessen dit vereisen.

  • Een belangrijk verschil om te melden is dat het controlerapport standaard alle gebeurtenissen toont op basis van de GMT-tijdzone (versus de lokale tijd die op het tabblad Geschiedenis wordt getoond).  Zo is er geen verwarring voor auditoren die de transacties van gebruikers in meerdere tijdzones moeten controleren.
  • De datumstempelnotatie is ingesteld op JJJJ-MM-DD.
  • Controlerapporten worden onafhankelijk opgeslagen van de overeenkomstobjecten die worden weergegeven op het beheertabblad van de webtoepassing. Als u een object verwijdert van de beheerpagina, wordt het controlerapport niet verwijderd.

 

Het controlerapport heeft twee stadia:

  • Het “interimrapport”: wanneer een transactie nog in uitvoering is (en niet voltooid), wordt het controlerapport samengesteld op basis van de overeenkomstgebeurtenissen die zijn geregistreerd op het moment dat het verzoek wordt ingediend. Dit rapport is per definitie onvolledig en niet meer actueel zodra de eerstvolgende ontvanger een nieuwe registratiegebeurtenis uitvoert.

De interimstatus van deze rapporten staat duidelijk boven aan het rapport vermeld, zodat deze rapporten niet per ongeluk als definitieve documenten kunnen worden geïnterpreteerd bij het opslaan of afdrukken

interim_report
  • Het “definitieve rapport”: zodra de overeenkomst een eindstaat bereikt (Ondertekend, Geannuleerd, Afgewezen of Verlopen), wordt het definitieve controlerapport samengesteld en opgeslagen. Vanaf dit moment worden er geen nieuwe gebeurtenissen met betrekking tot de transactie (bijvoorbeeld retentie) toegevoegd aan het rapport.  Het definitieve rapport bevat dus alle gebeurtenissen die hebben plaatsgehad om het document ondertekend te krijgen, en niets meer dan dat.
final_audit_report


Nieuw

De versie van december 2018 biedt een aantal veranderingen met betrekking tot controlerapporten:

  • De tijdzone die wordt gebruikt om de gebeurtenissen in het controlerapport vast te leggen is gestandaardiseerd op GMT, en niet op de tijdzone van de afzender
  • De datumstempelnotatie is JJJJ-MM-DD
  • De miniatuurafbeelding van het document is verwijderd
  • Het controlerapport vermeldt uitdrukkelijk de status “Interim” wanneer de overeenkomst nog in uitvoering is (en niet voltooid)
    • Zodra de overeenkomst alle ondertekeningsstadia heeft doorlopen, wordt duidelijk aangegeven dat het nu gaat om de “definitieve versie”

Opmerking:

Het nieuwe controlerapport is in de release van december alleen beschikbaar voor gratis accounts, proefaccounts en accounts voor ontwikkelaars.

Via extra servicelagen worden deze wijzigingen in de komende versies beschikbaar gemaakt.

paired_audit_reports


Gebruik

Het deelvenster Geschiedenis wordt rechtsonder op de beheerpagina weergegeven door op het tabblad Geschiedenis te klikken:

nav_to_history

 

Het controlerapport is toegankelijk via het tabblad Geschiedenis.

Navigeer naar het tabblad Geschiedenis en klik rechtsboven in het venster op de koppeling Controlerapport:

nav_to_audit_reportpairs


In- of uitschakelen

De deelvensters voor de geschiedenis en het controlerapport zijn standaard ingeschakeld voor alle gebruikers. Deze vensters kunnen niet worden uitgeschakeld.

 


Configuratieopties

Controlerapporten beschikken over drie UI-besturingselementen waarmee u de toegang tot het rapport kunt beheren. Ook hebben ze één API-instelling:

  • Controlerapport bevestigen aan de e-mail Ondertekend en gearchiveerd
  • Controlerapport bevestigen aan documenten tijdens downloaden vanaf de beheerpagina
  • Toegang tot controlerapport toestaan via de pagina voor transactieverificatie
  • Controlerapport via API koppelen wanneer getLatestDocument wordt aangeroepen


Controlerapport bevestigen aan de e-mail Ondertekend en gearchiveerd

De schakeloptie staat op de pagina Algemene instellingen (Groepsinstellingen voor aanpassingen op groepsniveau)

Deze optie is standaard ingesteld op Alle gebruikers, en kan geconfigureerd op account- of groepsniveau.

De vraag die u moet stellen is: “Wie zou het controlerapport moeten ontvangen met de e-mailberichten voor ondertekening en archivering?”

De volgende opties zijn beschikbaar:

  • Nooit: niemand krijgt het controlerapport
  • Alleen voor afzender: alleen de afzender van de overeenkomst ontvangt het controlerapport als bijlage
  • Alle gebruikers (standaard): alle deelnemers krijgen het controlerapport

Wanneer het controlerapport is opgenomen, wordt het samengevoegd met de overeenkomst in één PDF-bijlage.


Controlerapport bevestigen aan documenten tijdens downloaden vanaf de beheerpagina

Deze optie is standaard uitgeschakeld en kan worden in- of uitgeschakeld op account- of groepsniveau.

De schakeloptie staat op de pagina Algemene instellingen (Groepsinstellingen voor aanpassingen op groepsniveau)

Indien ingeschakeld wordt het controlerapport als onderdeel van de overeenkomst-PDF opgenomen bij alle documenten die door de gebruiker vanaf hun beheerpagina worden gedownload.

download_pdf_icon


Toegang tot controlerapport toestaan via de pagina voor transactieverificatie

Deze optie is standaard uitgeschakeld en kan worden in- of uitgeschakeld op account- of groepsniveau.

De schakeloptie staat op de pagina Algemene instellingen (Groepsinstellingen voor aanpassingen op groepsniveau)

Wanneer deze optie is ingeschakeld, kan het controlerapport op de verificatiepagina worden ingezien door iedereen die beschikt over de transactie-id van de overeenkomst.

viewable_audit_reportenabled


Controlerapport via API koppelen wanneer getLatestDocument wordt aangeroepen

Met de aanroep getLatestDocument kan het controlerapport dat automatisch is gekoppeld aan een document, worden opgehaald.

Deze optie is standaard ingesteld op de waarde False.

Deze instelling moet door uw Succes-manager worden ingeschakeld en is van toepassing op alle instanties van de aanroep.

Voor documenten die nog in voortgang zijn, wordt een interimrapport geboden.

Dit werk is gelicentieerd onder de Creative Commons Naamsvermelding/Niet-commercieel/Gelijk delen 3.0 Unported-licentie  De voorwaarden van Creative Commons zijn niet van toepassing op Twitter™- en Facebook-berichten.

Juridische kennisgevingen   |   Online privacybeleid