Gebruik Machtigingen voor het delen van accounts om te bepalen hoe gebruikers in uw organisatie content delen en overeenkomsten namens anderen beheren.
Deze set besturingselementen is alleen zichtbaar in het beheermenu wanneer Geavanceerde deelfuncties voor accounts is ingeschakeld.
Machtigingen voor het delen van accounts stellen beheerders in staat om:
- Te bepalen of gebruikers kunnen delen met interne of externe deelnemers.
- Te definiëren wat gedeelde gebruikers kunnen doen, zoals overeenkomsten verzenden of wijzigen.
- Gedeelde toegang te beperken tot alleen overeenkomsten die verzonden zijn vanuit een groep (met uitzondering van overeenkomsten die verzonden zijn naar de groep).
Deze instellingen zijn van toepassing op delen dat door gebruikers of beheerders wordt geïnitieerd.
In tegenstelling tot Overeenkomsten delen, dat altijd is ingeschakeld en wordt gebruikt om individuele overeenkomsten per e-mail te delen, regelt Account delen de toegang tot gedeelde content op gebruikers- en groepsniveau.
Configuratie
Beschikbaarheid:
- Acrobat Standard en Acrobat Pro: Niet beschikbaar
- Acrobat Sign-oplossingen: Ondersteund; Beschikbaar wanneer Geavanceerde deelfuncties voor accounts is ingeschakeld
- Acrobat Sign for Government: Ondersteund; Beschikbaar wanneer Geavanceerde deelfuncties voor accounts is ingeschakeld
Configuratiebereik:
Beheerders kunnen de Machtigingen voor account delen configureren op account- en groepsniveau.
De instellingen worden toegepast via de primaire groep van elke gebruiker.
Krijg toegang tot deze functie door in het configuratiemenu van de beheerder te navigeren naar Veiligheidsinstellingen > Machtigingen voor accountdeling
Machtigingen voor delen
Beheren met wie gebruikers kunnen delen
Beheerders kunnen delen toestaan of beperken met:
- Interne gebruikers of groepen - Leden van hetzelfde Acrobat Sign-account.
- Externe gebruikers - Iedereen buiten het account, inclusief mensen met hetzelfde domein die geen deel uitmaken van de organisatie.
Deze opties zijn onafhankelijk en kunnen afzonderlijk worden in- of uitgeschakeld.
Definieer wat gedeelde gebruikers kunnen doen (alleen intern)
Wanneer intern delen is ingeschakeld, kunnen beheerders de opties inschakelen voor gedeelde gebruikers om:
- Overeenkomsten verzenden - Nieuwe overeenkomsten maken en verzenden namens de eigenaar.
- Bestaande overeenkomsten wijzigen - Overeenkomsten die al in behandeling zijn bewerken alsof ze de oorspronkelijke afzender waren.
Om toegang tot deze acties te verlenen:
- De deelrelatie moet ze expliciet inschakelen.
- De gedeelde gebruiker moet overschakelen naar het profiel van de eigenaar in Acrobat Sign.
Na het overschakelen heeft de gedeelde gebruiker toegang tot de tabbladen Home, Verzenden en Beheren van de eigenaar.
Beperk de zichtbaarheid van overeenkomsten voor gedeelde groepen
Standaard kan de gebruiker of groep waarmee wordt gedeeld het volgende zien wanneer een groep wordt gedeeld:
- Overeenkomsten verzonden vanuit de groep
- Overeenkomsten verzonden naar de groep door andere gebruikers
Beheerders kunnen deze weergave beperken tot alleen uitgaande overeenkomsten (verzonden vanuit de groep), wat de privacy verbetert voor gevoelige inkomende overeenkomsten, zoals persoonlijke aanbiedingen of HR-communicatie.
Deze instelling is alleen van toepassing bij het delen van een groep. Als een gebruiker expliciet zijn gebruikersaccount deelt met een andere gebruiker of groep, wordt de lijst met overeenkomsten niet gefilterd.
Aanbevolen methoden
- Beperk extern delen. De meeste organisaties hoeven niet buiten hun account te delen. Wilt u dat wel:
- Schakel extern delen tijdelijk in.
- Stel het delen in.
- Schakel het weer uit als u klaar bent.
- Geef alleen verzend- of wijzigingsrechten aan vertrouwde interne gebruikers.
- Deel alleen overeenkomsten die vanuit de groep zijn verzonden, tenzij u een dwingende reden hebt waarbij inkomende overeenkomsten moeten worden bijgehouden.
