Oversigt

Adobe Sign-integrationen til Microsoft SharePoint er en integreret løsning til at oprette, sende, tracke og administrere elektroniske signaturer. Integrationen er tilgængelig til Microsoft SharePoint 2013 eller 2016-forekomsten (lokal) af SharePoint. Løsningen er udviklet som en farm-løsning til Microsoft SharePoint og giver:

  • Mulighed for at tilføje siden Administrer i Adobe Sign som en SharePoint-webdel, der kan bruges af SharePoint-brugere til at tracke og opdatere aftaler
  • Afsendelse af ethvert dokument fra et SharePoint-dokumentbibliotek til underskrivelse
  • Mulighed for at sende dokumenter til en enkelt modtager eller et batch af modtagere ved hjælp af SharePoint-lister og tilknytningsdata fra SharePoint-lister til dokumenter, når dokumenterne sendes til underskrivelse
  • Arkivering af alle underskrevne aftaler i SharePoint.

I dette dokumentet bruges begrebet "aftale" løst til at beskrive transaktioner eller dokumenter, der er blevet (eller endnu ikke er) sendt til underskrivelse/godkendelse.

"Modtager" er det generiske begreb, der bruges for en underskriver, godkender eller delegator af en aftale (dvs. enhver, du sender dokumenter til, og som skal udføre en handling).

For brugere, der opdaterer fra en tidligere version

Hvis du opdaterer fra en tidligere version af eSign (eller EchoSign) til SharePoint, skal du være opmærksom på, at tidligere standardindstillinger for aftaleskabeloner skal genoprettes som beskrevet i sektionen Definer dine personlige indstillinger.


Adgang til Adobe Sign-funktioner

Adobe Sign er en farm-løsningspakke, der installeres af dine SharePoint-administrator. Som bruger vil du se Adobe Sign-fanen øverst på dit SharePoint-websted.

Hvis du klikker på Adobe Sign-fanen, vises et bånd med alle tilgængelige Adobe Sign-funktioner.

Billede af Adobe Sign-ikonerne på båndet

Båndet består af fem ikoner:

  • Send til underskrivelse
  • Aftalestatus
  • Biblioteksskabelon
  • Administrer aftaler
  • Indstillinger

De første fire er handlinger, du muligvis bruger ofte til at oprette og sende aftaler.

Det sidste ikon, Indstillinger, er der, hvor du kan definere din aftaleskabelon. Og når den er defineret, vil du sandsynligvis ikke komme tilbage til siden, medmindre du vil redigere skabelonen.  Så lad os starte der.


Definer dine personlige indstillinger

Dine personlige indstillinger giver dig mulighed for at definere et standardaftalenavn og en standardbesked for alle de aftaler, du sender fra SharePoint, ved hjælp af Adobe Sign-appen.

 

Siden Adobe Sign-indstillinger

I feltet Aftalenavn (maks. 255 tegn) kan du give aftalen et beskrivende navn.  Denne streng udfyldes i emnefeltet i modtagernes mail (fremhævet med gult nedenfor), men også som navneværdien på siden Administrer. Hvis du vælger et entydigt og meningsfuldt navn, er det nemmere for dine modtagere at identificere din mail, og det kan forbedre din mulighed for at søge efter aftalen om nødvendigt.

Aftalebeskeden er et almindeligt tekstfelt, hvor du kan skrive relevante instruktioner eller kommentarer (fremhævet med grønt nedenfor). Beskeden vises i mailen Underskriv, der sendes til alle modtagere, og bør ikke bruges som de personlige noter, du kan vedhæfte for hver modtager.

Eksempel på, hvordan de personlige indstillingsværdier påvirker mailskabelonen


Dokumentskabeloner til brugerdefinerede lister

Lige under felterne med standardaftalenavn og standardbesked er der to indstillinger, der styrer, hvordan dokumenter vedhæftet, når der sendes en aftale fra en liste.

Standardadfærden er at tillade afsendere at vælge et dokument i SharePoint.

Brugeren har to indstillinger til at ændre standardfunktionen:

► For brugerdefinerede lister: Brug en dokumentskabelon uden for SharePoint – denne indstilling gør, at brugeren springer muligheden for at vedhæfte et dokumenter i SharePoint over. I stedet præsenteres brugeren for de muligheder for vedhæftning, der er konfigureret i Adobe Sign-systemet.  Det kan være en eller flere af følgende:

o Vedhæft fra lokalt system

Vedhæft fra Adobe Sign-skabelonbibliotek

 

Lige under felterne med standardaftalenavn og standardbesked er der to indstillinger, der styrer, hvordan dokumenter vedhæftet, når der sendes en aftale fra en liste.

Standardadfærden er at tillade afsendere at vælge et dokument i SharePoint.

Brugeren har to indstillinger til at ændre standardfunktionen:

► For brugerdefinerede lister: Brug en dokumentskabelon uden for SharePoint – denne indstilling gør, at brugeren springer muligheden for at vedhæfte et dokumenter i SharePoint over. I stedet præsenteres brugeren for de muligheder for vedhæftning, der er konfigureret i Adobe Sign-systemet.  Det kan være en eller flere af følgende:

o Vedhæft fra lokalt system

Vedhæft fra Adobe Sign-skabelonbibliotek

            Når indstillingen ikke er aktiveret, bliver du bedt om at vælge en dokumentskabelon fra SharePoint-dokumentlisten.

send_from_list

► For brugerdefinerede lister: Brug altid den dertil tiltænkte dokumentskabelon – denne indstilling gør, at SharePoint husker den fil, du vedhæfter, og vedhæfter automatisk filen i den næste aftale, som du opretter ud fra en liste, så brugeren slipper for selv at vælge filen.  Velegnet til når du bruger det samme dokument flere gange.


Afsendelse af en aftale

Start af aftalen

Adobe Sign handler om at sende aftaler og indhente signaturer, og i SharePoint-miljøet er der fire metoder til at starte processen:

  • Afsendelse fra båndet
  • Afsendelse via højreklik
  • Afsendelse fra lister

Alle tre muligheder åbner konfigurationssiden, hvor du kan definere modtagere og signaturrækkefølgen, hvis en eller flere signaturer er nødvendige.

Bemærk:

Dokumenter, der sendes fra SharePoint, kan ikke overskride 50 MB. 

Afsendelse fra båndet

Afsendelse fra båndet er nyttigt, hvis du skal vedhæfte flere SharePoint-dokumenter:

  1. Vælg det eller de dokumenter, der skal sendes, ved at markere afkrydsningsfeltet til venstre for dokumentnavnet.
  2. Klik på fanen i båndet øverst på siden
    • Alle de valgte dokumenter vedhæftes automatisk
  3. Klik på ikonet Send til underskrivelse
Afsendelse fra ikonet Send til underskrivelse på båndet

Send via højreklik

Afsendelse med højreklik gør, at du hurtigt kan sende dokumenter på en liste af dokumenter, men vedhæfter kun den ene fil i aftalen:

  1. Højreklik på det dokument, du vil sende til underskrivelse
  2. Vælg ellipsen (...) for at åbne genvejsmenuen
  3. Vælg Send til underskrivelse i menuen
Afsendelse fra genvejsmenuen med højreklik

Send fra lister

Afsendelse fra en liste er den samme proces som at sende et dokument i den forstand, at du kan sende begge fra båndet eller med højrekliksmetoden.

Der er to vigtige forskelle:

  • Ingen dokumenter vedhæftes automatisk. Baseret på dine personlige indstillinger skal du enten:
  • Den returnerede underskrevne PDF-kopi (og muligvis revisionssporet) vedhæftes listen som i stedet for at sendes til en ny mappe.
    • Hvis en mappe i dokumentlageret er blevet defineret af SharePoint-administratoren, i hvilket tilfælde PDF'en sendes til den mappe.

Konfigurer aftalen

Når en ny aftale åbnes, vil du se konfigurationssiden, som kan ses i fire opgavespecifikke sektioner:

A. Modtagere – de personer, der underskriver eller godkender aftalen

B. Beskeddetaljer – navnet på og den globale besked i aftalen

C. Indstillinger – valgfrie indstillinger relateret til aftalen

D. Filer – de faktiske dokumenter/filer, som du skal have underskrevet/godkendt

o Bemærk, at det dokument, du brugte til at åbne aftalen, automatisk vedhæftes til aftalen.

Sektionsvis definition af Send-siden

Modtagersektion

I modtagersektionen beder den øverste knap dig om at vælge den grundlæggende signaturrækkefølge:

○ Når Fuldfør i rækkefølge er aktiveret (som vist nedenfor), nummereres modtagere for at angive deltagelsen, og der registreres en sekventiel underskriver fra ét underskrivelsestrin til det næste

○ I de sekventielle trin kan der defineres "beholder"-trin, der tillader:

► Et undersæt af underskrivere, der underskriver parallelt (hybrid arbejdsforløb)

► En gruppe mennesker, hvor den enkelte kan underskrive for hele gruppen (modtagergruppe)

• Når Fuldfør i enhver rækkefølge er aktiveret, nummereres modtagere ikke, og parallel underskrivelse er mulig.

Eksempel på modtagersektion

Til højre for knappen til signaturrækkefølge er der to links:

  • Tilføj mig – klik på dette link for at indsætte dig selv som den næste underskriver i underskrivelsesrækkefølgen
  • Tilføj modtagergruppe – klik på dette link for at oprette et "beholder"-trin, hvor du kan definere en gruppe underskrivere, som alle kan underskrive. Opret f.eks. en gruppe til HR-teamet, men kun én person fra HR underskriver.

Hver modtager oprettes med fem elementer:

Identifikation af hver modtagersektion

A. Signaturtrin – definerer, hvornår i processen modtageren får adgang til aftalen (når Fuldført i rækkefølge er aktiveret)

B. Rolle – definerer, hvordan modtageren kan interagere med dokumentet

○ Underskrivere (standard) – modtagere, der forventes at sætte mindst én signatur

○ Godkendere – modtagere, der gennemgår og godkender dokumenter, men ikke behøver at underskrive rent juridisk

○ Delegatorer – modtagere, hverken forventes at underskrive eller godkende. De delegerer i stedet muligheden for at underskrive eller godkende til en anden part

C. Mailadresse – hvem er modtageren? Dette bør være en personlig mailadresse

D. Bekræftelsesproces – hvordan skal modtageren godkendes?

○ Mail (standard) – godkendelse baseres på adgang til mailboksen

○ Adgangskode – en afsender genererede en alfanumerisk adgangskode, der skal kommunikeres til modtageren uden for båndet

○ Social – godkend via et socialt medie som Facebook eller LinkedIn

○ KBA (kun USA) – Knowledge Based Authentication (vidensbaseret godkendelse) kræver, at modtageren angiver sit CPR-nummer, og genererer derefter et antal ikke-trivielle spørgsmål baseret på offentlige databaser

○ Telefon – kræver, at afsenderen angiver modtagerens telefonnummer, så der kan sendes en sms, når der er brug for vedkommendes signatur

E. Privat note (valgfrit) – afsenderen kan inkludere individuelle instruktioner til hver modtager, der vises, når modtageren ser aftalen

Linket Vis CC under modtagerlisten viser et felt, hvor du kan angive CC-mailadresser, som skal kunne se aftalen, uden at de underskriver/godkender den.

 

Hybride arbejdsforløb

Et "hybrid" arbejdsforløb er en forekomst af den sekventielle underskrivelsesrækkefølge, hvor en eller flere af signaturtrinnene involverer to eller flere modtagere, der får adgang til dokumentet på samme tid. Alle underskriverne i det "parallelle" trin vil skulle fuldføre deres part, før den sekventielle proces skifter til det næste signaturtrin.

Eksempel på modtagerliste

I ovenstående billede har vi f.eks. en signaturcyklus med tre trin:

Trin 1 er fclarke@gmail.com. Når aftalen sendes til underskrivelse, får kun fclarke besked. Når fclarke underskriver dokumentet, fortsætter vi til næste trin.

Trin 2 er det hybride trin. Du kan se, at alle tre modtagere får samme nummer (2), og dette betyder, at Adobe Sign giver disse modtagere besked på samme tid.  De kan sætte deres signaturer i enhver rækkefølge, men de skal alle fuldføre deres del, før signaturcyklussen går videre til det næste trin.

Trin 3 er en anden individuel modtager, men denne gang er de defineret som en godkender (flueben vs. blyantspids). Når "Trin 3"-modtageren sætter sin godkendelse, fuldføres aftalen, udføres dokumentet til fulde, og alle parter får besked med en PDF-kopi af dokumentet.

For at oprette en hybrid gruppe skal du angive hver parts mailadresse, som var de individuelle modtagere, og derefter klikke og trække modtagerfeltet over til en anden i hybridgruppen. Du vil se en besked på skærmen om, at du er ved at oprette en parallel gruppe.

Illustration af, hvordan du trækker og slipper felter for at oprette hybridgruppen

Modtagergrupper

Modtagergrupper er nyttige, når du skal "sign off" fra en organisation, men ikke en specifik person i den gruppe.  

Eksempel på modtagergruppe

I ovenstående billede kan du f.eks. se en signaturcyklus med tre trin:

Trin 1 (JohnDoe) er en underskriver og får besked om, at deres signatur kræves, så snart aftalen sendes.  Når JohnDoe sætter sin signatur, overgår aftalen til trin 2.

Trin 2 er en modtagergruppe (godkender), der gives navnet "HR-gruppe". Fire underskrivere er føjet til gruppen, og hver af dem er blevet tildelt en anden bekræftelsesproces (kun som et eksempel). Når nogen af de identificerede modtagere godkender, går aftalen videre til tredje trin

Trin 3 er en individuel underskriver. Når denne endelige signatur er fuldført, udføres dokumentet til fulde, og alle parter får besked med en PDF-kopi af dokumentet.

For at oprette en modtagergruppe skal du klikke på linket Tilføj modtagergruppe øverst til højre i modtagerfeltet. Dette opretter beholderen, hvor du bliver bedt om at angive gruppenavnet og de mulige modtagere

Bemærk:

Alle medlemmer i modtagergruppen modtager den endelige PDF-kopi af det underskrevne dokumenter, også selvom de ikke specifikt underskriver dokumentet.


Beskedsektion

Beskedsektionen har to felter, som i høj grad kan gøre ting bedre, og hvis du har konfigureret din personlige skabelon, udfyldes disse felter automatisk med de værdier, du har defineret.

I feltet Aftalenavn kan du angive enhver streng, der identificerer aftalen.

Bemærk! Disse værdier kan redigeres, indtil aftalen sendes.

Aftalebeskeden er et almindeligt tekstfelt, hvor du kan skrive relevante instruktioner eller kommentarer.

  • Hvis din konto er konfigureret til at bruge beskedskabeloner, vises linket til at få adgang til skabelonerne øverst til højre i beskedsektionen.

Indstillingssektion

I indstillingssektionen kar du bedre kontrol over dokumentet, efter det er sendt:

  • Adgangskodebeskyttelse – kræv, at modtagere skal angive en adgangskode for at åbne og se den underskrevne PDF-fil.  Denne adgangskode defineres af afsenderen og kommunikeres uden for båndet. Adobe Sign registrerer ikke denne adgangskode, så husk selv på den!
  • Deadline for udfyldning – angiv antallet af dage, hvorefter aftalen udløber og ikke længere kan udfyldes.
    •  Deadline for udfyldning er kun synlig, hvis den er aktiveret af din administrator
  • Indstil påmindelse – indstil hyppigheden for de påmindelser, der sendes, indtil aftalen udfyldes. Kun de aktuelle modtagere får besked
  • Modtagernes sprog – vælg det sprog, der skal bruges i mails til modtagere og ved underskrivelsen
Illustration af indstillingssektionen

Filsektion

Filsektionen er der, hvor du vedhæfter dokumenterne til transaktionen. Det originale dokument, du brugte til at starte aftalen, bør allerede være vedhæftet.

Adobe Sign kombinerer alle dokumenter til én enkelt PDF for hele signaturprocessen. Derefter oprettes PDF'en i den rækkefølge, som dokumenterne er vist i. Dokumenter kan omarrangeres ved at trække dem til en ny placering på listen.

Filer kan vedhæftes enten fra Adobe Sign-biblioteket, Google Docs, Box.net, Dropbox eller uploades lokalt ved at søge efter filen eller bruge træk og slip.

De tilladte filtyper er: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML

Billede af panelet Vælg filer

Vis og tilføj signaturfelter

Lige under fillisten finder du afkrydsningsfeltet Vis og tilføj signaturfelter.  Her kan du åbne de dokumenter, du uploader, og placere formularfelter i dokumentet.

Du bør som minimum placere signaturfelterne, men der er mange andre felter, du kan bruge til at oprette komplekse formularer.

Bemærk:

Hvis der ikke placeres nogen signaturfelter, placerer Adobe Sign automatisk en signaturblok i bunden af dokumentet.  Hvis der ikke er plads, tilføjes der en ny side for at håndtere signaturerne.

Tracking af dine aftaler

Aftalestatus

Når en aftale er sendt, er det nemt at se den status på siden Aftalestatus via ikonet Aftalestatus på Adobe Sign-båndet.

Aftalestatus-ikonet på båndet

Aftalestatus-siden viser alle de aftaler, du har tilladelse til at se, og som blev sendt fra selve SharePoint-miljøet.

Visningsrækkefølgen er som standard sorteret efter afsendelsesdato med den nyeste øverst:

Aftalestatus-siden

Du kan filtrere aftaler i din visning ved at bruge søgefeltet øverst til højre på siden.  Dette søgefelt søger efter strenge i felterne og viser alle matches:

Eksempel på søgninger efter strengstammer

Søgning efter aftalestatus efter dokument eller liste

Du kan nemt søge efter alle sendte aftaler ved hjælp af et/en SharePoint-dokument/-liste efter:

  1. Find og vælg det dokument-/listeelement, du vil søge efter
  2. Klik på Aftalestatus (enten på båndet eller i genvejsmenuen med højreklik)
Søgeresultater efter dokument

Opdatering af aftalestatus

Kolonnen helt til højre i tabellen Aftalestatus er en opdateringsfunktion, der aktivt anmoder Adobe Sign om en opdatering af aftalestatussen.  SharePoint opdaterer automatisk alle aftaler, der stadig venter på jævnlig modtagerhandling. Med handlingen Opdater kan du opdatere aftalen uden for den cyklus, når du skal kende realtidsstatussen.

Sletning af aftaleposten

Ikonet helt til højre for siden Aftalestatus er ikonet Slet.  Denne handling sletter aftaleposten i SharePoint, men annullerer eller sletter ikke aftalen i Adobe Sign.  Handlingen bør bruges med forsigtighed, da den ikke kan fortrydes.

Bemærk:

  • Hvis aftalen er fuldført (underskrevet eller godkendt), aktiveres aftalens navn som et link, der viser det fuldførte dokument ved klik.
  • Hvis aftalen er i en afsluttende fase (underskrevet, annulleret/afvist, udløbet), er opdateringshandlingen deaktiveret.
  • Hvis ikke aftalen er i en afsluttende fase, er sletningshandlingen deaktiveret


Underskrevne dokumenter

Afhængigt af, hvordan din SharePoint-administrator har konfigureret Adobe Sign-pakken, sendes underskrevne dokumenter tilbage til enten:

  • En global mappe – alle fuldførte dokumenter findes i denne mappe, hvis dette er konfigureret
  • En ny mappe i kildebiblioteket – hvis der ikke er identificeret en global mappe, oprettes der en ny mappe kaldet "Underskrevne aftaler" i dokumentbiblioteket, hvorfra aftalen blev oprettet/sendt. Alle fuldførte aftaler, der sendes fra samme bibliotek, får returneret de fuldførte PDF'er til den samme mappe med underskrevne aftaler
  • Vedhæftes listeelementet – hvis du sendte en aftale fra et listeelement, findes de vedhæftede filer på denne liste
Eksempel på vedhæftning af fuldførte dokumenter til en liste

Administration af aftaler

Ikonet Administrer aftaler åbner en anderledes og mere funktionsrig visning af de aftaler, der er relateret til din bruger.  Siden Aftalestatus viser en overskuelig oversigt over alle aftaler med mulighed for at opdatere deres status. Visningen Administrer aftaler giver derimod en dybere indsigt i aftaler samt flere muligheder for at redigere aftalers egenskaber.

Administrer aftale-ikonet på båndet

Opbygningen af siden Administrer

Siden Administrer har mange integrerede funktioner, der er værd at udforske. For at gøre det enkelt kan de opdeles i fire kategorier:

A. Aftalefiltre

B. Aftaleliste

C. Metadata i aftaler

D. Aftaleværktøjer

Sektionsvisning af siden Administrer

Aftalefiltre

Øverst på siden har vi fire værktøjer, så du nemt kan finde specifikke aftaler ved at filtrere listerne nedenfor. Rullelisterne udfyldes dynamisk via de indlæste aftaler på listen. De er:

  • Filtrer efter navn eller virksomhed – dette er en liste alle navne og firmaer, der er blevet angivet som et underskriverfelt på dine aftaler. Hvis du vælger et element på valgliste, filtreres alle andre aftaler fra.
  • Filtrer efter dokumentstatus – denne liste skjuler alle listesektioner undtagen den, du har valgt.
  • Filtrer efter dokumentejer – nyttigt, hvis du får vist andre Adobe Sign-brugeres aftaler. Denne indstilling gør, at lister kun viser aftalerne fra den ejer (afsender), som du vælger

I tekstfeltet helt til højre kan du søge efter strenge som modtagernavn, firmanavn, modtagermail eller dokumentnavn.

 

Aftalelister

Sidens brødtekst indeholder aftalelisterne, som du har forbindelse til.  Alle aftaler, der involverer dig (dvs. den mailadresse, du logger på Adobe Sign med), afspejles et andet sted på listen. Ikke kun aftaler, du har igangsat, men alle de aftaler, der er sendt, som du skal underskrive/godkende, samt aftaler, hvor du står som CC.

Listen er opdelt i sektioner, der kan skjules, og som indikerer aftalens status. Fra oven:

  • Venter på din godkendelse/signatur – disse lister findes øverst på listen, fordi de alle venter på din handling
  • Kladde – disse aftaler blev oprettet op til det punkt, hvor de blev sendt til oprettelsesmiljøet, men blev aldrig sendt til underskrivelse

○ Klik på linket Rediger for at åbne dokumentet i oprettelsesmiljøet og fuldføre afsendelsen

  • Sendt til underskrivelse – disse aftaler er i signaturprocessen og venter på, at andre underskriver/godkender
  • Underskrevet – fuldt fuldførte aftaler
  • Annulleret/afvist – aftaler, der annulleres af dig, eller som afvises af en modtager
  • Arkiveret – filer, der er uploadet til Adobe Sign. Disse dokumenter er ikke en del af den juridiske underskrivelsesproces, som administreres gennem Adobe Sign.
  • Biblioteksskabeloner – skabeloner, som du opretter, eller som deles med dig af en anden i din gruppe/konto

○ Muligheden for at Rediger skabelonen er forbeholdt skabelonens ejer (opretter)

○ Hvis du klikker på linket Send, startes en ny aftale med den skabelon, der allerede er vedhæftet

  • Widget – en liste over alle widgets, du har oprettet
  • Brug linket Hent kode for at få vist webadressen, HTML-koden eller JavaScript-koden

Sidehovederne øverst på listerne sorterer indholdet i hver sektion ved at klikke én gang på dem. Klik på dem igen for at bytte om på sorteringsrækkefølgen.

De enkelte poster indeholder følgende oplysninger:

Eksempelpost på siden Administrer
  • Navn – navneværdien afspejler den første modtagers navn eller mailadresse, som ikke er afsenderen

○ Der anvendes en mailadresse, hvis modtageren aldrig har underskrevet et dokument via Adobe Sign-systemet.

○ Når der er angivet en navneværdi under signaturprocessen, erstattes mailen med navnet

  • Virksomhed – hvis den første modtager har angivet et virksomhedsnavn enten via et signaturfelt eller ved at logge på og opdatere sin profil, afspejles denne navneværdi her.

○ Hvis du ikke inkluderer felterne med virksomhedsnavn i dine aftaler, forbliver denne kolonne primært tom

  • Dokumenttitel – dette er dit aftalenavn
  • Ikonindikatorer – der er fire ikoner til de ekstra knapper:

○ Noter – en ordballon, der angiver, om der er noter vedhæftet aftalen, som kan ses ved at klikke på fanen Noter i værktøjssektionen

○ Påmindelser – klokkeikonet indikerer, at der er indstillet mindst én påmindelse for aftalen, som kan ses ved at klikke på fanen Påmindelser i værktøjssektionen

○ Adgangskodebeskyttelse – en hængelås indikerer, at dokumentet er beskyttet med adgangskode mod visning

○ Feltindhold – dette ikon, der kun findes i underskrevne aftaler, åbner en CSV-file, der viser alle feltdata indsamlet på dokumentet

  • Dato – viser den seneste ændringsdato, som er det seneste tidspunkt, hvor dokumentet blev opdateret som en afsendelseshændelse eller en hændelse for underskrivelse/godkendelse

 

Aftalens metadata

Når en aftale vælges på listerne, vises den pågældende aftales metadata i det lille panel.  De inkluderede data er:

Panelet Metadata i aftaler
  • Aftalens navn – det navn, der blev givet til aftalen, da den blev oprettet

○ Rediger aftale – hvis aftalen kan redigeres, vises Rediger aftale ved siden af aftalenavnet.

  • Fra – aftalens afsender (og deres firmanavn, hvis det kendes)
  • Til – aftalens første underskriver (og deres firmanavn, hvis det kendes)
  • Dato – tids-/datostemplet for den seneste ændring af aftalen
  • Status – aftalens aktuelle funktionelle status

○ Linket Udskift underskriver – hvis aftalen tillader, at den aktuelle underskriver kan udskiftes, vises der et link under statussen. Dette er nyttigt, hvis du har sendt aftalen til den forkerte mail, eller den aktuelle underskriveren er utilgængelig

○ Upload en underskrevet kopi – hvis kontoindstillingerne tillader det, vises der et link til at uploade det underskrevne dokument under statussen.  Dette er nyttigt i den særlige situation, hvor en person udskriver dokumenter, underskriver det og derefter sender det tilbage til dig i en mail.

  • Besked – den oprindelige besked, der skrives i beskedfeltet
  • Udløbsdato – dette felt viser den dato, hvor aftalen annullerer sig selv

○ Tilføj/rediger hvis din konto er konfigureret til at tillade udløbsdatoer, vil der være et link til at tilføje eller redigere aftalens udløbsdato

 

Aftaleværktøjer

Panelet Aftaleværktøjer giver dig adgang til nogle knapper, så du bedre kan administrere og forstå dine aftaler.

Panelet Aftaleværktøjer
  • Vis – et miniature af aftalen i dens nuværende tilstand vises
  • Del – når du deler et dokument via denne funktion, bliver du bedt om at angive en mailadresse og en besked. Derefter skal du sende en kopi af aftalen i dens nuværende tilstand til den adresse samt tilføje dokumentet til fanen Administrer for den ønskede mailadresse
  • Beskyt – denne fane, der kun er tilgængelig, så længe dokumentet endnu ikke er fuldført, lader dig aktivere beskyttelse af dokumentvisning, efter aftalen er sendt.
  • Påmind – påmindelser kan oprettes eller slettes, efter aftalen er sendt, ved hjælp af dette panel. Du kan desuden sende en påmindelse i realtid eller på en bestemt dato.
  • Historik – denne fane er en fuld liste over alle hændelser, som aftalen har logget, startende med afsendelse og til sidst den endelige underskrivelse.

○ Revisionsrapport – dette link genererer en udvidet PDF-rapport over aftalens historik, inkl. dybere parametre som IP-adresse for hver hændelse

  • Noter – du kan føje en personlig note til alle aftaler. Denne note er personlig for kun dig og deles ikke med andre brugere eller underskriveren

Hurtige links til almindelige opgaver

Nedenfor vises de mest almindelige opgaver, du muligvis har brug for, efterfulgt af en undersøgelse på højt niveau på selve administrationssiden og vigtige funktioner.

Biblioteksskabeloner (dokument)

Med ikonet for biblioteksskabeloner på Adobe Sign-båndet kan du sende et SharePoint-dokument til Adobe Sign-oprettelsesmiljøet, hvor du kan placere formularfelter og derefter gemme den feltaktiverede formular i dit Adobe Sign-bibliotek.

Bemærk:

Det originale dokument i SharePoint ændres ikke.  Den nye dokumentskabelon findes kun på Adobe Sign-webstedet og skal vedhæftes via Dokumentbibliotek i aftalens filsektion.

Sådan opretter du en dokumentskabelon:

  1. Klik på det dokument, du vil bygge ind i en skabelon
  2. Klik på ikonet Biblioteksskabelon på båndet (eller højreklik, og vælg fra menuen)
    • Adobe Sign-oprettelsesmiljøet åbnes og viser dig det fulde dokument
  3. Placer de nødvendige felter på dokumentet
    • Hvis du opretter en skabelon, der kræver input/signaturer fra to personer, skal du placere alle felterne for den første modtager.  Skift derefter feltet Modtagere til Deltager 2, og placer så felterne for den anden underskriver/godkender.

Bemærk:

Når du opretter en skabelon via oprettelsesmiljøet, kan du oprette dokumentet for op til to modtagere.  Hvis du kræver flere, skal dokumentet oprettes med Acrobat eller teksttags

Eksempel på modtagerliste

4. Når skabelonen er fuldført, skal du klikke på knappen Gem nederst til højre.

• Dette gemmer skabelonen i Adobe Sign-biblioteket.  

 


Downloadbar PDF-kopi

Download

Dette arbejde har licens under en Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Opslag på Twitter™ og Facebook er ikke omfattet af vilkårene for Creative Commons.

Juridiske meddelelser   |   Politik for beskyttelse af personlige oplysninger online