Adobe Sign tilbyder muligheden for at sende jævnlige mailpåmindelser til de modtagere, der i øjeblikket forventes at interagere med dine aftaler, og/eller at udløbe en aftaler efter en bestemte tidsramme.
Bemærk!
Nedenstående artikel indeholder instruktioner til det nye sideformat.
Klik her for at gennemgå den samme proces på det klassiske sidelayout.


Indstil en deadline under afsendelsesprocessen

  1. Markér Deadline for udfyldelse under sektionen Indstillinger.

  2. Angiv det antal dage, underskriverne har til at underskrive dokumentet.

    • Kontrollér den forventede dato, der vises, for at sikre, at den er korrekt.
    expire_date_set
  3. Fuldfør afsendelsesprocessen som normalt.


Tilføj, rediger eller slet en deadline

  1. Som aftalens afsender skal du gå til siden Administrer

  2. Klik én gang på den aftale, du vil redigere.

  3. Klik på Udløbsdato

    new_manage_page_-editexpire
  4. Indstil en ny udløbsdato, eller fjern udløb helt.

  5. Klik på Gem


Aktivér/deaktiver deadlines og påmindelser

Alle tjenesteniveauer har adgang til:

  • Opret cykliske påmindelser
    • Under afsendelsesprocessen
    • Fra siden Administrer
  • Opret cykliske og ad hoc-påmindelser fra siden Administrer

Individual- og Team-tjenesteniveauer har ingen mulighed for at automatisere eller undertrykke påmindelsesfunktionen.

 

Enterprise- og Business-niveaumuligheder

Enterprise- og Business-tjenesteniveauer kan selektivt vise mulighederne Påmindelse og Dokumentudløb under afsendelsesprocessen eller aktivere automatisering på hele kontoen/gruppen.

De to indstillinger kan aktiveres/deaktiveres ved at:

  • Logge på Adobe Sign som administrator
  • Gå til Konto > Kontoindstillinger > Afsendelsesindstillinger.
nav_to_settings

Bemærk:

Ved at aktivere standardpåmindelser og -udløb undertrykkes muligheden for at konfigurere disse elementer på siden Send, medmindre muligheden "Tillad afsendere at indstille eller redigere" er aktiveret.

Indstil en påmindelse under afsendelsesprocessen

Brugere, der ikke har en standardpåmindelse konfigureret for deres gruppe eller konto, har muligheden for at definere en påmindelse under afsendelsesprocessen.

Disse påmindelser er altid i cykliske og gælder for alle modtagere af aftalen. Afsenderen skal kun definere, hvornår påmindelsen skal gentages. Der er 6 muligheder:

  • Hver dag
  • Hver uge
  • Hver arbejdsdag
  • Hver anden dag
  • Hver 3. dag
  • Hver 5. dag
reminder_frequency

Når en aftale med en påmindelse sendes første gang, får den første modtager en mail med emnet Underskriv. Denne hændelse starter timeren for den første påmindelse.

Hvis påmindelsen er konfigureret til at blive sendt hver 3. dag (eksempelvis), udløses den første påmindelse, præcis 72 timer efter mailen Underskriv blev leveret.

Når modtageren fuldfører sin handling med aftalen, afbrydes påmindelsesuret for den modtager.

I de tilfælde, hvor der er flere modtagere, modtager den næste modtager i flowet en Underskriv-mail, efter den foregående modtager har fuldført sin handling. Påmindelsesuret starter for den nye modtager baseret på leveringstidspunktet af deres Underskriv-mail (ikke det første tidsstempel).

Denne proces løber gennem alle aftalens modtagere, indtil aftalen er fuldt eksekveret.

Bemærk:

Alle cykliske påmindelser har en livscyklus, hvorefter påmindelserne afbryder sig selv.

Påmindelser, der udløses hver dag, har en 10 dages livscyklus.

Alle andre påmindelser har en 60 dages livscyklus.


Indstil en påmindelse fra siden Administrer

Påmindelser, der oprettes, efter afsendelsesprocessen er konfigureret på siden Administrer:

  1. Gå til siden Administrer

  2. Klik én gang på den aftale, du vil gennemgå

  3. Klik på linket Påmind på rækken af indstillinger til højre

    new_manage_page_-reminder
  4. Konfigurer påmindelsen for den relevante bruger og gentagelsen 

  5. Klik på Opret for at installere påmindelsen

Administrer-sidens grænseflade har et par ekstra muligheder, som Send-siden ikke har:

  • Du kan vælge, hvilke modtagere du vil inkludere i påmindelsen. Design en påmindelse til en, nogle eller alle dine modtagere.
  • Du kan vælge en cyklisk påmindelsesproces som på Send-siden
    • Hvis en modtager føjes til en cyklisk påmindelse efter at have fuldført sin handling på aftalen, modtager denne ingen påmindelser
  • Du kan oprette en engangspåmindelse (ad hoc), der sendes enten "lige nu" eller på en "bestemt dato"
    • Ad hoc-påmindelser kan konfigureres for deltagere, der har fuldført deres handling for aftalen
    • Ad hoc-påmindelser kan konfigureres, efter aftalen er afsluttet-underskrevet eller arkiveret
  • Du skal angive en meddelelse. Dette felt er obligatorisk, når du opretter en påmindelse på siden Administrer

 

Hvis andre påmindelser allerede er konfigureret for aftalen, vises listen over aftaler i stedet for grænsefladen for Opret påmindelse.

Du kan oprette en ny påmindelse ved at klikke på knappen Tilføj påmindelse

existing_reminders


Gennemgå eksisterende påmindelser

Du kan gennemgå alle påmindelser, der er blevet konfigureret for en aftale, på følgende måde:

  1. Gå til siden Administrer

  2. Klik én gang på den aftale, du vil gennemgå

  3. Klik på linket Påmind på rækken af indstillinger til højre

Bemærk:

Påmindelsers rækkefølge er baseret på den næste gang, der udløses

Alle annullerede/udløbne påmindelser vises under de aktive påmindelser.


Annuller en påmindelse

Sådan annullerer du en påmindelse:

  1. Log på som den bruger, der oprettede aftalen

  2. Gå til siden Administrer

  3. Klik én gang på pågældende aftale for at vælge den

  4. Klik på linket Påmind på rækken af indstillinger til højre

  5. Find den påmindelse, du vil annullere, og klik én gang på den 

  6. Klik på slet-ikonet (skraldespand)

    cancel_reminder

Bemærk:

Modtagere har tilladelse til at afslutte påmindelserne fra påmindelsesmailen. Denne funktionalitet er påkrævet og kan ikke undertrykkes.

 

Påmindelser og REST API

REST v6 API tillader direkte adgang til påmindelsesobjekterne via fire handlinger:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders – opretter en påmindelse på de angivne deltagere i en aftaler, der identificeres af agreementId i stien
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders – henter påmindelserne i en aftale, der identificeres af agreementId i stien.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} – henter en specifik påmindelse, der er associeret med en aftale
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} – opdaterer en eksisterende påmindelse for en aftale

 

Aktivitetsliste/revisionsrapport

Påmindelser logges ikkeaktivitetslisten eller i revisionsrapporten for aftalen.

Både historikken og revisionsrapporten forventes at logge vigtige øjeblikket i dokumentets signaturproces. Dette vil omfatte den første notifikation til en modtager (Underskriv), men ikke gentagende anmodninger om at underskrive fra den samme modtager (påmindelser).

En historik over påmindelser kan hentes ved hjælp af API'en (tilgængelig for Enterprise-kunder).

Ved konfiguration af din aftale på siden Send:


Opret brugerdefinerede mailskabeloner

Enterprise-kunder har muligheden for at bygge en fuldt brugerdefineret mailskabelon til deres påmindelser. 

Hvis brugerdefinerede mailskabeloner interesserer dig, skal du se i denne vejledning.


Ting at huske på

  • Cykliske påmindelsers levetid:
    • Daglige påmindelser udløber efter 30 dage
    • Alle andre cykliske påmindelser udløber efter 60 dage
  • Ad hoc-påmindelser
    • Udløses kun én gang
    • Kan konfigureres til at sende påmindelsen til deltagere, der allerede har fuldført deres handling på aftalen
    • Kan konfigureres, efter aftalen er fuldført eller arkiveret
      • Påmindelser kan ikke konfigureres for aftaler, der er annulleret, afvist eller udløbet
  • Påmindelser udløses samme tidspunkt på dagen, som den originale "Underskriv"-mail blev sendt
    • I et workflow med flere modtagere nulstilles påmindelsesuret til det tidspunkt, hvor en modtager fuldfører sin handling og udløser næste modtager på skift.
    • Hvis den aktuelle underskrives udskiftes via siden Administrer, nulstilles påmindelsestidspunktet ikke
  • Modtagere har ret til at annullere påmindelsen Der er ingen mulighed for at nægte dem denne ret
  • Udløbsdatoer kan redigeres på siden Administrer, efter aftalen er sendt
  • Udløbsdatoer kan konfigureres til at blive ignoreret for interne modtagere

Dette arbejde har licens under en Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Opslag på Twitter™ og Facebook er ikke omfattet af vilkårene for Creative Commons.

Juridiske meddelelser   |   Politik for beskyttelse af personlige oplysninger online