Funktionerna för avtalshistorik och revideringsrapporter i Adobe Acrobat Sign är tillgängliga för alla användare av systemet. Alla avtal som är kopplade till en användare har en historik och tillhörande revideringsrapport.
Översikt
Alla avtal i Acrobat Sign går igenom en serie av milstolpar som definierar transaktionens förlopp.
Dessa milstolpar kan inkludera händelser som:
- Ett dokument skapas
- Ändringar i transaktionen skickas
- E-post skickas till mottagare
- Mottagare visar e-postmeddelanden
- Mottagaren delegerar ärendet
- Signaturer/godkännanden läggs till i avtal
- Status avslutat/avvisat/avbrutet
Milstolpar registreras i två format med liknande innehåll, men lite olika syften:
Aktivitetslistan är en översikt som visar var transaktionen befinner sig i processen och som du kan se i Acrobat Sign-applikationen.
- Aktivitetslistan innehåller en minimal mängd information, endast händelsen, användaren/mottagaren (som identifieras av e-postadressen) som registrerade händelsen och tiden/datumstämpeln för händelsen (justerat efter användarens tidszon baserat på det lokala systemets inställningar)
- Varje händelse som ändrar dokumentet (d.v.s. redigering, mottagaråtgärd) innehåller en länk som visar dokumentet omedelbart efter händelsen
- Aktivitetslistan omfattar hela transaktionen. Som ett resultat av det kan du se information som inte inkluderas i revideringsrapporten (som är mer inriktad på interaktion i dokumentet)
- När transaktionen fortfarande bearbetas, visar den nedre delen av aktivitetslistan en lista av mottagare som finns kvar i avtalsarbetsflödet
- Kvarhållande och valvhändelser som äger rum efter det att dokumentet har slutförts
- Aktivitetslistan är ett element i avtalet och förstörs av åtgärder som raderar avtal (t.ex. GDPR). Om avtalet tas bort från användarkontot av någon anledning, går historikinnehållet förlorat och kan inte återställas
Revideringsrapporter innehåller samma avtalsmilstolpar som historikpanelen, men med mer information, bland annat:
- IP-adressen för systemet som registrerar händelsen
- Transaktions-ID för det auktoritativa dokumentet på Acrobat Sign-servern
Revideringsrapporter är avsedda att vara auktoritativa dokument som visar hur ett dokument har behandlats från det att det skapades tills det slutförts. De kan sparas som PDF-filer och skrivas ut för intern bearbetning efter behov.
- En viktig skillnad att notera är att revideringsrapporten visar händelser standardiserade till GMT-tidszonen. Detta minskar förvirringen för granskare som granskar transaktioner från användare i flera tidszoner
- Aktivitetslistan genereras dynamiskt för användaren och återspeglar alla händelser i tidszonen för användarens lokala system.
- Tidsstämpeln för det synliga signaturfältet inbäddat i avtalet återspeglar tidszonen för signerarens lokala system när signaturen används. Tidszonskoden anges för att tillhandahålla kontext när PDF-filen visas.
- Formatet för datumstämpeln är satt till ÅÅÅÅ-MM-DD.
- Revideringsrapporter lagras oberoende av avtalsobjekten som visas på fliken Hantera i webbprogrammet. Om ett objekt tas bort från sidan Hantera kommer revideringsrapporten inte att tas bort.
- Om du känner till transaktions-ID för ett avtal kan du öppna revideringsrapporten för den transaktionen via webbplatsen: https://secure.echosign.com/verify (om säkerhetsinställningarna tillåter det)
Revideringsrapporten har två etapper:
- En mellanliggande rapport – när en transaktion bearbetas genereras en revideringsrapport med händelser som loggas för avtalet vid den tid som begäran görs. Denna rapport är ofullständig och kan ändras när nästa mottagare loggar en händelse.
Mellanliggande rapporter är tydligt markerade i början av rapporten för att se till att de inte kan missförstås som slutgiltiga dokument om de sparas/skrivs ut.
- Den slutgiltiga rapporten – när avtalet når ett slutstadium (undertecknat, avbrutet, avvisat eller förfallet) genereras och lagras den slutgiltiga revideringsrapporten. Inga ytterligare händelser som loggas för transaktionen (t.ex. kvarhållande) kan läggas till i rapporten. Detta skapar en fullständig rapport över händelserna som ledde till att dokumentet undertecknades och ingenting annat.
Så här fungerar det
Aktivitetslistan visas på sidan Hantera när du klickar på länken Aktivitet längst ner bland alternativen till höger:
Revideringsrapporten kan öppnas via fliken Hantera.
Markera avtalet och klicka på Ladda ned revideringsrapport
Så här aktiverar och inaktiverar du
Historikpanelen och revideringsrapporterna är aktiverade som standard för alla användare och kan inte inaktiveras.
Konfigurationsalternativ
Revideringsrapporter har tre användarreglage som styr åtkomst till rapporten och en API-inställning:
- Bifoga revideringsrapporten i e-postmeddelandet Signerat och arkiverat.
- Bifoga revideringsrapporten i dokument som laddas ned från sidan Hantera.
- Bevilja åtkomst till revideringsrapporten via sidan för verifiering av transaktioner.
- Bifoga revideringsrapporten via API när getLatestDocument anropas.
Bifoga revideringsrapporten i e-postmeddelandet Signerat och arkiverat
Kontrollen finns på sidan Globala inställningar (Gruppinställningar för justeringar på gruppnivå)
Detta alternativ är inställt på Alla som standard och kan konfigureras på konto- eller gruppnivån.
Frågan som bör ställas är vem som ska få revideringsrapporten med e-postmeddelandet Signerat och arkiverat?
Alternativen är:
- Aldrig – ingen får revideringsrapporten.
- Endast för avsändare – endast avsändaren av avtalet får revideringsrapporten som bilaga.
- Alla (standard) – alla deltagare får revideringsrapporten.
När den inkluderas är revideringsrapporten kopplad till avtalet i en bifogad PDF-fil.
Bifoga revideringsrapporten i dokument som laddas ned från sidan Hantera
Detta alternativ är inaktiverat som standard och kan aktiveras/inaktiveras på konto- eller gruppnivå.
Reglaget finns på sidan Globala inställningar (Gruppinställningar för justeringar på gruppnivå).
När det är aktiverat kommer alla dokument som laddas ned av användaren från hanteringssidan att inkludera revideringsrapporten som en del av avtalets PDF-fil.
Bevilja åtkomst till revideringsrapporten via sidan för verifiering av transaktioner
Detta alternativ är inaktiverat som standard och kan aktiveras/inaktiveras på konto- eller gruppnivå.
Kontrollen finns på sidan Globala inställningar (Gruppinställningar för justeringar på gruppnivå).
När det är aktiverat kan revideringsrapporten öppnas på verifieringssidan av alla som har avtalets transaktions-ID.
Bifoga revideringsrapporten via API när getLatestDocument anropas
Revideringsrapporten kan automatiskt bifogas alla dokument som hämtas med anropet getLatestDocument.
Detta alternativ är False som standard.
Inställningen måste aktiveras av en Success Manager och gäller alla instanser av anropet.
Dokument som fortfarande bearbetas får en mellanliggande rapport.
Logga in på ditt konto