Handboek Annuleren

Documentzichtbaarheid voor deelnemers aan overeenkomsten beperken

 

Handboek voor Adobe Acrobat Sign

Nieuwe functies

Aan de slag

Beheerder

Overeenkomsten verzenden, ondertekenen en beheren

Geavanceerde voorzieningen en workflows voor overeenkomsten

Integreren met andere producten

Acrobat Sign Developer

Ondersteuning en probleemoplossing

Samenvatting

Met de instellingen voor Beperkte documentzichtbaarheid (LDV) kan een overeenkomst meerdere bestanden bevatten die selectief zichtbaar zijn voor de ontvangers, afhankelijk van de instellingen en van de configuratie van de overeenkomst.

Praktijkvoorbeelden:

  • Verkoopovereenkomsten die intern toezicht of goedkeuring vereisen voordat ze naar de klant worden verzonden.
  • Documentatie voor nieuwe werknemers die moet worden verzonden nadat de brief met het aanbod is geaccepteerd.
  • HR-documenten die interne verwerking vereisen buiten het bereik van de oorspronkelijke ondertekenaar.

Hier is een korte video met het gebruik op hoog niveau:

Beschikbaarheid:

Beperkte documentzichtbaarheid is alleen beschikbaar voor het Enterprise-licentielidmaatschap.

Configuratiebereik:

LDV kan worden ingeschakeld op account- en groepsniveau.

Documentzichtbaarheid

LDV-regels kunnen worden ingeschakeld op account- en groepsniveau.

LDV-regels zorgen dat alleen de bestandsinhoud kan worden bekeken die expliciet aan een bepaalde ontvanger is toegewezen.

De inhoud van het bestand wordt aan een ontvanger toegewezen door ten minste één veld aan de desbetreffende ontvanger toe te wijzen.

  • LDV is gebaseerd op bestanden, niet op pagina's. Als een bestand 40 pagina's bevat en er één veld op één pagina is toegewezen aan een ontvanger, kan deze alle 40 pagina's in het bestand bekijken.
  • Wanneer het bestand geen velden voor de ontvanger bevat, wordt het gehele bestand uitgesloten van weergave voor deze ontvanger.
  • Als er vier bestanden zijn en de ontvanger alle vier bestanden moet kunnen zien, moet ten minste één veld zijn toegepast op een van de pagina's in elk bestand.
  • Als controle op paginaniveau vereist is, moet het bestand worden opgedeeld in afzonderlijke bestanden die elk één pagina bevatten.
LDV-voorbeeld

In het voorbeeld rechts is er sprake van twee ondertekenaars en een overeenkomst met twee documenten.

Ondertekenaar 1 ziet beide documenten, omdat er in beide documenten een veld is toegewezen (Veld 1 en Veld 2)

Ondertekenaar 2 ziet alleen document 2, omdat er geen veld aan hem of haar is toegewezen in document 1. 

  • Document 2 is zichtbaar omdat Veld 3 is toegewezen aan Ondertekenaar 2.
Opmerking:

Voor LDV-regels gelden twee voorwaarden:

  • Er moet meer dan één ontvanger zijn
    • Onder ontvangers wordt alle gebruikers verstaan die zijn toegevoegd aan het handtekening-/goedkeuringsproces
    • De partijen in CC zijn geen ontvangers.    
  • Er moet meer dan één bestand worden toegevoegd aan de overeenkomst
    • Onder bestanden vallen alle bijlagen die worden gebruikt voor het maken van de overeenkomst (.doc, .xls, .pdf, .png, enz.)

Als aan een van de bovenstaande vereisten niet wordt voldaan, worden de LDV-regels voor deze overeenkomst opgeschort.

Configuratie

De besturingselementen voor deze functie kunnen worden beoordeeld via Algemene instellingen > Beperkte documentzichtbaarheid

Het tabblad Algemene instellingen met de LDV-besturingselementen gemarkeerd.

Ondertekenaars kunnen alleen bestanden zien die handtekeningen, initialen of velden voor gegevensinvoer bevatten die aan hen zijn toegewezen: Dit is de hoofdinstelling die de LDV-ervaring en een set onderliggende besturingselementen mogelijk maakt. Als dit besturingselement is uitgeschakeld, is LDV als geheel uitgeschakeld in de ervaring van de ontvanger.

Alle ontvangers en ge-CC'de partijen zien altijd alle bestanden.

LDV is uitgeschakeld

Deelnemer

Tijdens het ondertekenen

Wanneer de overeenkomst is voltooid

Afzender

Alle documenten

Alle documenten

Interne ontvanger

Alle documenten

Alle documenten

Externe ontvanger

Alle documenten

Alle documenten

Interne CC-partij

Alle documenten

Alle documenten

Externe CC-partij

Alle documenten

Alle documenten

Externe archiefontvanger

N.v.t.

Alle documenten

Na het inschakelen van het LDV-hoofdbesturingselement zijn er drie extra configuraties om de zichtbaarheid te bepalen, afhankelijk van de gewenste ervaring:

LDV gebruiken met de REST-API v6

De afzender kan de REST-API v6 gebruiken om documenten expliciet zichtbaar te maken.

REST-API v6-aanroepen negeren alle instellingen voor documentzichtbaarheid in de gebruikersinterface, aangezien de API-aanroep instellingen op account-/groepsniveau overschrijft.

Het enige gedrag dat wordt overgenomen, is dat de afzender een documentlabel moet specificeren als het een formulierveld specificeert voor een bepaalde ontvanger. 

Handige weetjes

Krijg sneller en gemakkelijker hulp

Nieuwe gebruiker?