De Adobe Sign-functie voor het verwijderen van gebruikersgegevens is beschikbaar voor de privacybeheerder accounts met meerdere licenties.

Beschrijving van de functie

In Adobe Sign kan alle informatie die is opgeslagen in een userID (gebruikers-id) volledig van het Adobe Sign-systeem worden verwijderd (in navolging van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)). Na uitvoering is deze verwijdering is volledig en onherroepelijk.

De toegang tot de functie is beperkt tot accountbeheerders bij wie de optie Privacybeheerder is ingeschakeld.

Alleen privacybeheerders zijn geautoriseerd omgebruikers-id'sbinnen hun account te verwijderen (doorgaans gaat het hier om de werknemers van het bedrijf).


Hoe werkt dit?

Om een gebruiker te verwijderen van het Adobe Sign-server moet u eerst beschikken over systeemautoriteit voor de desbetreffende gebruikers-id. Als de gebruiker niet is opgenomen in uw account, bent u niet geautoriseerd om de gebruiker te verwijderen.

 

Bepalen of de gebruiker onder uw autoriteit valt:

  • Navigeer naar de gebruikersinterface: Account > Gebruikers
  • Klik op het pictogram Opties (drie lijnen uiterst rechts)
  • Selecteer Alle gebruikers weergeven
  • Zoek naar het e-mailadres van de gebruiker
navigate_to_users

 

Als het e-mailadres niet in het account wordt gevonden, wordt de melding Geen gebruikers beschikbaar die het actieve filter gebruiken op het scherm getoond.

user_not_found

 

Als de gebruiker bestaat, hebt u slechts één record (omdat e-mailadressen uniek zijn).

 

De gebruiker verwijderen:

  • Controleer of het e-mailadres correct is en dat u de juiste gebruikers-id gaat verwijderen
  • Klik één keer op de record om deze te markeren. Net boven de record wordt nu een aantal actiekoppelingen weergegeven
  • Als de gebruiker een andere status dan Inactief heeft, klikt u op de koppeling Gebruiker deactiveren
    • Alleen Inactieve gebruikers kunnen worden verwijderd
  • Klik op de koppeling Gebruikersinfo verwijderen
delete_the_user

 

Hiermee start het ingewikkelde proces voor het verwijderen van een gebruiker, met alle implicaties van wat u op het punt staat te doen.

Als u een gebruiker verwijdert:

  • Worden alle overeenkomsten geannuleerd die momenteelin uitvoering zijnen die door deze gebruiker zijn gestart
  • Worden alle overeenkomsten afgewezen diein uitvoering zijnen waarbij de gebruiker een ontvanger is
  • Worden alle actieve widgets uitgeschakeld die door deze gebruiker zijn gemaakt
  • Wordt voorkomen dat alle integraties die bij deze gebruiker horen, voortaan API-aanroepen kunnen maken
  • Worden alle opgeslagen bibliotheeksjablonen verwijderd die door deze gebruiker zijn gemaakt
  • Worden alle accountshares naar en van deze gebruiker verwijderd

 

Net onder deze ernstige waarschuwingen vindt u drie opties:

  • Behoud door deze gebruiker geïnitieerde overeenkomsten, maar verwijder de gebruikersinformatie, waaronder de bovenstaande bronnen
    • Selecteer deze optie als de gebruiker overeenkomsten heeft gemaakt die nog steeds waardevol zijn voor het bedrijf
      • De overeenkomsten worden automatisch gedeeld met het account van de beheerder die de gebruiker verwijdert (zie opmerking hieronder)
    • Dit is alleen van toepassing op voltooide overeenkomsten
    • U kunt deze overeenkomsten desgewenst later nog verwijderen
  • Verwijder gebruikersinformatie, inclusief de bovenstaande bronnen en alle overeenkomsten die deze gebruiker heeft gestart
    • Hiermee worden alle gegevens verwijderd
  • De gebruikersinformatie nu niet verwijderen 
    • De standaardoptie

Opmerking:

Wanneer de optie Overeenkomsten behouden is geselecteerd:

  • Alle voltooide inhoud die door de gebruikers-id is gemaakt, wordt gedeeld in het account van de beheerder die de gebruiker verwijdert
  • Het e-mailadres van de verwijderde gebruikers-id wordt opgeslagen, zodat correct hiernaar kan worden verwezen door het geschiedenis-/controlerapport
  • Omdat het e-mailadres is opgeslagen, kan een nieuwe gebruiker niet in het systeem worden gemaakt met dezelfde e-mailwaarde
  • Als u een nieuwe gebruikers-id moet maken met gebruik van het opgeslagen e-mailadres, moet alle gedeelde inhoud eerst worden verwijderd. Als dit niet gebeurt, kan de gebruiker niet worden gemaakt (vanwege een dubbel e-mailadres in het systeem).

Selecteer de optie die overeenkomt met de situatie en klik op Gebruikersinfo verwijderen (of op Annuleren)

delete_user_challenge

 

U hoeft nu nog maar één ding te doen:

  • Klik op Gebruikersinfo verwijderen als u absoluut zeker bent
    • Klik anders op Annuleren
delete_user_challenge-part2

 

Het bericht dat verschijnt geeft aan dat de gebruikers-id is verwijderd uit de database.

  • Geen bedenkingen? Klik dan op OK
delete_user_success


Configuratieopties

Deze functie kan alleen worden in- of uitgeschakeld. Er zijn geen andere opties


De functie in- of uitschakelen

Toegang tot de functie Gebruikersinformatie verwijderen is strikt beperkt tot privacybeheerders.

De gebruiker heeft alleen toegang als hij is aangemerkt als privacybeheerder.

De rol voor privacybeheerder inschakelen:

  • Meld u aan als accountbeheerder
  • Navigeer naar Account > Gebruikers
  • Klik één keer op de gebruiker die u wilt machtigen als privacybeheerder
  • Selecteer Bewerken in het menu boven de gebruikerslijst
navigate_to_users

 

Wanneer het gebruikersdeelvenster wordt geopend:

  • Schakel het selectievakje Gebruiker is een privacybeheerder onder aan het deelvenster in
  • Klik op Opslaan

Dit werk is gelicentieerd onder de Creative Commons Naamsvermelding/Niet-commercieel/Gelijk delen 3.0 Unported-licentie  De voorwaarden van Creative Commons zijn niet van toepassing op Twitter™- en Facebook-berichten.

Juridische kennisgevingen   |   Online privacybeleid