Gebruikers in bulk aanmaken of bijwerken - UMG ingeschakeld

Opmerking:

Klanten die hun rechten beheren via de Adobe Admin Console moeten nieuwe gebruikers aan hun account toevoegen via die interface. De gebruikers worden automatisch aangemaakt in Adobe Acrobat Sign wanneer zij toegang tot de service krijgen via het productprofiel.

Zodra de gebruiker in het Acrobat Sign-systeem is aangemaakt, is de CSV-methode voor het bijwerken van gebruikers nog steeds nuttig, met name voor het beheer van groepslidmaatschap/bevoegdheid.

Meerdere gebruikers in één keer toevoegen of bijwerken

Beheerders van Adobe Acrobat Sign kunnen gebruikers aan hun account toevoegen en/of bestaande gebruikerseigenschappen bijwerken (individueel of in bulk) met behulp van een geüpload CSV-bestand.

Het CSV-bestand (door komma's gescheiden waarden) is een soort tabel waarin de rijen gebruikers in het Acrobat Sign-systeem aanduiden en de kolommen de verschillende eigenschappen zijn die u kunt toevoegen/bijwerken.

Dit proces is waardevol voor taken zoals:

  • Gebruikers aanmaken/deactiveren
  • Wijzigen van ieders e-mailadres
  • Bijwerken van gebruikers voor toegang tot meerdere groepen
  • Bijwerken van gebruikersprofielwaarden zoals de bedrijfsnaam of UI-locale

Het CSV moet over een gestructureerde indeling beschikken, dus is er in de gebruikersinterface een sjabloon verschaft.

Hieronder vindt u een soortgelijk sjabloon met een aantal voorbeelden van de inhoud:

Downloaden

Opmerking:

CSV-bestanden worden geopend in een toepassing van het spreadsheet-type (bijv.: Microsoft Excel):

 

Als u het sjabloon wilt opslaan, zorg dan ervoor dat u het opslaat met CSV-indeling.

 

Alle beheerders in accounts met meerdere licenties hebben toegang tot de tools om gebruikers in bulk aan te maken/bij te werken met een CSV.

Servicepakketten die geen ondersteuning bieden voor meerdere groepen kunnen dit proces nog steeds gebruiken om gebruikersprofielwaarden te wijzigen die niet groepsgerelateerd zijn. Alle groepsgerelateerde waarden (indien verstrekt) worden in dit geval genegeerd.

De bevoegdheid van beheerders om op groepsniveau gebruikers toe te voegen, is afhankelijk van de instelling op accountniveau, dus het is mogelijk dat deze in uw account niet ingeschakeld is.


Gebruikers in bulk aanmaken/bijwerken

  1. Meld u als beheerder aan bij de Acrobat Sign-service

  2. Navigeer naar het tabblad Gebruikersbeheer

    • Beheerders op groepsniveau navigeren naar: Mijn gebruikersgroep > Gebruikers in groep
  3. Klik op het pictogrram Een nieuwe gebruiker aanmaken (het plusje in de cirkel):

    Gebruiker toevoegen

    • Dit activeert een overlay met de opties voor het aanmaken van een nieuwe gebruiker
  4. Klik op het tabblad Gebruikers in bulk aanmaken/bijwerken om de CSV-opties weer te geven

  5. Upload het CSV-bestand door op de knop Bladeren te klikken en selecteer het bestand dat op uw systeem is opgeslagen

    • Klik op Wissen om het geüploade bestand te verwijderen
    Opmerking:

    In de interface is een koppeling opgenomen om een voorbeeld van een CSV-bestand te downloaden. Als u niet beschikt over een CSV dat reeds is aangemaakt, kunt u de sjabloon gebruiken om ervoor te zorgen dat uw kolomkoppen correct zijn.

    De kolom Nieuw e-mailadres is niet opgenomen in het CSV-voorbeeld. Als u e-mailwaarden bijwerkt, moet u de kolom Nieuw e-mailadres handmatig toevoegen.

  6. Alle opties zijn standaard ingeschakeld.

    Afhankelijk van wat u wilt bereiken, deselecteert u de opties die niet in aanmerking moeten worden genomen:

    • Gebruikers aanmaken toestaan - Het deselecteren van deze optie beperkt het proces tot het bijwerken van bestaande gebruikers. Als een e-mailadres is opgegeven dat niet in uw account voorkomt, wordt er geen gebruiker aangemaakt
    • Gebruikers bijwerken toestaan - Het deselecteren van deze optie beperkt het proces tot het aanmaken van nieuwe gebruikers. Als een e-mailadres van een bestaande gebruiker in uw account is opgegeven, wordt er geen actie ondernomen
    • Groepen aanmaken toestaan - Het deselecteren van deze optie voorkomt dat het proces nieuwe groepen aanmaakt. Als een niet-bestaande groepsnaam voor een gebruiker is opgegeven, wordt er geen groep aangemaakt.
    Gebr. in bulk maken

  7. Wanneer het bestand is geüpload en de opties correct zijn geconfigureerd, klikt u op Importeren

    • Er verschijnt een succesbericht (of foutbericht) dat aangeeft hoeveel records er zijn aangemaakt/bijgewerkt:
    Succesbericht


Het CSV-bestand configureren

De sleutel tot dit hele proces is de juiste configuratie van het CSV-bestand, zodat het systeem het kan lezen. En dat begint met ervoor te zorgen dat u de juiste kolomkoppen gebruikt. Daarom wordt in het algemeen aanbevolen om het in de interface gekoppelde voorbeeld te gebruiken om met uw CSV te beginnen.

De kolomkoppen beschrijven de waaden die in het profiel van een gebruiker kunnen worden gedefinieerd of gewijzigd.

  • Het voorbeeld van het CSV-bestand bevat alle kolomkoppen behalve Nieuw e-mailadres
    • Als u e-mailwaarden wilt wijzigen, moet u de kolom met de werkelijke kopwaarde handmatig toevoegen: Nieuw e-mailadres
  • Alleen de kolom E-mailadres is nodig om een gebruiker bij te werken
    • Bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker moeten ook de kolommen Voornaam en Achternaam aanwezig zijn
  • Niet alle kolommen zijn vereist; het weglaten van kolommen heeft geen negatieve gevolgen
    • Lege cellen in het CSV-bestand worden door het systeem genegeerd; als er geen waarde voorhet bijwerken is opgegeven, wordt er geen bijwerkactie ondernomen

Hieronder staan de beschikbare kolomkoppen. Vouw elke sectie uit om details te krijgen over aanvaardbare veldwaarden en waar de waarde in het gebruikersprofiel wordt weergegeven:

Het e-mailadres van de gebruiker die u wilt aanmaken of bijwerken is verplicht.

Het e-mailadres is een unieke identificatie in het Acrobat Sign systeem en het is deze waarde die de eigenlijke gebruikers-id identificeert om bij te werken (of aan te maken als er geen overeenstemmende waarde wordt gevonden).

Bijwerken van

Deze kolom wordt gebruikt om de e-mailwaarde voor een bestaande gebruikers-id bij te werken.

Het wordt aanbevolen om Gebruikers aanmaken toestaan uit te schakelen bij het bijwerken van e-mailwaarden om te voorkomen dat per ongeluk nieuwe gebruikers worden aangemaakt.

Bijwerken van

Bepaalt de waarde van de Voornaam van de gebruiker in het gebruikersprofiel.

De waarde van de voornaam wordt samengevoegd met de waarde van de achternaam om de volledige naam te vormen, die op zijn beurt de waarde van de handtekening bepaalt:

Bijwerken van

Bepaalt de waarde voor de Achternaam van de gebruiker in het gebruikersprofiel.

De waarde van de voornaam wordt samengevoegd met de waarde van de achternaam om de volledige naam te vormen, die op zijn beurt de waarde van de handtekening bepaalt:

Bijwerken van

Deze waarde bepaalt het veld Initialen op het gebruikersprofiel.

Het wordt aanbevolen om niet meer dan vier tekens in te voeren

  • Er zijn slechts vier tekens in een veld voor initialen toegestaan bij ondertekening
    • Er kunnen maximaal 20 tekens (alfa/numeriek/speciaal) in het veld worden ingevoerd

De Initialen worden automatisch voorgesteld wanneer de gebruiker als ontvanger een veld met initialen opent:

Bijwerken van

Deze waarde bepaalt het veld Bedrijf in het gebruikersprofiel.

Er zijn maximaal 255 tekens toegestaan.

De waarde wordt automatisch ingevoegd in elk veld voor Bedrijf dat tijdens een ondertekeningsproces aan de gebruiker wordt toegewezen:

Bijwerken van

Bepaalt de waarde Titel in het gebruikersprofiel.

Er zijn maximaal 255 tekens toegestaan.

De waarde wordt automatisch ingevoegd in elk veld voor Titel dat tijdens een ondertekeningsproces aan de gebruiker wordt toegewezen:

Bijwerken van

Een telefoonnummer. Idealiter voor de gebruiker.

Er kunnen tussen 7 en 255 tekens worden ingevoegd.

  • Het enige toegestane speciale teken is het streepje
  • Alfatekens zijn niet toegestaan

Dit wordt op geen enkele andere zinvolle plaats ingevuld dan het gebruikersprofiel:

Bijwerken van

Hiermee wordt het netnummer bepaald dat aan de gebruiker is gekoppeld met het oog op het voorstellen van netnummers voor retourfaxen.

Drie cijfers zijn hiervoor voldoende.

Dit wordt op geen enkele andere zinvolle plaats ingevuld nu dat handtekeningen op basis van faxen zijn afgeschaft.

Deze waarde bepaalt de tijdzone voor de gebruiker.

De tijdzone dicteert het tijdsverschil dat wordt toegepast wanneer de ontvanger de activiteit van de overeenkomst bekijkt op de beheerpagina.

Bijwerken van

Hieronder staan de aanvaardbare waarden voor het veld Tijdzone. 

Voer alleen het type VET in uit de onderstaande opties. De GMT-verschilwaarde wordt alleen ter referentie gegeven.

Geldige opties zijn:

US_SAMOA (GMT-11:00) AMERICA_MONTEVIDEO_DST (GMT-02:00)   ASIA_CALCUTTA (GMT+05:30)
PACIFIC_HONOLULU (GMT-10:00) ATLANTIC_AZORES (GMT-01:00) ASIA_KATMANDU (GMT+05:45) 
US_ALASKA (GMT-09:00) ATLANTIC_CAPE_VERDE (GMT-01:00)  ASIA_DACCA (GMT+06:00) 
US_PACIFIC (GMT-08:00) EUROPE_LONDON (GMT)  ASIA_RANGOON (GMT+06:30) 
US_ARIZONA (GMT-07:00)  GMT (GMT)  ASIA_JAKARTA (GMT+07:00) 
US_MOUNTAIN (GMT-07:00)  AFRICA_LAGOS (GMT+01:00)  ASIA_BRUNEI (GMT+08:00) 
AMERICA_MAZATLAN (GMT-07:00) CET (GMT+01:00)  ASIA_SHANGHAI (GMT+08:00) 
US_CENTRAL (GMT-06:00)  EET (GMT+02:00)  AUSTRALIA_WEST (GMT+08:00) 
CANADA_SASKATCHEWAN (GMT-06:00)  ASIA_ISTANBUL (GMT+02:00) ASIA_JAYAPURA (GMT+09:00) 
AMERICA_BELIZE (GMT-06:00) CAT (GMT+02:00)  ASIA_SEOUL (GMT+09:00
US_EASTERN{ (GMT-05:00) AFRICA_DJIBOUTI (GMT+03:00)  ASIA_TOKYO (GMT+09:00)
AMERICA_BOGOTA (GMT-05:00) EUROPE_MOSCOW (GMT+03:00)  ACT (GMT+09:30)
AMERICA_CARACAS (GMT-04:30)  MIDEAST_RIYADH89 (GMT+03:07) AET_QUEENSLAND (GMT+10:00)
AMERICA_HALIFAX (GMT-04:00)  ASIA_TEHRAN (GMT+03:30) AET (GMT+10:00)
AMERICA_LA_PAZ (GMT-04:00) ASIA_DUBAI (GMT+04:00)  PACIFIC_GUADALCANAL (GMT+11:00) 
AMERICA_MANAUS (GMT-04:00) ASIA_YEREVAN (GMT+04:00)  PACIFIC_NORFOLK (GMT+11:30)
AMERICA_SCORESBYSUND (GMT-03:00)  ASIA_KABUL (GMT+04:30) PACIFIC_AUCKLAND (GMT+12:00)
AMERICA_MONTEVIDEO (GMT-03:00)  ASIA_KARACHI (GMT+05:00)  

Dit bepaalt de locale (taal) die wordt gebruikt in de weergave van de gebruikersomgeving wanneer deze zich aanmeldt bij de Acrobat Sign-service, evenals bij alle inkomende e-mail van de service.

Bijwerken van

Voer bij het invoeren van een localewaarde alleen de locale-string in (bijv.: en_US voor Engels - VS)

Geldige opties zijn:

Baskisch:  eu_ES Duits:  de_DE Portugees:  pt_PT
Catalaans:  ca_ES Hongaars: hu_HU Portugees - Brazilië:  pt_BR
Chinees (vereenvoudigd):  zh_CN IJslands:  is_IS Roemeens:  ro_RO
Chinees (traditioneel):  zh_TW Indonesisch:  in_ID Russisch:  ru_RU
Kroatisch: hr_HR Italiaans: it_IT Slowaaks:  sk_SK
Tsjechisch: cs_CZ Japans:  ja_JP Sloveens:  sl_SI
Deens:  da_DK Koreaans: ko_KR Spaans:  es_ES
Nederlands:  nl_NL Maleis:  ms_MY Zweeds: sv_SE
Engels - VK:  en_GB Noors: no_NO Thais: th_TH
Engels - VS: en_US Noors - Bokmål: nb_NO Turks: tr_TR
Fins: fi_FI Noors - Nynorsk:  nn_NO Oekraïens: uk_UA
Frans:  fr_FR Pools:  pl_PL Vietnamees: vi_VN

Deze instelling bepaalt of de gebruiker beheerdersbevoegdheid op account-niveau moet hebben

  • Er zijn twee waarden geldig: Juist of Onjuist
    • Indien Juist is de gebruiker ingeschakeld als beheerder van een account
  • Beheerders op groepsniveau worden gedefinieerd in de kolom Groepen
Bijwerken van

  • Bepaalt of de gebruiker overeenkomsten mag ondertekenen
    • Twee waarden zijn geldig: Juist of Onjuist
      • Indien ingesteld op Onjuist, kan de gebruiker geen Acrobat Sign-overeenkomsten ondertekenen
        • De gebruiker kan wel overeenkomsten verzenden als 'Gebruiker kan documenten verzenden' is ingesteld op True
    • Gebruikers ondertekenen altijd op basis van hun primaire groepsinstellingen
Bijwerken van

  • Bepaalt de status van de gebruiker
    • Twee waarden zijn geldig: Actief of Inactief
    • Inactieve gebruikers kunnen op geen enkele manier gebruik maken van de service, inclusief ondertekening
Bijwerken van

Dit veld bepaalt de groep(en) waarvan de gebruiker lid is en de bevoegdheid (per groep) die de gebruiker binnen elke groep heeft:

Bijwerken van

Let op:

Beheerders op groepsniveau zijn niet bevoegd om gebruikers te bewerken via de kolom Groepen.

  • Alleen beheerders op accountniveau beschikken over toegangs- en gebruiksrechten voor de eigenschappen voor meerdere groepen. Dit gaat via de functie Gebruikers in bulk maken/uploaden.

Wanneer een beheerder op groepsniveau nieuwe gebruikers maakt via bulkupload:

  • Elke gebruiker wordt aangemaakt in de groep van waaruit de beheerder het proces heeft gestart
    • De primaire groep voor de gebruiker is standaard de groep waarin de gebruiker is gemaakt
  • Elke gebruiker mag ondertekenen, ongeacht de instellingen op groepsniveau van de standaardwaarde

De kolom Groepen bevat een of meer Groepdefinities. Elke Groepsdefinitie bevat de naam van een groep, gevolgd door een of meer statuswaarden tussen vierkante haken. Bijvoorbeeld: Groepsnaam[Status]

  • De Groepsnaam komt letterlijk overeen met een werkelijke groepsnaam, inclusief spaties. Bijvoorbeeld: Standaardgroep
  • Er kunnen meerdere statuswaarden worden opgenomen in één Groepsdefinitie, bijvoorbeeld: Groepsnaam[Status1 Status2]
    • Statuswaarden staan tussen vierkante haken
      • Er is geen spatie tussen de groepsnaam en het vierkante openingshaakje
    • Statuswaarden worden gescheiden door een enkele spatie tussen de waarden
  • Meerdere Groepdefinities kunnen worden opgenomen, met een puntkomma als scheidingsteken (geen spaties)
    • Bijvoorbeeld: Groepsnaam[Status];Een andere groep[Status1 Status2 Status3];Laatste groep[StatusA StatusB]
  • De beschikbare statuswaarden voor een groepsdefinitie zijn:
    • Primair - Definieert de groep als de primaire groep voor de gebruiker
    • Verzenden - Hiermee kan de gebruiker overeenkomsten verzenden vanuit de groep
    • Niet verzenden - Voorkomt dat de gebruiker overeenkomsten verstuurt vanuit de groep
    • Beheerder - Definieert de gebruiker als beheerder op groepsniveau voor de groep
    • Verwijderen - Verwijdert de gebruiker uit de groep
      • Als een gebruiker uit alle groepen wordt verwijderd, blijft de gebruiker in de Standaardgroep
Nieuwe CSV-indeling voor bulkuploads

In het bovenstaande voorbeeld:

  • John@here.com is geconfigureerd met twee Groepdefinities:
    • De Standaardgroep is zijn primaire groep. Hier is hij beheerder op groepsniveau en kan hij overeenkomsten verzenden
    • Bij de groep Engineers is hij gedefinieerd als beheerder op groepsniveau en kan hij overeenkomsten verzenden
  • Fred@here.com is ook geconfigureerd met twee Groepdefinities:
    • Bij de groep Inkoop groep is hij gedefinieerd als beheerder op groepsniveau maar is zijn recht om overeenkomsten te verzenden uitgeschakeld
    • Fred is ook verwijderd uit de groep Verkoop


Onthoud het volgende...

  • Schakel Gebruikers aanmaken toestaan uit bij het bijwerken van e-mailadressen om te voorkomen dat per ongeluk nieuwe gebruikers worden aangemaakt
  • De kolommen Voornaam en Achternaam zijn Vereist bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker
  • Optionele kolommen kunnen uit de CSV worden verwijderd zonder dat dit problemen oplevert
  • Lege kolomwaarden worden genegeerd; bestaande waarden blijven ongewijzigd

 Adobe

Krijg sneller en gemakkelijker hulp

Nieuwe gebruiker?