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Habilitar o envio de URLs de contratos ao telefone do recipient

 

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Habilite a opção de enviar os links do contrato diretamente para os smartphones dos destinatários.

Visão geral

O recurso de notificação do link por SMS permite que os URLs de um contrato sejam entregues diretamente ao smartphone do destinatário, sem exigir o acesso ao email. Isso é particularmente útil quando o tempo é um fator importante e é urgente apresentar um documento assinável ao destinatário.

Habilitar a opção de link por SMS para destinatários garante que todos os links relacionados a signatários sejam entregues diretamente ao número de telefone fornecido, incluindo links de assinatura, lembretes e contratos concluídos.

É possível enviar links por SMS como um complemento ou alternativa ao formato clássico de email.

Disponibilidade:

A notificação de link por SMS está disponível apenas para planos de licença corporativos.

Escopo da configuração:

O recurso pode ser habilitado nos níveis de conta e de grupo.

Como usar

Quando a opção de link por SMS está habilitada, remetentes têm a opção de selecionar se desejam enviar os links de assinatura do contrato por email, SMS ou ambos. Se a opção SMS for selecionada, um número de telefone deverá ser incluído pelo(a) remetente.

  • Se apenas Email for selecionado, o processo não muda e o email do destinatário é usado para entregar os links.
  • Se a opção “Apenas SMS” for selecionada, o registro do destinatário será atualizado para aceitar um número de telefone. O código do país pode ser selecionado na lista suspensa à esquerda do campo de número de telefone.
  • Se ambas as opções forem selecionadas, o registro do destinatário será atualizado para incluir um campo para o número de telefone (que é obrigatório).
  • A configuração padrão de registro quando email e SMS estão disponíveis é ter Email habilitado e SMS desabilitado. Os remetentes devem habilitar explicitamente o SMS sempre.

Os links por SMS são configurados por destinatário.
Há compatibilidade com grupos de destinatários ad hoc. Cada membro deve ser configurado individualmente e todos os membros do grupo são notificados de acordo com sua configuração.

A página Enviar mostrando três registros de destinatário, um com a opção “apenas email” selecionada, um com a opção “apenas SMS” selecionada e o terceiro com ambas selecionadas

Os destinatários recebem uma mensagem curta que mostra quem enviou o contrato, o nome do contrato e o link que direciona o signatário diretamente à página de assinatura eletrônica do contrato.
Se a autenticação estiver configurada, o destinatário será solicitado a aprová-la antes de poder interagir com o contrato.

Mensagem do contrato e URL exibidos em um smartphone.

Práticas recomendadas

Habilite as notificações via link por SMS se você tiver um motivo comercial definido. As notificações de link por SMS consomem as mesmas transações premium que as autenticações por telefone, e convém definir um orçamento para o consumo de tais transações.

Observe atentamente o nível de consumo se estiver usando notificações de link por SMS e autenticações por telefone. Quando o pool de transações estiver esgotado, a notificação de link e as autenticações por telefone falharão e o processo de contrato será interrompido até que as transações estejam disponíveis novamente.

Configuração

Os controles desse recurso podem ser avaliados navegando até Configurações de envio > Enviar notificações de contrato por meio de

O menu do administrador Configurações de enviodestacando os controles “Enviar notificação de contrato por meio de”

Quando a configuração está desabilitada, o registro do destinatário mostra que a opção Email está selecionada e a capacidade de manipular as configurações é suprimida.

O registro do destinatário com as opções de envio de link expandidas, mostrando as configurações suprimidas.

Quando a configuração está desabilitada, o remetente tem controle sobre como os links são entregues.
Por padrão, a opção “Email” está selecionada e “SMS” está desabilitada.

O registro do destinatário com as opções de envio de link expandidas, mostrando as configurações que podem ser definidas.

Consumo de notificações de links por SMS

Uma transação de SMS é consumida quando destinatários são notificados pela primeira vez sobre sua participação no contrato. Esta transação consumida do pool de SMS inclui até três notificações para o destinatário:

  1. A mensagem inicial de assinatura com um link.
  2. Uma mensagem de lembrete com um link.
    • Somente uma notificação de lembrete é enviada por SMS. Se o destinatário estiver configurado para receber vários lembretes (por exemplo, Diariamente), um lembrete será enviado e os próximos serão cancelados.
  3. Uma mensagem de Contrato concluído ou Delegado com um link (dependendo de como destinatários concluem a ação).

Os membros do grupo de destinatários são notificados ao mesmo tempo. Se um grupo de destinatários tiver cinco membros e três estiverem configurados para receber notificações por SMS, três transações de SMS serão consumidas.

Se a expiração do link estiver ativa e um novo link for solicitado, o novo link será entregue sem consumir outra transação de SMS.

Cada lembrete configurado após o primeiro lembrete será cobrado como uma transação de SMS e enviará apenas um link de SMS. (ou seja, se você configurar um lembrete semanal, haverá a cobrança e envio de um link de SMS e os próximos lembretes serão cancelados). 

Dica:

Se a entrega por email estiver configurada como complemento ao SMS, o ciclo de lembrete de email não será truncado e entregará notificações por email de acordo com o cronograma configurado.

Observação:

É importante lembrar que as notificações de link por SMS consomem transações do mesmo pool que a autenticação por telefone.

Delegação

Nenhum método de delegação de assinatura é compatível, e utilizá-los fará com que o destinatário delegado receba os links em formato de email.

 Monitorar volume disponível

Para monitorar o volume de transações de SMS disponíveis na conta:

  • Navegue até Configurações da conta > Configurações de envio > Enviar notificações de contrato por meio de
  • Passe o ponteiro do mouse sobre o link Monitorar uso:
A página Configurações de envio destacando o link Rastrear o uso com o pop-out de informações exposto
O uso das transações é detalhado no pop-out para mostrar o volume consumido pelas transações de entrega por SMS e autenticação por telefone.

Registros na página Gerenciar

Ao visualizar o contrato na página Gerenciar, o endereço de email (ou nome do destinatário) será listado na coluna Destinatários se o contrato for enviado com a opção “Email” habilitada.

Se a opção “Apenas SMS” estiver habilitada, o número de telefone parcialmente oculto na forma de um endereço de email será exibido na coluna Destinatários. (por exemplo, XXXXXX1212@sms.adobesign.com)

A página Gerenciar mostrando dois registros de contrato, um exemplo de quando um email é usado e outro mostrando o formato quando apenas SMS é usado.

Ao visualizar os registros individuais de destinatários (ao substituir o destinatário ou editar o tipo de autenticação), o número de telefone não é ocultado:

O registro do destinatário destacando o método de entrega de SMS e o número de telefone para onde o SMS está sendo entregue

Observação:

Os contratos enviados usando apenas a opção de link por SMS (sem notificações por email) não serão listados na página Gerenciar do destinatário.

Relatório de auditoria e log de atividade

O relatório de auditoria e o log de atividade identificam claramente quando o SMS é usado na solicitação inicial para que um destinatário assine o documento.
O relatório de auditoria também registra eventos de lembrete se o grupo estiver configurado com essa opção.

  • Somente os últimos quatro dígitos do número de telefone são expostos.
O relatório de auditoria destacando o registro do link de SMS enviado

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