Funktionerne Adobe Sign-oversigt og revisionsrapport er tilgængelige for alle systemets brugere. Alle aftaler, der er tilknyttet en bruger, har en oversigt og en relateret revisionsrapport.
Bemærk!
Nedenstående artikel indeholder instruktioner til det nye sideformat.
Klik her for at gennemgå den samme proces på det klassiske sidelayout.


Oversigt

Alle aftaler i Adobe Sign går gennem en række "vigtige" hændelser, der definerer transaktionens fremskridt.

Disse såkaldte milepæle kan omfatte hændelser som:

  • Dokumentoprettelse
  • Ændringer af den sendte transaktion
  • Mails sendt til modtagere
  • Mail set af modtagere
  • Delegering af modtagerautoritet
  • Signaturer/godkendelser anvendt på aftaler
  • Fuldført/afvist/annulleret status

 

Milepæle registreres i to formater med lignende indhold, men lidt forskellige mål:

Aktivitetslisten er en generel oversigt over, hvor transaktionen er i hele processen, og ses i Adobe Sign-programmet.

  • Aktivitetslisten indeholder en lille mængde oplysninger, der kun viser hændelsen, den bruger/modtager (identificeret af mailadresse), der registrerede hændelsen, og hændelsens klokkeslæt/dato-stempel (justeret efter seerens tidszone baseret på lokale systemindstillinger)
  • Hver hændelse, der ændrer dokumentet (dvs. modifikation, modtagerhandling), indeholder et link, der viser dokumentet lige efter den hændelse
  • Omfanget af aktivitetslisten omfatter hele transaktionen. Som et resultat vil du muligvis se oplysninger, der ikke er inkluderet i revisionsrapporten (der er mere begrænset til dokumentinteraktion)
    • Når transaktionen stadig er "i gang", viser bunden af aktivitetslisten de forventede modtagere, der er tilbage i aftalens workflow
    • Bevarelses- og eVaulting-hændelser, der finder sted, efter dokumentet er fuldført
  • Aktivitetslisten er et element af aftalen og ødelægges af eksplicitte handlinger, der fjerner aftaler (f.eks. GDPR). Hvis aftalen slettes fra brugerkontoen, går historikindholdet tabt sammen med den filvisning og kan ikke genoprettes
Aktivitetsliste
Revisionsrapporter indeholder de samme aftalemilepæle som panelet Historik, men med flere oplysninger, inkl.:
  • IP-adressen på det system, der registrerer hændelsen
  • Transaktions-id'et for det autoritative dokument på Adobe Sign-serveren
audit_report

Revisionsrapporter er tiltænkt som autoritative dokumenter, der bestemmer, hvordan et dokument er blevet manipuleret fra det øjeblik, det blev oprettet, til det blev fuldt løst. De kan gemmes som PDF-filer eller udskrives til interne processer efter behov.

  • En vigtig forskel er, at revisionsrapporten viser alle hændelser standardiseret efter GMT-tidszonen (modsat den lokale tid, der vises for fanen Historik).  Dette sikrer, at der ikke er nogen forvirring for de revisorer, der gennemgår transaktioner fra brugere på tværs af flere tidszoner.
  • Datoformatet er indstillet til ÅÅÅÅ-MM-DD.
  • Revisionsrapporter gemmes uafhængigt af de aftaleobjekter, der ses på fanen Administrer i webprogrammet. Sletning af et objekt fra Administrer-siden sletter ikke revisionsrapporten.

 

Revisionsrapporten har to stadier:

  • Den "foreløbige" rapport – når en transaktion er "i gang", genereres revisionsrapporten fra de hændelser, der logges mod aftalen, på det tidspunkt anmodningen foretages. Per definition er denne rapport ufuldstændig og kan ændres, når næste modtager laver en logget hændelse.

Foreløbige rapporter er tydeligt markeret øverst i rapporten for at sikre, at de ikke kan misfortolkes som endelige dokumenter, hvis de gemmes/udskrives.

interim_report
  • Den "endelige" rapport – når aftalen når det endelige stadie (Underskrevet, Annulleret, Afvist eller Udløbet), genereres og gemmes den endelige revisionsrapport. Der kan ikke føjes flere hændelser, som finder sted i relation til aftalen (f.eks. bevaring), til rapporten.  Dette opretter en fuld rapport over de hændelser, der fandt sted, for at få dokumentet underskrevet og ikke andet.
final_audit_report


Sådan bruges det

Aktivitetslisten vises på siden Administrer ved at klikke på linket Aktivitet nederst på den højre række med indstillinger:

Aktivitet

 

Revisionsrapporten åbnes via fanen Administrer.

Vælg aftalen, og klik på Download revisionsrapport

Download revisionsrapport


Aktivering og deaktivering

Panelet Historik og revisionsrapporter er som standard aktiveret for alle brugere og kan ikke deaktiveres.

 


Konfigurationsindstillinger

Revisionsrapporter har tre kontrolelementer i grænsefladen, der styrer adgang til rapporten, og én API-indstilling:

  • Vedhæft revisionsrapporten til mailen Underskrevet og arkiveret
  • Vedhæft revisionsrapporten til dokumenter, der er downloadet fra Administrer-siden
  • Tillad adgang til revisionsrapporten via siden for transaktionsbekræftelse
  • Vedhæft revisionsrapporten via API, når getLatestDocument kaldes


Vedhæft revisionsrapporten til mailen Underskrevet og arkiveret

Kontrolelementet findes på siden Globale indstillinger (Gruppeindstillinger for justeringer på gruppeniveau)

Denne indstilling er som standard sat til Alle og kan konfigureres på konto- eller gruppeniveau.

Spørgsmålet at stille er "Hvem skal have revisionsrapporten med mailen Underskrevet og arkiveret?"

Mulighederne er:

  • Aldrig – ingen får revisionsrapporten
  • Kun for afsender – kun aftalens afsender får revisionsrapporten som vedhæftet
  • Alle (standard) – alle deltagere får revisionsrapporten

Hvis revisionsrapporten er inkluderet, sammenkædes den med aftalen i én vedhæftet PDF.


Vedhæft revisionsrapporten til dokumenter, der er downloadet fra Administrer-siden

Denne indstilling er som standard deaktiveret og kan aktiveres/deaktiveres på konto- eller gruppeniveau.

Kontrolelementet findes på siden Globale indstillinger (Gruppeindstillinger for justeringer på gruppeniveau)

Når denne indstilling er aktiveret, vil alle dokumenter, der downloades af brugeren fra sin Administrer-side, indeholde revisionsrapporten som en del af aftale-PDF'en.

Download på siden Administrer


Tillad adgang til revisionsrapporten via siden for transaktionsbekræftelse

Denne indstilling er som standard deaktiveret og kan aktiveres/deaktiveres på konto- eller gruppeniveau.

Kontrolelementet findes på siden Globale indstillinger (Gruppeindstillinger for justeringer på gruppeniveau)

Når denne indstilling er aktiveret, er der adgang til revisionsrapporten på bekræftelsessiden for alle, der har aftalens transaktions-id.

viewable_audit_reportenabled


Vedhæft revisionsrapporten via API, når getLatestDocument kaldes

Det er muligt at få revisionsrapporten automatisk vedhæftet til et hentet dokument ved hjælp af kaldet getLatestDocument.

Denne indstilling er som standard falsk.

Indstillingen skal aktiveres af din Success Manager og gælder for alle forekomster af kaldet.

Dokumenter, der stadig er under behandling, får en foreløbig rapport.

Dette arbejde har licens under en Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Opslag på Twitter™ og Facebook er ikke omfattet af vilkårene for Creative Commons.

Juridiske meddelelser   |   Politik for beskyttelse af personlige oplysninger online