Adobe Sign voor Salesforce: CPQ-connector

De Adobe Sign voor Salesforce CPQ-connector voegt een knop toe aan uw CPQ-offertes. Met deze knop wordt een overeenkomst gegenereerd waaraan de offerte automatisch wordt toegevoegd, klaar om ter ondertekening te worden verzonden.

Voorwaarden

De volgende voorwaarden zijn van toepassing:

Opmerking: Salesforce CPQ v 234.4.1 en hoger bevatten een upgrade die geavanceerde functies voor het genereren van overeenkomsten ondersteunt met behulp van runtimevariabelen.

installed-packages

Installatie

  1. Ga naar het Onderdeelpakket voor Adobe Sign voor Salesforce CPQ-connector in de Salesforce AppExchange.
  2. Selecteer Nu downloaden.
  3. Selecteer de juiste aanmeldingsoptie als volgt:
    1. Als u al een Salesforce-account hebt, selecteert u Aanmelden en voert u desgevraagd uw referenties in.
    2. Als u geen account hebt, selecteert u Doorgaan als gast. U wordt gevraagd een Salesforce-account te maken. Wanneer u dit hebt gedaan, herhaalt u stap 1 en 2 om u aan te melden met uw referenties.
log_in

4. Desgevraagd selecteert u de installatieomgeving Productie of Sandbox.

5. Controleer de informatie over de installatie en de voorwaarden:

  • Schakel het selectievakje Voorwaarden en bepalingen in ter aanduiding dat u de voorwaarden en bepalingen hebt gelezen en ermee akkoord gaat.
  • Selecteer Bevestigen en installeren.
confirm-install

6. Wanneer u wordt gevraagd u aan te melden bij uw Salesforce-organisatie, voert u de gebruikersnaam en het wachtwoord in en klikt u op Aanmelden bij Salesforce.

7. Selecteer op de weergegeven pagina de optie Installeren voor alle gebruikers en selecteer vervolgens Installeren.


Kruisverwijzingsovereenkomst en offerteobjecten

CPQ configureren om de actie Adobe Sign genereren beschikbaar te maken

Nadat u Adobe Sign voor Salesforce CPQ versie 1.4 of hoger hebt geïnstalleerd, volgt u de onderstaande stappen om de knop te installeren om een offerte te genereren en deze automatisch aan een overeenkomst toe te voegen:

  1. Ga naar: Instellingen > Objecten en velden > Objectbeheer.

  2. Selecteer in de linkerkolom Offerte.

  3. Selecteer in het linkerdeelvenster Paginalay-outs.

  4. Selecteer onder Naam van paginalay-out de optie Offertelay-out.

  5. Selecteer in het vak objecttype bovenaan Knoppen.

  6. Sleep het object Adobe Sign genereren naar het gedeelte Offertedetails.

    Voeg de knop Adobe Sign genereren toe aan het gedeelte Offertedetails

  7. Selecteer Opslaan.

    Dit configureert de plug-in.

  1. Zodra de installatie is voltooid, gaat u naar Instellingen > Platformtools > Apps > Geïnstalleerde pakketten

  2. Voor het pakket Salesforce CPQ selecteert u Configureren.

  3. Selecteer het tabblad Plug-ins.

  4. Voer in het veld Plug-in voor elektronische handtekening de waarde ASSFCPQ.AdobeSignElectronicSignaturePlugin in

  5. Selecteer Opslaan.

Standaardsjablonen maken (aanbevolen)

Om automatisch een offerte aan een verzendklare overeenkomst toe te voegen moet u een standaardsjabloon voor de overeenkomst en de offerte maken.

De onderstaande configuratie is een basissjabloon om de offerte bij te voegen en de overeenkomst gereed te maken. Extra opties zijn te vinden in het gedeelte Sjablonen.

Opmerking:

Bij gebruik van de optie Genereren met Adobe Sign moet de overeenkomstsjabloon worden ingesteld met alleen de variabele overeenkomstsjabloon.

Het instellen van een overeenkomstsjabloon met behulp van runtimevariabelen zorgt voor meer efficiëntie bij het maken van overeenkomsten. Bij het maken van overeenkomsten worden automatisch de gegenereerde offertedocument-PDF aan de overeenkomst toegevoegd. Daardoor kunnen gebruikers naast het offertedocument ook Adobe Sign-bibliotheekdocumenten in hun overeenkomstsjablonen gebruiken.

  1. Ga naar het startprogramma voor apps en open Adobe Sign voor Salesforce.

  2. Open het tabblad Overeenkomstsjablonen en selecteer Nieuw.

  3. Wijs een naam toe aan de sjabloon en selecteer Opslaan.

  4. Op de configuratiepagina van de overeenkomstsjabloon die wordt geopend:

    1. Geef een standaard overeenkomstnaam op.
    2. Definieer het Salesforce-object als het Offertedocument.
    3. Selecteer Gegevens toewijzen aan overeenkomstvelden.
      1. Selecteer het veld Brontype als offertekans en wijs dat veld toe aan het veld Doelovereenkomstkans.   
    De kansvelden koppelen

    De resulterende pagina wordt weergegeven zoals hieronder:

    Sjabloongegevens

  5. Op het tabblad Bijlage:

    1. Als u een standaardtekstdocument aan elke offerte wilt toevoegen, selecteert u Bestanden uploaden of sleept u het bestand naar het veld Uploaden.
    2. Selecteer Documentbron kiezen om de offerte bij te voegen.
    cpq-choose-doc-source

  6. Selecteer in het dialoogvenster Documentbron kiezen dat wordt geopend, de optie Runtimevariabele. Wijs in het veld Een runtimevariabelenaam toevoegen de variabelenaam toe als QuoteDocumentSelecteer Toevoegen wanneer u klaar bent.

    choose-doc-source

    De bijgevoegde offerte verschijnt zoals hieronder weergegeven:

    documents-added

  7. Op het tabblad Ontvangers verwijdert u de standaard ontvangersrecord door op de X aan de rechterkant te klikken. Selecteer vervolgens Ontvanger toevoegen vanuit object of runtimevariabele.

    Formulierobject ontvanger toevoegen

  8. De ontvanger configureren:

    1. Object of runtimevariabele selecteren: LookUp gebaseerd op hoofdobjectveld
    2. Ontvangerstype: Contact
    3. Bronveld van hoofdobject: Primaire contact-ID
    4. Selecteer Opslaan.
    Geconfigureerde ontvanger

    De resulterende ontvanger wordt weergegeven zoals hieronder:

    Geconfigureerde ontvanger

  9. Selecteer het tabblad Regels en selecteer vervolgens de optie Instellen als standaardsjabloon voor alle overeenkomsten.

    Instellen als standaardsjabloon

  10. Zorg ervoor dat de sjabloon op Actief staat en Sla de overeenkomstsjabloon op.

    Opmerking:

    U kunt naar wens andere elementen van de sjabloon veilig configureren zoals het overeenkomstbericht, herinneringen of medeondertekenaars.

  1. Ga naar het startprogramma voor apps en open Salesforce CPQ.

  2. Selecteer het tabblad Offertesjablonen en selecteer vervolgens Nieuw.

    Nieuwe offertesjabloon

  3. Configureer de sjabloon met de volgende specificaties:

    • Voer een sjabloonnaam in.
    • Schakel de optie Standaard in.
    • Selecteer de implementatiestatus als Geïmplementeerd.
    • Selecteer voor het veld Overeenkomstsjabloon de hierboven gemaakte overeenkomstsjabloon.
    CPQ-offertesjabloon

  4. Sla de offertesjabloon op.


Functionaliteit bevestigen

Zodra de installatie voltooid is, controleert u of de objecten goed werken.

Het volgende proces beschrijft de standaardfunctionaliteit, waarbij de gegenereerde offerte automatisch aan de overeenkomst wordt toegevoegd en de ontvanger van de overeenkomst de contactpersoon is voor facturering op de CPQ-offerte.

Zie Adobe Sign-sjablonen om de voordelen van Adobe Acrobat Sign en CPQ-integratie te verkennen en te benutten.

  1. Start CPQ via het startprogramma voor apps.

  2. Voor het maken van een nieuwe offertesjabloon selecteert u het tabblad Offertesjablonen

    De Offertesjabloon definieert de algehele lay-out en stijl van de offertepagina: paginagrootte, marges, lettergrootte, groep en kleur, en meer.

  3. Selecteer het tabblad Offertes en maak een nieuwe offerte met de volgende details:

    • Definieer de relatie van de offerte met het Salesforce-account of de kans.
    • Geef andere details op: betalingsvoorwaarden, leveringsmethode, korting en factuur-/verzendinformatie.
    • Selecteer Opslaan.

  4. Selecteer in de rechterbovenhoek de vervolgkeuzelijst Meer acties () > Regels bewerken.

    Hierdoor wordt de pagina Offerte bewerken geopend zonder regelitems.

  5. Selecteer Producten toevoegen om de productlijst te openen.

  6. Selecteer in de lijst de producten die u in de offerte wilt opnemen en klik vervolgens op Selecteren.

    De pagina Offerte bewerken wordt weer geladen. Dit keer ziet u de regelitems die u hebt geselecteerd.

    Op deze pagina kunt u elk regelitem bewerken om de velden voor hoeveelheid of extra korting te wijzigen.

  7. Selecteer Opslaan wanneer de regelitems klaar zijn.

  8. Selecteer in de rechterbovenhoek de vervolgkeuzelijst Meer acties () > Adobe Sign genereren.

    Adobe Sign-knop genereren

  9. Als u het offertedocument wilt maken, selecteert u Genereren.

    Opmerking: voordat u het offertedocument maakt, moet u ervoor zorgen dat de uitvoerindeling PDF is.

    Gegenereerd offertedocument

    Na het generatieproces wordt de overeenkomst geopend met de status Concept. Voor het toevoegen van extra documenten selecteert u Bestanden toevoegen of sleept u een bestand van uw bureaublad naar het veld Bestanden .

    Opmerking:

    Als u de overeenkomstsjabloon zoekt, kunt u de sjabloon configureren voor automatisch verzenden en wordt de offerte automatisch verzonden zodra deze is gegenereerd.

    Overeenkomst bijgevoegd bij SFDC-object

  10. Selecteer Verzenden
    om de offerte naar de ontvanger te sturen.

    De overeenkomst verzenden

    Zodra de overeenkomst is verzonden, ziet u een bericht zoals hieronder weergegeven.

    Terwijl de overeenkomst de ondertekeningscyclus doorloopt, wordt de status van de offerte automatisch bijgewerkt met de status van de overeenkomst:

    • Verzonden: wanneer de overeenkomststatus Uit voor ondertekening is.
    • Ondertekend: wanneer de overeenkomststatus Ondertekend is.
    • Goedgekeurd: wanneer de overeenkomststatus Goedgekeurd is.
    • Geannuleerd: wanneer de overeenkomststatus Geannuleerd is.
    • Verlopen: wanneer de overeenkomststatus Verlopen.
  1. Start CPQ via het startprogramma voor apps.

  2. Voor het maken van een nieuwe offertesjabloon selecteert u het tabblad Offertesjablonen

    De Offertesjabloon definieert de algehele lay-out en stijl van de offertepagina: paginagrootte, marges, lettergrootte, groep en kleur, en meer.

  3. Selecteer het tabblad Offertes en maak een nieuwe offerte met de volgende details:

    • Definieer de relatie van de offerte met het Salesforce-account of de kans.
    • Geef andere details op: betalingsvoorwaarden, leveringsmethode, korting en factuur-/verzendinformatie.
    • Selecteer Opslaan.

  4. Selecteer in de rechterbovenhoek de vervolgkeuzelijst Meer acties () > Regels bewerken.

    Dit opent de pagina Offerte bewerken zonder regelitems.

  5. Selecteer Producten toevoegen om de productlijst te openen.

  6. Selecteer in de lijst de producten die u in de offerte wilt opnemen en klik vervolgens op Selecteren.

    De pagina Offerte bewerken wordt weer geladen. Dit keer ziet u de regelitems die u hebt geselecteerd.

    Op deze pagina kunt u elk regelitem bewerken om de velden voor hoeveelheid of extra korting te wijzigen.

  7. Selecteer Opslaan.

  8. Een of meer aanvullende documenten aan de offerte toevoegen:

    1. Selecteer in de rechterbovenhoek de vervolgkeuzelijst Meer acties () > Document opnemen.
    2. Selecteer Bestand kiezen en blader op uw lokale systeem naar het bestand dat u wilt opnemen.
    3. Nadat u het bestand hebt toegevoegd, selecteert u Opslaan.

  9. Selecteer in de rechterbovenhoek de vervolgkeuzelijst Meer acties () > Document genereren.

  10. De offerte wordt gegenereerd als een document en de pagina geeft de offerte en andere opgenomen documenten weer. U kunt nu de beschikbare bestanden toevoegen en opnieuw ordenen. Als u klaar bent, selecteert u Verzenden naar Adobe Sign.

    Dit voegt automatisch de offerte en Opgenomen contentbestanden toe aan de overeenkomst. De contactpersoon voor facturering in de CPQ-offerterecord wordt geïmporteerd als de Ontvanger op de overeenkomst.

    Wanneer de overeenkomst is gemaakt, kunt u deze gekoppeld zien aan het Salesforce-account en de kans (via de offerteconfiguratie) in de status Concept (ervan uitgaande dat u het overeenkomstobject hebt toegevoegd aan de paginalay-outs Account en Kans).

    Opmerking:

    Als u de overeenkomstsjabloon zoekt, kunt u deze sjabloon configureren voor automatisch verzenden en wordt de offerte verzonden zodra deze is gegenereerd.

    Overeenkomst bijgevoegd bij SFDC-object

    De overeenkomst wijzigen en verzenden:

    1. Selecteer de koppeling Overeenkomst om deze te openen.
    2. Bekijk de lijst met ontvangers en de bijgevoegde bestanden en bewerk deze zo nodig.
    3. Selecteer Verzenden.
    De overeenkomst verzenden

    Zodra de overeenkomst is verzonden, ziet u een succesbericht zoals hieronder weergegeven.


Hoogtepunten van Adobe Sign-sjabloon

Adobe Sign-sjablonen zijn krachtig en bieden uitgebreide mogelijkheden om de configuratie van de overeenkomstprocessen te automatiseren, evenals het invullen van gegevens van en naar overeenkomstformulieren. Raadpleeg de Handleiding voor veldtoewijzing en sjablonen voor een volledig overzicht van deze mogelijkheden.

Hieronder ziet u een voorbeeldconfiguratie met een paar opties die speciaal goed werken met Salesforce CPQ.

Overeenkomstvelden vooraf invullen met veldwaarden voor offertes

U kunt een overeenkomst personaliseren door waarden uit het offertedocument toe te voegen. Dat doet u als volgt:

  1. Ga naar het startprogramma voor apps en open Adobe Sign.
  2. Selecteer het tabblad Overeenkomstsjablonen en selecteer vervolgens Nieuw.
  3. Stel het Hoofdobjecttype in op SBQQ__QuoteDocument__c
    Hiermee kunnen veldwaarden uit het offertedocument worden toegewezen aan de overeenkomst. U wijst bijvoorbeeld de naam van het offertedocument toe aan de overeenkomstnaam.
  4. Selecteer Opslaan.
  5. Selecteer het tabblad Gerelateerd
  6. Selecteer in het gedeelte Gegevens toewijzen aan overeenkomstvelden de optie Nieuw.
    Dit opent de pagina Een nieuwe veldtoewijzing toevoegen.
  7. Selecteer in de keuzelijst Toewijzingsmethode de optie Hoofdobjectveld.
  8. Selecteer Volgende.
Nieuwe overeenkomstsjabloon voor offertes

Nieuwe velden toewijzen

Toewijzingsmethode selecteren

9. De veldwaarde en het doelveld opgeven:

  1. De keuzelijst Bronveld selecteren uit Hoofdobject bevat alle veldopties die u kunt gebruiken als bron van de veldwaarde die u in het veld Overeenkomst wilt importeren. Selecteer in dit voorbeeld Documentnaam (tekenreeks).
  2. Het Doelovereenkomstveld is het veld waarin u de waarde wilt invoegen. Gebruik in dit voorbeeld Overeenkomstnaam (tekenreeks).
  3. Selecteer Opslaan.

    Als u toewijzingen aan de sjabloon toevoegt, wordt er een lijst gemaakt op het tabblad Gerelateerd van de sjabloon.

10. Als u een record wilt verwijderen of bewerken, opent u het vervolgkeuzemenu en selecteert u Verwijderen of Bewerken.

Lijst met toewijzingen


Bestandsbijlagen toevoegen

U kunt een offertedocument aan overeenkomsten toevoegen door een proces te volgen dat vergelijkbaar is met het toevoegen van een bestandsbijlage aan een overeenkomst. Wanneer u een overeenkomst maakt en een bestandsbijlage toevoegt, voegt deze automatisch de gegenereerde offertedocument-PDF aan de overeenkomst toe.

Volg onderstaande stappen om een offertedocument toe te voegen aan een overeenkomst:

  1. Open de Overeenkomstsjabloon en selecteer het tabblad Gerelateerd.

  2. Selecteer Bestandsbijlagen toevoegen.

    Bestandsbijlagen toevoegen

  3. Selecteer Nieuw.

  4. Selecteer in het dialoogvenster dat verschijnt, de optie Runtimevariabele in het veld Type bestandsbijlage en selecteer vervolgens Volgende.

    Opmerking: u kunt ook bestanden bijvoegen vanuit de Adobe Sign (EchoSign)-bibliotheek, vanuit de Salesforce-inhoud, vanuit de bibliotheek of het hoofdobject.

    Type bestandsbijlage selecteren

  5. In het dialoogvenster dat wordt geopend, typt u Offertedocument in het veld Naamvariabele en selecteert u Opslaan.

    Opmerking: een variabelenaam is vereist omdat er een runtimevariabele is geselecteerd voor het type bijlage. Als u een bibliotheek selecteert als het Bijlagetype, wordt er een lijst met beschikbare documenten in die bibliotheek weergegeven.

    Het document identificeren

    Net als de Veldtoewijzingen is een lijst met bijgevoegde bestanden voor de sjabloon gebaseerd op het tabblad Gerelateerd van de sjabloon.

    Vermelde bestandsbijlagen

Ontvangers toevoegen

U kunt ontvangers aan de Overeenkomstsjabloon toevoegen om een handtekeningflow te definiëren op basis van uw interne methoden. U kunt de overeenkomst eenvoudig naar de klant/ondertekenaar sturen, of interne goedkeuringsstappen en tegenhandtekeningen opnemen. Wanneer een PDF van het offertedocument aan een overeenkomst wordt toegevoegd, wordt automatisch de primaire contactpersoon opgehaald voor wie het offertedocument is gegenereerd.

Volg de onderstaande stappen om de primaire contactpersoon aan de offerte toe te voegen als ondertekenaar met behulp van een runtimevariabele:

  1. Open de Overeenkomstsjabloon en selecteer het tabblad Gerelateerd.

  2. Selecteer Ontvangers toevoegen.

    Ontvangers toevoegen

  3. Selecteer Nieuw.

  4. Geef in het dialoogvenster dat wordt geopend, de volgende details op:

    • Selecteer in het veld Bron van ontvanger Runtimevariabele.
    • Zorg ervoor dat het Type ontvanger de Contactpersoon
      is.
    • De Rol van de Ontvanger bepaalt of de contactpersoon een handtekening zal zetten. Selecteer Goedkeuren of Delegeren.
    • Verificatie van de ondertekenaar bepaalt of de ontvanger een twee-factor verificatiemethode moet gebruiken.
      • E-mail - Geen twee-factor, e-mail is de enige validatie van de identiteit van de ontvanger
      • Wachtwoord - Past een wachtwoord toe op de ondertekening van het document, waardoor het wachtwoord moet worden ingevoerd voordat het document kan worden bekeken
      • KBA - Op kennis gebaseerde verificatie kan alleen worden gebruikt in de Verenigde Staten en gebruikt het burgerservicenummer van de ontvanger om verschillende vragen te stellen die moeten worden beantwoord voordat het document kan worden bekeken
      • Social - Sociale verificatie vereist dat de ondertekenaar zich verifieert bij een andere sociale applicatie (LinkedIn, Facebook, enz.) voordat het document wordt gepresenteerd
      • Telefoon - Er wordt een sms-bericht verzonden naar de telefoon van de ontvanger, die vervolgens het opgegeven zescijferige nummer moet invoeren om het document weer te geven
    • Bericht aan ontvanger stuurt een privébericht aan de ontvanger op het moment dat deze het document opent om te ondertekenen.
    • Index is de tekenopdracht voor de ontvanger.
    • Als u klaar bent, selecteert u Volgende.

  5. Voer in het dialoogvenster dat wordt geopend voor het veld Variabelenaam de tekst voor PrimaryContact in en selecteer vervolgens Opslaan.

    De lijst met ontvangers verschijnt op het tabblad Gerelateerd van de overeenkomstsjabloon, zoals hieronder weergegeven.

    Lijst met ontvangers

Uw offertesjabloon koppelen aan uw overeenkomstsjabloon

U kunt uw Overeenkomstsjabloon koppelen aan uw Offertesjabloon om de overeenkomst te automatiseren wanneer u de offerte genereert.

Opmerking: wanneer u de optie Genereren met Adobe Sign gebruikt, moet de overeenkomstsjabloon worden ingesteld met alleen de variabele overeenkomstsjabloon.

De objecten koppelen:

  1. Zorg ervoor dat het veld Overeenkomst op de paginalay-out van uw offertesjabloon staat.
  2. Open Salesforce CPQ vanuit het startprogramma voor apps.
  3. Selecteer het tabblad Offertesjablonen.
  4. Bewerk de offertesjabloon die u aan de overeenkomstsjabloon wilt koppelen.
  5. Selecteer in het veld Overeenkomstsjabloon de juiste overeenkomstsjabloon.
  6. Selecteer Opslaan.
Selecteer de overeenkomstsjabloon die u wilt koppelen aan de offertesjabloon

Voordat u een overeenkomstsjabloon gebruikt, moet u zorgen voor het volgende:

  • Uw overeenkomstsjabloon is actief.
  • Uw offertesjabloon heeft de status Geïmplementeerd.
Adobe-logo

Aanmelden bij je account