Indstil påmindelser til aftalemodtagerne

Adobe Acrobat Sign tilbyder muligheden for at sende jævnlige mailpåmindelser til de modtagere, der i øjeblikket forventes at interagere med dine aftaler.

Aktiver/deaktiver aftalepåmindelser

Alle tjenesteniveauer har adgang til:

  • Opret cykliske påmindelser
    • Under afsendelsesprocessen
    • Fra siden Administrer
  • Opret cykliske og ad hoc-påmindelser fra siden Administrer

Individual- og Team-tjenesteniveauer har ingen mulighed for at automatisere eller undertrykke påmindelsesfunktionen.

Enterprise- og Business-niveaumuligheder

Enterprise- og Business-tjenesteniveauer kan selektivt vise muligheden Påmindelse under afsendelsesprocessen eller aktivere automatisering på kontoen/hele gruppen.

Funktionen kan aktiveres/deaktiveres og konfigureres af:

Bemærk:

Aktivering af standardpåmindelser fjerner muligheden for at konfigurere påmindelser på siden Send, medmindre indstillingen "Tillad afsendere at indstille eller redigere" er aktiveret.

Revisionsrapporten

Konti på Virksomheds- og erhvervsniveau har mulighed for at føje påmindelseshændelser til deres revisionsrapporter ved at gå til Kontoindstillinger > Globale indstillinger > Revisionsrapport og aktivere muligheden Inkludere påmindelser i revisionsrapporten.

Konfigurer påmindelser, der skal rapporteres i revisionsrapporten.

Når muligheden er aktiveret, logges en registrering af hver påmindelsesmail, der sendes, i revisionsrapporten (op til maks. 250 påmindelseshændelser).

Påmindelser, der er rapporteret i revisionsrapporten.

Når mails med påmindelser undertrykkes, føjes der ingen opdateringer til revisionsrapporten. Denne begrænsning omfatter påmindelser, der udløses for at producere en webhook-hændelse. f.eks. Når kontoindstillingerne er konfigureret til at tilføje påmindelser til revisionsrapporten, og individuelle grupper har påmindelsesmailen undertrykt, vil de specifikt konfigurerede grupper ikke inkludere påmindelseshændelser i deres revisionsrapporter.

Indstil en påmindelse under afsendelsesprocessen

Brugere, der ikke har en standardpåmindelse konfigureret for deres gruppe eller konto, har muligheden for at definere en påmindelse under afsendelsesprocessen.

Disse påmindelser er altid cykliske og gælder alle modtagere af aftalen. Afsenderen skal kun definere, hvornår påmindelsen skal gentages. Der er 6 muligheder:

  • Hver dag
  • Hver uge
  • Hver arbejdsdag
  • Hver anden dag
  • Hver 3. dag
  • Hver 5. dag

Når en aftale med en påmindelse sendes første gang, får den første modtager en mail med emnet Underskriv. Denne hændelse starter timeren for den første påmindelse.

Hvis påmindelsen er konfigureret til at blive sendt hver 3. dag (eksempelvis), udløses den første påmindelse, præcis 72 timer efter mailen Underskriv blev leveret.

Når modtageren fuldfører sin handling med aftalen, afbrydes påmindelsesuret for den modtager.

I de tilfælde, hvor der er flere modtagere, modtager den næste modtager i flowet en Underskriv-mail, efter den foregående modtager har fuldført sin handling. Påmindelsesuret starter for den nye modtager baseret på leveringstidspunktet af deres Underskriv-mail (ikke det første tidsstempel).

Denne proces løber gennem alle aftalens modtagere, indtil aftalen er fuldt eksekveret.

Bemærk:

Alle cykliske påmindelser har en livscyklus, hvorefter påmindelserne afbryder sig selv.

Påmindelser, der udløses hver dag, har en 10 dages livscyklus.

Alle andre påmindelser har en 60 dages livscyklus.

Indstil en påmindelse fra siden Administrer

Påmindelser, der oprettes, efter afsendelsesprocessen er konfigureret på siden Administrer:

  1. Gå til siden Administrer

  2. Klik én gang på den aftale, du vil gennemgå

  3. Klik på linket Påmind på rækken af indstillinger til højre

    Påmindelser

  4. Konfigurer påmindelsen for den relevante bruger og gentagelsen 

  5. Klik på Opret for at installere påmindelsen

Administrer-sidens grænseflade har et par ekstra muligheder, som Send-siden ikke har:

  • Du kan vælge, hvilke modtagere du vil inkludere i påmindelsen. Design en påmindelse til en, nogle eller alle dine modtagere.
  • Du kan vælge en cyklisk påmindelsesproces som på Send-siden
    • Hvis en modtager føjes til en cyklisk påmindelse efter at have fuldført sin handling på aftalen, modtager denne ingen påmindelser
  • Du kan oprette en engangspåmindelse (ad hoc), der sendes enten "lige nu" eller på en "bestemt dato"
    • Ad hoc-påmindelser kan konfigureres for deltagere, der har fuldført deres handling for aftalen
    • Ad hoc-påmindelser kan konfigureres, efter aftalen er afsluttet-underskrevet eller arkiveret
  • Du skal angive en meddelelse. Dette felt er obligatorisk, når du opretter en påmindelse på siden Administrer

 

Hvis andre påmindelser allerede er konfigureret for aftalen, vises listen over aftaler i stedet for grænsefladen for Opret påmindelse.

Du kan oprette en ny påmindelse ved at klikke på knappen Tilføj påmindelse

Gennemgå eksisterende påmindelser

Du kan gennemgå alle påmindelser, der er blevet konfigureret for en aftale, på følgende måde:

  1. Gå til siden Administrer

  2. Klik én gang på den aftale, du vil gennemgå

  3. Klik på linket Påmind på rækken af indstillinger til højre

    Eksisterende påmindelse

Bemærk:

Påmindelsers rækkefølge er baseret på den næste gang, der udløses

Alle annullerede/udløbne påmindelser vises under de aktive påmindelser.

Annuller en påmindelse

Sådan annullerer du en påmindelse:

  1. Log på som den bruger, der oprettede aftalen

  2. Gå til siden Administrer

  3. Klik én gang på pågældende aftale for at vælge den

  4. Klik på linket Påmind på rækken af indstillinger til højre

  5. Find den påmindelse, du vil annullere, og klik én gang på den 

  6. Klik på slet-ikonet (skraldespand)

Bemærk:

Modtagere har tilladelse til at afslutte påmindelserne fra påmindelsesmailen. Denne funktionalitet er påkrævet og kan ikke undertrykkes.

Opret brugerdefinerede mailskabeloner

Enterprise-kunder har muligheden for at bygge en fuldt brugerdefineret mailskabelon til deres påmindelser. 

Hvis brugerdefinerede mailskabeloner interesserer dig, skal du se i denne vejledning.

Påmindelser og REST API

REST v6 API tillader direkte adgang til påmindelsesobjekterne via fire handlinger:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders – opretter en påmindelse på de angivne deltagere i en aftaler, der identificeres af agreementId i stien.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders – henter påmindelserne i en aftale, der identificeres af agreementId i stien.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} – henter en specifik påmindelse, der er associeret med en aftale.
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} – opdaterer en eksisterende påmindelse for en aftale.

Fjerne levering af påmindelsesmails

Som standard vil alle konti, der konfigurerer påmindelser, automatisk sende påmindelsesmails i henhold til tidsplan eller eksplicit udløser.

Nogle brancher har krav om at registrere al mail-kommunikation (f.eks. finansielle tjenester), og disse kunder kan vælge at sende deres påmindelser via en anden kanal ved at udnytte webhooks.

Konti på Enterprise-niveau har mulighed for at undertrykke levering af påmindelsesmails fra Acrobat Sign-systemet på konto- og gruppeniveau ved at indsende en anmodning til supportteamet.

Bemærk, at hvis påmindelsesmails undertrykkes, vil der ikke være nogen hændelse angivet i aktivitetsloggen eller revisionsrapporten.

 

Webhooks udløst af påmindelser

Webhooks til påmindelser er opdelt i begivenheder, der vedrører både udarbejdelsesmetoden (som enkelt aftale eller gennem en Send i massevis-proces) og meddelelse-metoden (om Acrobat Sign sender e-mailen eller ej).

Påmindelsesindhold medtages i webhook-belastningerne for følgende begivenheder:

  • Aftale alle hændelser
  • Aftalepåmindelse sendt
  • Aftalepåmindelse igangsat
  • Send i massevis – alle hændelser
  • Påmindelse om masseafsendelse sendt
  • Påmindelse om masseafsendelse igangsat

 

Når påmindelser normalt udløses med e-mail-meddelelse aktiveret:

  • Enkeltaftalehændelser er REMINDER_SENT, og webhooken er AGREEMENT_REMINDER_SENT.
  • Send i massevis-transaktioner genererer en webhook kaldet MEGASIGN_REMINDER_SENT.

Når påmindelser udløses med e-mailnotifikation undertrykt:

  • Enkeltaftalebegivenheder er REMINDER_INITIATED, og webhooken er AGREEMENT_REMINDER_INITIATED.
  • Send i massevis-transaktioner genererer en webhook kaldet MEGASIGN_REMINDER_INITIATED.

Send i massevis webhooks udløser kun en gang for hele skabelonen. De udløses ikke pr. underaftale.

Ting at huske på

  • Cykliske påmindelsers levetid:
    • Daglige påmindelser udløber efter 10 dage.
    • Alle andre cykliske påmindelser udløber efter 60 dage.
  • Ad hoc-påmindelser
    • Udløses kun én gang
    • Kan konfigureres til at sende påmindelsen til deltagere, der allerede har fuldført deres handling på aftalen
    • Kan konfigureres, efter aftalen er fuldført eller arkiveret
      • Påmindelser kan ikke konfigureres for aftaler, der er annulleret, afvist eller udløbet
  • Påmindelser udløses samme tidspunkt på dagen, som den originale "Underskriv"-mail blev sendt.
    • I workflows med flere modtagere nulstilles påmindelsesuret til det tidspunkt, hvor en modtager fuldfører sin handling og udløser næste modtager på skift.
    • Hvis den aktuelle underskrives udskiftes via siden Administrer, nulstilles påmindelsestidspunktet ikke.
  • Modtagere har ret til at annullere påmindelsen. Der er ingen mulighed for at nægte dem denne ret.
  • Udløbsdatoer kan redigeres på siden Administrer, efter aftalen er sendt.
  • Udløbsdatoer kan konfigureres til at blive ignoreret for interne modtagere.
Adobe-logo

Log ind på din konto